OSSのワークフローシステムとは？メリット・デメリットを解説

OSSのワークフローシステムとは、無償で公開されているソースコードを利用して構築するワークフローシステムのことです。無料のため導入・運用コストを抑えることができます。この記事では、OSSのワークフローシステムのメリット・デメリット、選び方などを解説します。

目次

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1. OSSのワークフローシステムとは
2. オンプレミス型・クラウド型との比較
3. 他のワークフローシステム自作方法との比較
4. OSSのワークフローシステムのメリット
5. OSSのワークフローシステムのデメリット
6. OSSのワークフローシステムの選び方
7. OSSのワークフローシステムを利用する際の注意点
8. まとめ

OSSのワークフローシステムとは

OSSは「オープンソースソフトウェア」の略で、誰でも自由にソースコードにアクセスし、利用・改変・再配布が可能なソフトウェアのことです。OSSのワークフローシステムとは、オープンソースソフトウェアを利用したワークフローシステムのことです。

OSSであることで、企業や組織は高コストのライセンス料を支払うことなく、柔軟性のあるワークフローシステムを導入できます。OSSのワークフローシステムはカスタマイズ性が高く、個別ニーズに適したシステムを自社で構築することができます。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムは、組織や企業内での業務プロセスを自動化・管理するシステムです。申請・承認・進捗管理などの業務手続きを電子化し、タスクの流れやステータスを可視化します。

従業員は、システムを通じてタスクを依頼し、管理者や関係者はタスクを承認・処理します。紙を介さずに手続きが完了することにより、業務の効率化・透明性の向上・ヒューマンエラーの軽減などを実現します。

ワークフローシステムは、経費精算や購買、契約管理など様々な業務領域に適用でき、効率的な業務遂行を支援します。

オンプレミス型・クラウド型との比較

ワークフローシステムにはOSSの他に、オンプレミス型とクラウド型の2つの形態があります。オンプレミス型は、組織が自社内のサーバーやインフラにシステムを導入・運用する形態で、セキュリティ性やカスタマイズ性が高い一方、導入にコストと手間がかかります。

一方、クラウド型はインターネット経由で提供されるサービスで、ベンダーが運用・メンテナンスを担当し、低コストで導入できる利点があります。しかし、カスタマイズには一定の制約があります。

どの形態を選択するかは企業のニーズ・要件・予算によって異なるため、それぞれの特徴を考慮して最適なワークフローシステムを選択することが重要です。

タイプ	特徴
OSS	・無料で導入できる ・専門知識が必要
オンプレミス型	・自社内でシステムを運用 ・セキュリティやカスタマイズ性が高い ・導入コストがかかる
クラウド型	・インターネット経由で提供される ・低コストで導入できる ・カスタマイズ性が低い

他のワークフローシステム自作方法との比較

ワークフローシステムを費用を抑えて自作する方法には、OSSの他にもエクセルやGoogleフォームといった汎用ツールにワークフロー機能を実装する方法があります。

表計算ソフトであるエクセルには、「フローチャート」という機能があります。書類のフォーマットを作成したら、このフローチャート機能を使って承認ルートを作成することで、簡易的なワークフローシステムを自作することができます。

Googleフォームは、Googleが提供するフリーソフトで、「質問項目」に申請者名や申請内容などを設定することで承認フォームとして活用できます。また、スクリプトを使えば、必要に応じてメール通知の設定やスプレッドシートとの連携も行えます。

ただし、これらの汎用ツールはワークフローの制御に特化した機能を持っているわけではないので、機能の追加や高度化には制約があります。

方法	特徴
OSS	柔軟性が高く、専門知識があれば高度なシステムも構築可能
エクセル	知識がなくても簡単に作れるが、機能や自動化の範囲は限られる
Googleフォーム	エクセルよりも高機能なシステムを構築できるものの、機能拡張にはある程度の知識が必要

OSSのワークフローシステムのメリット

近年、OSSのワークフローシステムは、柔軟性とコストパフォーマンスに優れたツールとして注目されています。ここでは、OSSのワークフローシステムのメリットについて解説します。

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無料で使える

OSSのワークフローシステムは、無償で配布されているソースコードを利用するため、導入コストを抑えられます。そのため、企業や組織は高額なライセンス費用をかけずに、ワークフローシステムを導入できます。

また、OSSはソースコードを活用することで、カスタマイズや機能拡張も自由に行えます。これらの利点から、OSSのワークフローシステムはコストパフォーマンスに優れたシステムといえます。

高機能なシステムも自作可能

OSSはソースコードに手を加えることで柔軟にシステムを開発・改善できるため、組織のニーズに適したワークフローシステムを構築することができます。プログラミングの知識は必要ですが、独自の要件に合わせた高機能なワークフローシステムを作ることも可能です。

自社の業務プロセスに最適化されたシステムを構築することで、より効果的なシステム運用ができ、業務効率の向上といったワークフローシステムの役割も最大限活かすことができるでしょう。

オンラインコミュニティが利用できる

OSSは、オンラインコミュニティが利用できるのもメリットです。オンラインコミュニティでは、世界中のユーザーによる情報交換が行われています。使い方に迷った場合やトラブルが発生した場合も、技術者に質問することで解決できるケースが多々あります。

またコミュニティを活用すれば、他のユーザーからヒントを貰いながら新しい機能の開発を進めることも可能です。さらに、これらのサポートは基本的に無料です。ベンダーによるサポートには有料のものもありますが、OSSではコストをかけずに疑問を解消できます。

OSSのワークフローシステムのデメリット

OSSのワークフローシステムにはいくつかのデメリットも存在します。企業がOSSのワークフローシステムを選択する際は、適切な運用体制やスキルの確保が重要となります。以下に、OSSのワークフローシステムのデメリットについて解説します。

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専門知識が要求される

OSSの運用は、Java言語などの専門知識を必要とする場合があります。システムの導入やカスタマイズには、プログラミングやコーディングのスキルが必要であり、このような分野に精通していない担当者だけでは十分な理解と操作が難しいことがあります。

また、バグ修正やセキュリティアップデートなど、メンテナンスにも専門的な知識が必要です。そのため、OSSのワークフローシステムを導入する際には、適切な専門知識を持ったスタッフが必要となります。

セキュリティが弱い

OSSのワークフローシステムのデメリットとして、無料で誰でも使える半面、セキュリティが弱い点が挙げられます。オープンソースの性質上、多くのユーザーがアクセスできるため、セキュリティ上の脆弱性が見つかりやすくなる危険性があります。

特に、修正前の古いバージョンではセキュリティが脆弱になりやすく、それに対処しない場合には、セキュリティリスクが高まります。これらの問題を解消するためには、セキュリティに対する適切な対策と、最新バージョンへのアップデートを適宜行うことが重要です。

ライセンス違反に注意する必要がある

OSSのワークフローシステムは無償で提供されていますが、ライセンスが宣言されており、その条件を守ることが求められます。ライセンス違反をすると、利用停止や法的な問題が発生する可能性があります。

特に商用利用や再配布などの条件に注意する必要があります。そのため、利用開始前にライセンスに関する事項をよく確認し、遵守することが重要です。

問題が起きた場合は利用者の責任になる

オープンソース製品の開発元は免責事項を設けており、問題が発生しても損害賠償を負わないことが一般的です。利用者は自己責任でソフトウェアを管理し、問題の解決や修正に対処しなければなりません。

また、セキュリティ上の脆弱性やバグが発生した場合も、著作権者によるサポートや補償は期待できません。したがって、問題が発生した際には利用者自身が法的責任を負う可能性があるため、注意が必要です。

OSSのワークフローシステムの選び方

ここでは、OSSのワークフローシステムを選ぶ際のポイントについて解説します。以下のポイントを考慮して、自社に最適なOSSのワークフローシステムを選びましょう。

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自社の業務フローに合った機能があるか

ワークフローシステムを選ぶ際は、業務プロセスを効率化するための必要な機能が揃っているかを注意深く見ておくことが大切です。例えば、申請書作成や自動承認、条件分岐などの機能があるか確認しておきましょう。

必要な機能があらかじめ備わっていれば、開発工数も削減できます。自社のニーズに適した機能が備わっているかをしっかりチェックして、業務の円滑化に貢献するOSSのワークフローシステムを選びましょう。

複雑な承認ルートにも対応しているか

システムが複雑な承認ルートにも対応しているかも確認しましょう。特に大きな会社では、承認までに複数の部署をまたぐことが多いため、複雑な承認ルートを処理できる機能が必要です。

用件によって異なる承認フローを柔軟に設定できるか、条件分岐などでのルート設定が可能かを確認し、自社の組織構成に対応できるワークフローシステムを選びましょう。

定期的にアップデートされているか

システムの安定性とセキュリティ性を保つためには、定期的なアップデートが行われているかを確認することが重要です。アップデートにより新機能やセキュリティ対策が提供されるため、定期的なアップデートが行われているシステムを選ぶことで安心して利用できます。

なお、OSSは無償配布されているため、アップデートが停止する場合もあるので注意が必要です。コミュニティの活発さや開発者のサポート体制も参考にして、将来的なアップデートが保証されているOSSのワークフローシステムを選択しましょう。

開発工数を削減できる仕組みがあるか

開発工数を削減するためのポイントは、機能の確認だけではありません。OSSのワークフローシステムの中には、ローコードで開発できるものや複数のテンプレートがあらかじめ用意されているものなど、開発をスムーズに行える仕組みが整っているものがあります。

こういったシステムを使えば、社内に十分な人的リソースがない場合などでも、短期間でワークフローシステムを導入することができます。
また、マニュアルの充実度も事前に確認しておくべきポイントです。丁寧なマニュアルがあれば、開発中や運用中に疑問や問題が発生した際も、スムーズに解決できます。

OSSのワークフローシステムを利用する際の注意点

OSSのワークフローシステムは基本的に無料で利用でき、コストを抑えられるのがメリットです。しかし、システム自体の導入費用は無料でも、その他のコストがかかる点は把握しておきましょう。

具体的には、サーバー料金や開発の人件費などです。上述のように、OSSのワークフロー

システムは専門的な知識を要することがあります。社内にIT人材がおらず、新しく雇用した場合、人件費の方が高くなってしまいます。

場合によっては、OSSではなく通常のクラウド型やオンプレミス型のサービスを申し込んだ方が経済的です。システムそのものの費用だけでなく、導入・運用にかかる総コストを考慮しましょう。

まとめ

OSSのワークフローシステムは無償で利用可能で、柔軟なカスタマイズが可能なため高機能なシステムを構築できる点がメリットです。一方、デメリットとしては、セキュリティやサポート面でのリスク、専門知識が必要なことが挙げられます。

OSSのワークフローシステムを選ぶ際は、自社に合った機能があるか、複雑な承認ルートに対応しているかなどに加え、定期的なアップデートが行われているかを確認しましょう。セキュリティリスクを考慮しつつ、使いやすいワークフローシステムを選ぶことが重要です。