おすすめの契約書管理システム12選(全17製品)を比較！【2024年最新】

この記事を読めば、あなたの目的に合ったおすすめの契約書管理システムがわかる！契約書管理ツールを機能性、サポートなどの観点から厳選しました。契約書管理システムを導入したくても、種類が多すぎてわからない…そんなあなたにぴったりな契約書管理システムを見つけましょう！

目次

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1. 契約書管理システムの始め方
2. 契約書管理システムおすすめ12選
3. 契約書管理システムとは？
4. 契約書管理システムの機能
5. 契約書管理システムの種類
6. 契約書管理システム選びに重要な3つのポイント
7. 契約書管理システム導入のメリット
8. 契約書管理システムの導入の仕方と注意点

契約書管理システムの始め方

契約書管理システムの利用を開始するには、公式サイトでも資料請求が必要となる場合が多いです。本サイトでは、複数のサービスの特徴をまとめて比較・資料請求できますので、ぜひご活用ください。なお、資料の取り寄せは無料なので複数の資料をダウンロードして、自社に最適な契約書管理システムを選ぶことができますよ！

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1. 契約書管理特化タイプ
2. 契約締結～管理まで一元化できるタイプ
3. 紙の契約書にも対応できるタイプ

契約書管理システムおすすめ12選

契約書管理特化タイプの契約書管理システム4選

電子契約も充実している契約書管理システム6選

紙の契約書にも対応できる契約書管理システム2選

契約書管理システムとは？

契約書管理システムは、契約書をデータ化して一元管理するシステムです。従来の紙の契約書では紛失や破損のリスクがありましたが、電子データの契約書なら管理が容易で、契約締結もオンライン上で可能です。

このシステムには、契約書の管理だけでなく、検索や入力などの機能も備わっています。契約終了後も契約書をシステム上で保管できるため、場所を取らずに保管することができます。

また、検索機能がありますので、必要な書類を迅速に見つけることができます。さらに、データ管理が行き届いていれば、契約の更新時期を見逃す心配もありません。

近年では、契約や打ち合わせもオンラインで行われることが増えており、その際に契約書管理システムの重要性が高まっています。

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従来の契約書管理の問題点や課題

業務負担やロスの発生

従来の紙やExcelを使った契約書管理は、契約書の整理や管理に多くの時間と労力を必要とします。データ入力には時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーのリスクが伴います。過去の契約を探す際にも多大な手間と時間がかかり、契約書が分散していたり複数のフォーマットが使用されていたりすると、最新のフォーマットが分からなくなることもあります。

また、契約の期限や更新情報を把握するのが難しいという課題も存在します。これらの問題は効率的な契約管理を阻害し、業務の生産性を低下させる原因となります。

契約書管理不十分によるリスクの発生

契約書管理の不備により紛失や破損等があれば、企業にとって信頼性の低下や損失をもたらします。また、契約の内容や期限を見落とすことで、業務の遅延や効率の低下が生じ、業務パフォーマンスに悪影響を及ぼすだけでなく、意図しない契約違反が生じる可能性もあります。

契約書管理が不十分なことにより、法的な問題や紛争のリスクも増大し、企業の信用や評判に深刻なダメージを与えかねないため、契約書管理システムで適切な契約書管理の体制を整えることは、企業の安定性と成長にとって重要といえるでしょう。

契約書管理システムの機能

契約書管理システムには、紙の契約書の電子データ化や検索機能など、さまざまな便利機能が搭載されています。以下で、主な5つの機能について解説するので、ぜひ導入の際の参考にしてみてください。

契約書管理システムの種類

契約書管理システムには、契約書データ管理がメインのタイプや紙の契約書にも対応可能なタイプなど、さまざまなものがあります。業種や自社の経営スタイルにあわせ、使いやすいものを選びましょう。

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契約書管理特化型

契約書データ管理に特化したシステムは、データ入力や検索などの管理を効率化するための機能が充実しているのが特徴です。このタイプのシステムでは、紙媒体の契約書をデータ化することや必要な書類を効率的に検索することが可能です。

さらに、契約のプロセス全体を管理できるシステムも存在し、契約書の数が多くて管理が煩雑になりがちな企業に特に適しています。多くのシステムは操作性がシンプルで使いやすいため、ユーザーフレンドリーなツールを求める場合にもチェックする価値があります。

電子契約がメインのタイプ

電子契約を主に扱うシステムでは、契約書の管理だけでなくオンラインでの契約締結もサポートしています。このタイプのシステムは契約の締結段階からデータ化が可能なため、契約書の管理がよりスムーズに行えるのが特徴です。

契約書の作成～締結・管理までをすべてオンラインで完結できるため、作業の効率化が図れます。さらに、対面で会うことなくさまざまな契約を結ぶことができるため、リモートワークが多い企業にも最適です。

紙の契約書も管理できるタイプ

紙の契約書に対応したシステムは、既存の紙の契約書を効率的にスキャンしてデータ化できます。現在、多くの紙の契約書を手元に持ち、すべてを電子化して管理したい企業に最適です。

1つ1つの契約書をデータ入力して電子化するのは非常に手間がかかりますが、契約書管理システムの中には、AIがスキャンした内容を自動で判別して入力する機能を備えたものもあります。また、スキャン業務を代行してくれるサービスも提供されているため、これもあわせて検討すると良いでしょう。

紙の契約書に対応したシステムは、新しい契約作業を進めるためではなく既に多数の契約を抱えている場合に特に便利です。

契約書管理システム選びに重要な3つのポイント

契約書管理システムの選び方として、重視すべき3つのポイントについて解説します。以下のポイントを抑えることで、自社により適したシステムを選べるでしょう。

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データ化・検索の精度を確認

契約書管理システムを選ぶ際は、データ化・検索の精度が高いものを選びましょう。特に、紙媒体の契約書を契約書管理システムに移して管理する場合、データ化の精度にはこだわる必要があります。

紙の契約書を電子データ化する機能としては、OCR機能が代表的です。OCR機能とは、紙媒体の文書をスキャンし、テキストを電子データに変換して保存する機能です。

OCR機能は紙の契約書も自動で取り込めるのが魅力ですが、システムによって精度にバラツキがあります。精度が低いとテキストの読み込みがうまく行かず、後に目視や手動での確認・修正が必要になります。

つまり、二度手間になるため、契約書管理システムを導入する意義が薄れてしまいます。よって、契約書管理を効率化するためには、高精度でテキストをデータ化できるシステムを選ぶ必要があります。

また、検索機能はほぼすべての契約書管理システムに搭載されていますが、精度はシステムによって異なります。したがって、「タイトルでの検索」「文書内の検索」のいずれが可能なのか、導入前に事前に確認しておきましょう。

必要な機能が搭載されているか

文書管理システムは商品によって機能面が大きく異なるため、自社が必要とする機能が搭載されているかは必ず確認すべき項目です。必要となる機能は企業によって異なりますが、一般的に次のような機能を搭載したシステムは、利便性が高く使いやすいでしょう。

契約書以外の文書管理機能

契約書以外の文書管理機能として、稟議書・精算書・注文書・請求書など、社内で発生する書類全体を管理できる機能が搭載されているシステムがおすすめです。

書類全般を1つのシステム上で一元的に管理できるため、組織全体のペーパーレス化に取り組めます。また、デバイスがあれば時間・場所を問わずにデータを確認できることから、ワークフローの迅速化・業務効率の向上・リモートワークの推進にも役立ちます。

法務以外の部署の業務効率を狙う場合は、契約書以外の文書管理機能を備えた契約書管理システムの導入を検討してみましょう。

契約書の更新期限通知機能

契約書管理システムの中でも、特に重宝されているのが契約書の更新期限通知機能です。名前の通り、契約書の更新期限が近づくと自動で通知してくれる機能であり、契約更新の漏れ・忘れを防止できます。

更新期限通知機能を使うには、契約書ごとに契約日・契約更新日をあらかじめ設定しておく必要があります。なお、更新期限通知機能はすべての契約書管理システムに搭載されているわけではないため、システムの導入前に搭載の有無を必ず確認するようにしましょう。

電子契約サービスと連携できるか

電子契約サービスと連携できる契約書管理システムを選ぶのもおすすめです。電子契約サービスとは、電子契約における一連のプロセスをオンライン上・クラウド上で行えるサービスです。

電子契約サービスと契約書管理システムを連携させることで、契約書の作成・締結・その後の管理を1つのシステム上で一元的に行えます。そのため、契約書管理システム単体での運用よりも、さらに契約業務を効率化できるでしょう。

なお、すでに電子契約サービスを採用している企業は、既存のシステムと連携できる契約書管理システムを選ぶ必要があります。また、将来的に電子契約サービスの導入を予定している企業は、連携性の高い契約書管理システムを選択しましょう。

外部システム・サービスと連携できるか

外部システム・サービスとの連携の可否も、契約書管理システム選びの重要なポイントです。たとえば、電子契約サービスをはじめ、SlackやTeamsなどのコミュニケーションツールと連携可能なものは、契約関連業務の迅速化・効率化が期待できます。

外部システム・サービスとの連携の可否は、システムによって大きく異なります。したがって、自社の既存システムまたは導入予定のシステムと、連携可能な契約書管理システムを選定しましょう。

契約書管理システム導入のメリット

契約書管理システムの導入には様々なメリットがあります。ここでは契約書管理システムのメリットを3点解説します。

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業務効率化

契約書管理システムの導入による利点は多岐にわたります。まず、従来の紙媒体やExcelでの契約書管理からシステム化することで、作業時間が劇的に短縮されます。手作業に比べ、データ化された契約書は迅速かつ正確にアクセスでき、必要な情報を瞬時に取得できるため、業務の効率が飛躍的に向上します。

また、自動化された契約書管理システムは、煩雑だった業務の多くを自動化します。契約書の作成から締結、管理までを一気通貫で行うことで、作業プロセスがスムーズ化され、作業者はより高度な業務に集中できるようになります。

さらに、契約書管理システムにはデータの一貫性が保証されます。規定されたフォーマットや条文が統一され、契約書作成時のヒューマンエラーが大幅に減少します。これにより、法的な問題や争いを未然に防ぐことができます。

コストカット

契約書を電子化しデータで管理することにより、従来の用紙代やインク代、収入印紙代、郵送費などの膨大な経費を大幅にカットできます。経費の削減が企業や組織にとって大きな利点となります。

しかし、このシステムを利用するには、システムの利用料が発生します。利用料は導入するサービスによって異なり、通常は月額や年額での支払いが必要です。また、一部のサービスでは高額な初期費用が必要な場合もあります。

従来の経費がかからなくなる一方で、システムの利用料がかかることで、実際のコスト削減効果がどれほど実現されるかはサービスの選択と料金プラン次第です。適切なシステムを選択し、適正な費用対効果を確保することで、効果的な経費削減と業務効率化を両立させることが可能となります。

セキュリティ強化

契約書管理システムの多くは、外部からの不正アクセスを防ぐために通信の暗号化などのセキュリティ対策を施しています。契約書には機密情報や個人情報が含まれることがあり、その保護は極めて重要です。紙の契約書では盗難や紛失のリスクがありますが、電子化して管理すればセキュリティ面も安心です。

さらに、電子化された契約書は有効期限の管理も容易に行えるため、期限切れのリスクを最小限に抑えることができます。システム内に組み込まれた期限管理機能により、重要な契約の更新漏れや失効を防止することができます。

企業や組織が契約書管理システムを導入する際には、システムのセキュリティ強化だけでなく、社内のセキュリティ教育やアクセス制御の強化なども含めた包括的な対策が求められます。これにより、外部からの脅威に対する高い防御力を維持しつつ、契約書の安全な管理と有効期限の追跡を確保することが可能となります。

契約書管理システムの導入の仕方と注意点

契約書管理システムを円滑に運用するには、導入前の準備が大切になります。導入前に抑えるべき3つのポイントをご紹介していきます。

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自社の課題・導入目的を明確にする

まずは契約書管理システムの導入目的を明確にしましょう。達成したい目的や目標を明らかにすることで、自社にとって必要なシステムであるか、求める機能が搭載されているかを見極められます。

たとえば、契約の更新忘れを防ぎたい場合は、更新期限通知機能がないシステムは適していません。また、契約業務だけでなく他業務の効率化も同時に行いたい場合は、電子契約サービスや外部システムとの連携性が高いシステムを選ぶ必要があります。

適切なシステム選定のためには、自社が抱えている課題を洗い出すことで、達成したい目的や目標を定め、効果的な運用につなげることが求められます。

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費用対効果を確認しておく

契約書管理システムの導入・運用を成功させるには、費用対効果を確認しておくことも大切です。導入・運用にかかったコスト以上にメリットを得られるシステムを選びましょう。

多機能であるほどコストが高くなる傾向にありますが、自社に不要な機能に対してはコストを支払う意味がありません。そのため、コスト・機能面のバランスを考えながら、自社の予算や達成すべき目標に合ったシステムを選びましょう。

部署間のルールを設定する

契約書の管理においては、契約書の管理台帳の作成、締結から管理に至るまでを一括管理することになります。よって、管理部門と現場部門ごとに別のルールを設定せず、統一化されたルールの下で正しく運用を行う必要があります。

契約書管理システムでは契約の進行状況を可視化します。誰が・どのような内容で・どのような状態で進んでいるかを把握するために、部署間を問わずにわかりやすくしておくことが重要です。

コンプライアンスの強化

契約書管理システムの運用において、システムのセキュリティ対策ももちろん重要ですが、社内でのコンプライアンス遵守に関する意識も非常に重要です。特に、契約書は証憑書類とも呼ばれるものであり、自社と取引先両者の企業情報が記載されています。

そのため、書類の紛失による情報漏洩や不正利用といったことは必ず避けなければなりません。したがって、紙ベースの管理が省略化されることを踏まえながら、どのような管理体制でシステムを運用していくのか、コンプライアンスの強化も意識するようにしましょう。

テスト運用で導入を検討

契約書管理システムはいきなり導入するのではなく、まずテスト運用してから使用感を確かめましょう。テスト運用で実際の操作性・機能の充実度・利便性を確認し、自社に合っていると判断できる場合は導入に踏み切るといった流れが大切です。

テスト運用をすることで、現場でも新しいシステム導入への心構えができるため、無用な混乱が起こりにくくなります。

反対に、テスト運用なしでシステムを導入すると、予想外に使い勝手が悪かったり、トラブルが起きて業務が滞ってしまったりする恐れがあります。スムーズにシステム運用を開始するためにも、できる限りテスト運用を実施することをおすすめします。

【もっと詳しく】その他の比較ポイント

契約書管理システムを選ぶ際は、重要な3つのポイントに加え、次のようなポイントも考慮するのがおすすめです。以下では、その他の比較ポイントについて解説します。

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使いやすい操作性か

契約書管理システムは、現場の従業員が操作しやすいものを選びましょう。使い勝手が悪いシステムは敬遠されやすく、導入してから誰も利用しないことにより、形骸化してしまう恐れがあります。これでは、システムの導入コストを無駄にすることになります。

よって、画面がシンプルなもの・直感的に操作できるものを選択し、年齢・コンピュータの知識などに左右されない環境を作りましょう。なお、操作性・使用感は実際に使ってみなければわからないことも多いため、無料トライアルを活用するのがおすすめです。

クラウド型かオンプレミス型か

契約書管理システムには、大きく分けてクラウド型とオンプレミス型、2種類の提携形態があります。

1. クラウド型：インターネット上のサーバーでサービスを利用する
2. オンプレミス型：自社サーバにソフトウェアをインストールしてサービスを利用する

クラウド型はオンライン上でサービスを利用するのが特徴です。システム構築・セキュリティ対策・バージョンアップはベンダーに一任できるため、比較的容易に運用できます。また、インフラ整備などが必要ないため、初期費用を抑えたい企業にもおすすめです。

クラウド型は、システムにアクセスできる者であれば誰でもデータを利用できるため、リモートワークやハイブリッドワークにも適しています。デメリットとしては、ベンダーが提供するシステムを利用することから、自社に合わせたカスタマイズができない点です。

カスタマイズ可能なシステムを希望する場合は、自社サーバーを構築して利用するオンプレミス型がおすすめです。外部ネットワークに接続せずに運用できるため、セキュリティ精度が高い点もオンプレミス型の魅力です。機密性の高い契約書の管理として好まれます。

反面、ネットワークに接続しない性質上、社外での利用やリモートワークなどには応用できません。そして、インフラ整備やシステム構築はすべて自社で行う必要があるため、クラウド型に比べると導入コストは非常に大きくなります。

セキュリティ対策は万全か

契約書管理システムは、機密性の高い書類を管理するシステムであるため、セキュリティ対策にこだわることが重要です。たとえば、登録データへのアクセスを追跡できる機能があれば、契約書の改ざんや破損を発見した場合も、最終アクセス者をすぐに特定できます。

その他、項目・契約書ごとに閲覧権限・編集権限を設定できるシステムもおすすめです。さまざまなシステムの中から、自社が理想とするセキュリティを実現できるシステムを選びましょう。

サポート体制が充実しているか

たとえば、導入支援や導入後の利用方法のサポート（カスタマーサポート）があるシステムがおすすめです。クラウド型の場合は、システム障害時の対応やサポート範囲についても確認しておきましょう。

また、サポート方法についても確認し、電話・チャット以外のサポートがあるのか、訪問でのサポートには対応しているのかなどを把握することが重要です。その他にも、休日や夜間に即時対応してくれるかどうかも重要なポイントとなります。

無料トライアルがあるか

契約書管理システムは、本格的な導入のために無料トライアルを行うことが望ましいです。実際に運用してみることで、操作性の悪さ・自社のデバイスや既存システムと相性が悪いといった点に気付くことができます。

無料トライアルがあるシステムは、コストをかけずにテスト運用できます。実際の使用感を確かめるためにも、まずはテスト運用を行いましょう。テスト運用では現場の従業員の意見や評価を重視し、現場にとって使いやすいシステムかどうかを見極めることが大切です。

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まとめ

契約書管理システムは締結後の契約書をコンピュータ上で一元管理できるシステムです。導入により、契約書台帳の作成・検索・更新期限のリマインドが自動化できます。

契約書管理システムを選ぶ際は、データの精度や検索の精度・機能の充実度・外部システムやサービスとの連携性を重視しましょう。また、操作性・システムの種類・サポート体制・セキュリティ対策なども重要な選定ポイントになります。

契約書管理システムの導入の際は、まず自社の課題から達成したい目標や目的を明確化することが大切です。導入コストを無駄にしないためにも、費用対効果の確認やテスト運用はできる限り行いましょう。

契約書管理システムを導入することで、従来は手動で行っていた契約書の管理を自動化できます。法務業務の効率化・ワークフローの効率化を狙う企業は、契約書管理システムの導入を検討してみましょう。

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