ワークフロー管理とは？システム導入のメリットや選び方を解説

ワークフロー管理とは、業務の申請から承認までの定型化されたプロセスを円滑に進めるための管理です。ワークフロー管理システムを導入することで、人事・経理などの業務を効率化できます。この記事では、ワークフロー管理の概要やシステムのメリット、選び方などを解説します。

目次

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1. ワークフロー管理とは
2. ワークフロー管理が必要な業務例
3. ワークフロー管理システムを導入するメリット
4. ワークフロー管理システムの選び方
5. まとめ

ワークフロー管理とは

ワークフロー管理とは、企業で必要な書類などの申請・承認までのルート管理を指します。複数人の人員が携わる業務をどのようなルートで行うかを設定し、無駄な業務を増やさないように処理工程を一本化して業務を効率化することが目的です。

はっきりしたワークフローが定まっていないと、プロセスの漏れや承認忘れなどが生じますが、ワークフロー管理を設定すれば業務の流れが円滑になりミスの防止にもなります。

ワークフローとは

ワークフローとは、業務や工程の流れを意味する用語です。企業ごとに業務の申請から承認までのルートが異なりますが、その流れを図式化したものがワークフローになります。

例えば、営業等で発生した交通費を申請する場合は、従業員が申請書を作成・提出し、上長の確認・承認後に経理に書類が回り、経理がミスや不正が無いかを確認した後に支払われる、といった流れになります。

こういったワークフローは複数人の従業員を経由して行われるため、どうしても業務が滞りがちになり、手作業ではミスが発生してしまうのが課題でした。ワークフロー管理をすることで、申請方法を分かりやすくして業務をスムーズに進めることができます。

ワークフロー管理の重要性

ワークフロー管理は、業務の進捗状況を見える化して業務効率化を図る点において、重要な役割を担っています。ここでは、ワークフロー管理の重要性を詳しく解説します。

業務の進捗状況を見える化する

ワークフローを設定しても適切に管理できなければ、業務の流れや進捗状況を可視化できないため、スムーズな進行は望めません。申請した書類がなかなか承認されない場合、プロセスがどこで止まっているのか判断できないためです。

業務の無駄や非効率な部分を解消して、ワークフローの最適化を図るためには、ワークフローを見える化して、社員がリアルタイムで業務の進捗状況を把握できるようにすることが求められます。

業務効率化を図る

ワークフロー管理は、業務効率化においても重要な役割を担っています。従来のペーパーで行う申請・承認作業では、ワークフローに関わる承認・決裁権限者に書類を渡すために、郵送や手渡しなどの手段をとる必要があり、タイムラグが生じていました。

また、権限者がテレワークや出張などで出社しない場合には、ワークフローが停滞してしまう課題もあります。企業は、ワークフロー管理システムなどを活用して、ワークフローの時間・場所的制約をなくし、効率化することを目指しています。

ワークフロー管理が必要な業務例

ワークフロー管理は、有給申請や人事考課、交通費の精算、報告書など、さまざまな業務に役立ちます。ここでは、ワークフロー管理が必要な業務例について解説します。

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有給申請・人事考課

従業員が有給申請を行う時は、一般的には申請書に記入して担当者に提出しますが、企業によって申請方法は異なります。明確なルールや申請書が無い会社では、口頭での申請やメールでの申請などバラバラの方法になり、承認作業の効率が悪くなってしまいます。

また、従業員の目標設定や本人の自己評価、上長の評価などの人事考課は、紙ベースで作成すると、評価結果や情報をExcel等で入力・集計する必要があり、担当者の大きな負担になってしまうのが課題です。

有給申請や人事考察などの総務・人事業務にワークフロー管理を取り入れると、決まったフォーマットでの有給申請で承認がしやすくなり、人事考課のデータをシステム上で管理することも可能になります。

交通費や備品購入の精算

通勤時や営業・出張の交通費全般や、社内で使用する備品の購入などの経費精算にもワークフローは必要です。

交通費は利用した交通機関と運賃、タクシーの場合は領収証を合わせて申請書を作成し、経理に提出するのが従来の申請方法でした。しかし、金額などの確認やミス・不正が無いかを確認してから承認するのは、経理担当の大きな負担になります。

備品購入などの経費計算業務も、申請された領収書と経費で下りる備品なのかを確認し、レシートの貼り付けや金額計算、帳簿付けや小口管理などを行う必要があるため非常に手間がかかります。

手作業では経理業務の負担が大きくなってしまうため、現代ではシステム上で経費精算が自動化でき共有できる、ワークフロー管理システムを導入する企業が増えています。

契約・企画などの稟議

稟議とは、取引先との大口契約や予算がかかる企画など、社内で承認が必要な案件の決裁を得ることです。稟議では複数人の上長の承認が必要になるため、紙ベースで行う時は稟議書の準備だけでなく資料の印刷や配布も必要になり、手間がかかってしまいます。

また、稟議のたびに用紙が増えてしまい、保管するファイルやスペースも用意しなければなりません。

ワークフロー管理システムを稟議業務に取り入れると、用紙の印刷が不要でシステム上で審議書を回覧できます。システム上で承認作業もできるため、ハンコ押印の工程も省けるのがメリットです。

日報・クレームの報告書

日々の業務内容を報告する日報や、クレーム発生時の内容や対応などの報告書にも、ワークフロー管理は有効です。

日報には着手した業務や業務の進捗状況、トラブル報告などのフォーマットを作っておけば、日報作成担当者は何を記載するか悩まなくて済みます。

クレーム時の報告書も同じく、事象が発生した年月日をはじめ、クレーム内容や対応した従業員名、顧客の情報など報告する内容をワークフローにまとめておけば、再クレーム防止に役立ち報告漏れも防げます。

ワークフロー管理システムを導入するメリット

ワークフロー管理システム（ワークフローシステム）とは、企業内で必要な書類の申請・承認ルートを可視化して確認ができるシステムです。システムにアクセスすると、社内の業務内容が共有できるため業務の進捗状況が分かりやすくなり、承認漏れや属人化を防げます。

ここでは、ワークフロー管理システムを導入すると、どのようなメリットがあるかを解説します。

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業務の進捗が把握しやすくなる

ワークフロー管理を設定していても、業務の進捗状況は分かりにくいという問題点があります。例えば交通費の申請後になかなか精算されなかったとしても、提出した上長の承認がまだなのか、経理担当者の確認作業がまだなのか、申請者には分かりません。

ワークフロー管理システムを導入すれば、システム上で申請から承認までのルートが可視化されるため、進捗状況が分かるようになり内部統制の強化が図れます。

また、オンライン上で申請・承認ができるので、担当者が営業や出張等でなかなか帰社できない場合でも、外出先から申請・承認が可能です。

時間短縮・効率化できる

従来の申請書は、申請書をパソコンで作成してから用紙を印刷し、承認には上長の押印が必要でした。紙ベースの申請書は印刷や作成などが必要で提出に時間がかかるだけでなく、記載ミスや計算ミスなども発生してしまうことが課題として挙げられます。

ワークフロー管理システムを導入すると、申請書の印刷や押印の必要が無く、大幅な時間短縮が可能です。業務フローが可視化できるため人的ミスを防ぎ、効率化に繋がります。

複数人の上長の承認が必要な案件でも、外出先から承認できるため、スムーズに業務が進みます。

ペーパーレス化が進む

従来の紙ベースでの書類は一定期間保管するために、ファイリングして収納する必要があり、膨大な量の書類を保管し、探すのも大変な作業でした。ワークフロー管理システムを導入すると、業務がシステム上で完結するため印刷が不要でペーパーレス化が進みます。

また、書類のフォーマットが一律化されるので、古いフォーマットの書類を間違えて提出してしまうことがありません。法改正などで頻繁にフォーマットを変更する必要がある業務でも、常に最新のフォーマットを検索できるので、作成の手間が省けます。

業務の属人化が防げる

それぞれの業務に担当者がいると、どうしても業務内容が属人化しがちです。担当者の急病や出張などで不在になると、業務が滞ってしまう場合があります。

ワークフロー管理システムを導入すると、それぞれの業務に携わる人員や内容が可視化されるため、業務がスムーズに進み属人化を防止できます。

また、システム上でワークフローが統一されることで、誰が担当するかによって業務のクオリティが変わることも防げるのがメリットです。

ワークフロー管理システムの選び方

ワークフロー管理システムを選ぶ時は、申請フォーマットの使いやすさや承認ルートの設定などチェックしておきたいポイントがあります。ここでは、ワークフロー管理システムの選び方について解説します。

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申請フォーマットの使いやすさ

ワークフロー管理システムは、企業で必要な申請書のフォーマットを作成できます。しかし、今まで使用していた申請書と全く違う項目やレイアウトに変わってしまうと、従業員が混乱し浸透に時間がかかってしまいます。

ワークフロー管理システムの機能では、さまざまなパーツを組み合わせて新しく申請書を作成できるだけでなく、既存の申請書のフォーマットをそのまま使えるタイプもあります。従業員が使いやすいもののほうが、業務がスムーズに進みます。

承認ルートは分岐設定できるか

企業によって申請から承認までのルートは異なります。特に大企業は承認ルートがいくつもの部署をまたぎ、複雑になっている場合もあります。

そのため、ワークフロー管理システムは、細かい分岐にも対応した設定ができるものを選びましょう。承認経路を自動で判断できるタイプもあります。

必要な付帯機能があるか

ワークフロー管理システムには、さまざまな便利な機能が備わっています。申請書の記入漏れや承認漏れを知らせるアラート機能や、従業員同士でやり取りできるチャット機能などが挙げられます。

但し、機能が豊富なシステムほどコストがかかってしまうため、不要な機能が無いかをチェックしておくことが重要です。自社にとって必要な機能が備わっているものを選びましょう。

他のシステムと連携できるか

ワークフロー管理システムの中には、会計・経費管理システムや人事システムなどの、他のシステムと連携できるタイプがあります。既に自社で使用しているシステムがある場合は、連携に対応しているかを確認しておきましょう。

他のシステムと連携できればデータを共有できるため、更なる業務の効率化が期待できます。

スマホやタブレット端末に対応しているか

ワークフロー管理システムは、スマホやタブレットなどの端末に対応しているタイプもあります。営業先や出張中・テレワークの時でも手軽に申請・承認作業ができ、業務の進捗状況も管理できるため、とても便利です。

特に承認作業が多い上長の出張中などは業務が滞ってしまうため、外出先でも承認できることが大きなメリットとなります。

コストは予算に見合っているか

ワークフロー管理システムは、会社によってかかる費用が異なります。初期費用や月額料金、オプションの有無の総額で予算オーバーしないように、計算しておきましょう。

ワークフロー管理システムは、継続して利用するものなので、支払い続ける価値があるのかを確認しておくことが重要です。ワークフロー管理システムには、オンプレミス型とクラウド型があり、クラウド型は初期費用を抑えて始められます。

まとめ

ワークフロー管理とは、企業で必要な書類などの申請・承認までのルートを管理することです。経費精算や有給申請、報告書の作成などの必要な書類は、ワークフロー管理システムで一元管理できます。

ワークフロー管理システムを導入すると、社内でシステムを共有できるため業務の進捗が分かりやすくなり、業務の効率化が図れます。また、書類を印刷する必要が無いのでペーパーレス化が進むのもメリットです。

使いやすさや必要な機能が備わっているかをチェックし、自社に合ったワークフロー管理システムを取り入れましょう。