販売管理に必要なワークフローシステムとは？導入のメリットや選び方を解説

販売管理とは、自社が提供している商品・サービスがどれだけ売れたか、使われたかを管理することです。本記事では、販売管理に必要不可欠であるワークフローシステムについて、導入することで得られるメリットやデメリット、システムの選び方などをわかりやすく解説します。

目次

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1. 販売管理とは
2. ワークフローシステムとは
3. 販売管理の主な業務フロー
4. ワークフローシステムで販売管理の効率化が可能
5. ワークフローシステムを導入するメリット
6. ワークフローシステムを導入するデメリット
7. ワークフローシステムの選び方
8. まとめ

販売管理とは

販売管理は、企業が製品やサービスの販売活動を効率的に管理するためのプロセスです。受注から出荷、請求、在庫管理、顧客サポートまでの流れを管理し、効率化と顧客満足度向上を目指します。

具体的な業務には受注管理、出荷管理、請求管理、在庫管理、仕入管理などがあります。販売管理の目的は、受注処理の効率化、出荷管理の正確性、請求処理の迅速化、在庫管理の最適化、顧客満足度の向上です。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムは、組織内の業務プロセスを自動化し、タスクの進行状況や承認フローを管理するシステムです。申請者が必要な情報を入力し、承認者がそれを承認するという一連の流れを電子的に行います。

ワークフローシステムの導入により、業務の可視化や自動化、スムーズな情報共有が実現され、業務の効率化、生産性の向上に貢献します。また、異なる部門や拠点間の連携や追跡も容易になり、組織全体の効率性も高まります。

ワークフローとは

ワークフローとは、業務の手続きや工程を管理するための仕組みであり、「業務フロー」とほぼ同義です。ワークフローでは、業務の流れや手順を明確に定義化し、タスクの割り当てや進捗管理、承認プロセスなどを効率化します。

なお、ワークフローの目的は、業務の効率化や品質向上であり、ミスの削減やタスクの追跡・進捗管理を支援します。ワークフローシステムは、このワークフローを自動化し、デジタル化するためのソフトウェアやツールのことを指します。

販売管理の主な業務フロー

販売管理の主な業務フローは、商品の受注から出荷までの一連の流れを管理するプロセスです。業務フローを効率的に遂行することで、受注処理の迅速化や在庫の最適化、顧客サービスの向上などを実現することができます。

ここでは、販売管理の主な業務フローについて解説します。

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受注管理

受注管理では、顧客からの注文を受けてから商品出荷までの一連のプロセスを管理します。まず、見積書を作成して顧客に提示し、価格や納期などの条件を合意します。契約が成立したら受注処理を行い、受注伝票や納品書を発行します。

在庫の確認や納期の調整、出荷手配などを適切に行い、商品を顧客に納品します。なお、受注管理の目的は注文を正確かつ効率的に処理し、顧客満足度を向上させることです。また、正確な受注情報の記録や分析も重要であり、効率的な在庫管理や売上分析に貢献します。

出荷管理

出荷管理は、受注情報を基に、商品の出荷と顧客への納品を管理する業務です。具体的には、在庫確認や出荷手配を行い、適切な梱包と配送業者の手配を行います。そして、納品書や出荷指示書などの書類を作成し、商品を顧客に送ります。

納品後は受領証の確認や追跡を行い、顧客に正確に納品されたかを確認します。出荷管理は在庫管理や納期遵守のために重要であり、効率的かつ正確な出荷プロセスを確保し、顧客満足度を向上させます。

請求管理

請求管理は、商品やサービスの販売に関する顧客への請求書を発行し、入金管理を行う業務です。請求書の発行では、取引内容や金額を明確に示し、支払い期限を設定します。入金状況の確認は重要であり、未払いの場合は催促や支払い調整の手続きが必要です。

また、請求データの管理や売上データの分析によって、収益状況やキャッシュフローの把握が可能となります。正確な請求管理を行うことにより、キャッシュフローの安定や顧客との信頼関係構築に貢献します。

在庫管理

在庫管理は、商品の在庫状況を正確に把握し、適切に管理する業務です。在庫管理では、入庫や出庫、棚卸、在庫数の確認などが行われます。入庫では商品を受け入れ、出庫では顧客への出荷や製造への供給を行います。

定期的な棚卸によって在庫数の確認を行い、在庫の過不足を防ぎます。正確な在庫管理は、生産計画や受注処理に影響を与え、顧客への迅速な対応や在庫コストの最適化に繋がります。

仕入管理

仕入管理では、企業が商品や資材を効率的に調達するための業務を管理します。まず、必要な商品や資材の需要予測を行い、仕入先を選定します。見積もりの取得や価格交渉を経て、最適な条件で契約を締結し、発注を行います。

そして、仕入先からの納品があったら、品質や数量の確認を行い、検収処理をします。その際の支払いは、仕入先からの請求書に基づいて行われます。適切な仕入管理は、コスト削減や生産性の向上に繋がります。

ワークフローシステムで販売管理の効率化が可能

ワークフローシステムを導入することで、販売管理業務の効率化が実現します。受注や出荷、請求などの各業務プロセスを自動化し、情報の一元管理やタスクの自動割り当て、承認フローの追跡などが可能となります。

これにより、作業のミスや遅延を減らし、業務の迅速化と品質向上を実現します。また、リアルタイムなデータ分析やレポート機能により、在庫状況や売上の把握が容易になり、意思決定の速度も向上します。

さらに、柔軟なカスタマイズや統合性の高さによって、企業の独自の販売プロセスに合わせた最適な業務フローを構築できます。その結果、ワークフローシステムの導入により、販売管理の効率化と競争力の向上が期待できます。

ワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローシステムの導入には多くのメリットがあります。ワークフローシステムの導入は、企業の業務効率化や競争力強化に貢献する効果的な手段となります。ここでは、ワークフローシステムを導入するメリットについて解説します。

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業務の進捗状況の可視化

ワークフローシステムでは、ワークフローが可視化されるため、どのタスクがどのステップに進んでいるか、誰が担当しているかなどが一目で把握できます。これにより、業務の進捗状況や課題の特定、ボトルネックの把握が容易になります。

また、リアルタイムなデータ共有により、関係者間で情報を共有しやすくなり、意思決定のスピードも向上します。さらに、進捗状況の可視化によって、業務プロセスの改善点や効率化のポイントを見つけやすくなり、持続的な業務改善に繋げることができます。

承認フローのスピードアップ

ワークフローシステムは、自動化されたプロセスによって承認プロセスを効率化します。タスクを自動的にルーティン化し、承認者に通知を送信します。これにより、承認者はリアルタイムでタスクにアクセスし、適切な承認・拒否の判断を行うことができます。

また、ワークフローシステムはタスクの進捗状況や待ち時間を可視化し、ボトルネックや遅延を特定することも可能です。これにより、承認フローの迅速な処理と効率化が実現され、ビジネスプロセス全体の生産性と効率性が向上します。

稟議に関する手間や負担の軽減

稟議の申請や承認プロセスが電子化されることで、紙ベースの手続きや面倒な書類作成を省くことができます。例えば、申請を行う際、申請者はオンラインフォームを使用して稟議内容を入力し、必要な添付ファイルをアップロードします。

その後、ワークフローシステムが自動的に適切な承認者に通知を送り、承認者は電子的に稟議を確認・承認することができます。これにより、書類の作成や印鑑の押印などの手間が不要となり、稟議にかかる時間や負担を大幅に軽減することができます。

さらに、稟議の進捗状況や履歴もシステム上で確認できるため、情報の透明性や追跡における利便性も向上します。

アラート通知で不正・改ざんの防止

申請や承認プロセスが電子化されるワークフローシステムでは、厳密なアクセス権限やログ記録が行われます。これにより、認証されていない者が操作を行ったり、書類やデータを改ざんすることが防止できます。

また、ワークフローシステムは、自動的にルールやルートを適用し、事前に定義された承認フローに従って運用されます。これにより、手動による意思決定のバイアスやヒューマンエラーが軽減され、公正で一貫性のあるプロセスが確保されます。

さらに、システム上でのデータの記録や、アラート通知・監査機能により、不正行為や改ざんの検出・追跡が容易になります。その結果、企業は不正行為のリスクを低減し、信頼性と透明性の高い業務運営を実現できます。

業務フローに合わせたカスタマイズ

ワークフローシステムの種類によっては、使用目的や方針の転換に合わせたカスタマイズができるものがあります。つまり、自社にとっても効果的な場合があり、業務フローに合わせたカスタマイズによって、業務内容の変更を行う際にも対応しやすくなります。

具体的には、承認フローや稟議における規約が改正された場合や、新たな人材の配置によって業務内容が変わる場合に、システムのカスタマイズ機能があると便利です。ワークフローシステムのメリットを高めるためにも、カスタマイズ性に注目しましょう。

ワークフローシステムを導入するデメリット

ワークフローシステムを導入することで、いくつかのメリットを得られますが、同時にデメリットが存在することに注意する必要があります。例えば、システムの運用を行う際には、従来の方法とは違う申請フォームを新たに作成し、承認ルートを設定する必要があります。

そして、申請の内容や承認フローに不備があった場合には、アラート通知などによって不備を検知するために、機能面の初期設定も行わなければなりません。これらの設定を正しく行わないと、実際にシステムを使用する現場に混乱が発生してしまう恐れがあります。

特に、すでに社内で利用している他の労務管理システムなどとの連携を行いたい場合は、双方が連携に対応しているか、正常に作動するかなどを確認することが重要です。つまり、ワークフローシステムの効果的な運用に向けては、複数の確認事項が存在します。

また、システムの操作を正しく行ってもらうためには、事前に使用者への教育・研修が必要です。中でも、業務フローに関するシステムの導入が初めての場合、運用が定着するまでは業務の効率が低下し、業績にも関わる可能性があることも留意しなければなりません。

ワークフローシステムの選び方

ワークフローシステムを選ぶ際には、いくつかの重要なポイントを考慮する必要があります。適切なシステムの導入により、業務プロセスの効率化や品質向上、コスト削減などの効果を実現できます。以下では、ワークフローシステムの選び方について解説します。

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自社に合った導入形態か

ワークフローシステムを選ぶ際には、2つの導入形態がポイントです。1つ目は「クラウド型」で、インターネット経由でシステムにアクセスし、プロバイダーが管理・運用する形態です。初期費用・運用コストが安価で、柔軟にスケーリングできる利点があります。

そして、もう1つは「オンプレミス型」です。オンプレミス型は自社内でサーバーを構築し、システムを導入・運用する形態です。データのセキュリティやカスタマイズ性の高さが利点ですが、導入コストや運用負担が大きいのが懸念点です。

どちらの導入形態が適しているかは、自社のニーズや要件によるため、自社の状況や要件を考慮し、適切な導入形態を選択することが重要です。また、システムのセキュリティ面やベンダーの信頼性、カスタマーサポート体制なども比較検討しましょう。

十分な機能を搭載しているか

承認ルートの設定における自由度が高いかどうかを確認し、企業独自の承認プロセスに合わせて、柔軟にカスタマイズできるかを検討するのも大切です。

また、アラート機能の有無も確認しましょう。販売管理では、納期や在庫状況などの重要な情報を、迅速に把握する必要があるため、適切なタイミングでアラートを受け取ることで、業務の効率化や問題の早期解決が可能となります。

さらに、他のシステムとの連携機能も重要です。販売管理には、在庫管理や受注管理など他のシステムとの連携が必要となる場合があるため、ワークフローシステムが他のシステムとのシームレスなデータ連携をサポートしているかを、しっかりと確認しましょう。

これらの機能が、ワークフローシステムに十分に備わっていることにより、販売管理業務の効率化や、情報の正確性の向上に繋げることができます。

機能に見合ったコストか

ワークフローシステムを選ぶ際には、機能に見合ったコストかどうかを検討しましょう。一般的に、機能が豊富なワークフローシステムほど、高価になる傾向があります。そのため、自社の必要な機能と予算を考慮し、最適なバランスを見つけることが重要です。

例えば、クラウド型とオンプレミス型ではコストの内訳が異なります。クラウド型は初期費用を抑えられる利点があり、柔軟性やスケーラビリティにも優れています。

対して、オンプレミス型は独自のセキュリティや管理の強化が可能ですが、高い導入コストと合わせた運用コストを考慮する必要があります。これらを考慮しながら、自社の要件と予算に合わせたコストの内訳や将来的な負担を算出し、システムの選択を行いましょう。

使いやすいシステムか

使いやすいシステムは、従業員が簡単に申請や承認ができるため、業務の効率化やミスの軽減に繋がります。システム選びの際、画面が見やすいかどうかなど、操作のしやすさは重要なポイントです。

システムの中には、従来の申請フォーマットを使えるなど、既存の業務フローを尊重したものもあります。使い慣れたフォーマットや、見慣れた画面デザインは従業員のストレスを軽減し、スムーズな導入にも繋がります。

また、使いやすいシステムはトレーニングやサポートの負荷も軽減するため、従業員全員が使いやすいワークフローシステムの選択は、効果的な導入と業務効率化を実現するために重要です。

以上を踏まえて、使いやすいシステムを選定する際には、利用者の意見を取り入れたり、デモや無料トライアルを活用したりして、使い勝手を確認することがおすすめです。

まとめ

ワークフローシステムは販売管理の効率化に貢献します。受注管理や出荷管理、請求管理などの主要業務フローを自動化し、作業の効率化やミスの軽減を実現します。

その他にも、販売プロセスの可視化や承認フローのスピードアップ、稟議の簡素化など、多くのメリットがあります。

ワークフローシステムを選ぶ際のポイントは、自社のニーズに合った導入形態（クラウド型またはオンプレミス型）、機能の充実度、費用対効果の確認、使いやすさなどです。さらに、柔軟なカスタマイズ性や他システムとの連携機能も重要です。

ワークフローシステムの導入により、販売管理の業務効率化や品質向上が期待できます。自社のニーズに合ったシステムを選び、生産性の向上と競争力の強化を実現しましょう。