経費精算ワークフローのシステム化がおすすめな理由｜メリットを解説

経費精算のワークフローの課題として、申請者の入力漏れ・ミスによる差し戻しやコストがかかることなどが挙げられます。これらの課題解決には、経費精算ワークフローのシステム化がおすすめです。本記事では、経費精算ワークフローのシステム化のメリットなどを解説しています。

目次

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1. 経費精算のワークフローにありがちな課題
2. 経費精算のワークフローを効率化する方法
3. 経費精算・ワークフローシステムを導入するメリット
4. 経費精算・ワークフローシステムを導入するデメリット
5. 経費精算にワークフローシステムを導入する際のポイント
6. 経費精算・ワークフローシステムの選び方
7. まとめ

経費精算のワークフローにありがちな課題

ワークフローとは、業務の流れや手順を明確化し、効率化するための仕組みです。特定の業務やプロセスの一連のステップや承認フローとして定義し、タスクの進捗状況や担当者を可視化します。

経費精算をワークフローで運用する場合、いくつかの課題が存在します。ここではまず、経費精算のワークフローにありがちな課題について解説します。

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入力漏れ・ミスによる差し戻し

従業員が経費精算の申請を行う際に、書き方がわからず項目を漏れさせたり、正確な金額や詳細を記入しなかったりすることがあります。これにより、申請が不完全な状態で上司や経理部門に送られ、承認や処理が遅れたり、再度修正を要求されたりします。

入力漏れやミスによる差し戻しは、経理部門や管理者の作業量も増加し、時間とリソースの浪費につながります。差し戻しは、経理作業の効率性や正確性の低下を招く直接的な原因の1つです。

進捗状況の把握ができない

経費を申請し、承認プロセスが進行する間、上司や経理部門が現在の進捗状況を把握することは難しいです。通常の経費精算プロセスでは、申請書類や承認の進行状況が紙ベースで行われるため、書類が今誰の手にあるのか確認することは困難といえます。

上司や経理部門は申請がどの段階にあるのか把握できず、これが原因で適切な対応や返答が遅れる場合もあります。進捗状況の不透明さは承認や処理の遅延を発生させ、処理を待っている従業員の不安を募らせることにもつながります。

時間・コストがかかる

経費精算は、申請・承認・支払いといったプロセスで行われます。一見単純そうなプロセスですが、情報の収集や検証、記録などが必要となるため、経費精算は複雑で処理に時間がかかります。

また、経費精算は通常、複数の関係者（従業員、上司、経理部門など）が関与するため、コミュニケーションや承認プロセスでの調整が必要となり、これにも時間とコストがかかります。

さらに、経費精算は細かい領収書や請求書などの文書を扱う性質上、情報の整理やデータ入力などの作業が必要です。これらの作業には、人的リソースやコストがかかります。以上の理由から、経費精算のワークフローは時間とコストを要します。

書類を紛失する可能性がある

紙を使用した経費精算は、承認されるまでに複数の関係者間でやり取りが行われるため、途中で紛失する可能性があります。紛失したことに気付かなければ、申請したはずの経費は精算されません。

また、紛失以外にも申請書を汚したり破損したりといったことが起きる可能性があり、申請書の作成からやり直しになるといったケースもあります。

経費精算のワークフローを効率化する方法

経費精算のワークフローを効率化するには、ソフトウェアやツールを導入して、デジタル化することをおすすめします。

ここでは、経費精算のワークフローを効率化する方法として「ワークフローシステムの導入」「ワークフロー機能を搭載した経費精算システムの導入」について解説します。

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ワークフローシステムの導入

ワークフローシステムは、業務プロセスの自動化と管理を支援するシステムです。機能にはタスク割り当てや進捗監視、通知などがあります。効率的な業務フローの確立や、生産性向上を実現します。

ワークフローシステムによって経費精算を運用することで、申請・承認・差戻し・決裁などの一連の業務フローをシステム上で管理し、進行状況をリアルタイムで把握できます。承認ルートの設定機能もあり、自動的に回覧や条件分岐を行うことも可能です。

また、外部システムとの連携により申請データの入力を効率化し、決裁後の処理を円滑化することができます。これにより、業務プロセスのスピードアップやエラーの削減、生産性の向上が実現します。

ワークフロー機能を搭載した経費精算システムの導入

経費精算システムは、経費の申請・承認・処理を効率化するためのツールです。従業員はシステム上で経費を申請し、必要な情報や領収書を添付します。申請はワークフロー機能によって管理され、承認者に自動的に通知されます。

ワークフロー機能を搭載した経費精算システムは、経費精算に特化しており、経路検索や運賃計算、交通系ICカードとの連携機能などが備わっています。また、経費精算に必要なデータを効率的に抽出し、申請プロセスを効率化します。

経費精算システムの導入により、手作業での処理時間やエラーが削減され、業務プロセスが迅速かつ正確になります。また、データの集計や分析も容易になり、経費管理の改善に貢献します。

経費精算・ワークフローシステムを導入するメリット

経費精算・ワークフローシステムの導入には、多くのメリットがあります。経費処理の効率化と正確性の向上につながり、組織全体の生産性向上と業務のスムーズな運営に貢献します。以下は、経費精算・ワークフローシステムのメリットについて解説します。

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コスト削減

システムの導入により、紙ベースの経費処理に比べてコスト削減が実現できます。紙や印刷物の使用量が減少し、印刷・配布・保管に関わるコストが削減されます。また、手作業によるエラーや遅延が減り、再作業や修正のコストも低減します。

従来の紙ベースでは、印刷や保管にかかるコスト、申請や承認の遅延、紛失や紙の破損によるデータの喪失などのリスクがあります。ワークフローシステムの導入により、これらのデメリットを解消し、コスト削減や効率向上が実現されます。

業務の効率化

従来の紙ベースの場合、経費申請や承認に時間がかかり、エラーや遅延が発生しました。しかし、システムでは申請と承認プロセスが自動化され、リアルタイムで進捗を把握できます。

これにより、申請者と承認者のコミュニケーションがスムーズ化し、迅速な承認と処理が可能となります。また、データの集計や分析も容易に行え、経費管理や予算編成の効率化が実現します。

セキュリティ対策の強化

システムの導入により、セキュリティ対策の強化も促進します。従来の経費管理では、経費関連の書類やデータは紛失や漏えいのリスクがありました。しかし、システムではデータの暗号化・アクセス制御・ログの記録などのセキュリティ対策が強化されています。

また、データのバックアップや災害対策もシステムが自動的に行います。これにより、機密性とデータの安全性が確保されます。

ミス・トラブルの防止

従来の経費精算では、手作業による入力ミスや書類の紛失、承認漏れなどが課題でした。しかし、ワークフローシステムでは自動化されたプロセスにより、これらのリスクを防止できます。

申請者はシステム上で正確なデータを入力し、承認者もリアルタイムで申請内容を確認できます。また、システムは進捗状況を可視化し、申請者や管理者が常に最新の情報を把握できるため、承認漏れや遅延を防止できます。

さらに、データの一元管理により、トラブル発生時の追跡や調査が容易になります。これにより、ミスやトラブルのリスクを低減し、業務の効率性と正確性を向上させることができます。

オフィス外からの申請が可能

経費精算のワークフローをシステム化することで、オフィス外からも経費精算が行えます。システムを利用することで領収書などを紙ではなくデータで提出でき、申請や承認のための出社が不要になります。

オフィスにいる時間が短い営業担当者や長期出張に出ている場合でも、出先から経費の申請や承認が行えます。リモートワークを積極的に取り入れたい企業にとっても、大きなメリットといえます。

経費精算・ワークフローシステムを導入するデメリット

経費精算システムやワークフローシステムの導入には、いくつかのデメリットも考慮する必要があります。メリットだけでなくデメリットについてもチェックしておきましょう。以下に、システムの導入のデメリットについて解説します。

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特定の承認者に負担がかかる可能性がある

承認者が複数の申請や承認業務を担当する場合、特定の承認者の作業量が増加する可能性があります。

この負担を軽減するためには、承認ルートを適切に設定し、必要な承認者を均等に分散させるのが効果的です。また、自動化や条件付きルールの導入により、承認プロセスを効率化し、短縮することができます。

さらに、システム上での通知やリマインダー機能を活用し、承認者に対して申請の優先順位や期限を明確に伝えることも重要です。これにより、承認者の負担を最小限に抑え、スムーズな承認プロセスを実現できます。

社内に浸透しない可能性がある

従業員が新しいシステムに対する抵抗感や変化への不満があると、システムが社内に浸透しない可能性があります。

この課題を克服するためには、まず、従業員への適切な教育とトレーニングを提供し、システムの使い方やメリットを明確に伝える必要があります。また、導入前から関係者の意見を聞くことや、システムの利便性や使いやすさを強調することも重要です。

さらに、管理者のサポートや積極的な導入推進活動も必要です。実際の運用での成功事例や利点を共有し、従業員がシステムの価値を実感できる環境を作りましょう。以上の対策により、社内浸透を促進することで、システムの効果的な活用を実現できます。

経費精算にワークフローシステムを導入する際のポイント

ここでは、経費精算にワークフローシステムを導入する際のポイントについて解説します。以下のポイントを踏まえて、業務の効率化と正確性向上を図りましょう。

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承認ルート・承認者を明確にする

適切な承認ルートを設定し、申請者から上位管理者への承認フローを明確にすることで、効率的な処理とタイムリーな承認が実現できます。また、適宜承認ルートを見直すことも重要です。

組織の変化や業務の変更に応じて、承認プロセスを柔軟に調整することで、業務の迅速な進行と滞りのない経費精算が可能となります。

定期的なルートの見直しや改善を行うことで、適切な承認者の指定やプロセスの合理化が図れます。このような見直しは、経費精算プロセスの効率化と透明性の向上に貢献します。

申請内容の確認・差し戻し基準を明確にする

明確な基準を設定することで、申請者は必要な情報を正確に提供し、承認者は効率的に申請内容を確認できます。また、差し戻し基準を設けることで、誤りや不備があった場合に素早く指摘できます。これにより、承認プロセスが迅速になり、申請の正確性が向上します。

さらに、基準を明確にすることで申請者と承認者の間でのコミュニケーションが円滑になり、不必要なやり取りが減ります。透明性が高まり、経費精算プロセス全体の効率化と信頼性の向上に貢献します。

経費精算・ワークフローシステムの選び方

ワークフロー機能付きの経費精算システムやワークフローを選ぶ際は、以下のようなポイントに考慮しましょう。これらのポイントを踏まえ、自社のニーズにあったシステムを選ぶことで、効率的で適切な経費処理が実現できます。

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申請フォーマットを設定しやすいか

システムを選ぶ際は、申請フォーマットが設定しやすいかを確認しておきましょう。特に、既存のフォーマットをそのまま利用できるシステムは、スムーズに導入できます。

既存のフォーマットを活用することで、既に組織内で使われているフォーマットやテンプレートを再利用でき、導入の手間や時間が大幅に削減されます。従業員は慣れ親しんだフォーマットを使うことで、申請作業がスムーズに進行し、エラーや混乱も軽減されます。

承認フローを自社に合わせてカスタマイズできるか

承認フローを自社に合わせて柔軟にカスタマイズできることは、システムを選ぶ際の重要なポイントとなります。特に承認フローが複雑な場合は、自社独自の組織体制や業務ルールに合わせて、複数の承認ステップや条件分岐を設定できることが求められます。

カスタマイズ性が低い場合、複雑な承認フローを実現することが難しく、業務の効率化や適切な管理が阻害される可能性があります。導入前にシステムのカスタマイズ性を確認し、必要な条件やルールを組み込むことで、経費精算の承認プロセスを円滑に実現できます。

カスタマイズの柔軟性が高いシステムを選択することで、経費精算の正確性と透明性を確保し、組織の要件に最適化した効果的な承認フローを構築できます。

既存システムとの連携性が高いか

既存システムとの連携により、経費データの自動取り込みや共有が実現します。これにより、重複入力やデータの不整合を防ぎ、業務の効率性が向上します。

例えば、既存の会計システムや給与システムと連携すれば、経費データの会計処理や給与計算に手間をかけずに済みます。また、経費データの一元管理により、分析や予算編成が容易になり、経営判断の質を高めることも可能です。

連携性の高いシステムを導入することで情報の流れがスムーズになり、業務プロセスの効率化と正確性が実現されます。

まとめ

経費精算・ワークフローシステムの導入にはメリットとデメリットがあります。メリットとしては、業務の効率化、正確性向上、コスト削減、セキュリティ強化が挙げられます。

一方、デメリットとして、特定の承認者に負担がかかる可能性があり、システムが社内に浸透しない可能性があります。選ぶ際のポイントとして、既存システムとの連携性や承認フローのカスタマイズ性、セキュリティ対策について確認しましょう。

これらを考慮し、経費精算・ワークフローシステムの導入計画を立てることで、効率的な経費処理と業務の円滑化を実現できます。