おすすめの労務管理システム6選｜選び方や注意点を詳しく解説

労務管理システムとは、入退社や年末調整の手続きなどの業務を効率化できるシステムのことを言います。労務管理システムの導入を検討する際、数や種類が多くてどれを選べばいいのか迷う場合もあるでしょう。本記事では、おすすめの労務管理システムや選び方を解説します。

目次

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1. 労務管理システムで業務を効率化
2. 労務管理システムは業務範囲・操作性・連携性で選ぶ
3. 労務管理システム選びに重要な3つのポイント
4. 労務管理システム選びのその他の比較ポイント
5. おすすめの労務管理システム6選
6. 労務管理システム導入のメリット
7. 労務管理システムの導入の仕方と注意点
8. まとめ

労務管理システムで業務を効率化

労務管理システムとは、労務管理におけるさまざまな業務を支援してくれるツールです。従業員名簿の登録をはじめとした入退社の手続きに加え、各種申請業務や雇用契約書の作成などをシステム上で一貫して行えます。

また、社会保険関連の申請業務・年末調整業務・マイナンバーの管理など、労務管理業務に含まれる多くの作業を効率化できます。その他にも、自社の状態や求める機能に合わせた労務管理システムを導入することで、多くのメリットを得られます。

労務管理システムは業務範囲・操作性・連携性で選ぶ

労務管理システムを選ぶ際は、いくつかの注目ポイントがあります。まずは、労務管理システムが対応できる業務範囲を確認し、従業員が使いやすい操作性であるかをチェックしましょう。

また、労務管理業務は他業務との関連性が高いため、システム連携の機能についても確認しておくと活用の幅が広がります。次の章からは、3つの重要なチェックポイントに加え、実際に導入を検討する際に比較するべき項目を5つご紹介します。

【重要なポイント3つ】

1. 対応している業務範囲を確認
2. 従業員が使いやすいか
3. 他システムと連携できるか

【その他の比較ポイント】

1. 電子申請に対応しているか
2. 利用料金が見合っているか
3. セキュリティ対策は万全か
4. サポート体制は充実しているか
5. 無料トライアルがあるか

労務管理システム選びに重要な3つのポイント

労務管理システムを検討する際、対応している業務の範囲や従業員にとっての使いやすさなどが重要な項目となります。また、他システムとの連携も欠かせないポイントです。ここでは、以下の注目すべき内容について紹介します。

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対応している業務範囲を確認

労務管理システムの中にはさまざまなサービスがあり、それぞれ対応範囲が異なります。ここでは、労務管理システムで対応できる代表的な業務について詳しく解説していきます。

労務手続き

労務手続きの範囲は多岐にわたりますが、特に発生頻度が高いのが入退社の手続きです。例えば、入社時には従業員名簿の作成、社会保険・雇用保険の取得、雇用契約の締結、扶養控除申告書・マイナンバーなどの回収が必要になります。

これらの手続きをシステムを使用せずに行う場合、Excelへの入力・書類のファイリング・申請書類の作成や郵送など、多くの手間がかかっていました。また、申請期日が迫っている場合などは早めに行う必要があり、業務時間を圧迫する場合もありました。

しかし、労務管理システムを導入すると、1つのシステムで社会保険などの電子申請まで完結できるものもあり、大幅に作業時間を短縮できます。従業員情報の追加・削除・変更などもシステム上で行えるため、住所変更や扶養情報変更といった手続きも簡単に行えます。

勤怠管理

勤怠管理は労務管理の一部で、従業員の勤怠状況を把握して管理を行う業務です。勤怠管理で使用する情報は給与計算や人事管理とも密接に関連しており、労務管理を行う上で切り離せないものとなっています。

勤怠管理に対応した労務管理システムを選ぶと、勤怠管理で取得した情報をそのまま労務管理に活かすことができます。給与・賞与の明細、離職時の源泉徴収票などの作成に加え、離職票の発行なども一連のシステム上で行えるため、業務効率の向上が見込めます。

マイナンバー管理

従業員のマイナンバーは労務管理上欠かせない情報ですが、マイナンバーの管理においてはさまざまな安全管理措置の要件が定められています。システムを使用せずに管理を行う場合は、取得・管理・保管・廃棄などに配慮が必要となり、管理コストが発生してしまいます。

マイナンバー管理に対応した労務管理システムを導入すると、システム上でペーパーレスな管理を行うことができます。また、従業員が自らマイナンバーを入力できる機能を備えたものを選べば、担当者の手を介さず登録することも可能です。

システムに登録したマイナンバーは、セキュリティを考慮した上で適切な管理が行われるため、取得後も個人情報の流出や紛失などのリスクを軽減できます。

給与計算

給与計算では、勤怠管理で取得した情報をもとに従業員それぞれの賃金を算出します。つまり、勤怠管理・給与計算・労務管理は一連の業務として密接に関わっています。

労務管理の効率化を目的としてシステムを導入する場合は、勤怠管理・給与計算・労務管理すべてに対応できるものを選ぶのがおすすめです。

例えば、給与計算に対応できるシステムを導入すると、手作業による集計や計算といった業務が必要なくなり、人的コストの削減につながります。また、賃金台帳や源泉徴収票など、賃金情報に関連する帳票類の発行がスムーズに行えます。

従業員が使いやすいか

労務管理システムの中には、入社時の従業員情報を従業員側で行えるものもあります。しかし、システムの使い勝手が悪いと機能を使いこなせず、労務管理の担当者に対して入力方法などに関する問い合わせが増え、対応に手間と時間を取られてしまう場合があります。

また、従業員情報には氏名・住所・連絡先、マイナンバーや給与振込銀行口座など、正確さが求められる内容が多く含まれています。したがって、誤った箇所に入力してしまうなどのミスを防止するためにも、一目でわかりやすいシステムがおすすめです。

他システムと連携できるか

労務管理システムと異なるシステムを使用している場合、既存のシステムとスムーズに連携できるものを選ぶのがおすすめです。例えば、CSVなどを介したエクスポート・インポートによる連携ができるもの、そしてAPI連携が可能なシステムもあります。

連携ができない場合は手入力でデータを移したり、一旦CSVなどにエクスポートしたデータを手作業で編集したりするなどの作業が必要になります。手作業が間に入ることにより、ヒューマンエラーの原因にもなりかねません。

あらかじめ既存システムとの互換性があるタイプのものやAPI連携に対応しているシステムを選ぶことで、データの編集ミスや連携の手間などを回避し、システムの利点を活かした効率的な労務管理を行うことができます。

労務管理システム選びのその他の比較ポイント

労務管理システムを選ぶ際、自社の状態によって必要な機能が変わってきます。ここでは、電子申請に関する機能・利用料金・セキュリティ対策・サポート体制・無料トライアルといったポイントにおいて、比較する際の注意点を解説していきます。

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電子申請に対応しているか

労務管理で発生するさまざまな書類の申請手続きを効率的に行うなら、電子申請に対応したシステムがおすすめです。労務管理において各種申請手続きは必須の作業であり、特にシステムの効果を感じやすいポイントでもあります。

例えば、政府が運営する電子申請システム「e-Gov（イーガブ）」に対応しているシステムなら、必要な帳票をシステム上で作成・申請できます。また、履歴の閲覧も簡単に行えるため、申請の抜けや漏れを防げます。

利用料金が見合っているか

労務管理システムは、機能性の高さや対応可能な従業員数などによって料金が変わります。そのため、コストパフォーマンスが最適なものを選ぶ際には、自社の規模や必要とする機能を明確化した上でシステムを検討することが重要です。

オーバースペックなシステムを選んでしまうと、かえって多くのコストがかかってしまい、せっかくの機能を使いこなせません。一方、必要な機能を備えていないシステムは導入の意義が感じられなくなってしまうため、注意が必要です。

セキュリティ対策は万全か

労務管理システムには、マイナンバーをはじめとしたさまざまな個人情報が蓄積されるため、セキュリティへの対策は必須と言えます。外部からの不正アクセスに関する対策や、データの暗号化が行われているかなどを事前に確認しておきましょう。

また、外部からの攻撃以外にも、内部関係者によるデータの持ち出し・従業員による個人情報の閲覧などにも注意が必要です。このような問題には、システム操作のログを記録できるものや、閲覧・操作に関する権限を設定できるシステムで対策ができます。

サポート体制は充実しているか

初期設定や情報の入力などで操作方法に困った場合、サポート体制が手厚いシステムなら時間をかけずに解決できます。そして、システム障害などのイレギュラーな事態が発生した場合にも、サポートへ相談や問い合わせができると安心です。

無料でサポートを受けられる範囲や、問い合わせの方法などはシステムによって異なるため、どのようなサポートを受けられるかを事前に確認しておくことがおすすめです。

無料トライアルがあるか

労務管理システムは、業務の担当者だけでなく従業員も使用する場合があります。そのため、無料トライアルを設けているシステムなら、双方の立場を想定して実際の運用を試すことができます。

画面のデザインや機能をはじめ、処理の速さや申請手続きに関する使い勝手などは実際に操作してみないとわからない場合が多いです。したがって、できる限り1ヶ月程度のテスト運用を実施し、月次の処理を一通り試して使用感を確認するのがおすすめです。

おすすめの労務管理システム6選

労務管理システム導入のメリット

労務管理システムは、労務管理業務を効率化させることが大きなメリットですが、その他にも導入によるメリットがあります。主に挙げられるのは以下の通りです。

1. テレワークにも対応可能
2. 不正の防止につなげられる
3. 役所などへの提出が楽になる
4. 法改正にも柔軟に対応できる

システムを活用することで、働き方改革を考慮したテレワーク・在宅勤務にも対応できます。また、管理者の目の届かない場所による作業でも、顔認証などを利用すれば不正防止にもつなげられます。

なお、クラウド型の労務管理システムなら、法改正にはベンダー側が自動で対応するため、自社の負担を軽減しながら業務の効率化を図ることが可能です。

労務管理システムの導入の仕方と注意点

労務管理システムを導入するなら、導入目的を明確にしておくことは必須となります。また、サービスの内容やコストパフォーマンスについても確認を行い、テスト運用を行うとさらに安心です。ここでは、それぞれの注意点について詳しく解説していきます。

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• 導入目的と合っているか確認
• 課題解決が可能であるか確認
• 費用対効果・契約内容を確認
• テスト運用をして導入を検討

導入目的と合っているか確認

労務管理システムを導入する際は必ず具体的な導入目的を把握し、目的に沿ったシステムを選びましょう。その際、システムの導入によって労務管理をどのように改善させたいのかをイメージし、必要な機能が備わっているかを十分に確認して選ぶのがおすすめです。

例えば、労務管理システムの導入目的が申請書類のペーパーレス化なら、電子申請に対応したシステムを選びましょう。仮に、確認不足で目的に合わないシステムを導入してしまった場合、システムを効果的に活用できなくなってしまいます。

課題解決が可能であるか確認

導入目的に即したシステムを選択したとしても、自社の働き方にシステムが対応し、課題解決につなげられなければ導入の効果を得られません。したがって、どこまで細かい設定ができるのか、どのような課題解決につながるのかを十分に確認しましょう。

特に、テレワークやフレックスタイム制を導入している場合には、極力手作業を削減して効率化できるようなシステムを選択するのが重要です。また、資料などだけでは判断できないことも多いため、まずはベンダー側に質問をまとめて問い合わせするのも良いでしょう。

費用対効果・契約内容を確認

労務管理システムの導入・運用には相応のコストが発生します。そのため、導入によって得られる効果やメリットを検討し、求める費用対効果を明確にしてから選ぶことで、自社に合ったシステムを導入しやすくなります。

また、対応できる従業員の数や機能性によってシステムにかかるコストは変わってきます。予算と合わせてどれだけのコストまでが許容範囲なのかを把握し、自社の規模や状況に合ったものを選びましょう。

労務管理システムには、月額制のものやアカウント数に応じた従量課金制などいくつかの課金形態があります。従業員数が少なくて規模が小さい企業では、手作業による労務管理が適している場合もあるため、現状のコストと比較して選ぶのがおすすめです。

テスト運用をして導入を検討

テスト運用なしで導入した場合、導入後のイメージ違いやミスマッチなどが発生してしまう場合があります。一度導入したシステムを変更する場合は多くのコストや労力がかかってしまうため、事前にテスト運用を行なってから選ぶ必要があります。

その点、テスト運用を行うことで、導入後の作業を実際に体験しながら機能の確認などを行えます。また、テスト運用後には実務担当者や従業員からのフィードバックを受けられるため、導入後の業務フローをイメージしやすくなります。

なお、労務管理システムにはトライアル期間を設けているものが多くあり、試せる期間や有償・無償などの違いが存在するため、無料の範囲・条件を確認するのがおすすめです。

まとめ

労務管理システムは労務管理におけるさまざまな業務を効率化させてくれます。入退社手続き・帳票類の作成や申請・マイナンバーの管理・他システムとの連携など、自社が求める機能や業務の範囲を確認してから選ぶのが重要です。

労務管理業務では個人情報を多く取り扱うため、セキュリティ対策が万全であるシステムを選びましょう。また、サポート体制や無料トライアル期間の有無にも注目すると、長期間安心して使えるシステムを選びやすくなります。

労務管理システムの導入によって、労務管理業務のペーパーレス化やデジタル化を実現できます。自社に合ったシステムを選び、業務の効率化を実現しましょう。