ワークフローと内部統制の関係｜目的や要素、システム導入のメリット

人による不正やミスを防ぎながら企業を健全に運営するためには、適切な内部統制が必要不可欠であり、ワークフローの整備も重要です。本記事では、ワークフローと内部統制の関係性、ワークフローの自動化・電子化を実現するワークフローシステムのメリットなどを解説します。

目次

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1. ワークフローと内部統制の関係
2. 内部統制の目的
3. 内部統制の要素
4. 内部統制におけるワークフローシステム導入のメリット
5. 内部統制におけるワークフローシステム導入のデメリット
6. 内部統制にはワークフローシステムが有効
7. 内部統制向けワークフローシステムの選び方
8. まとめ

ワークフローと内部統制の関係

ワークフローと内部統制は、組織の効率性と信頼性を向上させる重要な要素です。ワークフローでは、複数人が関わる業務プロセスを図式化し、業務タスクの内容と情報を可視化します。これにより、業務の改善点を導き出し、新たな改善策を検討することができます。

また、ワークフローシステムを活用した進捗状況や変更履歴の記録により、内部統制のトレーサビリティも確保できます。

ただし、システムの導入と合わせて、適切な制御措置とセキュリティ対策を講じなければ、内部統制上の脆弱性を招く可能性もあるため、注意が必要です。ワークフローと内部統制、両者を連携・統合することで、より強固な組織運営が実現されます。

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ワークフローとは

ワークフローは組織の業務プロセスを効率化する仕組みであり、タスクの流れや担当者、承認ルールを明確化し、素早い意思決定を行うことによって業務をスムーズに進行させます。

ワークフローを可視化することで、現在の業務の流れを判断し、生産性の低下に繋がっている業務を洗い出すことができます。そして、課題点を改善することによって、不要な業務を排除し、意思決定の迅速化や精度向上に繋げることができます。

例えば、社内で行う稟議や経費精算などがワークフローにおける代表的な例であり、申請書の申請から承認・決裁まで、複数の人間の間でやり取りが行われます。

これらの業務フローを可視化し、無駄なプロセスや問題点を導き出すことで、改善に向けた取り組みが行えます。ワークフローは、組織運営の改善と成果の向上に重要な役割を果たすため、現代の組織において不可欠な要素となっています。

内部統制とは

内部統制とは、組織が目標達成に向けたリスクを適切に評価・管理し、法令遵守や信頼性の確保を図るための仕組みです。日本の上場企業には、内部統制報告制度（J-SOX）があり、毎事業年度ごとに「内部統制報告書」の提出が義務付けられています。

報告書では、企業が内部統制の評価と運用をどのように行っているかが記載され、金融庁の指定した基準に基づいて評価されます。J-SOXの導入により、企業は自己評価を厳密に行い、問題点を把握して改善する機会を得ることができます。

これにより、組織の透明性が高まり、投資家やステークホルダーに対しても信頼性が向上します。内部統制は組織の持続的な成長と発展に不可欠であり、責任ある経営に向けた重要な仕組みとして位置づけられています。

また、内部統制の運用には、適切なルール設定とセキュリティ対策が必要であり、組織のリスクマネジメントに大きく貢献します。なお、内部統制報告制度の導入は企業の透明性を高め、投資環境の健全な発展に寄与することを目指しています。

参考：「財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準並びに財務報告に係る内部統制の評価及び監査に関する実施基準の改訂について（意見書）」の公表について｜金融庁

参考：財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準のあり方について｜金融庁

ワークフローシステムで内部統制を強化

ワークフローシステムとは、ワークフローを自動化・電子化するシステムです。内部統制の不整備によって起こるミスや法令違反のリスクを低減します。これらの問題解決や、組織の信頼性と効率性を向上させて内部統制を強化する上でも有効な手段です。

システムは情報技術を活用して、内部統制の不整備による業務の漏れや誤り、権限の不正使用などの問題を発見します。そして、問題解決のために、業務プロセスを明確化・自動化してタスクの進行状況を可視化し、担当者が適切に業務を実行できるようにサポートします。

その際、特に承認プロセスにおいては適切な承認者が通知され、権限の不正使用を防止する役割を果たします。また、トレーサビリティ機能によって、内部統制の監査や問題の追跡が容易になり、法令遵守を確保するためにも効果を発揮します。

このように、ワークフローシステムの導入によって、組織は正確性と透明性を確保し、経営のリスクマネジメントに貢献することで、信頼性を高めることができます。ただし、適切なルール設定とセキュリティ対策が必要であり、システムの導入には慎重な検討を要します。

内部統制の目的

内部統制の目的は、組織が業務を適切に実行し、リスクを適正に評価・管理して、法令遵守や信頼性の確保を図ることです。金融庁の報告書によれば、内部統制の目的は以下の通りです。

1. 業務の有効性及び効率性
2. 財務報告の信頼性
3. 事業活動に関わる法令等の遵守
4. 資産の保全

これらの目的に基づき、内部統制は組織の健全な運営とリスクマネジメントに重要な役割を果たし、信頼性を向上させるための重要な仕組みとして位置づけられています。ここでは、4つの目的について詳しく解説します。

参考：財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準のあり方について｜金融庁

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業務の有効性及び効率性

内部統制の目的の1つは、業務の有効性と効率性を向上させることにあります。業務の有効性とは組織の目標達成に対する業務の適切な実行力を示し、効率性とは最小限のリソースで目標を達成することを指します。

内部統制は適切なプロセスとルールを整備し、業務の正確性と透明性を確保することで、組織の効果的な運営とリソースの効率的な活用を促進します。

財務報告の信頼性

組織が適切な内部統制を構築することで、財務情報の正確性と透明性が確保され、誤った情報や不正な取引の発生を防止します。

信頼性のある財務報告は、投資家や株主、取引先などの利害関係者に対して組織の健全性と透明性を示す重要な要素となります。

事業活動に関わる法令などの遵守

組織は内部統制を構築し、業務プロセスを適切に管理することで、法令順守を徹底し、倫理的な行動を推進します。

内部統制はルールやポリシーの遵守を強化し、不適切な取引や行為の発生を予防します。これにより、組織は法律的な問題を未然に防止し、信頼性を高め、法令遵守に関するリスクを低減する効果を持ちます。

資産の保全

組織は資産を効果的に管理・運用することで、経済的な利益を最大化し、持続的な成長を実現します。内部統制は資産の適切な保護策を整備し、不正アクセスや横領、損失のリスクを最小限に抑えます。

また、資産の取り扱いに関する明確なルールや手順を定めることで、無駄な浪費や損失を防止します。資産の適切な保全によって、組織は資源の効率的な活用を促進し、経営の安定性と競争力の向上に貢献します。

内部統制の要素

内部統制の要素は、組織全体の健全な運営と目標達成に向けた重要な要素です。金融庁の報告書によれば、以下の要素が挙げられます。

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要素	内容
統制環境	組織の風土や行動規範、リスク管理の姿勢などを含むコントロール環境を整備し、 内部統制を支える基盤を築く
リスクの評価と対応	リスクを適正に評価し、重要なリスクを特定することで、適切なコントロール策を 策定し、適正なリスク管理をする
統制活動	内部統制を構築・運用する責任を明確化し、内部統制の有効性の確保を 重視するため、定期的な実施が重要
情報と伝達	適切な情報が、適切な時に適切な人に提供される状態を確保し、 意思決定やコントロールに必要な情報の伝達を円滑にする
モニタリング	内部統制の有効性を定期的に監視・評価し、問題点を早期に発見して 改善するための仕組みを構築する
ITへの対応	組織の効率性・生産性向上のためITに対応し、情報漏洩やデータの 改ざんリスクに向けたセキュリティ対策も行う

これらの要素が組織全体で相互に連携し、内部統制の強化と組織の信頼性向上に寄与します。

組織はこれらの要素を継続的に改善し、効果的な内部統制の確立に努めることで、持続的な成長とリスクマネジメントを実現します。以下では、これらの要素について詳しく解説します。

参考：財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準のあり方について｜金融庁

統制環境

統制環境は、内部統制における要素の1つであり、組織の風土や行動規範、リスク管理の姿勢などを含む基盤となる要素です。

統制環境には、組織の経営陣や管理者によるコントロール意識・倫理的な価値観の確立・リスクを適切に評価して管理する姿勢・組織全体の行動基準などが含まれます。

統制環境が強化されることで、組織全体で内部統制の重要性が認識され、内部統制の有効性を高めることが可能となります。また、統制環境は組織の文化や価値観に影響を与えるため、組織の目標達成や法令遵守に向けた取り組みが促進されます。

そして、内部統制は組織全体で連携して機能するため、統制環境が適切に整備されることで、組織の信頼性と透明性を高め、リスクマネジメントの向上に寄与します。

リスクの評価と対応

内部統制の要素において、リスクの評価と対応は重要な役割を果たします。例えば、リスクの評価では、組織は様々なリスクを特定し、それらの発生確率や影響度を評価します。

重要なリスクを特定することで、組織はリソースをリスク対応へと重点的に配分し、適切な対策を講じることが可能となります。リスク対応の際は、特定したリスクに対して適切なコントロール策を策定し、リスクを適正に管理します。

コントロール策には予防的なもの（例：内部チェック、承認プロセスの強化）や検知的なもの（例：監査、モニタリング）などが含まれます。リスクの評価と対応は継続的なプロセスであり、変化するリスク環境に対応するために定期的に見直しと改善を行います。

組織はリスクの評価と対応を通じて、内部統制の有効性を高め、リスクに対する適切な対応を実現し、組織の持続的な成長と安定的な運営を実現するための基盤を築きます。

統制活動

統制活動は、内部統制の要素の1つで、具体的な業務プロセスにおいてリスクを適正に管理するための重要な活動です。

組織はリスクを特定し、それに対する適切なコントロール策を設けることで、業務の誤りや不正、損失のリスクを最小限に抑えることを目指します。統制活動には、承認プロセスの強化・監査の実施・内部チェックの実行・職務分掌などの具体的な手段が含まれます。

統制活動は定期的に実施する必要があり、内部統制の有効性を確保するために重要です。組織は適切なタイミングで監査やモニタリングを行い、問題点を早期に発見して改善を行うことで、業務の運営におけるリスクを把握し、適切に対応することができます。

特に、リスクが高い業務に対して統制活動を重点的に行うことで、組織の信頼性を向上させ、法令遵守やリスクマネジメントを強化する効果が期待されます。

このように、組織は統制活動を適切に実行し、内部統制の強化に努めることで、持続的な成長と安定的な運営を実現します。また、利害関係者の信頼を確保する重要な要素としても、統制活動を重視します。

情報と伝達

内部統制においては、正確で信頼性のある情報が必要不可欠です。組織は重要な情報を収集・整理し、意思決定に必要なデータを適切に集約します。また、業務において発生した重要な情報は、適切な手段で適切な人に伝達されるようにしなければなりません。

正確な情報の伝達は、組織内外の利害関係者とのコミュニケーションにも関わります。そのため、組織は適切な情報開示を行い、株主や投資家、取引先などの利害関係者に対して透明性を提供する必要があります。

また、情報の伝達には、情報の機密性を守るための適切なセキュリティ対策も含まれます。よって、組織は情報漏洩や不正アクセスのリスクを管理し、情報の適切な保護についても確保することが求められます。

情報と伝達が適切に機能することで、組織内の意思決定が円滑化され、業務の適切な遂行やリスクの適正な評価が行われます。そして、外部の利害関係者からの信頼性向上にも寄与します。

モニタリング

組織は定期的な監査やモニタリングを実施することで、内部統制が適切に機能しているかどうかを確認します。このプロセスにより、内部統制の問題点や不備が早期に発見され、改善策が立てられます。

モニタリングは継続的に行う活動であり、組織が内部統制の要素を常に評価し、必要に応じて修正や改善を行うことが求められます。

また、モニタリングは、内部統制の外部監査や内部監査によっても行われることがあります。これにより、組織は内部統制の透明性を高め、リスクマネジメントを強化するとともに、信頼性のある組織運営を確保するための手段としてモニタリングを重視します。

ITへの対応

内部統制の要素において、ITへの対応は極めて重要です。現代のビジネス環境では、情報技術の重要性が高まっており、組織の効率性や生産性を向上させるために欠かせない要素となっています。

しかしITの活用に伴い、情報漏洩やデータの改ざんといったリスクも増加しているため、セキュリティ対策の徹底が必要です。セキュリティ対策には、機密情報の保護や不正アクセスの防止、個人情報の適切な管理などが含まれます。

また、正確で信頼性のあるデータを確保するために、データ品質管理が重要となります。そして、障害やエラーの早期発見と対応が業務の円滑な進行を支えることから、システムの適切な運用と監視も欠かせません。

さらに、IT関連のリスクを評価し、適切な対策を講じることで、サイバーセキュリティ対策や災害復旧計画の策定などにも繋がります。

組織はITへの対応を適切に行うことで、内部統制を強化し、リスクを最小限に抑えつつ、効率的な業務運営と信頼性のある組織運営を実現します。これらのことから、ITの適切な活用とリスク管理は、組織の持続的な成長と競争力の向上に不可欠な要素であるといえます。

内部統制におけるワークフローシステム導入のメリット

ワークフローシステムは、業務プロセスを効率的かつ透明に管理するためのシステムです。組織が内部統制を強化する際に、ワークフローシステムを導入することで以下のようなメリットが得られます。

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ワークフローの可視化ができる

ワークフローシステムの導入により、ワークフローの可視化が可能となります。監査対象の情報や、承認履歴を簡単に検索して開示できるため、監査人の要求に迅速かつ正確に対応できます。つまり、監査の際などに証跡管理を容易にし、組織の内部統制を強化できます。

また、業務プロセスの進行状況をリアルタイムで把握することで、リスク要因や問題箇所を早期に検知し、適切なコントロール策を講じることができます。さらに、透明性の確保によって業務の信頼性が高まり、問題点を早期に把握して改善することができます。

このように、ワークフローシステムは内部統制の強化に大きく貢献し、監査やリスクマネジメント、業務の効率化などに有用なツールとして、組織にとって重要な要素となります。透明性と信頼性を確保することで、組織の持続的な成長と競争力の向上を実現します。

コンプライアンスに沿ったワークフローができる

コンプライアンスに沿ったワークフローを実現するために、ワークフローシステムの権限設定機能やセキュリティ対策を活用します。権限管理により、各ユーザーに適切な役割と権限を与え、不正アクセスを防ぎます。

特に、重要な業務や決裁には複数の承認者を設定することで、厳格な承認プロセスを構築します。データの暗号化と保護により、重要な情報や個人情報を守ります。また、ログの記録と監視により不審なアクティビティを早期に検知して対応します。

これらの対策により、第三者が触れない環境を作り出し、不正行為を防止します。そして、ワークフローの透明性が確保され、組織はコンプライアンスに適合した運営が行えます。

信頼性の高い業務プロセスが確立されることで、組織の信用向上とリスクマネジメントが強化され、法令遵守を確保した持続的な成長を達成する基盤となります。

財務の健全性を明示できる

ワークフローシステムの導入により、内部統制の側面から財務の健全性を明示できるいくつかのメリットがあります。まず、トランザクションの追跡と正確性確保が実現され、取引や決裁プロセスの自動追跡によって、財務報告におけるデータの信頼性が向上します。

さらに、ワークフローシステムによる監査対応の強化により、内部監査や外部監査に迅速かつ正確に対応できます。厳格な承認プロセスや権限設定が組み込まれることで、不正行為を防止し、不正リスクの低減を図ることもできます。

また、ワークフローシステムはリアルタイムでの情報共有を可能とし、経営陣や関係者が最新の財務情報にアクセスできるため、正確なデータに基づく経営判断が行えます。

これらのメリットにより、組織は内部統制を強化し、正確かつ信頼性のある財務報告を行うことができます。そして、投資家や株主、金融機関などの利害関係者からの信頼を高め、組織の持続的な成長と組織価値の向上に寄与します。

内部統制におけるワークフローシステム導入のデメリット

ワークフローシステムの導入によって内部統制の強化に繋がりますが、得られるのはメリットだけでなくデメリットも存在します。例えば、新しいシステムの導入には手間と時間がかかること、システム利用者の業務負担が増えることが挙げられます。

また、システムの混在によって利用者の混乱を招かないためには、自社で使用する既存システムとの連携ができるかを確認する必要があります。つまり、ワークフローシステム活用によって新たな手作業を増やし、ミスを増やさないように注意しなければなりません。

ただし、どのようなシステムでも、利用者が慣れてしまえば今までの業務を効率化できることは間違いありません。よって、正確なシステム運用が行えるように、運用開始前から社内教育を徹底し、適切な内部統制の強化に向けたシステムの運用を行うようにしましょう。

そして、リスク回避のために強固なセキュリティ対策を行いながら、社内満足度の向上にも努めていくべきです。

内部統制にはワークフローシステムが有効

ワークフローシステムは、内部統制の強化に有効な理由が多くあります。まず、業務プロセスの標準化と自動化により、一貫性のある運用と効率的な業務遂行を実現します。

進捗状況や承認フローの可視化により、リスク要因や問題箇所を早期に把握し、適切なコントロール策を講じることができます。また、データの正確性と信頼性が向上し、誤った情報による誤解や不正を防止します。

監査対応が迅速に行えるため、内部監査や外部監査にも対応しやすくなります。さらに、権限管理やセキュリティ対策によって、情報の保護を強化します。

これらの理由により、ワークフローシステムは、組織の内部統制の強化や効率性の向上に貢献する重要なツールとなります。よって、組織は財務の健全性や組織の信頼性を高めるためにワークフローシステムの導入を検討し、積極的に活用すべきであるといえます。

内部統制向けワークフローシステムの選び方

ワークフローシステムには様々なタイプがありますが、多くは内部統制に役立つ機能を搭載しています。ここでは、内部統制を強化したい企業がワークフローシステムを選ぶ際のポイントを解説します。

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必要な申請書・プロセスに対応しているか

まずは、内部統制を徹底するために必要な申請書・プロセスに対応しているかどうかを確認します。特に承認者が複数いるなど、プロレスが複雑な場合は、柔軟な設定が可能なシステムを選ぶ必要があります。

中には、通常の申請・承認のほかに、回覧・分岐・スキップ・代理といったプロセスを設定できるものもあります。自社独自の規定がある場合は特に、統制を維持するため、対応している申請書やプロセスを確認しましょう。

ログを追跡できるか

内部統制を維持・強化するにあたって欠かせないのが、ログを管理する機能です。いつ・どこで・誰が・何をしたのか記録が残れば、何かトラブルが発生した際も原因を特定しやすくなります。

またログを追跡できれば、従業員による不正防止にも役立ちます。操作の履歴を確認することで、許可されていない情報にアクセスしていたり、業務手順が守られていなかったりする場合もすぐに発見できます。

内部統制を重視してワークフローシステムを選ぶ際には、操作ログ取得機能の有無も確認してください。

まとめ

ワークフローシステムは、内部統制において重要な役割を果たすツールです。例えば、業務プロセスの標準化と自動化により、一貫性のある運用と効率的な業務遂行を可能とし、進捗状況や承認フローの可視化で、リスク要因や問題箇所を早期に把握します。

内部統制の目的や要素に合わせたワークフローシステムの活用により、データの正確性と信頼性が向上し、財務報告の信頼性が高まります。

なお、監査対応の強化によって内部監査や外部監査に対応しやすくなり、権限管理とセキュリティ対策の強化にも繋がります。これらの要素により、組織は財務の健全性を明示し、信頼性のある組織運営を実現することができます。

内部統制の強化は、組織の信用向上を促進し、持続的な成長と競争力の向上に寄与します。これからの組織にとって、ワークフローシステムは、効果的な内部統制の実現に欠かせない重要なツールといえるでしょう。