出張管理システムとは？出張管理システムの機能・メリットを解説｜失敗しないシステム選びのポイントも

出張管理システムとは、出張時の宿泊施設/交通手段の手配・予約から経費精算までの業務を一元化し効率化を図るシステムのことです。本記事では、出張管理システムの機能や種類、導入によるメリットなどについて解説。申請・承認申請にかかる手間を丸ごと解消し、管理者・出張者にも扱いやすいシステム選びのポイントがわかります。

目次

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1. 出張管理業務の簡略化には支援サービスの導入がおすすめ
2. 大幅なコスト削減にはビジネストラベルサービスがおすすめ
3. 出張管理システムとは
4. 出張管理システムのメリット
5. 出張管理システムの種類
6. 出張管理システムの機能
7. 出張管理システムの選び方・比較ポイント
8. 出張管理の最適化が実現するおすすめのBTM
9. 年中無休で検索・予約が可能なおすすめのBTM
10. まとめ

出張管理業務の簡略化には支援サービスの導入がおすすめ

ピカパカBTMでは国内外問わず、航空券・新幹線からホテル・レンタカーの手配までをワンストップで実行することができます。

また、スマートフォン・タブレットを使った予約も可能であったり、一括検索で出張費用・出張手配を最適化できたりすることから、出張者・担当者の業務負担が大幅に削減されます。

クラウド型の出張支援サービスを活用し、出張管理業務を簡略化・効率化したいならピカパカBTMの導入がおすすめです。

大幅なコスト削減にはビジネストラベルサービスがおすすめ

東京マスターズは、急な出張計画の変更にも柔軟に対応できるビジネストラベルサービス（BTM）です。前払い不要のワンストップブッキングにより、フライト・ホテル・鉄道などの予約が約30秒で完了するなど、スピーディに出張計画を立てられます。

オンラインツールであるという特性に加え、渡航先の情報や注意事項などを事前に知らせてくれるため、滞在先での思わぬトラブルも防止できます。また、マルチスクリーニング機能を活用することで、自社の出張規定に準拠したトラベルプランをカスタマイズ可能です。

そして、出張者のプロファイルのデジタル管理、自動承認システムの活用、企業割引・ビジネスプランの適用といった、出張管理コストの削減にも寄与します。出張に関わるビジネスコストを大幅に削減したいと考えるなら、東京マスターズの導入がおすすめです。

出張管理システムとは

出張管理システムとは、出張に関わるさまざまな業務を一元管理し、最適化するシステムです。英訳のBusiness Travel Managementを略して「BTM」とも呼ばれます。

日常的に使用しているエクセルを活用して出張管理を行っている企業も多いですが、上司や経理とのやり取りが煩雑で非効率的です。また、経費の申請や精算などで入力ミスや不正が起こるリスクもあります。

その点、出張管理システムは、出張の申請から承認・出張報告・出張費精算といった一連のプロセスを効率化でき、出張者・管理者・経理担当者の負担軽減につながります。最近では新幹線などの手配ができる機能を搭載したものもあり、ますます利便性が高まっています。

出張管理システムが広まった背景

出張管理システムの需要が高まった背景には、管理側と従業員で出張に関する規定にズレがあったり、細かな規定がなく慣例で運用されていた実態があります。そこで、公平な出張の仕組み作りが行われました。

日本での出張管理システムの普及は他国に比べて遅れていますが、最近では日本のビジネスに適したシステム開発が進み注目を集めています。業務の効率化・コスト削減・リスクマネージメントを図る際も、出張管理システムが最適です。

出張管理システムのメリット

あらゆる機能を持つ便利な出張管理システムですが、企業が導入する大きなメリットには、大きく分けて下記の5つがあります。

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手配業務の効率化

出張管理システムは、出張手配機能を搭載しているのが大きな特徴です。出張者が自分で行程や宿泊施設を決めるには、多くのサイトを検索して比較検討したり、旅行業者に相談したりする手間がかかり、業務に専念できる時間が減ってしまいます。

その部分をシステムが代行してくれるため、出張の準備作業が短時間で終了し、その分通常業務に集中して取り組めます。また、システムが出した複数のプランを比較して手配することもでき、経費削減も可能です。

経理の出張業務効率化

出張管理システムを使っていない出張管理は非効率なばかりでなく、トラブル発生の危険もあります。トラブルには、出張経費申請のミスや承認フローの進みが遅いことなどが挙げられます。これらのトラブルが、企業内の人間関係を悪化させることもあります。

出張管理システムでは、出張関連の業務が電子化・可視化されるため、承認ルートも速やかに回ります。また、システムで出張規程に合わない出張経費は自動的にチェックされ、業務の効率化とともにトラブルの防止にもなります。

出張費用の立替が不要になる

出張手配機能での交通機関や宿泊費の請求は、出張者ではなく企業宛に届きます。したがって、出張者は出張費用の立替をしなくて済みます。少額ならともかく、高額になると出張者の立替の負担は大きくなります。

出張費用の立替が発生した場合、よく行われるのは立替た分を経理担当者が現金精算することです。特に、出張が多い企業では頻繁に精算が発生し、業務量が増加します。出張費用の立替がないことは、出張者だけでなく経理担当者にとっても大きなメリットです。

出張コストの最適化

出張管理システムは出張にかかった費用のすべてを把握できるため、無駄な出費がないか確認し、コスト削減に向けた分析を行えます。出張は企業において重要な業務の1つではあるものの、通常オフィスでの業務と比較するとコストがかさみます。

そのため、出張にかかっている費用を分析し、無駄な出費を減らすことは企業にとって大きなメリットとなり得ます。

コンプライアンス強化に繋がる

出張管理システムの多くは、出張手配機能を持っています。出張規程で出張手配はシステムの中で行うことを決めておけば、故意かどうかにかかわらず、水増し請求や出張規程外の交通費や宿泊費の請求を防げます。

また、データが可視化されているため、出張の手配状況や出張状況も旅程管理機能で確認可能です。したがって、カラ出張の防止につながる上に、企業内や出張先での緊急事態にも素早い対応ができます。特に海外出張時に有効と言えます。

出張管理システムの種類

多くのベンダーが多種多様な出張管理システムを開発しています。その種類を大きく分けると、3種類に分類されます。ここでは、それぞれの特徴を解説します。

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経費精算システム連携型

経費精算システム連携型は、出張管理システムと経費精算システムが一体化したタイプで、出張に係るほとんどの業務を1つのシステムで行えます。出張が多く経費精算業務が負担になっている企業や、経費精算システムの導入を考えている企業に効果的です。

出張管理システムだけで宿泊施設や交通機関の手配ができ、経費精算業務も行えます。また、勤怠管理や給与計算のシステムを既に導入している場合、それらのシステムと連携できる出張管理システムを選ぶことでさらに広範囲の業務を効率化します。

出張管理特化型

出張管理特化型は、出張の申請・承認フローを電子化し、各種チケットの手配や旅程の管理など、出張にかかわる業務を効率的に行えるタイプです。既に運用している経費精算システムに、出張管理機能を付け加えたい場合に適しています。

システムの中には、申請された出張経費が出張規程に適合しているかチェックする機能もあり、出張費用の適正化も図れます。また、優れた旅程管理機能を持ったものであれば、万が一出張先で災害に遭った場合でも、スマホを使って所在や安否の確認が可能です。

出張手配代行サービス型

出張手配代行サービス型は、出張管理特化型の機能に加え、出張手配外注のサービスが受けられるタイプです。中には、出張管理業務まで外注できるものもあります。出張にかかわる業務を大幅に省力化できるため、出張の多い企業ほど高い効果が期待できます。

出張手配は新幹線のチケットや航空券、出張先での宿泊ホテルなどの手配を代行し、場合によっては会議室の確保も可能です。旅行会社が提供している場合が多く、旅行手配の専門家から出張規程に合わせた最適なプランの提供が受けられます。

出張管理システムの機能

出張管理システムには、出張業務の効率化を図るためにさまざまな機能が搭載されています。機能は導入するシステムによって多少異なりますが、ここでは一般的な6つの機能について解説します。

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出張の申請/承認

出張の申請・承認機能は、電子データで申請を行い、決裁までのワークフローをすべて電子データで行う機能です。紙の申請書を何人かの承認者に回す必要がないため、途中で紛失する恐れもなく、決裁までスピード感を持って行えます。

出張の申請・承認は経費精算システムや、ほかのシステムを使って行うこともできます。しかし、出張管理システムで申請・承認を行えば、移動手段や宿泊ホテルなどの手配内容や費用が自動的に入力され、出張申請の省力化とともに、入力ミスも防げます。

出張手配

出張手配機能を使えば、新幹線・飛行機・レンタカーなどの交通手段や宿泊施設の予約などが簡単にできます。自分でWebサイトを検索して比較検討するには時間がかかりますが、出張手配機能は費用効率と時間効率を考慮した最適なコースを一瞬で提案してくれます。

出張者本人でなければ予約できないシステムもあれば、出張者本人だけでなく秘書や事務員が代行して予約できるシステムもあります。そのため、自社の出張フローに合わせたシステム選びが大切です。

旅程管理

旅程管理機能は、交通手段や宿泊施設などの予約情報を管理する機能で、誰がどこに何の目的で出張しているか確認できます。出張の多い企業では、出張者の不在期間の把握が難しいですが、旅程が管理されていればすぐに調べて顧客の問い合わせにも対応できます。

また、モバイルアプリと連携できるシステムであれば、スマホのGPSを使って所在が確認でき、情勢が不安な海外の出張で災害や事故が発生しても、企業としての緊急対応が可能です。さらに、カラ出張の防止にもなります。

出張費用の経費精算

出張費用の経費精算機能は、交通手段や宿泊施設などの出張データを基に、経費計算を行う機能です。出張者としては、規則に従った速やかな予約ができ、経理担当者は入力されたデータから規則に従った出張旅費が計算されるため、両者とも負担が軽くなります。

また、システムで予約を取っていることから、出張者は旅費を立て替えることなく出張に出かけられます。出張者は金銭的負担がなくなり、経理担当者は出張ごとの精算をしなくて済み、業務負担の軽減が図れます。

出張費用の一括請求

出張管理システムで予約した交通機関や宿泊施設の費用は、サービス提供業者から企業宛に一括で請求されます。したがって、経理担当者は出張がある度に現金で精算する必要がなく、現金を扱わない分安心です。

出張をした従業員が高額な出張費用を立て替えている場合、迅速な精算が求められますが、出張手配機能のある出張管理システムでは、その必要はありません。出張費用の一括支払は、いくつもの業者への振り込み作業に比べ、圧倒的に楽です。

旅費規程チェック

旅費規程チェックとは、出張管理システムに自社の旅費規程を設定し、申請された出張経費がその規程に適合しているかを自動的にチェックする機能です。出張経費の適正化が図れるとともに、承認者・経理担当者の経費チェックの手間が省けます。

企業の中でも従業員の旅費規程の理解度は低く、悪意のない旅費規程違反も見受けられます。また、承認者でも十分に理解できていない人もいます。旅費規程に適合しない出張があると、従業員の不公平感が高まり、モチベーションの低下にもつながります。

出張管理システムの選び方・比較ポイント

出張管理システムの種類は多く、それぞれがあらゆる特徴を持っています。その中で自社にもっとも適合したシステムを選ぶと、より高い導入効果が得られます。ここでは、選ぶ際のポイントを解説します。

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予約可能な施設・交通機関の数

出張管理システム内での宿泊施設や交通手段、検索・比較範囲の広さはツールの利便性に大きく作用します。

• 連携サイトの種類・数
• 検索対象の航空会社
• レンタカー会社
• 海外鉄道

システムとの連携状況では上記項目をチェックしましょう。予約可能な施設や交通機関が限られていたり、普段から利用しているからと一つの手段に固執していると、知らず知らずのうちに多額の出張コストを伴っているというケースもあります。

コスト抑制機能は搭載しているか

コスト抑制機能が充実していれば、日頃の出張管理業務から自然とコスト削減に取り組めます。相場比較機能では、カテゴリごとに自社の経費を見直しできますし、従業員ごとの経費内訳を分析・比較する機能も搭載されています。

データを用いることで、より公平な出張規定にもつながるでしょう。無理難題なコスト削減を提示するのではなく、データに基づく現実的な規定を掲げることで、従業員もストレスなくコア業務に専念できます。

経費精算は可視化できるか

出張にかかわる経費精算の可視化は、出張管理システムの選びの重要なポイントです。データの可視化によって、誰が・いつ・どこへ出張していて、どのような費用を使っているかを正確に把握できるようになります。

管理者は、出張経費の現状を確認して経費削減につなげられます。また、保存された出張の記録を分析して、出張者の決め方や出張規定の見直しにつなげることも可能です。そのため、出張管理システムにおける経費精算の可視化は扱いやすさも求められます。

自社に最適な出張手配の方法か

手配代行サービス搭載型の場合、代行の際の方法や窓口の対応時間を確認しましょう。一般的にチャット・メール・電話での依頼がほとんどですが、急な出張が多い企業では、当日中の依頼にも対応可能なのかも重要です。

24時間365日対応の窓口であれば、早朝や深夜の移動にも対応できるでしょう。自社の形態に合わせて最適なサービスを選びましょう。

誰でも使いやすい操作性か

出張管理システムは、利用者・管理者共に使いやすいものでなくてはなりません。社内のパソコンだけでなく、タブレットやスマートフォンなどからシステムにアクセスできれば、外出中のすき間時間に業務が進められ、利便性が高いです。

どんなに高性能・多機能であっても操作性に難があるシステムは形骸化の恐れがあります。システム導入前には必ず無料トライアルを実施し、管理者・従業員両者の使用感、業務フローや既存システムとの相性にも着目しましょう。

連携サービスの有無

既に何らかの業務システムを導入している場合は、それらと連携可能な出張管理システムを選択するのがベターです。特に、ワークフローシステムや経費精算システム・会計システムなどと連携ができないと、システム運用に余分なステップが加わり効率化を阻害します。

上記のほかにも、統合基幹業務システムや人事システムなど、システム連携の範囲は多岐にわたります。ITツール導入が初めての場合も、「今後どのようにシステム連携しDX化を図るか」という広い視野を持ちながら選定することが大切です。

海外出張に対応しているか

海外出張が頻繁にある企業であれば、海外出張対応のシステムが必須です。海外出張が得意な旅行代理店のサービスが利用でき、メジャーな外国語に対応したオペレーターのサポートが受けられるシステムもあります。

海外出張に特化したシステムもあり、ビザ申請やパスポートの手続きのサポート・現地情報収集・現地資料の準備・現地トラブル対応など、システム機能以外にも充実したサービスを提供しています。また、もしもの時に安否確認ができるかも重要です。

危機管理機能は備わっているか

自然災害やテロなど、出張先でのリスクへいかに対応できるかも重要な要素の一つです。有事の際でも、出張者の安否確認機能があれば安心です。管理者側が出張経路や宿泊先、居場所を確認できるのはもちろん、出張先での緊急時マニュアルを作成し備えておくのもよいでしょう。

出張管理の最適化が実現するおすすめのBTM

年中無休で検索・予約が可能なおすすめのBTM

まとめ

出張管理システムは、出張申請を電子化して承認・管理するだけでなく、交通手段・宿泊の予約や経費精算もできるシステムです。出張者が費用を立て替える必要がない上に出張経費の精算も一括で行え、従業員・経理担当者どちらにも大きなメリットがあります。

出張管理をエクセルで行っている企業も多いですが、入力ミスや不正につながる危険を常にはらんでいます。その点、出張管理システムでは予約した旅費は自動的に入力されてミスがなくなり、自社の出張規程への適合も自動チェックされるため、不正も防げます。

このように、出張管理システムは、経営者・管理職・経理担当者・出張者などが行っている出張に関わる業務を効率化できるシステムです。