オンプレミス型のワークフローシステムとは？メリットや選び方を解説

ワークフローシステムとは、申請・承認といった一連の業務をデータ化し、業務の効率化を図るシステムです。オンプレミス型のシステムは、セキュリティ面や組織変更に対応しやすいです。本記事では、オンプレミス型ワークフローシステムのメリットや選び方などを解説しています。

目次

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1. オンプレミスとは
2. オンプレミス型ワークフローシステムのメリット
3. オンプレミス型ワークフローシステムのデメリット
4. オンプレミス型ワークフローシステムの選び方
5. まとめ

オンプレミスとは

オンプレミスは、自社内のデータセンターやサーバールームにシステムを配置して運用する形態です。特徴は、データ管理とセキュリティの高度な制御やカスタマイズ性の高さです。

一方、クラウドはインフラやサービスをクラウドプロバイダーが提供する形態で、スケーラビリティと柔軟性があります。どちらを選択するかは、自社のセキュリティやカスタマイズの重要性、予算やリソースの状況、運用の柔軟性などを確認しながら決めましょう。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、承認や申請といった一連の流れを電子化し、効率化するシステムです。紙での申請は申請書を作成する手間だけでなく保管の手間もかかるため、ワークフローシステムの導入による効率化が進んでいます。

紙の申請書は、申請から承認までの流れの中でさまざまな人や部署に渡るため、途中で紛失するケースや閲覧権限を持たない社員の目に触れるというリスクがあります。ワークフローシステムでは、このようなリスクを避けられるのも利点です。

オンプレミス型ワークフローシステムのメリット

ここでは、オンプレミス型のワークフローシステムを導入するメリットについて解説します。オンプレミス型は、セキュリティと制御性の重視、カスタマイズ性の要求がある企業にとって有益な選択肢となります。自社のニーズと比較して、導入を検討しましょう。

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自社でセキュリティ対策ができる

オンプレミス型のワークフローシステムは、データとプロセスが自社内にあるため、セキュリティの自社管理が可能です。これにより、企業は独自のセキュリティポリシーや規制に基づいてデータを保護できます。

一方、クラウド型はプロバイダーがセキュリティを提供しますが、自社のセキュリティ要件に完全に合致することが難しい場合もあります。オンプレミス型は、特に個人情報や機密データを扱う組織に向いており、セキュリティの自社管理が大きな魅力となります。

カスタマイズ性が高い

オンプレミス型では、企業がシステムを自社のニーズに合わせて柔軟にカスタマイズできます。既存の業務プロセスやワークフローを反映させるだけでなく、独自の要件や規則に合わせたカスタム機能やルールの追加が可能です。

一方、クラウド型では提供される機能やルールが限定されており、カスタマイズの自由度は低くなります。オンプレミス型では、システムのコア部分を変更できるため、組織独自の業務フローを実現できます。

これにより、効率性の向上や業務プロセスの最適化が可能になります。オンプレミス型のカスタマイズ性は、特に複雑な組織や高度な業務ルールを持つ企業にとって重要なポイントとなります。

他システムとの連携がしやすい

オンプレミス型は連携性が高いため、既存システムとの連携はもちろん、これから導入するシステムの選択肢を狭めません。一方、クラウド型では、データが外部に存在し、連携が制限される場合があります。

オンプレミス型は、既存システムとのシームレスな連携が重要な要件の場合におすすめです。特に、複雑な業務プロセスがある場合や大規模な組織では、既存システムとのデータの一元管理や処理の自動化が効果的です。

組織変更・事業拡大にも対応しやすい

オンプレミス型では、システムのカスタマイズ性や制御性が高く、組織の変化に合わせてワークフローを迅速に調整できます。新たな部門の追加や統合、業務プロセスの再設計など、組織変更に伴うワークフローの変更が可能です。

さらに、オンプレミス型は多言語対応が充実しており、国際展開や海外拠点のワークフロー管理にも適しています。異なる地域や言語における業務ルールや承認フローの設定が可能で、グローバルなビジネス環境に適応できます。

オンプレミス型のワークフローシステムは、組織の成長や国際展開に伴う変化にスムーズに対応するために、柔軟な拡張性と多言語対応が求められる企業におすすめです。

オンプレミス型ワークフローシステムのデメリット

オンプレミス型ワークフローシステムを導入するメリットは多いですが、デメリットもあります。デメリットを把握した上で、導入するか検討しましょう。

必要コストが高額

オンプレミス型ワークフローシステムのデメリットとして、必要なコストが高額な点が挙げられます。オンプレミス型はシステムを使うための使用料はかかりませんが、導入費用が高額です。

サーバーやネットワーク機器を設置しなければならない上に、保守のための人件費もかかるため、導入時だけでなく継続的に費用がかかります。

運用やメンテナンスに専門知識が必要

オンプレミス型のワークフローシステムには、専門的な知識が必要です。導入時にはすでに使用している他のツールと連携させながら、自社に適したカスタマイズを行わなければなりません。

その上、バージョンアップなどのメンテナンスだけでなく、緊急のトラブルにも社内で対応しなければなりません。そのため、専門的な知識を持ったITエンジニアの存在が必要不可欠です。

オンプレミス型ワークフローシステムの選び方

ここでは、オンプレミス型ワークフローシステムを選ぶ際のポイントについて解説します。以下のポイントに考慮して、組織のニーズと要件に合ったシステムを選び、効率的な業務プロセスとシステムの運用を図りましょう。

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自社に合った機能があるか

企業の業務ニーズやワークフローの特性に応じて、必要な機能が提供されているかを確認しましょう。例えば、経費精算や契約管理、購買プロセスなどの特定の業務に特化した機能が必要な場合、それに対応したワークフローシステムを選ぶことが重要です。

組織のニーズと要件にマッチする機能を持つシステムを選ぶことで、効率的な業務プロセスの実現と組織の生産性向上が期待できます。

従業員が使いやすいか

従業員がシステムを使いやすく、快適に操作できることは、業務効率や生産性の向上に直結します。使いやすいインターフェースや直感的な操作フローなど、ユーザビリティの優れたシステムを選ぶことで、従業員は迅速かつ正確に業務を遂行できます。

これにより、業務の停滞や遅延を回避し、タスクの処理時間を短縮することができます。また、使いやすいシステムは従業員のストレスを軽減し、モチベーションの向上にもつながります。

逆に、従業員がシステムに抵抗感や苦痛を感じると、業務の効率性や品質に悪影響を及ぼす可能性があります。組織全体の生産性や従業員満足度を左右するため、従業員にとって使いやすいかという目線を忘れずに選択しましょう。

既存システムと連携できるか

既存システムとのシームレスな連携は、効率的な業務運用と工数削減につながります。オンプレミス型では、既存システムとのデータ統合や連携が柔軟に実現できます。これにより、重複したデータ入力や手動のデータ移行作業が不要となり、作業効率が向上します。

また、既存システムとの連携により、業務プロセスの自動化や情報のリアルタイム更新が可能になります。例えば、経費精算システムと経理システムの連携で、データの一元管理や処理の自動化が実現できます。

これにより、ヒューマンエラーのリスクを減らし、時間と手間の削減が可能です。既存システムとの連携による工数削減と業務の効率化は、組織の生産性向上につながります。ワークフローシステムを導入する際は、あらかじめ連携方法などを検討しておきましょう。

人事異動・組織変更に対応できるか

変動する組織に対応するには、部門や役職の追加・変更、承認フローの再構築などに対応できるワークフローシステムを選ぶ必要があります。また、将来的なニーズを見越して必要な機能も考慮しましょう。

例えば、グローバル展開や異なる地域での業務遂行において、多言語対応の機能が必要となります。さらに、スケーラビリティや拡張性も重要な要素です。将来的な組織変更や企業の成長に伴うワークフローの変更や拡張が容易であることが望まれます。

オンプレミス型ワークフローシステムを選ぶ際は、人事異動や組織変更に対応できる柔軟性と将来的なニーズを見越した機能を重視しましょう。これにより、組織変化に迅速に対応できるワークフローの運用と効率的な業務プロセスが実現できます。

まとめ

オンプレミスは、自社のサーバーやデータセンターにシステムを設置・運用する方式です。セキュリティとカスタマイズ性が高く、既存システムと連携しやすい特徴があります。

オンプレミス型ワークフローシステムのメリットは、セキュリティ対策の自社管理、カスタマイズの柔軟性、既存システムとの連携による効率化が挙げられます。

選び方として、従業員目線での使いやすさ、組織変更に対応する柔軟性、将来的なニーズを見越した機能や拡張性を重視しましょう。

組織の要件に合致する機能やシステムのユーザビリティ、既存システムとの連携性を確認することが、オンプレミス型ワークフローシステムを選定する上で、重要なポイントとなります。