会計ソフトのセキュリティ対策について｜脆弱なソフトのリスクも解説

会計ソフトのセキュリティ対策を怠ってしまうと、データ消失や情報漏洩に繋がってしまう危険性があります。本記事では、会計ソフトのセキュリティ対策について、クラウド型会計ソフトとインストール型会計ソフトの安全性の違いや脆弱なソフトのリスクも交えて解説します。

目次

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1. クラウド型会計ソフトの概要
2. セキュリティ対策が脆弱な会計ソフトのリスク
3. セキュリティ対策が万全な会計ソフトを選ぶ
4. 自社のセキュリティ対策も万全に
5. まとめ

クラウド型会計ソフトの概要

クラウド型会計ソフトは、インターネット上で会計処理を行うものです。まずはクラウド型会計ソフトの特徴についてご紹介します。

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クラウド型会計ソフトはインターネットを利用したもの

クラウド型会計ソフトとは、インターネット上で利用できる会計ソフトウェアです。サービス利用の際は、パソコン・スマホ・タブレットなどのデバイスから、インターネット上に設置されたサーバーにアクセスする必要があります。

クラウド型会計ソフトでは、インフラ整備・セキュリティ対策・バージョンアップはベンダーが行うため、ユーザーが自ら運用・維持管理する必要はありません。また、入力データは自動的にバックアップされるため、万が一の場合もすぐにデータを復元できます。

ただしクラウド型会計ソフトは、インターネットに接続して利用する以上、デバイスと通信環境は自力で確保する必要があります。

インストール型会計ソフトとの違い

インストール型会計ソフトとは、ソフトウェアをパソコンなどのデバイスにインストールして利用する会計ソフトウェアです。いわゆる「買い切り型」と呼ばれ、一度ソフトウェアを購入すれば、その後の利用に料金は発生しません。

また、インターネット環境がなくてもソフトを利用できるため、通信環境がない場所や不安定な場所でも問題なく会計処理を行えます。さらに、システムメンテナンスや通信障害など、外部の影響を受けずにソフトを利用できる点もメリットです。

インストール型の会計ソフトは外部ネットワークに接続しない以上、クラウド型よりもセキュリティ精度が高いと考えられています。しかし実際は、社内からの不正なアクセスや社内共有ネットワークの利用により、ウイルス感染・情報漏洩が起こる可能性があります。

そのため、インストール型の会計ソフトであっても、セキュリティ対策は必須です。なお、インストール型会計ソフトは自社サーバーで利用する特性上、クラウド型と異なり、セキュリティ対策はユーザー自らが行う必要があります。

Excel管理との違い

Excelのスプレッドシートを使って会計管理を行う企業も少なくありません。Excel管理はインストール型と同様、自社でシステムを構築する以上、セキュリティ対策やデータのバックアップもユーザー自ら行う必要があります。

セキュリティ対策が脆弱な会計ソフトのリスク

セキュリティ対策が脆弱な会計ソフトには、次のようなリスクが伴います。適切に会計ソフトを運用するためにも、セキュリティが脆弱なソフトの課題を理解しておきましょう。

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情報漏洩のリスク

最大のリスクといえるのが、情報漏洩です。ハッキングにより、会計データが盗まれたり、インターネット上に流出したりする恐れがあります。特にデータ通信を暗号化していない場合、情報漏洩のリスクは非常に高くなります。

データの消失

セキュリティにはデータのバックアップも含まれています。セキュリティが脆弱な会計ソフトの場合、バックアップも不十分になりやすいため、何らかのキッカケで保存データが破損・消失する恐れがあります。

たとえばクラウド型会計ソフトの場合、通信障害やシステム障害によるデータの破損や消失が代表的です。インストール型は外部ネットワークの影響を受けませんが、デバイスの故障などがデータの消失を招きます。

不正アクセス

セキュリティが脆弱な会計ソフトは不正アクセスのリスクが高まります。たとえばクラウド型会計ソフトをネットバンキング・クレジットカードと外部連携させた場合、ソフトのベンダーが、ユーザーの暗証番号・カード番号を取得できる可能性があります。

セキュリティ対策が万全な会計ソフトを選ぶ

従来は、インストール型会計ソフトのほうがセキュリティは有利とされていました。しかし近年は、クラウド型会計ソフトもセキュリティ体制を充実させているため、一概にどちらが良いとは言えなくなっています。

いずれにしろ、会計データの適切な管理のためには、セキュリティが高い会計ソフトを選ぶ必要があります。ここからは、セキュリティ対策が万全な会計ソフトの選び方のポイントをご紹介します。

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通信が暗号化されている

セキュリティ性の高い会計ソフトを選ぶ際は、通信の暗号化に対応しているかを確認しましょう。通信の暗号化とは、通信データを暗号化し、解読されるのを防ぐ技術です。

近年は、金融機関並の高水準な暗号化通信を行っているクラウド型会計ソフトも多く登場しています。たとえばインターネットバンキングと外部連携させた場合、口座番号や暗証番号の取得が可能になるというリスクがありました。

しかしクラウド型会計ソフトの多くは、重要な情報を暗号化することで外部の人間が簡単に解読できないようにし、ベンダーも口座番号などを容易に取得することができない仕組みになっています。

バックアップ体制が整っている

会計ソフトを選ぶ際は、バックアップ体制の充実度も確認しましょう。たとえば、災害発生時・デバイス故障時・システム障害時に、データがどのようにバックアップされるのか確認してください。できれば何重にもバックアップが取られるものがおすすめです。

併せて、データの保存先も確認しましょう。たとえば1カ所のサーバーにバックアップデータを集中させると、そのサーバーが被災・システムダウンしたときに、データが全滅する可能性があります。全滅を防ぐには、バックアップ先は分散させるのがベストです。

ただし、広範囲な災害によって、複数のサーバーが同時にシステムダウンする可能性があるため、サーバー同士が地理的に近い場所に設置されている場合はあまり意味がありません。

そのため、より安全性を高めるには、遠隔地に複数のバックアップ先を有している会計ソフトを選ぶ必要があります。

サーバーにセキュリティ対策が施されている

クラウド型会計ソフトの場合は、ベンダーが設置したサーバー自体にセキュリティ対策がされているものを選びましょう。たとえ個々の端末が汚染されても、サーバーのセキュリティがしっかりしていれば、情報漏洩の可能性は低くなります。

セキュリティに関する第三者認証を取得している

セキュリティ性の高い会計ソフトを選ぶ場合、第三者認証の取得状況をチェックするのも良い方法です。第三者認証とは、あるサービスやシステムについて、組織外の第三者による公正な審査・承認を証明するものです。

簡潔にいえば、サービスやシステムに一定の信頼性があることを示すためのマークであり、IT分野においては、プライバシーマーク・TRUSTe・ISO認証などが代表的です。セキュリティ対策を万全にしたい場合は、これらのマークがついている会計ソフトを選びましょう。

参考：プライバシーマーク制度について｜一般社団法人 日本情報経済社会推進協会

参考：TRUSTe | 一般社団法人日本プライバシー認証機構(JPAC)

参考：ISO認証｜日本品質保証機構（JQA）

自社のセキュリティ対策も万全に

会計データの流出を避けるには、セキュリティ対策がしっかりした会計ソフトを選ぶことが大切です。ただし、セキュリティ対策はソフトやベンダーに頼りきりになるのではなく、ユーザー側の努力も必要です。

ここでは、自社でできるセキュリティ対策についてご紹介します。

デバイス管理とセキュアなネットワーク環境

いくらセキュリティ体制が万全でも、ずさんな利用の仕方をすれば意味がありません。たとえば、デバイスの紛失や盗難に備え、リモートでデータ消去できる機能を設定したり、ウイルス対策ソフトを導入して定期的にアップデートを行ったりして対策できます。

また、公共Wi-Fiの使用は避けて社内LANを適切に設計することにより、不正なアクセスの対策ができます。そのように、ソフトとユーザーの双方がセキュリティ対策に取り組むことで、より情報のセキュリティ精度を高められます。

パスワードの管理

会計ソフトのセキュリティを守るためには、適切なパスワードの管理が欠かせません。たとえば、設定したパスワードを関係のない第3者に教えたり、メールなどでやり取りしたりしないことを徹底する必要があります。

また、サービスごとに異なるものを設定し、パスワードを使いまわさないのも効果的です。加えて、生体認証・ワンタイムパスワードのような多要素認証を導入することにより、不正アクセスを防止できます。

このように、会計ソフトを使用する従業員に高いセキュリティ意識を持たせることで、適切にパスワードを管理できます。

まとめ

会計ソフトを選ぶ際は、情報漏洩・データの消失・不正アクセスといったリスクに備えるために、セキュリティ性が高いものを選ぶ必要があります。たとえば通信の暗号化・自動バックアップ・サーバーのセキュリティ・第三者認証に対応した会計ソフトを選びましょう。

会計ソフトにはクラウド型・インストール型・エクセル管理などがあります。近年、安全性が高いとされているのはクラウド型会計ソフトで、ベンダーが提供する高水準のセキュリティ対策を享受できます。

ただし、セキュリティ対策は自社内でも独自に行う必要があります。ソフト・ベンダーに頼りにするのではなく、ユーザー自身もセキュリティに対する高い意識を持ちながら、適切に会計データを管理していきましょう。