【実体験】電子契約システム『DottedSign』(ドットサイン)を使ってみた！便利さや特徴を本音レビュー【使い方解説】

数ある電子契約システム、どのサービスを使ったら良いかわからないと言う方も多くいると思います。そこで今回は、ドットサイン利用経験ゼロの筆者が、無料登録から初回契約締結までの流れを実況形式でお伝えします。

目次

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1. はじめに
2. STEP1 登録から利用開始まで
3. STEP2 書類作成から送信まで
4. STEP3 受信
5. 番外編1 契約書検索機能
6. 番外編2 サポート
7. まとめ　ドットサインで電子契約を効率化！
8. 【比較表】おすすめの電子契約システム一覧
9. その他の使ってみた記事はこちら
10. 関連記事

はじめに

筆者はドットサインの利用経験がゼロ。電子契約システム自体も殆ど利用したことがありません。その状態から、ドットサインを利用し1通の契約完了まで実際に行ってみました。

結論から言うと、ドットサインの強みである非常にスピーディな契約を実感することができました。所要時間は、初回利用で利用手順などを見ずとも登録から契約締結までおよそ15分ほど。

「ワンクリック署名」や「まとめて署名」など業務を手早く効率的に行うことができる機能が採用されているほか、対応言語も豊富で、契約件数や海外との取引が多い企業に向けた機能が充実していました。

今回の記事では、ドットサインの「無料プラン」を使い

・無料登録をして契約書を送信する側

と

・アカウントを持っていない、契約書を送信される側

の両者の視点で1通の契約締結完了までを追っていきます。

STEP1 登録から利用開始まで

ドットサインはこちらの公式サイトから利用することができます。

右上の「無料で使ってみる」をクリックすると…

利用のためにKden IDを作成する必要があります。今回はGoogleアカウントを利用して登録してみました。

あとは登録したメールアドレスに添付されたリンクを開くだけ！企業向けサービスの多くは利用に先立って企業名や従業員数、電話番号などの情報の入力を求められるものも多いですが、ドットサインはそのような煩わしい作業は一切なく、IDに登録するだけで利用を開始できます。これは非常に驚きでした。

STEP2 書類作成から送信まで

こちらがドットサインのホーム画面。非常にシンプルで洗練された印象で、とても見やすいですね。ただ、余りにもシンプルすぎて、筆者は書類作成のボタンがどれなのか迷ってしまいました笑

ホーム画面右上のプラスボタンが、書類作成ボタンになります。クリックすると、「自分に署名」か「署名を取得」の選択を迫られます。ドットサインの運営会社KDANが海外の会社ということもあり、正直、微妙に不自然な日本語に戸惑ってしまいます。恐らく他者に契約書を送信し、双方の署名を取得するという一般的な利用法は下に当たるのでしょう。

作成方法を選択

開くとこのような画面が、他サービスと同じくフィルをアップロードするか、テンプレートを利用するかを選択することができます。今回は予め用意した検証用のダミー契約書を使っていきます。

アップロードするとこちらの項目の入力です。特に、書類名とタスク名を変更できるのは契約書の管理において非常に使い勝手が良さそうです。また複数の受信者を設定し、順序を規定できるのも「担当者が必ず先に確認する」など便利に使えそうですね。

入力項目の配置決め

続いて入力項目の配置決めです。ここでは左側タブにある追加したい項目を選択し、ドラックなどせずにそのままカーソルを紙面上に移動させるだけで良いのですが、不慣れな筆者はそれに気が付かず、ドラックアンドドロップをするものだと思い込んで、少し手間取ってしまいました。しかしこのやり方は、むしろクリック移動やドラック移動よりも瞬時に場所を決定できるので、一度やり方を理解すればかなりのスピードで配置決めを終えることができると思われます。

署名方法は実際に描画する方法とキーボード入力の二つ。今回はキーボード入力を選択しました。

設定、確認、送信

最後に、各設定の入力です。

設定できるのはリマインダー、メッセージ、メールの言語設定など。ちなみにドットサインは多くの言語に対応しており、メールも

• 日本語
• 英語
• 中国語(繁体)
• 中国語(简体)
• 韓国語
• ドイツ語
• フランス語
• スペイン語
• イタリア語

と九つもの言語に対応しています。海外との取引を行う企業とっては力強い味方になるでしょう。

以上を設定し、確認し終えたら、あとは送信ボタンを押すだけ！筆者が初心者ということもあり、戸惑った部分もありましたが、それでも無料登録から送信まで10分ほど。正直、「これだけでいいの？」と思ってしまうほどの手軽さです。また、随所に作業速度向上のための工夫が見られ、慣れも相まって二回目以降はさらに素早く業務を終えることができそうだと感じました。

STEP3 受信

送信が完了すると、即座に受信側にメールが届きます。

ボタンをクリックすれば

送信された契約書を閲覧できます。

あとは署名をすれば

無事、契約締結です！この後、双方のメールアドレスにリマインドが届きます。これで確認漏れなどのケアレスミスも未然に防いでくれるでしょう。

番外編1 契約書検索機能

多くの電子契約システムはクラウド内の契約書を検索する機能があります。この機能の精度はシステム選びで極めて重要な部分です。では「ドットサイン」の検索機能はどれほどの精度なのでしょうか。確かめてみましょう。

こちらはドットサインの契約書検索画面。ドキュメント名や署名者だけでなく、契約書自体に自由にラベル付けを行い、管理することができます。日々多くの契約書が溜まっていく実際の業務でも役立つ実用的な検索機能だと言えるますね。

番外編2 サポート

電子契約システムにおいてトラブルの際のサポートの充実度も重要な選定ポイントです。では、「ドットサイン」のサポートはどうでしょうか。

ホーム画面右上の「？」マークをクリックすればいつでもヘルプを見ることができ、基本操作のナビゲーションからトラブル時の対処まで幅広く記載されています。また、選択式だけでなくフリーワードでの検索にも対応しており、これなら万が一のトラブルでも安心です。

まとめ　ドットサインで電子契約を効率化！

今回は電子契約システム利用経験ほぼゼロの筆者が「ドットサイン」を登録から契約締結まで実際に利用し、レビューしてみました。「ドットサイン」は豊富な言語対応と「ワンクリック署名」などのスピード感が強みです。加えて署名状況を自動で確認し、遅れていたらリマインドしてくれる自動ワークフロー機能など、日々大量の契約書を捌く大企業や海外との取引の機会がある企業に特にお勧めできる電子契約システムだと感じました。今回のレビューでは利用できなかった機能もたくさんあります。詳細な情報が気になる方は、ぜひ無料で資料請求してみてください！

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