おすすめの予算管理システム6選｜選び方や注意点を詳しく解説

予算管理システムとは、企業の予算編成や管理、分析を行えるシステムのことを言います。予算管理システムは数が多く、自社に適しているシステムを見極めるのが困難です。本記事では、おすすめの予算管理システムやシステムを選ぶ際のポイントなどを解説しています。

目次

開く

閉じる

1. 予算管理システムで業務効率化
2. 予算管理システムは各会計基準への対応や連携性で選ぶ
3. 予算管理システム選びに重要な3つのポイント
4. 予算管理システム選びのその他の比較ポイント
5. 予算管理システムのおすすめ6選
6. 予算管理システムの導入の仕方と注意点
7. まとめ

予算管理システムで業務効率化

予算管理システムは、企業や組織が予算を策定・管理するためのソフトウェアです。予算の作成・監視・分析・レポート作成などの機能を提供し、予算の立案から実行、評価までのプロセスを効率化します。

予算管理システムの使用により、予算の進捗状況をリアルタイムで把握でき、予算超過やムダな経費の削減が可能です。また、部門間の連携や意思決定の迅速化、予算に対する透明性の向上など、組織全体の効率改善に貢献します。

予算管理システムは各会計基準への対応や連携性で選ぶ

ここでは、予算管理システムを選ぶ際の「重要な3つのポイント」と「その他の比較ポイント」に分け掲載しています。

予算管理システムの選定において重要な3つのポイントは、まず、各会計基準に対応しているかを確認しましょう。次に、他システムとの連携ができることで、より効率的なデータ管理や業務の合理化が可能となります。

さらに、従来のシステムからスムーズに移行することは、導入時の負担を軽減し、迅速にシステムを活用するための重要なポイントです。 次の章では、それぞれのポイントに焦点を当て、具体的にどのような観点をチェックすべきかを解説していきます。

【重要な3つのポイント】

1. 各会計基準に対応しているか
2. 他システムと連携できるか
3. Excelなど従来のシステムからスムーズに移行できるか

【その他の比較ポイント】

1. 複数の予算編成やシミュレーションができるか
2. コストが見合っているか
3. 多言語・多通貨に対応しているか
4. 導入サポートは充実しているか
5. 無料トライアルはあるか

予算管理システム選びに重要な3つのポイント

予算管理システムを選ぶ際には、いくつかの重要なポイントに注意する必要があります。ここでは、予算管理システムを選ぶ際の、重要なポイントを3つ紹介します。これらのポイントに注意して、最適な予算管理システムを選定しましょう。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

各会計基準に対応しているか

企業が採用している会計基準によって、予算の記載内容や計上方法が異なるため、適切なシステムを選ばなければ、データの整合性や正確性に欠ける可能性があります。

例えば、上場企業や国際取引を行う企業では、日本会計基準やIFRS、米国会計基準に対応したシステムが必要です。適切な予算が策定できない場合、経営判断に誤りが生じることもあり、法令違反のリスクも高まります。

導入前にシステムが適切な基準に対応しているかを確認し、データの信頼性を確保できるシステムを選びましょう。

Excelなど従来のシステムからスムーズに移行できるか

予算管理システムの選定で重要なポイントは、従来のExcel（エクセル）などからのスムーズな移行です。Excelを使用していた場合、新しいシステムへの移行は慎重に行わなければなりません。

新しい形式や操作に慣れるには時間を要し、担当者に負担をかける可能性があります。移行の際には、データの整合性や正確性を確保するための手間や作業が必要です。不慣れなシステムでは、誤ったデータ入力や漏れが生じる可能性も考慮しなければなりません。

これらのデメリットを避けるために、Excelに近い操作性やデータのインポート機能を持つ予算管理システムを選ぶと、移行の負担を軽減できます。また、導入前に十分なトレーニングを行い、スムーズな移行をサポートすることも大切です。

他システムと連携できるか

会計システムや人事管理システムなど、他のビジネスシステムとの連携が可能であれば、予算に関するデータをシームレスに共有・統合できます。この連携により、予算立案や実績の監視がより正確で効率的に行えます。

また、他システムとの連携によりデータの二重入力を防ぐことができ、ヒューマンエラーの軽減が可能です。

さらに、統合データをもとにした高度な分析やレポート作成が可能になり、意思決定の質とスピードが向上します。これにより、効果的な予算編成やビジネス戦略の立案が実現されます。

予算管理システム選びのその他の比較ポイント

ここでは、上記で紹介した重要な3つのポイント以外の「その他の比較ポイント」について解説します。これらのポイントを総合的に検討し、自社のニーズに最適な予算管理システムを選定しましょう。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

複数の予算編成やシミュレーションができるか

将来の経営計画を立てる予算編成時には、様々なシナリオを検討する必要があります。シミュレーション機能を持つシステムでは、異なる予算案や計画を入力し、その影響をリアルタイムで可視化できます。

このメリットは、将来の経営環境の変化に対応した予算立案やリスク管理がしやすくなる点です。ビジネスの成長シナリオやコスト削減策の検討、市場変動への対応などをシミュレートし、より戦略的かつ効果的な予算計画を立てられます。
シミュレーション機能を備えた予算管理システムの選択は、経営戦略の精度向上と迅速な意思決定に貢献します。

分析・シミュレーション機能

分析・シミュレーション機能は、過去のデータを基にして予測分析やシミュレーションを行う機能のことです。具体的には、収益や費用のトレンドを分析し、将来の予算や収益見通しを作成できます。

これにより、経営者はリスクを最小限に抑えながら戦略的な予算計画を立てられます。分析・シミュレーション機能を備えた予算管理システムは、ビジネスの成長戦略やリスク管理において重要な意思決定ツールとなります。

複数の予算編成・シミュレーション機能

複数の予算編成・シミュレーション機能は、異なる予算を複数作成・比較することが可能です。各部門がそれぞれの予算計画を立案し、システム上で一括して集約できます。目標予算との差異を分析し、対応策を検討する際にも有用です。

複数のシミュレーションを通じて、将来の業績やリスクに対する洞察が得られ、戦略的な意思決定に役立ちます。

コストが見合っているか

予算管理システム選びにおいて、コストが見合っているかは重要な比較ポイントです。例えば、インストール型やクラウド型など、システムの形態によって初期投資やランニングコストが異なります。

また、システムの購入費やカスタマイズ費用、保守・サポート料などもコストに影響します。過度に高額なシステムは、パフォーマンスとコストのバランスが崩れている可能性があるため、導入前に慎重に吟味しましょう。

コストを比較する際は、予算管理システムの機能と業務ニーズを適切にマッチさせることが重要です。システムの機能や使い勝手を十分に評価し、必要な機能が備わっているか確認しましょう。

多言語・多通貨に対応しているか

グローバル展開する企業や海外拠点を持つ企業では、複数の言語や通貨での予算編成が必要です。多言語・多通貨対応システムを導入することで、異なる国や地域の部門がスムーズに予算を作成し、統合できるメリットがあります。

また、外国為替リスクを考慮した予算立案や海外事業の収支管理が容易になるといった利点も得られます。国際的な事業展開を行う企業にとっては、多言語・多通貨対応は、効率的な予算管理に欠かせないポイントとなります。

導入サポートは充実しているか

システムの初期設定は複雑で手間がかかることがありますが、導入サポートが充実していれば、専門家の指導やサポートを受けながらスムーズに導入できます。

導入サポートが十分な場合、既存の他システムとの連携方法をサポートしてくれることもあり、導入の手間を軽減してくれます。

また、トラブルや疑問点が発生した際には、専門家のサポートを受けることで問題解決が迅速に行えるため、業務に支障をきたすリスクが低減します。導入サポートが充実していることで、効率的なシステム導入と円滑な運用が実現可能です。

無料トライアルはあるか

無料トライアルでは、実際にシステムを試せます。テスト運用を通じて、システムの使い勝手や機能性を実際に体験でき、使用感の確認が行えます。また、自社の業務にシステムが適しているか、ユーザーに適応できるかも確認できます。

無料トライアルは、導入時のリスクを軽減する手段でもあります。試用期間中に問題点や不満点があれば、別のシステムへの乗り換えが可能です。実際の運用前に十分に検討し、自社に最適な予算管理システムを見極めるために、無料トライアルの利用を検討しましょう。

予算管理システムのおすすめ6選

Excelとの親和性が高い予算管理システム2選

一元管理・効率化重視の予算管理システム2選

分析・経営支援に強みを持つ予算管理システム2選

予算管理システムの導入の仕方と注意点

予算管理システムの導入は、企業の効率化と財務管理向上に重要ですが、適切な方法と注意が必要です。導入の際には、明確な目的やニーズを把握し、適切なシステムを選定する必要があります。ここでは、予算管理システムの導入の仕方と注意点について解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

費用対効果を見極める

予算管理システムの導入は、中小企業にとっても効果的ですが、Excelを利用している場合など、現在の予算管理と比較して、システム導入によるコストや費用対効果を慎重に検討することが重要です。

初期導入費用やカスタマイズ費用、運用費用などのコストを評価し、導入による業務改善や生産性向上による経済効果を見極める必要があります。

経営資源の節約と効率化のバランスを考え、投資とリターンをしっかりと比較し、費用対効果を十分に検討することで、経営に対する圧迫を回避しながら効果的な予算管理システムの導入を実現できます。

長期運用のリスクを確認する

外部サービスを利用する場合、サービス終了によるデータの移行やシステム変更の必要性を事前に確認する必要があります。また、企業の成長や業務拡大に合わせたバージョンアップの可否も確認し、システムの持続的な運用を考慮することが重要です。

適切な契約条件やサポート体制を交渉し、長期的な視点でシステム導入を計画することで、将来のリスクに備えるとともに、予算管理システムの効果的な運用を実現できます。

成果が出るまでの運用計画を立てる

予算管理システムは、企業の予算編成や進捗管理・分析を効率化するのに適したツールですが、導入すれば成果を得られるわけではありません。導入後は、システムの設定や社内への定着、実際の運用など豊富なプロセスを段階的かつ計画的に実施していく必要があります。

そのため、すぐには成果が出ないケースもあることを理解した上で事前に運用計画を立て、長期的な見通しを持つことが重要です。運用計画により、必然的に自社の求めるシステムの要件が絞り込まれてくるため、適したシステムを選定しやすくなるでしょう。

テスト運用で導入を判断

テスト運用では、システムの機能や使い勝手を実際に試すことで、導入の判断材料となります。特に確認したいポイントは、データの入力や集計の容易さ、帳票やレポートの出力の正確性、他システムとの連携の安定性などです。

テスト運用せずに導入すると、システムの実際のパフォーマンスや不具合がわからないため、予算編成や経営判断に誤りが生じる可能性があります。

システム導入後のトラブル対応や変更には追加コストがかかる場合もあるため、テスト運用を行わないリスクを避けるためにも、導入前にテスト運用を十分に行うことが重要です。

セキュリティ管理の重要性を理解する

予算管理システムでは、企業の経営活動の中核に値する資産面の重要な情報を扱うため、セキュリティ管理が非常に重要です。万が一情報が流出した場合、企業は顧客や取引先からの信頼を低下させ、大きな損害を受ける恐れがあります。

セキュリティ管理については、データの暗号化やアクセス制御などセキュリティ対策に関する機能が備わっているかを確認しましょう。また、災害時の企業活動継続のためのBCP対策の機能も備わっていると、より安心感を得られます。

マニュアル作成や研修を行う

予算管理システムを導入する際は、マニュアル作成や使い方に関する研修を行いましょう。予算管理は正確なデータ入力が求められるため、マニュアルや研修が不十分な状態でのシステム利用は避けるべきです。

また、導入直後は操作方法などが把握しきれていないことが原因で、一時的に作業効率が落ちることもあります。この効率低下を少しでも緩和するためには、マニュアルや研修などでの十分なサポートが必要でしょう。

まとめ

予算管理システムは、業務効率化や正確な予算編成に役立つ重要なツールです。システム選びのポイントとして、各会計基準に対応しているか、他システムと連携できるか、従来のシステムからのスムーズな移行ができるかを事前に確認しておきましょう。

システムの選定では、多言語・多通貨対応やシミュレーション機能なども検討し、テスト運用で実際の性能を確認することが重要です。費用対効果を見極め、導入前に十分な検討を行うことで、効果的な予算管理システムの導入が可能となります。