メール配信システムの仕組みとは？機能やメリット・デメリットも解説

メール配信システムとは大量のメールを一斉配信できるツールで、メルマガ配信などのメールマーケティングで配信効率を上げることが可能です。この記事では、メール配信システムの主な機能やシステム導入によるメリット・デメリット、導入の際の比較ポイントなどを詳しく解説します。

目次

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1. メール配信システムは配信性能で選ぶのがおすすめ
2. メール配信システムとは
3. メール配信システムの種類
4. メール配信システムの主な機能の種類
5. メール配信システムのメリット
6. メール配信システムのデメリット
7. メール配信システムの選び方や比較のポイント
8. メール配信サービス使用時の注意点
9. 配信性能が高く高速で一斉配信できるメール配信システム
10. まとめ

メール配信システムは配信性能で選ぶのがおすすめ

メールを一斉配信すると、配信自体に時間がかかったり、顧客に確実にメールが届かないリスクがあり、頭を悩ませる企業も多いと思います。

WEBCAS e-mailは、大量のメールやメルマガも高速で一斉配信でき、毎時1,000万通以上という業界最高レベルの配信実績を持っているため、大手企業や官公庁にも選ばれるメール配信システムです。その配信性能の高さから、WEBCAS e-mailはメール送信市場でシェア率No.1の実績を誇っています。

大量のメールが顧客のもとへ確実に届くため、到達率の改善にも繋がります。また、既存のデータベースやMAなどさまざまな外部システムと連携して、細かくデータ分析できるため、顧客データを活用したメールマーケティングにも効果的です。

メール配信の効果を向上させて、大量のメールを速く・確実に届けたい場合には、WEBCAS e-mailの導入がおすすめです。

メール配信システムとは

メール配信システムとは、顧客宛てメールの一斉送信に特化したシステムです。メールの文章を作成したり、送信先を一括管理したり、効果測定をして次の配信に向けた対策が取れたりと、メール送信に付随する多くの業務に対応したさまざまな機能が搭載されています。

メール配信システムは、主に配信業務の自動化や効率化を目的として使われます。手作業で行われる従来のメール送信では、誤送信や内容のミスなどが発生しやすいです。また、送信時間の設定や開封率の測定なども煩雑な作業となります。

配信システムを活用すると、一斉送信だけでなく、訴求効果が高い層へターゲット配信や予約配信もでき、開封率などの分析・効果測定も簡単にできるなど、ミスや手間を削減できます。また、視覚的に訴求力の高いHTMLメールも作成しやすく、配信効果の向上も見込めます。

メール配信システムの仕組み

通常、メールを大量に一斉配信するとスパムや迷惑メールと判定される確率が高まり、受信者にメールが届きにくくなります。これは、ISP事業者（インターネット接続業者）や受信者側のメールサーバーによるチェックが行われるためです。

一斉配信でこれらのチェックをクリアするためには、メールの配信間隔の調整や配信IPアドレスの分散、配信リストのクリーニング（無効なアドレスの除去）、ドメイン認証への対応など、技術的なチューニングが必要になります。

こうしたチューニングを自動的に行う仕組みが備わっているのが、メール配信システムです。システムを利用することで、スパムや迷惑メールの判定を受けずにメールを届けることが可能となります。

メール配信システムの種類

メール配信システムは、システムの形態や配信機能のタイプによっていくつかの種類に分けられます。自社がシステムに求める要件やメール配信の目的に合わせて、適切な種類を選ぶ必要があります。

オンプレミス型・クラウド型の2形態

メール配信システムにはオンプレミス型とクラウド型が存在します。オンプレミス型は自社内でシステムを運用する方法で、クラウド型はインターネットを通して社外のシステムにアクセスする方法です。それぞれの特徴を見ていきましょう。

オンプレミス型

オンプレミス型では自社にてインフラを構築します。自社の管理下に情報があるので、情報漏洩のリスクが少なく、多彩なカスタマイズが行えるため自由度が高いところがメリットです。また、社内システムとの親和性が高く、システム連携もしやすいです。

デメリットとしては、一から環境構築をするため初期投資が必要なうえに、導入まで時間がかかってしまうことがあげられます。また、長期的な目で見ても定期的にメンテナンスが必要で、保守費用などのランニングコストも少なからずかかります。

メリット	デメリット
自由度が高い	設備投資が必要
情報漏洩リスクが少ない	保守費用もかかる
社内システムとの親和性が高い	導入まで時間がかかる

クラウド型

クラウド型のメリットとして真っ先に挙げられるのは、インフラ環境の整備が必要なく、導入時のコストを抑えられる点です。また、インターネット環境があればデバイスや場所に縛りなく作業ができ、システムのメンテナンスや機能追加もベンダー側が行ってくれます。

デメリットとしては、ベンダーが開発した環境を使っているため、カスタマイズの自由度が低く、社内システムとの連携にも制限が発生する可能性がある点が挙げられます。

また、ほかのユーザーと環境を共用しているので、利用状況によっては一時的にパフォーマンスが低下することもあります。

メリット	デメリット
導入コストが低い	カスタマイズの自由度が低い
どこからでも作業が可能	一時的にパフォーマンスが低下することも
ベンダー側がメンテナンスしてくれる	システム連携にも制限がある

大量送信型・セグメント型の2タイプ

メール配信システムには、メールマガジンの配信などメールを大量に送信する際に便利な大量送信型、顧客の属性や興味ごとにグループ分けしてターゲティング配信を行えるセグメント型があります。それぞれの特徴を見ていきましょう。

大量送信型

大量送信型とは、その名の通りメールを大量送信したい場合によく使われます。人為的ミスなく一度に数万通単位のメールを捌けることがメリットで、会員全体向けのクーポン配布や、サービスメンテナンスなどの連絡や緊急連絡を一斉に送りたい場合に向いています。

デメリットとしては、送信する相手を細かく指定したり、相手によって内容をカスタマイズしたり、といった詳細な設定ができない場合があることが挙げられます。

手間をかけずに多くの宛先に高速かつ確実にメールを届けることを重視しており、中にはメール作成機能などがない、配信のみに特化したサービスもあります。

セグメント型

セグメント型は、年齢や性別、興味関心などによって分けられたグループごとに配信できるのが特徴です。それぞれのニーズに合わせて配信できるので開封率や訴求効果が上がりやすく、商品PRやメルマガ配信などに向いています。

デメリットは、ターゲット設定をする兼ね合いで、配信準備に時間がかかってしまうことです。セグメント別にメールの文面やデザインの変更を行うなど、さまざまな手間がかかってしまいます。

しかし、マーケティング効果は得やすく、分析機能も充実していることが多いので、メールマーケティングに力を入れたい企業にはセグメント型がおすすめです。

メール配信システムの主な機能の種類

画像や動画での訴求もできて、デザインにこだわれるHTMLメール作成機能や、顧客情報を差し込んで訴求力を上げられる差し込み機能など、メール配信システムにはさまざまな機能があります。それぞれの機能の特徴を見ていきましょう。

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機能名	機能詳細
大量高速配信機能	大量のメールを確実に配信できる
メール作成機能	デザイン性の高いHTMLメールなどを簡単に作成できる
ターゲット抽出機能	顧客情報をもとにターゲットを絞った配信ができる
時間選択配信機能	あらかじめ配信日時を指定し予約送信ができる
差し込み機能	顧客の名前などを文面に挿入できる
集計分析機能	開封率やURLクリック率などを集計・分析できる
システム連携機能	API連携やCSVインポート・エクスポートで他システムとデータ連携できる

大量高速配信機能

その名の通り、大量のメールを一斉に高速で送信できる機能です。通常のメーラーでは実現できない到達率と速さを提供し、毎時1,000万通以上を捌けるサービスも存在します。メール配信システムのメイン機能で、多くの顧客にメールを配信する企業には欠かせません。

顧客のメールアドレスはシステム上で管理され、無効なアドレスや退会済み・メール配信を希望しない顧客のアドレスなどは、自動的に配信リストから除外されます。送信漏れや送信ミスが起きないことも大きなメリットです。

メール作成機能

メール作成機能を使うことで、メールの作成・カスタマイズを容易に行えます。テンプレートやソースコードの記述なしでデザインできるエディタが用意されていることで、作るのが難しいHTMLメールなども簡単に作れ、デザイン的に凝った見た目に仕上げられます。
HTMLメールは画像や動画といった視覚的な訴求も可能で、特にマーケティング効果が高いことが知られています。また、テンプレートの登録機能があるサービスもあり、過去に効果が高かったメールのテンプレートを再活用することも可能です。

ターゲット抽出機能

ターゲット抽出機能とは、配信リストの中でも配信内容にマッチした読者層を抽出する機能です。ターゲットを絞って配信することで、迷惑メールに振り分けられるリスクなどを軽減し、開封率を上げ、離脱率を下げることができます。
商品やサービスのアピールに使えば、より確度の高い顧客に絞って訴求できるため、成約率が上がります。商品の入荷連絡などにも使え、伝えたい層に伝えたい内容をしっかりと届けられます。

時間選択配信機能

メール配信システムでは、その場で配信できる即時配信だけでなく、配信日時を細かく設定した予約配信をすることもできます。営業時間外での配信も行え、訴求のチャンスを取り逃がしません。
担当者の休暇中などでもセールの告知やクーポンの配布ができ、売上向上に貢献できます。メールの開封率が高い時間帯に予約配信をする、といった工夫もできて便利です。

差し込み機能

差し込み機能とは、文面の中に任意の文字列を挿入できる機能です。顧客の名前や性別・社名・ログインID・商品番号などを挿入できます。名前などパーソナルな情報を組み込むことにより、プレミアム感のある訴求を実現できます。
顧客が自分向けに送られたメールだと感じることで、開封率やコンバージョン率のアップに繋がる効果があります。また、個人向けのクーポンコードやURLなども挿入でき、これらからの流入を調査することで効果測定が行いやすくなるメリットもあります。

集計分析機能

メールを送信したあとは、集計分析機能を利用して開封率・クリックカウント・コンバージョンなどを確認できます。システムによってはグラフなど視覚的にわかりやすい指標があるものもあり、そのメールがどの程度の成果を上げたのかひと目で確認できます。

また、分析結果をCSVデータでダウンロードできるサービスもあり、配信後のレポート作成や過去メールの効果との比較、関係者間での共有なども行いやすいです。

システム連携機能

メール配信システムの多くは、API連携やCSVインポート・エクスポートなどのシステム連携機能が備わっています。連携により、社内の他システムからメール配信システムに顧客情報を取り入れたり、メール配信システムでの分析結果を他システムと共有できたりします。

ただし、連携できるシステムの種類やデータの範囲は製品によって異なります。システム連携を検討している場合は、導入前に連携機能の詳細を確認しておきましょう。

メール配信システムのメリット

メール配信システムを使うことによって、情報漏洩や配信ミスを防ぎながら作業効率を上げられるほか、効果測定が容易になるなどターゲティングに関わる内容まで、さまざまな恩恵を得られます。それぞれ項目に分けて見ていきましょう。

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配信業務の効率化

メール配信システムを使うと、マンパワーに頼った手作業でメールを一斉送信した場合に発生し得る誤送信などのミスが防げます。また、差し込み情報の誤りなどによる情報漏洩なども防げるため、顧客の信頼を失いません。

また、自動化によって配信業務が効率的に進められるので、マニュアルなどにまとめやすくなります。メール配信業務が属人化することも防げるので、いざというときの引き継ぎもスムーズに行うことができます。

到達率の高いメール送信

メールの到達率とは、送信したメールのうち、エラーにならずに相手のメールボックスに届いた割合のことを指します。到達率はメール配信において大切な指標です。到達率が高いとメールを読んでもらえる確率も上がるので、訴求効果が高まります。
メール配信システムには、スパム認定を防ぐなど確実にメールを到達させるための仕組みがあらかじめ備わっているほか、システム上で不達がなぜ起こっているのか要因を分析できるため、到達率を改善できます。

万全のセキュリティ対策

メール配信を行う上で重要になるのがセキュリティ対策です。メール配信システムの中には送信元が詐称されていないことや、正しい送信元であることを証明する「送信ドメイン認証」を行えるものもあります。
他にも、通信を暗号化し、メールサーバー間の通信における外部からのハッキングやメールの盗み見を防止できる「STARTTLS」など、セキュリティ対策機能が充実したメール配信システムが多くあります。

効果的なメールマーケティング

前述のように、メール配信システムには業務を効率化する機能や効果を測定する機能があります。こうした機能を活用することにより、メールマーケティングにおけるPDCAサイクルの精度・スピードが向上します。
自社のメールマーケティングの課題に対して的確で迅速な対応ができ、ナーチャリング（顧客育成）や休眠顧客へのアプローチに高い効果を発揮します。

メール配信システムのデメリット

メール配信システムは基本的に業務の効率化を行う上で欠かせないツールですが、一方でデメリットも存在します。あらかじめデメリットを知っておくことで、適切な対応策を取ることができるため、しっかりと確認しておきましょう。

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導入費用などのコストがかかる

例えば自社サーバーで運用するオンプレミス型の場合、情報漏洩のリスクが少なく、多彩なカスタマイズが行える一方で、自社でシステム開発をする必要性があるため導入費用、維持費用ともにかなりのコストがかかります。
また、クラウド型でも配信数の上限なく使いたかったり、多くの機能を制限なく使用したかったりする場合には、ある程度の導入コストやランニングコストがかかることは念頭に入れておきましょう。

システム構築や環境設定などの運用が必要

オンプレミス型のメール配信システムの場合、メールのカスタマイズや社内システムとの連携が容易で自由度が高い代わりに、システムの構築や環境設定を社内で行わなくてはなりません。コストや手間がかかるため、そのためのリソースを準備しておく必要があります。

クラウド型の場合はオンプレミス型に比べて低コスト・短期間で導入できることが特徴ですが、システム連携やデータの取り込みなどの初期設定は必要なため、導入コスト・期間は余裕を持って見積もっておきましょう。

メールの表示が受信環境に影響されやすい

パソコン、スマホなどのデバイスやメーラーの種類など、メールを受信する環境は人によりさまざまです。相手方のデバイスやメールソフトによっては、文字化けが起こったり、表示崩れが起こったり、画像が非表示になってしまうなどの可能性があります。
そのため送信者側は、文字コードを適したものに変更したり、HTMLメール・テキストメールを使い分ける必要があります。母数の多いものに合わせるのも手ですが、受信側の環境ごとに適応させることで、メール配信における各段階の工数が増えてしまうこともあります。

メール配信システムの選び方や比較のポイント

メール配信システムには多彩な種類があり、十分に比較を行わないと機能が足りなかったり、または逆にオーバースペックになったりしてしまうこともあります。複数のシステムを比較検討し、自社に見合ったシステムを選択することが大切です。

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自社サービスに合ったスペック・機能かどうか

メール配信システムごとに、搭載している機能が異なります。オンプレミス型であれば社内でのシステム構築になるためさまざまな機能を付け足すことができますが、クラウド型の場合は自由なカスタマイズができないため、特にしっかりと比較検討することが大切です。
例えば、メールを大量送信することが多い会社であれば、リアルタイムに大量のメールが捌けるかどうかが重要になります。システムのスペックや機能については、特に以下の5点を重要視することをおすすめします。

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到達率は低くないか

メールを大量に配信する場合に最も重要なポイントの1つが、メールの到達率です。前述のように、メール配信システムには到達率を下げないための仕組みが備わっていますが、その精度はシステムによって異なります。

メール配信の効果を上げるためには、システムごとの到達率を事前にチェックしておき、より到達率の高いシステムを導入することが重要なポイントとなります。

配信スピードは遅くないか

速報や緊急の通知、タイムセールなどの告知を行う場合、もしくは配信時間によってメールの効果測定を行いたい場合には、できるだけタイムラグが発生しないよう配信スピードの早いメール配信システムを使うことが大切です。
また、リアルタイムに大量のメールを送信できることによって、開封率が高い時間など、送りたい時間帯にまとめて送れます。配信が遅れると顧客側の混乱を招いたり、思ったような効果が得られない恐れがあるため、配信スピードは確認しておきたいスペックの1つです。

配信数の上限はいくつか

あらかじめ確認しておきたいことの一つとして最も重要と言えるのが、配信数の上限です。月間で配信数が決まっているシステムをはじめ、一回の配信数に上限があるものも存在します。また、配信数によって従量課金が行われるシステムもあります。

自社が配信したいメールの数に対して、システム側の配信数が足りていなかったり、逆に実際の配信数が上限を大きく下回っていたりすると、メールを届けたい顧客に届かない、よけいな費用が発生するなど、ビジネス上でさまざまな弊害が出ます。
前もって配信数の上限確認を行って過不足のないシステム・プランを選ぶことで、自社の配信目的を十分に果たすことができます。

レスポンシブ機能は備わっているか

スマホが一般に普及し、当たり前となった現代では「レスポンシブ機能」があるかどうかも重要になってきます。レスポンシブルメールとは、パソコンやスマホなど、ユーザーが閲覧するデバイスに合わせて自動的にデザインが最適化されるメールのことです。

ユーザーのデバイス環境によってメールの見た目が整えられるので、画像や動画といった文字以外の要素でも、伝えたいことをしっかりと訴求できます。また、表示崩れの可能性が低くなり、修正の回数も減らせて作り手側の手間がかかりません。

効果測定の項目や精度は十分か

メール配信後の効果測定の項目もシステムによって違うので、確認をしてから契約すると無駄がありません。特に、メルマガの効果を高めたいといったニーズがある場合、効果測定機能は重要な比較ポイントになります。
開封率やURLクリック率だけでなく、コンバージョン率や購読解除率まで詳細に分析できる機能があれば、メルマガ施策の改善・立案に大きく貢献できるでしょう。

サポート体制が整っているか

サポート体制もあらかじめ確認しておくことが大切です。特にクラウド型の場合、運用中にもしものトラブルが発生することもあります。その際に迅速に対応ができるよう、ベンダーがどのようなサポートを提供しているかを確認しておきましょう。

特に確認をしておきたいのが、休日にサポートが受けられるかどうかです。メール配信は一般企業がお休みしている土日も行われるので、休日にサポートが受けられないと有事の事態に備えられません。休日のサポートがあれば安心してシステムを利用することができます。

料金形態は見合ったものか

メール配信システムの料金形態は、主に「定額制」と「従量課金制」に分けられます。定額制はその名の通り送り放題で定額になっていて、毎月決まった金額を支払うことが前提です。しかし、定額制であっても、上限を超えると追加料金がかかることもあります。

従量課金制は配信数が少ない場合、金額が少なくて済むので、送信数・リスト数が大きく変動する場合には、従量課金制で費用を抑えるのがおすすめです。運用に見合った料金形態を見極めることが、コストカットに繋がります。

メール配信サービス使用時の注意点

メール配信サービスを使う際には、広告宣伝メールについての注意点に留意する必要があります。「特定電子メール法」により、広告・宣伝目的でのメールは、相手側の許可なく送ってはいけません。
ここでは、広告宣伝メールにおける配信許可に関する用語、「オプトイン」と「オプトアウト」について解説します。

オプトインとは

メール配信時に気をつけねばならない点として、「オプトイン」があります。オプトインとは直訳すると「同意する」「参画する」という意味で、広告・宣伝メールを配信する際に、受信する側(送信先)の同意をとった上で配信を行うことです。

登録フォームからメルマガ配信登録を行ったり、サービス登録時に配信希望の可否を問うのが一般的な方法です。メール配信の同意を貰っているので、迷惑メールに振り分けられる可能性も減るのが特徴です。
このオプトインは「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」、通称「特定電子メール法」で義務化されており、怠ってしまうと法律違反となり、罰則を課される可能性もあるので気をつけましょう。

オプトアウトとは

オプトインに対し「オプトアウト」とは、メールの受信者が配信停止の措置をとり、メールを停止することです。現在ではオプトインが義務付けられていますが、以前は配信停止を受けた場合だけメールを停止する「オプトアウト方式」が一般的でした。

しかし、オプトイン方式が義務付けられている現在でも、同法により相手側がいつでも受信ストップできるような案内や連絡先などをメール本文などに記載することが求められています。受信拒否の意思表示があった場合、その相手にメールを送り続けることはできません。
オプトイン方式により配信許可を得ていない相手や、オプトアウトにより受信を拒否した相手に広告・宣伝目的のメールを配信すると、「特定電子メール法」により、1年以下の懲役または100万円以下の罰金刑(法人は3,000万円以下)が課せられることもあります。

参考：特定電子メールの 送信の適正化等に関する 法律のポイント｜総務省

配信性能が高く高速で一斉配信できるメール配信システム

まとめ

メール配信システムは、メール配信が効率化できるだけではなく、手動配信による誤送信や内容のミスが起こるのを防げたり、効果測定がしやすかったりなど、多くのメリットをもたらします。
導入費用がかかるなどのデメリットもありますが、自社に合ったスペック・機能を把握し適切なシステム・料金プランを選ぶことで高い費用対効果を実現できます。到達率・配信スピード・配信数・サポート体制なども加味して、しっかりと比較検討することが大切です。