請求書発行システムとは？機能やメリット・デメリットを解説｜失敗しないツール選びのポイントも

請求書発行システムとは、請求書発行・送付・受領・支払いなどあらゆる工数を減らして業務効率化を実現するだけでなく、コスト削減やテレワーク推進にもつながるITツールです。本記事では、請求書発行システムの機能や種類、メリットなどを解説。膨大な請求書業務の悩みを丸ごと解消し、バックオフィスのDX化を後押しします。

目次

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1. 請求書発行システムを検討するならこのサービスがおすすめ
2. 請求書発行システムとは
3. 請求書発行システムを導入するメリット
4. 請求書発行システムを導入するデメリット
5. 請求書発行システムの主な機能
6. 請求書発行システムの選び方・比較ポイント
7. 請求書発行システムの自作は可能か
8. まとめ

請求書発行システムを検討するならこのサービスがおすすめ

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請求書発行システムとは

請求書発行システムとは、請求書の作成から発行・送付までの一連の業務を一元管理し、自動化できるシステムのことです。近年の電子帳簿保存法の改正やインボイス制度開始に伴い、請求書発行システムを導入する企業が増えています。

請求書発行業務には、エクセルを用いた管理が多く行われています。しかし、エクセルの場合手作業が多いことから、編集の際に計算式がずれて間違った金額を出す可能性があります。また、データを間違えて上書きしてしまうミスが起きがちです。

請求書発行システムなら、金額の計算を間違えにくく、セキュリティもExcelと比較しても優れています。また、作成から発送までが自動化されているため、誰でも同じ品質の請求書を発行できるのがメリットです。

請求書発行システムの種類

請求書発行システムのサービス提供形態は、「クラウド型」「オンプレミス型」の2種が主流です。今回はこの2種にあわせ、「パッケージ型（インストール型）」についてもわかりやすくまとめました。

クラウド型

クラウド型とは、サービス提供会社のサーバにアクセスしてシステムを使用する方法です。インターネット環境さえあれば、外出先からでもアクセスが可能です。一般的に、月額もしくは年額で料金を払う仕組みになっています。

提供会社がサーバーを所持し、アップデートやメンテナンスを行うため、自社でインフラ環境の整備が不要です。そのため、オンプレミス型と比較して導入コストが低く、すぐに使えるのがメリットです。

しかし、提供会社のサーバーに情報を預けていることから、情報漏洩の可能性もあり得ます。事前に提供会社のセキュリティ対策をしっかり確認しましょう。また、アップデートなどを提供会社に一任するため、カスタマイズ性は低くなります。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社のサーバーにシステムを構築する方法です。自社サーバーで運用するため、インターネットに接続する必要がなく、セキュリティが高いのが特徴です。また、自社の要望に合わせて細かくカスタマイズできるのもメリットです。

しかし、オンプレミス型はサーバーのほかシステム使用のためのインフラ構築が必要となり、導入コストが高額になりがちです。また、アップデートやメンテナンスを自社で行わなければならず、担当者を置く必要があります。

パッケージ型（インストール型）

パッケージ型は、ソフトウェアを購入しPCにインストールして利用するタイプです。クラウド型やサブスクリプションが普及したため活用シーンは少なくなりましたが、経理担当者が一人しかいない小規模企業や個人事業主には適しているケースもあります。

請求書発行システムを導入するメリット

請求書発行システムの機能は、請求書発行業務の効率化や負担軽減に大きなメリットをもたらします。ここでは請求書発行システムを導入するメリットについて解説します。

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請求書発行に係る業務効率化・可視化

請求書発行システムの導入で、請求書発行業務はもちろん、それらに係る業務の効率化・可視化が成されます。

• 請求書の作成・印刷から封入・発送業務
• 請求データの取り込み・入力作業
• 取引先ごとに合わせた請求書テンプレートの変更
• 請求書データの保存・保管・整理業務
• 入金管理・入金消込作業

膨大な量の請求書を扱う作業ですから、必要項目やテンプレートの登録、請求データの取り込みなど基本業務を自動化するだけでも大幅な業務効率化がかないます。同時に、請求書や取引データもシステム内に保管され、シームレスな情報共有も可能になります。

ヒューマンエラーの防止

請求書発行業務を手作業で行った場合、どれだけ注意していても請求書の誤記入などによる誤請求や請求漏れ、誤送付・誤送信といったヒューマンエラーを防ぎ切れないものです。

その点、請求書発行システムなら取引先の情報を一元管理しているため、請求状況が把握しやすく請求漏れや二重請求を防げます。誤入力へのアラート機能・自動発行機能は、作成や送付忘れをサポートしてくれる強い味方となるでしょう。

コスト削減

請求書を相手に郵送する方法の場合、請求書の紙代や印刷代、郵送費などが発生します。1件あたりの費用は少ないものですが、取引先が多くなるほど請求書発行コストは膨らんでいきます。

また、請求書発行で発生しているコストはそういった資源だけに留まらず、請求書の作成・管理における時間や労力もコストであることを忘れてはいけません。

請求書発行システムで請求書発行業務をDX化することは、資源を削減し無駄な経費コストを発生させないだけでなく、担当者や部門の業務を円滑にし新たなチャンスにつなげる時間ももたらしてくれます。

テレワークの推進

クラウド型やマルチデバイス対応の請求書発行システムなら、時間や場所を選ばず請求書の発行関連業務が行えます。CRM・販売管理システムと連携していれば、データ変更も連動するため部門間での伝達ミスや手間も省けます。

働き方の多様性が支持され、テレワーク・リモートワークも近年で一気に推進されました。こういった請求書発行業務のDX化は、企業イメージ向上にも効果的です。

法改正に対応できる

2022年1月に電子帳簿保存法の改正、2023年10月にはインボイス制度が開始となり、近年で請求書発行業務の負担はより大きなものとなりました。今後も細かな法改正のたびに対応しなければならないとなると、担当者のストレスも増える一方です。

その点、請求書発行システムを導入すると、法的知識に乏しい人でも法令を遵守した経理業務が可能です。法改正した際にも自動でアップロードしてくれるため、ミス軽減にも貢献してくれるでしょう。

透明性の高い経理業務を維持したいとお考えなら、今一度担当者の負担軽減へもフォーカスしてみましょう。

請求書発行システムを導入するデメリット

請求書発行システムの導入は多くのメリットがある一方、企業全体に大きな変化をもたらし「デメリット」として影響を及ぼすこともあります。ここでは、請求書発行システム導入で発生し得るデメリット3点について解説します。

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取引先のインターネット環境も必須

請求書発行システムを導入すると、請求書は電子化されインターネットを通じてやり取りすることになります。そのため、送付する自社側はもちろんのこと、取引先もインターネット環境が必要になります。

請求書発行システムを使って取引先へ請求書を発送したい場合は、事前にインターネット環境などの状況を確認しておきましょう。

社内フローの見直しが必要になる

請求書発行システムを導入して請求書を電子化した場合、請求書発行に関する社内の規則やワークフローを変更する必要が出てきます。見直しとなる規則量は企業によって異なりますが、それがグループ会社や子会社まで及ばないとは言い切れません。

企業全体の業務刷新となることを理解したうえで、無料トライアル期間を活用しまずはスモールスタートから、最適な導入計画のもと着実なステップを踏んで実務に落とし込みましょう。

導入費用がかかる

クラウド型の請求書発行システム導入費用相場は以下の通りです。

• 初期費用：0円～30万円程度
• 月額料金：2～5万円程度

定額制プランが目立つ一方で、従業員・ユーザー数に応じた従量課金制サービスも多くみられます。いくら多機能・高性能だからといって、企業形態にあったシステム選定をしなければ、コストばかりが膨大になる可能性もあります。

無駄なコストを発生させないためにも、適切な選定ポイントを理解したうえで請求書発行システムを比較しましょう。失敗しないシステム選びについては以下の記事で解説しています。

＼詳しくはこちらの記事をチェック／

請求書発行システムの主な機能

請求書発行システムには、基本的に以下のような機能が搭載されています。

基本機能の他に、請求書発行後の入金消込や自動催促などの請求管理機能が備わったツールもあります。請求書発行システム導入に先駆け、自社の形態に合わせて求める機能にも優先順位をつけておきましょう。

請求書発行システムの選び方・比較ポイント

では実際に請求書発行システムを選ぶ際、どのようなポイントに着目すれば自社にぴったりのツールを見つけられるのでしょうか。最適な請求書発行システムを導入する際の選び方・ポイントについて解説します。

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企業規模・料金体系

請求書発行システムは、企業規模に合わせた料金展開がされています。大規模企業に比べ、小規模企業の方が発行・受領枚数が少なくなることから、業務で取り扱う請求書枚数に合わせた料金設定がされています。

精度や多機能さにばかり注目していると、コストばかりが増えてしまうこともあります。自社の規模や形態、業務フローに合わせたシステム選びを忘れないようにしましょう。

機能

請求書発行システムの搭載機能によって、自社のDX化される業務範囲が決まってきます。請求書発行システムの機能タイプを大まかに分類すると以下のようになります。

• 請求書発行特化タイプ
• 請求書受領特化タイプ
• 発行・受領一元管理タイプ
• 承認フロー効率化タイプ
• 入金・売上管理効率化タイプ

自社が「請求書発行システムでどこまで管理したいか」を考慮し、機能をピックアップしていくのがよいでしょう。ただし、多機能になるほど当然価格は高くなります。既存システムとの兼ね合いにもフォーカスし、欲しい機能に優先順位をつけていきましょう。

法対応

2022年1月の電子帳簿保存法改正、2023年10月のインボイス制度開始に伴い、請求書発行システムでもそれらに対応する機能が搭載されました。法令に則った形で請求書処理・管理を行うには、まず法令を学ぶことから始めなければならないと誰しもが思うでしょう。

その点、法対応された請求書発行システムであれば、法令に詳しくない人材でも正しく処理ができるうえ、今後また法改正された場合にも自動でアップデートしてくれるため、担当者の負担を大幅に軽減できます。

業務効率化やDX化と同時に、長期の目線で見た透明性の高い経理維持も、企業の大切な役割であることを忘れてはいけません。

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

参考：インボイス制度の概要｜国税庁

連携サービス

そもそも請求書とは、販売管理や会計処理のデータをもとに発行されるため、他システムとの連携を推奨し展開されているツールも多くあります。請求書の発行・受領に特化したシンプルな機能の他に、承認フローや入金管理までカバーしたいと考えているなら、連携サービスとの相性も重要な比較ポイントになります。

システム連携により、取引先の基本情報・取引内容・金額などの入力が自動化され、転記ミスや手間も減らせます。口座データと連携していれば、入金消込まで自動で行ってくれるツールもあり、従来の請求書発行業務の80％削減を達成した企業もあるほど、請求書発行システムと連携サービスの相性は大切な要素です。

操作性

請求書発行システムは、経理担当者が使いやすいものを選びましょう。操作しにくいシステムは敬遠されるため形骸化の恐れがあり、せっかくの導入コストも無駄にしかねません。

担当者・利用者双方に無料トライアルの期間を設け、現場の意見に耳を傾けましょう。トライアルして初めて、必要な機能・不要な機能が見えてくることもあります。

サポート体制

初めてのITツール導入や知識不足に不安がある場合、ベンダーのサポート体制も確認しておきましょう。サポートといっても導入時のみの期間限定であったり、サポート範囲外の機能や時間帯などさまざまに設定されています。

請求書発行業務が企業の資金フローに大きく影響することも踏まえ、見積もり時に相談できるよう不安点をあげておくのが望ましいです。

セキュリティ

請求書業務では機密性の高いデータを多く扱います。これらのデータが流出すれば顧客や取引先からの信頼を失うことになります。データを適切に管理するためにも、請求書発行システムは、セキュリティが万全なものを選ぶ必要があります。

たとえばサイバー攻撃やハッキング対策には、データ通信を暗号化（SSL暗号化）できるシステムや2段階認証を設けたシステムがおすすめです。あるいは不正アクセス・ウイルス感染といった異常を検知する機能が強化されたシステムも良いでしょう。

それらのセキュリティ対策が連携しているシステムまで及ぶのかも合わせて確認しましょう。

請求書発行システムの自作は可能か

理論的に、請求書発行システムを自作すること自体は可能です。しかし、自作のシステムを利用する場合には以下のような問題点をクリアする必要があります。

1. セキュリティ上の問題
2. 請求書のフォーマットと法的要件
3. データベースの設計
4. ユーザーインターフェースの設計

請求書発行システムは個人情報を含む情報を取り扱うため、厳重なセキュリティのもと利用することが推奨されます。また、取引先ごとに異なる請求書フォーマットへの対応、更新されていく法的要件を満たすためには「専門知識を有する担当者の配置」と「多大な労力」を要します。

上記をクリアした上で、長期的なデータベースやユーザーインターフェースの設計・運用を行う必要があるため、たとえ目先のコストが抑えられるとしても、請求書発行システムの利用をおすすめします。

まとめ

請求書発行システムは、請求書の作成から取引先への送付まで一連の業務を自動化し、効率化できるシステムです。システムによる自動化はヒューマンエラーの防止になるほか、インターネット経由で使用でき、テレワークの促進など多くのメリットがあります。

請求書発行システムには請求書の作成・送付や作成したデータの保管のほか、入金管理などの機能を持ったものもあります。導入には初期費用や月額費用がかかりますが、導入により費用以上の費用対効果が見込まれます。

請求書発行システムを選ぶ際、企業規模に合わせた料金形態をベースに求める機能を精査し、電子帳簿保存法・インボイスに対応しているかを確認することで、失敗なく最適なツールが選べるでしょう。