電子帳簿保存法にワークフローシステムがおすすめな理由｜目的も解説

2022年1月の改正電子帳簿保存法により、電子取引における書類を電子データで保存することが義務化され、紙での保存が廃止されました。本記事では、電子帳簿保存法についての概要や、電子帳簿保存法への対応にワークフローシステムがおすすめな理由をわかりやすく解説します。

目次

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1. 電子帳簿保存法とは
2. 電子帳簿保存法対応にワークフローシステムの導入がおすすめな理由
3. 電子帳簿保存法対応のワークフローシステムの選び方
4. 改正電子帳簿保存法とは
5. 電子帳簿保存法改正の目的
6. 電子帳簿保存法の対応に向けた課題
7. 電子帳簿保存法を導入しない場合
8. 令和6年度税制改正の大綱について
9. まとめ

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、保存が義務付けられている帳簿や書類を電子データで保存することを認めるものです。国税帳簿書類が対象となり、電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引の3つの電子帳簿保存の方法があります。

電子帳簿保存は、会計ソフトなどで作成した国税関係帳簿・決算関係書類や、一定の要件を満たした自己作成データが範囲となります。また、紙ベースで受け取った書類や、自身で作成した紙ベースの書類はスキャナ保存の範囲になります。

スキャナ保存の方法は、スキャンのほかに、スマホやデジカメで撮影した画像をスキャナ保存データとして扱うことが可能です。電子取引の場合、そのまま取引データを保存・保管することが求められます。

このように、従来の紙ベースの書類を電子保存することにより、ペーパーレス化、脱ハンコの取り組みが推進されます。

参考：電子帳簿保存法｜国税庁

電子帳簿保存法対応にワークフローシステムの導入がおすすめな理由

電子帳簿保存法に従った業務を効率よく行うには、ワークフローシステムの導入がおすすめです。例えば、書類を電子化するなどの工数が増えたとしても、後々の煩雑を避けて効率よく業務を進められます。

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効率的に書類作成ができる

電子帳簿保存法の対象書類である、契約書・見積書・発注書は、会社の稟議で決裁・承認を行って発行されます。紙ベースで一連のワークフローを行った場合、申請者・承認者・決裁者といった複数の担当者によるチェックと押印が必要で、多くの時間と手間を要します。

しかし、ワークフローシステムの導入により、稟議の承認が可視化・自動化されるため、工数を減らしてスムーズに決裁が行えます。また、電子データでやりとりを行うため、データはそのまま保存ができ、ペーパーレス化・脱ハンコの取り組みにも繋がります。

1つのシステムで申請業務フローをまかなえる

ワークフローシステムでできることは、電子帳簿保存法の対象書類のほかに、経費精算・勤怠申請など、社内における稟議承認を必要とする書類にも対応しています。通常の申請業務は、申請・承認・決裁を紙ベースで行った場合、紛失や改ざんのリスクがあります。

しかし、画面上で申請から決裁までの手続きが完了するため、業務のスピード感が上がります。経費精算は、経理ソフトとも関わりがあるため、電子帳簿保存法に関係するデータとなります。

このように、ワークフローシステムでさまざまなデータを一元化することで、電子帳簿保存法にも対応しやすくなります。

電子帳簿保存法対応のワークフローシステムの選び方

電子帳簿保存法に対応したワークフローシステムの選び方には、ポイントがいくつかあります。自社に適したシステムを選ぶことで、業務全体の効率化が望めます。

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運用スタイルが自社に合っているか

電子帳簿保存法に対応したワークフローシステムを選ぶ際は、自社の運用スタイルに合っているかを確認することが重要です。その際、電子化したい帳簿書類を明確にし、自社で何が必要なのかを見定める必要があります。

電子化されるものは、会社で承認が必要なものであり、国税関係書類だけでなく、経費精算や勤怠管理など、稟議書などワークフローシステムを利用して、どんな書類を電子化したいのかをしっかりと選定しておきましょう。

文書管理機能は充実しているか

電子帳簿保存法に対応したワークフローシステムを選定する際は、文書の保存・管理だけでなく、検索機能や変更履歴の管理ができる機能の可否も大切なポイントです。ワークフローシステムには、文書管理機能も搭載されたものがあり、単語や日付などから検索できます。

また、変更履歴なども記録が可能ですが、あくまでも、ワークフローシステム内で作成できる文書のみとなり、文書検索機能は簡易的なものである点も考慮しましょう。

他のシステムと連携できるか

ワークフローシステムは、さまざまな社内文書や、稟議の承認が必要な申請書の処理を効率的に行うためのシステムです。よって、電子帳簿保存法に対応したワークフローシステムで社内全体の業務を効率化するためには、他システムとの連携ができるかも確認しましょう。

例えば、文書管理機能は、ワークフローシステムだけでは簡易的で不十分な場合があります。そのため、文書管理システムと連携することで、さらに高度な検索機能や電子帳簿保存法に対応した文書の管理も可能になります。

また、稟議が必要な経費精算システムや、電子契約システムなどと連携することにより、電子データでの取引や保存、管理が効率よく進められます。既存のシステムだけでなく、将来的に導入することを考え、さまざまなシステムとの連携を確認すると良いでしょう。

改正電子帳簿保存法とは

2022年1月から施行された改正電子帳簿保存法により、電子取引に関するデータ保存が義務化されました。ここでは、改正電子帳簿保存法を把握するために、押さえておくべきポイントを具体的に解説します。

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

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事前承認制度の廃止

従来までは、会計ソフトなどで作成した国税関係帳簿は、電子データで保存する際、事前に税務署に届け出を行い、承認を得る必要がありました。しかし、改正により事前承認制度が廃止されたことによって、電子保存の取り組みが進んでいます。

法律で定められた要件を満たしていれば、自身で作成した書類や、従来紙ベースでの保存が義務付けられていた帳簿書類を、電子データで保存することが可能です。また、法改正が起こる度に要件が緩和されているため、多くの企業で電子化が積極的に行われています。

検索機能要件の緩和

従来は、保存した電子データを検索する際、「取引年月日・その他の日付、金額やその他の項目で検索」「日付や金額の範囲を指定して検索」「複数の任意の項目を組み合わせて検索」と、複雑な検索要件の設定が求められていました。

しかし、2022年1月の法改正により、設定すべき検索要件が「日付・金額・取引先」の3つの項目で検索が可能であれば良いと変更されています。なお、検索要件を揃えておくと、法改正だけでなく、経理処理の際にも検索しやすくなるメリットがあります。

参考：電子取引データ｜国税庁

タイムスタンプ要件の緩和

タイムスタンプとは、第三者機関である時刻認証業務認定事業者が発行する、電子文書の複製や編集を防ぎ、原本であることを証明する技術を指します。電子帳簿保存法の改正により、タイムスタンプの付与期間が、従来は「おおむね3営業日以内」とされていました。

しかし、2022年1月に施行された法改正により、タイムスタンプの付与期間の要件が、最長「2ヶ月とおおむね7営業日以内」となりました。これにより、タイムスタンプの付与期間に余裕ができたため、業務負担の大幅な緩和が実現しています。

参考：電子帳簿保存法一問一答｜国税庁

適正事務処理要件の廃止

今までは、スキャナ保存に関して「相互けん制」「定期的な検査」「再発防止策の社内規定整備」が要件として定められていました。しかし、2022年1月に施行された法改正により、これらの適正事務処理要件が廃止されました。

そのため、定期的な検査に必要とされたスキャン後の原本が不要となるため、スキャン後は即処分することが可能になりました。また、内部統制の一環として取り組みが必要であった相互けん制も廃止されたため、事務処理は1名でも対応が可能です。

参考：Ⅱ　適用要件【基本的事項】｜国税庁

過少申告加算税の整備強化

2022年1月に施行された法改正では、「優良な電子帳簿」の要件を満たしていれば、過少申告加算税の優遇措置が認められています。「優良な電子帳簿」に必要な要件は以下の通りです。

1. 訂正・削除履歴の確保要件
2. 相互関連性要件
3. 関係書類等の備付け
4. 見読可能性の確保
5. 検索要件（検索機能の確保）

要件を満たした「優良な電子帳簿」であれば、所得税や法人税、消費税に係る申告漏れなどに対し、課される過少申告加算税が軽減されます。軽減措置を受けられない場合は、10〜15%ですが、5%の税率に軽減されるため、修正申告があった場合メリットとなります。

参考：国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等に係る過少申告加算税の特例の適用を受ける旨の届出｜国税庁

「紙の保存に代える措置」の廃止

従来では、電子データで受け取った請求書・領収書をはじめとする書類は、紙に印刷して保存する必要がありました。しかし、2022年1月の改正からは、電子取引で受け取ったデータは紙に印刷せず、電子データのまま保存が可能です。

そのため、紙ベースでの保存が不要になり、ペーパーレス化を進められます。また、電子データでの保存の取り組みも進めやすく、送信者・受信者ともに業務負担の軽減やコスト削減に役立ちます。

電子帳簿保存法改正の目的

改正電子帳簿保存法は、納税環境を整備するための改正の一環として行われるものであり、財務省が改正の目的について説明を行っています。納税環境整備としては、以下の項目の見直しなどが挙げられています。

1. 税務関係書類における押印義務の見直し
2. 電子帳簿等保存制度の見直し
3. スマートフォンを使用した決済サービスによる納付手段の創設

「税務関係書類における押印義務の見直し」については、脱ハンコの取り組みを進めるために、税務署長などに提出する税務関係書類は、押印が不要になりました。ただし、実印・印鑑証明書が必要な手続きを除きます。

また、「電子帳簿保存制度の見直し」は、電子保存する際の事前承認の廃止や、電子で受け取ったデータをそのまま保存することが可能になりました。なお、「優良な電子帳簿」を備え付けることにより、インセンティブの差別化を行う措置が決定しました。

さらに、「スマートフォンを使用した決済サービスによる納付手段の創設」もあらたに発足し、決済方法の多様化により、国税の納付手段にも、スマートフォンアプリの決済サービスの利用が認められました。

参考：令和3年度 税制改正の解説「令和3年度税制改正について」｜財務省

電子帳簿保存法の対応に向けた課題

電子データ保存の義務化の猶予期限は2023年12月末とされています。義務化に伴い、さまざまな準備やワークフローの整備などが必要です。すべての書類を電子化するには、これまで紙ベースで保存していた書類をスキャナーで読み取る業務が必須となります。

また、電子化するためのスキャナーやソフトの導入にコストがかかり、電子化の知識がある人材も求められます。ペーパーレス化をするために、ワークフローがこれまでよりも煩雑になる可能性も考えられるため、業務の効率化を義務化までに整えておくことが重要です。

電子帳簿保存法を導入しない場合

電子帳簿保存において違反があったり、対応を行わなかったりした場合は罰則が課されます。導入しない場合には、罰則以外にもリスクやデメリットも発生する可能性もあるため、注意が必要です。以下では、導入をしない場合に課される3つの罰則について解説します。

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青色申告の承認が取り消される

電子帳簿保存法を導入しない場合、課される罰則の1つとして、青色申告の承認取り消しが挙げられます。青色申告は、最大65万円の特別控除をはじめ、さまざまな税金に対する特例が適用される申告納税制度です。

青色申告の承認が取り消されると、特例を受けられなくなり、欠損金の繰り越しもできなくなります。また、青色申告の承認は、会社の信用問題にも関わるため、今後の経営のためにも早急な対応が求められます。

推計課税や追徴課税を課せられる

電子帳簿保存法を導入していない場合、青色申告の承認取り消しがされ、さらには白色申告で課される可能性がある「推進課税」や、税法の違反が疑われたり、違反とみなされたりした場合に課される「追徴課税」が課される場合があります。

推進課税は、売上に対する資料が十分でない場合、税務署の推計で所得税や法人税を決定してしまう仕組みです。仮に赤字であったとしても、同業他社などの売上げ相場額を推計されるため、会社にとっては大きなダメージになります。

会社法による過料を科せられる

電子帳簿保存法を導入しない場合、税金に関わる罰則だけでなく、会社法により過料が科されます。会社法第976条には、帳簿や書類の記録・保存について、違反などを行った場合、100万円以下の過料が科される場合があります。

電子帳簿保存を行わないことは、保存義務違反や虚偽の記帳とみなされる場合もあるため、正しく適切な電子帳簿の保存を行う必要があります。業務のワークフローが健全であるかどうか、会社法を含めて徹底的に確認を行いましょう。

参考：役員の変更の登記を怠った場合について｜財務省

令和6年度税制改正の大綱について

2022年の税制改正から2年が経った2024年1月からは、大幅な改正における準備に向けた猶予期間も終了し、保存要件に沿った電子取引データの保存が求められています。そして、2023年12月には、新たな令和6年度税制改正大綱が発表されました。

令和6年度税制改正の大綱について、簡単にまとめると以下の通りです。

【法人課税】

1. 賃上げ税制の改正
2. 国内投資の促進
3. 外形標準課税の改正
4. 飲食における基準金額の引き上げ
5. 積み立てた準備金の要件緩和
6. 倒産防止共済の損金算入時期変更
7. 保有する暗号資産の評価

【消費課税】

1. プラットフォーム事業者への納税義務
2. 事業者免税点制度の特例見直し
3. インボイス制度における改正
4. 簡易課税制度の適用見直し
5. 高額資産の課税事業者の強制適用

以上のように、法人課税・消費課税に関する要件が今回の大綱における主な変更点となっています。早いもので令和6年4月1日から施行され、その他にも税制に関わる細かい変更点がいくつか存在します。

また、未だに確定していない事項に関しても、令和6年3月までには閣議決定され、同年4月から施行されるため、新たな税制改正にも適切に対応していきましょう。

参考：令和６年度税制改正の大綱｜総務省

まとめ

電子帳簿保存法は、2022年1月の改正により、電子取引における書類を電子データで保存することが義務化されています。そのため、紙ベースでの保存が不要になり、ペーパーレス化、脱ハンコの取り組みも進んでいます。

電子データ保存義務化の猶予起源は2023年12月末までとされており、電子帳簿保存法を導入しない場合、青色申告の承認取り消しや、課税などのさまざまな罰則やリスクが課されます。

電子帳簿保存法に対応していくには、ワークフローシステムの導入がおすすめです。自社の業務体制に合ったシステムを導入し、スムーズな書類の電子化を進めましょう。