フォーム作成ツールとは？メリット・デメリットや機能などを解説

フォーム作成ツールとは、Web上のアンケートや問い合わせで使用されるフォームを作成できるツールのことです。フォーム作成ツールの導入で、誰でも簡単にフォームの作成ができます。本記事では、フォーム作成ツールを導入するメリット・デメリットや選び方を解説しています。

目次

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1. フォーム作成ツールとは
2. フォーム作成ツールの機能
3. フォーム作成ツールを導入するメリット
4. フォーム作成ツールを導入するデメリット
5. 無料と有料のフォーム作成ツールの違い
6. フォーム作成ツールの選び方
7. まとめ

フォーム作成ツールとは

フォーム作成ツールとは問い合わせフォームや資料請求フォームなど、さまざまなフォームを簡単に作成できるツールです。豊富な種類のテンプレートが用意されており、目的にあわせたフォームを直感的な操作で作成できます。

カスタマイズ可能なツールの場合は、細かな調整をしながら使いやすいフォームの作成が可能です。フォームは公式サイトなどに設置するものですが、イチから作成するとなると意外と手間がかかります。短時間で作成したい場合は、フォームを活用しましょう。

フォームとは

Webサイトにおけるフォームとは、企業などの公式ホームページに設置されている「入力欄」のことです。問い合わせのほか、アンケートの回答や商品の購入、会員登録などを行う際にもフォームを使用します。

フォームは目的によって設置する項目や形式が異なるため、設置目的にあわせた作成が必要です。会員登録フォームなら氏名や住所などの情報を入力する欄を設置し、問い合わせフォームなら問い合わせ内容を入力する欄を設置しましょう。

フォーム作成ツールの機能

フォーム作成ツールにはフォーム作成機能のほか、問い合わせ管理機能や通知機能など多くの機能が搭載されています。以下で、フォーム作成ツールの主な6つの機能を見ていきましょう。

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機能	内容
フォーム作成機能	フォームを作成するテンプレートなどを使って作成可能
問い合わせ管理機能	フォームを使って送られてきた問い合わせを管理できる
通知機能	ユーザーからのフォーム送信を通知する
メール配信機能	フォームに入力されたメールアドレスにメールを一斉送信する
注文フォーム・決済機能	決済サービスと連携させることで注文から支払いまで一括管理する
顧客・案件管理機能	フォームに入力された顧客情報をマーケティング施策に活用できる

フォーム作成機能

フォーム作成機能では、あらかじめ用意されたテンプレートなどを使って簡単に各種フォームを作成できます。作成できるフォームや用意されているテンプレートの種類はツールによって異なるため、目的に合うものがあるかどうか確認しておきましょう。

ツールによっては、ドラッグ＆ドロップなど直感的な操作のみでフォームを作成できるものもあります。カスタマイズ性に優れたものが良いのか、手軽に作成できるものが良いのかによって選ぶツールが異なるため、先に目的を明確にしておくのがおすすめです。

問い合わせ管理機能

問い合わせ管理機能では、フォームによってユーザーから送信された問い合わせ内容を一元管理できます。担当者で情報を共有することができれば、よくある問い合わせ内容に回答する「FAQ」などを効率よく作成可能です。

また、問い合わせに対する返事漏れなどもなくなるため、ユーザーからの信頼を失うことを防げます。個人で確認するのではなく、チーム内で問い合わせ内容を一元管理できれば、適切な回答を送信することもできるでしょう。

通知機能

通知機能は、フォームにて問い合わせや商品の注文があった際に指定の連絡先に通知してくれる機能です。問い合わせや注文を見逃すと信頼度が低下する可能性があるため、通知機能があるフォーム作成ツールを選ぶようにしましょう。

また、外部のツールと連携できるフォーム作成ツールであれば、チャットワークなどのビジネスチャットに通知を送信することも可能です。問い合わせ管理と同様、個人で確認するのではなくチーム内で共有できるため、確認漏れを防げます。

メール配信機能

メール配信機能は、フォームによって送信されたメールアドレスをもとに、メールを配信できる機能です。問い合わせや注文に対するサンクスメールを送信したり、案内メールを送信したりすることで、売上のアップに繋げられます。

フォーム作成ツールによっては、収集したメールアドレスを使ってセグメント配信が行えるものもあります。ユーザーの属性によって送信する内容を変えたり、一部のユーザーにのみメールを配信したりできるため非常に便利です。

注文フォーム・決済機能

注文フォーム・決済機能は決済機能と連携させることで、フォームから受けた注文を決済まで一括で行えるようにする機能です。ECサイトなどの商品注文フォームを作成する際に便利な機能なので、商品の販売を検討している場合は注目しましょう。

また、連携できる決済機能は選ぶツールによって異なります。使いたい決済機能に合わせてツールを選ぶか、ツールを決めてから決済機能を選ぶようにしましょう。

顧客・案件管理機能

顧客・案件管理機能のあるフォーム作成ツールなら、フォームによって得たユーザーの情報をマーケティング施策に活かせます。ユーザーはフォームに氏名や性別、メールアドレスなどを入力するため、情報を活かせば効率の良い施策が行えるでしょう。

フォームの作成から内容の管理、顧客情報の管理まで一括で行えると非常に便利です。ツールを選ぶ際には、欲しい機能が揃っているものを探しましょう。

フォーム作成ツールを導入するメリット

フォーム作成ツールを導入すると簡単にフォームを作成できるほか、専門知識なしでフォームの作成ができて便利です。ここでは、フォーム作成ツールを導入するメリットを解説します。

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簡単にフォームの作成が可能

フォーム作成ツールを導入する最大のメリットは、簡単にフォームを作成できる点です。テンプレートが豊富に用意されているほか、ドラッグ＆ドロップなど直感的な操作で使用できるツールが多く、初心者でも簡単に手の込んだフォームを作成できます。

問い合わせフォームや注文フォームなど、目的に合ったテンプレートがあるものを選びましょう。用意されているテンプレートの種類は、選ぶツールやプランによって異なります。必ず、事前に作成できるフォームの種類を確認しましょう。

専門知識が不要

フォーム作成ツールを使えば、専門知識がなくても簡単にフォームを作成できます。通常、フォームを作成するためにはHTMLやCSSの知識やコーディング技術が必要です。しかし、フォーム作成ツールを使えば、そのような専門知識は特に必要ありません。

もともと、ボタンや選択肢を入力する欄が設けられているため、ドラッグ＆ドロップなどで配置を決めるだけでフォームの作成が可能です。一つひとつのボタンや入力フォームを作る必要がなく、初心者でも比較的簡単にフォームを作成できます。

ただし、フォームを自由にカスタマイズしたい場合には、HTMLやCSSを理解しておきましょう。基本のコーディングスキルがあるだけでも、作成できるフォームの種類が増えます。

情報の集計・管理の効率化

フォーム作成ツールにはフォーム作成機能以外に、問い合わせ管理や通知機能、顧客管理機能などが搭載されています。通知機能や問い合わせ管理機能を活用すれば対応漏れがなくなるほか、効率よく問い合わせ対応や注文管理ができて非常に便利です。

また、顧客管理機能があれば、フォームから得た情報を管理するのに役立ちます。管理している顧客情報をもとに、効率の良いマーケティング施策を行うことも可能です。このように、フォーム作成ツールはフォーム作成以外の部分でも大きく役立ちます。

フォーム作成ツールを導入するデメリット

フォーム作成ツールの導入には多くのメリットがある一方で、セキュリティ面に気を付けなければならないなどのデメリットがあります。また、運用コストがかかることもデメリットです。ここでは、フォーム作成ツールの導入によって発生するデメリットを紹介します。

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セキュリティに気をつける必要がある

フォーム作成ツールはさまざまなフォームを作成するために使用しますが、ユーザーはツールによって作成したフォームに個人情報を入力します。注文フォームを使用する場合には、決済機能と連携させることでクレジットカードなどの情報を入力することもあるでしょう。

そのため、フォーム作成ツールを利用する場合にはセキュリティ対策が欠かせません。ユーザーが入力した個人情報を守るためにも、常時SSL化やファイアウォールなどのセキュリティ対策を行いましょう。

また、権限を管理・制限することもセキュリティ対策の1つです。フォーム作成ツールの利用のほか、問い合わせ内容の確認ができるユーザーを制限し、内部のヒューマンエラーによる情報漏洩や人為的ミスを防ぎましょう。

運用コストがかかる

運用コストがかかるのもフォーム作成ツールを導入するデメリットの1つです。フォーム作成ツールを導入する際は、初期費用とランニングコストがかかります。クラウド型のシステムであれば初期費用は安価ですが、オンプレミス型は初期費用が高額です。

中には無料で利用できるツールもありますが、機能性が劣るため使いやすさも重視しながら選びましょう。費用が高価でも安価でも、効果が出なければ意味がありません。そのため、費用対効果を加味しながら自社に合うツールを選ぶことが重要です。

無料と有料のフォーム作成ツールの違い

フォーム作成ツールには、無料と有料があります。基本的には無料のツールよりも有料のツールの方が機能性が高く、顧客情報の管理など細かな機能が備わっていますが、無料だからといって使い勝手が悪いわけではありません。

ただし、Webマーケティングなどにフォームを利用する場合には、機能の充実した有料のフォームを選ぶことがおすすめです。コストが高いと費用対効果が下がる可能性もあるため、自社の予算を加味した上で選びましょう。

また、無料のツールは作成できるフォームの数に限りがあったり、広告が表示されたりする場合があります。外部ツールと連携できないツールも多くあるため、必要な機能を見極めながら自社に合ったツールを選びましょう。

フォーム作成ツールの選び方

フォーム作成ツールを選ぶ際には導入目的を明確にし、テンプレートの種類を確認しましょう。以下で詳しい選び方を解説するので、ぜひ参考にしてみてください。

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導入目的を明確にする

フォーム作成ツールを選ぶ際には、導入目的を明確にしましょう。顧客情報を得てマーケティング施策に役立てるのであれば、顧客情報や案件管理のできるツールを選ぶのがおすすめです。

このように、導入する目的によって必要な機能が異なるため、先に目的を明確にしなければなりません。また、作成するフォームの種類によっても選ぶツールが異なるため、まずは導入目的を明確にしましょう。

テンプレートの種類・項目が充実しているか

選ぶフォーム作成ツールによって、作成できるフォームの種類が異なります。問い合わせフォーム・注文フォーム・会員登録フォーム・アンケートフォームなど、どのようなフォームを作成したいのかを明確にし、用意されているテンプレートを確認しましょう。

テンプレートの種類は多い方が便利ですが、多すぎると作成する際に迷ってしまいます。また、設置できる項目が充実しているかどうかも重要なポイントです。カスタマイズできるツールであれば、好みの項目を設置できます。

カスタマイズ性を確認

フォーム作成ツールには豊富なテンプレートが用意されていますが、中にはカスタマイズ可能なものもあります。シンプルなフォーム作成のみであればテンプレートの利用のみで問題ありませんが、凝ったものを作成したいときはカスタマイズ性に注目しましょう。

配置や文字フォント、サイズなどを自由に変更できるほか、項目を追加したりオリジナルのフォームを作成できたりすると便利です。カスタマイズする場合には、HTMLやCSSの基礎知識を身につけておきましょう。

自動入力の範囲を確認

フォーム作成ツールの自動入力とは、住所や電話番号などフォームに入力するデータを自動的に入力してくれる機能です。ユーザーはフォームに入力したデータを再入力する必要がなく、効率的に作業を進められます。

フォーム作成ツールの自動入力を導入することで、ユーザーの利便性を向上させ、データの管理や分析を効率化できることがメリットです。どこまで自動入力できるのかを把握し、自社の利用目的に合っているか確認しましょう。

外部サービスと連携できるか

より便利にフォーム作成ツールを利用したいなら、外部サービスと連携できるかどうかを確認しましょう。チャットワークなどのビジネスチャットと連携できると、フォームの送信があった旨を通知してくれます。チームで管理したいときにも便利です。

また、CRMやSFA・MAなどと連携できると顧客情報の一元管理などに役立ち、ワークフローシステムと連携できると社内の申請・承認プロセスの効率化が可能です。チームで管理したいときにも役立ちます。

誰でも使えるシンプルな操作性か

企業によっては社員間のIT知識に格差がある場合もあるため、社員全員が使いこなせるツールを選定することが重要です。基本的に、機能性が豊富なほど操作性は複雑になるため、機能が絞り込まれたシンプルなものだと、社内にスムーズに定着しやすいでしょう。

また、画面や文字が見にくい場合、従業員がストレスを感じる可能性があります。その場合、スマートフォン・タブレット端末・パソコンなど、使用する端末それぞれの画面サイズに合わせて表示させられるツールがおすすめです。

作成したフォームを複製できるか

フォーム作成ツールを選定する際は、作成したフォームを複製できるかも重要なポイントです。例えば、複数の商品の注文フォームを作成する場合、一つひとつ最初から作成していたのでは、多くの手間と時間がかかってしまいます。

作成済みのフォームを複製して使用することで業務効率化に繋がるだけでなく、自社サイトのフォームの内容やデザインに統一性を持たせられることもメリットです。

まとめ

フォーム作成ツールを使うと、さまざまなフォームを簡単に作成できます。専門知識やコーディング技術がなくても手軽にフォームを作成できるほか、問い合わせ内容の管理や顧客管理なども同時に行えて非常に便利です。

フォーム作成ツールには多くの種類があり、自社が作成したいツールの種類や目的に合うものを選ぶ必要があります。本記事の内容を参考にしながら、自社に合ったツールを選びましょう。