経理のクラウド化とは｜注目される理由・メリットデメリットを解説

IT化が進み、クラウド型会計ソフトを利用した、経理業務のクラウド化が注目されています。本記事では、経理業務のクラウド化が注目される理由やおすすめの企業、クラウド型会計ソフトを導入するメリット・デメリットの他、クラウド型会計ソフトの選び方も解説します。

目次

開く

閉じる

1. 経理業務のクラウド化とは
2. 経理業務のクラウド化が注目される理由
3. 経理業務のクラウド化がおすすめな企業
4. クラウド型会計ソフトのメリット
5. クラウド型会計ソフトのデメリット
6. クラウド型会計ソフトの選び方
7. まとめ

経理業務のクラウド化とは

会計ソフトには、インストール型とクラウド型の2種類があります。インストール型は、自社のサーバーにソフトをインストールして利用するのに対し、クラウド型は、サービス提供会社のサーバーにある会計ソフトをインターネット経由で利用します。

つまり、クラウド型はインターネット環境があれば場所や時間に左右されないことがメリットと言えます。たとえば、在宅勤務・モバイルワーク・サードプレイスオフィス勤務などによる柔軟な働き方ができるようになります。

そのため、既にインストール型を導入している企業でも、クラウド型に移行しているところも多くなってきています。

経理業務のクラウド化が注目される理由

2018年に政府は「政府情報システムにおけるクラウドサービスの利用に係る基本方針」を示しました。政府機関に関係するものですが、内容には、コスト削減・迅速な整備・災害対策・テレワーク環境などの実現が明記され、民間企業にも当てはまる部分も多いです。

そして、2019年施行の「働き方改革関連法」では、時間外労働の上限規制や年次有給休暇の取得が義務化されました。それに対応するため、各企業は、IT技術の革新的進化を背景に、ITを活用した業務効率化を図るようになり、経理業務のクラウド化もその一つです。

従来の経理業務では、精算書や請求書・領収書・預金通帳などのデータを手作業でソフトに入力していました。しかし、このようなアナログな方法は、ミスや不正のリスクが高い・作業時間が長い・多くの人的コストがかかるなどの課題もありました。

そこで注目されたのが、インターネット通信を始めとするIT技術の進化を生かした、経理業務のクラウド化です。経理業務のクラウド化でデータが可視化され、経理業務の効率化が図られるばかりでなく、作業ミスや不正行為の防止、内部統制の強化にもつながります。

経理業務のクラウド化がおすすめな企業

多くのクラウド型の会計ソフトは、ネットバンキングやクレジットカードの入出金データを自動的に取り込んで仕訳する機能を持っています。この機能により、入力業務が大幅に削減され入力ミスも防げるため、これらを利用している企業のメリットは大きいと言えます。

また、経理業務システムに蓄積されたデータは、リアルタイムで簡単に集計できます。利益・売上・経費・資産データなどをリアルタイム確認できるため、経営戦略を練りたい企業には大きな導入効果が期待できます。

また、簿記の知識が浅い方でも扱いやすく設計されているケースが多いため、簿記の専門知識を持った人材がいない企業にもおすすめです。サポート体制が整っているサービスも多いのも安心できるポイントです。

クラウド型会計ソフトのメリット

クラウド型会計ソフトの導入には、企業側にも従業員側にもさまざまなメリットがあります。ここでは、下記の7つの大きなメリットについて解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

場所を選ばす操作できる

1つ目のメリットは、場所を選ばずに経理データを共有し操作できることです。クラウド型会計ソフトは、インターネットを通して利用できるため、インターネット環境があればいつでもどこでも操作できます。

そのため、タブレットやスマートフォンなどでも操作ができ、データの確認や入力のためだけに会社に戻る必要がなくなります。このように、クラウド型会計ソフトの導入は、テレワーク・在宅勤務などの柔軟な働き方を可能にし、働き方改革の推進にも役立ちます。

法改正に対応できる

今回のインボイス制度のように法改正があると、会計ソフトを対応させる必要があります。インストール型では自社でアップデートや再購入が必要となりますが、クラウド型ではサービス提供会社が対応するため、手間や経済的な負担を省けます。

法改正以外でもクラウド型会計ソフトは、最新OSへの対応やセキュリティ対策などで細かなアップデートをサービス提供会社が行っているため、企業が使うソフトは常に最新版の状態となっています。このような場合でも、インストール型はコストがかかります。

バックアップの手間が省ける

電子データは常に破損する危険をはらんでいて、データのバックアップは必ず取っておかなければなりません。インストール型では自社でバックアップを取りますが、クラウド型では、すべてサービス提供会社が随時バックアップ取っていて、作業の手間が省けます。

自社のデータが保管されているクラウドサーバーは、災害時にもデータが失われないように、バックアップ体制がしっかり整えられています。万が一自社が災害に遭った場合でも、システムとデータはサービス提供会社に残っていて、早期の業務再開が可能です。

他のシステムと連携できる

クラウド会計ソフトの中には、さまざまなサービスと連携できる製品もあります。たとえば、クラウド型のPOSレジと連携することで、POSレジに蓄積される売上データを会計ソフトに反映できます。

また、POSレジとの連携を行うことにより、リアルタイムで在庫情報も把握することも可能になります。その結果、売上の計上もしやすくなり、売上管理を大幅に削減できます。

情報の反映や仕訳が簡単に行える

会計ソフトの中には、金融機関やクレジットカード会社の取引明細を取り込むと同時に、自動的に仕訳を行いソフトに反映してくれるものがあります。入力作業の手間が大幅に省け、ミスのない入力ができます。

また、 入力された情報は連携しているシステムにリアルタイムで反映されます。さらに、データは可視化されているため誰でも利用でき、経理以外の分野においても有効なデータ活用が可能です。

リアルタイムで状況把握できる

会計ソフトで入力された情報はすぐにシステムに反映され、会計帳票などの確認ができます。そのため、手作業で会計処理を行っていた際によく見られた、税理士の帳票作成待ちがなくなり、リアルタイムで自社の経営状況を把握できます。

また、タイムリーな財務分析をレポートにまとめられるため、時を逃さない適切な経営判断が可能になります。

疑問点がすぐに解消できる

多くのクラウド型会計ソフトでは、サービス提供会社からのサポートが受けられます。サポート体制の充実度はそれぞれですが、メール・チャット・電話などでのサポートが一般的です。中には、サポート担当者と画面を共有したサポートがあるサービスもあります。

専門のサポートスタッフが対応するため、複雑な問題でも適切に解決できます。また、問題が起きた際にすぐにサポートが受けられるため、業務が中断される時間を最小限に抑えられます。

クラウド型会計ソフトのデメリット

クラウド型会計ソフトには多くのメリットがありますが、デメリットもあります。ここでは、下記の4つの主なデメリットについて解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

インターネットにトラブルがあると作業が停滞する

クラウド型会計ソフトは、インストール型とは違いインターネットを通して利用するため、インターネットにトラブルがあると使えなくなってしまいます。同じように、社内で停電が発生すると、自社のPCや社内ネットワークもダウンして使えません。

また、回線速度の遅延や電波障害でも、作業の停滞が起こる場合があります。少なくとも社内でのトラブルを防ぐために、導入前に社内のどのパソコンにインターネットを接続するかを明確にし、ルーターやハブなどが高速回線を阻害しないように整備することが大切です。

セキュリティ対策の徹底を要する

情報漏えいが起こると、自社の社会的信用を失いかねません。電子データを扱うときには細心の注意が必要です。しかし、クラウド型ではサーバーのセキュリティはサービス提供会社に依存しているため、セキュリティ面での不安があるのが否めません。

したがって、導入前にサービス提供会社のセキュリティ対策を確認することが大変重要になります。たとえば、災害対策やハードウェア機器の障害対策、不正アクセス防止、通信の暗号化、アクセスログの管理などを確認しましょう。

また、アクセス時に必要IDとパスワードが悪意ある第三者に知られてしまうと、情報漏えいに繋がり、企業に大きな損失を与えます。そのため、厳重に管理することが大切です。

継続的にコストがかかる

インストール型は導入時やバージョンアップの際にコストがかかりますが、クラウド型は月額使用料や年額使用料などの一定のコストがかかり、長期的に見ればインストール型よりもコストがかかってしまう場合もあります。

たとえば、基本機能の他に高度な機能や追加サービスを利用するためには、追加料金が発生することがあります。また、クラウド型会計ソフトはインターネット接続が必要になるため、安定したインターネット環境を必要とします。

インターネット接続のコストも含めると、総コストが増加する可能性があります。そのため、データ移行を事前に計画し、自社に必要なプランや信頼性の高いインターネットプロバイダーを選ぶことをおすすめします。

操作になれるまで時間を要する場合がある

インストール型とクラウド型の会計ソフトは、インターフェースや機能が異なるケースが多く、新しい画面レイアウトや操作方法に慣れるまでには時間を要します。また、カスタマイズ性が高いことがメリットである反面、設定には時間がかかることがあります。

そのため、段階的にシステムを導入して徐々に慣れていく方法をとったり、導入前後に従業員向けのトレーニングプログラムを実施したりすることが大切です。さらに、ユーザーマニュアルなどを提供し、従業員が自主的に学習できる環境を整えることもおすすめです。

クラウド型会計ソフトへの移行は、初期段階での学習と適応が必要ですが、これらの対策を講じることでスムーズな移行と効率的な利用が可能になります。

クラウド型会計ソフトの選び方

ここでは、クラウド型会計ソフトの選び方を解説します。高機能なものは利用料も高くなりますので、予算に合わせて最も自社に合ったものを選ぶのが重要です。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

自社に必要な機能が備わっているか

会計ソフトを選ぶ前に自社の経理に潜在している課題を明確にすることにより、自社に必要な機能がわかります。一般的に、機能が多いほど利用料が高くなる傾向がありますが、逆に不必要な機能を除外することで予算内におさめることもできます。

また、サービスや契約内容によっては機能を付加できるものもあります。たとえば、見積書・納品書・請求書・決算書作成機能を別料金で付加できるものです。今使っているほかのシステムで対応できるのであれば、これらの機能は必要ありません。

サポート体制は充実しているか

サポート体制はサービス提供会社によって大きく異なるので、必ず確認が必要なポイントです。たとえば、すべてのサポートが有料のところもあれば、すべてのサポートが無料で、チャットサポートもある場合もあります。

また、メールサポートのみのところや、専門の方が訪問して指導してくれるサービスなど、サポート体制はさまざまです。そのため、無料でどこまででき有料でどのようなサポートがあるかはもちろん、土日の対応・対応時間・対応方法などを確認しましょう。

使いやすい操作性か

クラウド型会計ソフトは、基本簿記の知識のあまりない初心者の方にも使いやすい仕様に設計されています。しかし、今まで使っていた会計ソフトと画面デザインが異なるため、当初は使いづらいと感じるケースがあります。

しかし、できるだけ違和感なく利用できるものを選択することは、当初の操作ミスによる業務の停滞を最小限に抑えるために必要です。多くのサービス提供会社は、無料トライアル期間を設定しているため、積極的に活用して、操作感の確認を行いましょう。

利用中の銀行口座やクレジットカードに対応しているか

銀行口座やクレジットカードに自動同期し、取り込みと仕訳をしてくれる会計ソフトは、入力と仕訳の手間が省け、大幅な効率化が図れます。

しかし、すべてのソフトがすべての銀行口座やクレジットカードと同期できるわけではないため、会計ソフトが現在利用している銀行口座やクレジットカードに対応しているかの確認は重要なチェックポイントと言えます。

まとめ

クラウド型の会計ソフトを使用する経理業務のクラウド化は、最近注目の導入方法で、数多くの企業が採用しています。クラウド型は、サービス提供会社のサーバーにあるソフトをインターネットを介して利用する方法で、手軽に導入できるのがメリットです。

基本的にソフトの仕様変更はできませんが、法改正などで仕様変更が必要な場合は、サービス提供会社が随時行ってくれるので手間がかからず利用できます。ただし、セキュリティもサービス提供会社に依存するので、導入前の徹底したチェックが必要です。