中小企業向けワークフローシステムとは？メリットや選び方を解説

ワークフローシステムとは、稟議などの申請・承認といった一連業務の自動化ができるシステムです。中小企業がワークフローシステムを導入することで、業務の効率化やコスト削減に繋がります。本記事では、中小企業向けワークフローシステムのメリットや選び方を解説しています。

目次

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1. ワークフローシステムとは
2. 中小企業がワークフローシステムを導入するメリット
3. 中小企業がワークフローシステムを導入するデメリット
4. 中小企業向けワークフローシステムの選び方
5. まとめ

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムは、業務の手続きやタスクのフローを効率化するためのツールです。ワークフローは業務プロセスを複数のステップに分解し、タスクや承認の手順を定義します。

ワークフローシステムは、これらの手順を自動化し、申請・承認プロセスやタスクの割り当てを迅速かつ正確に実行します。例えば、申請書の作成から承認フローにおける業務をシステム上で行い、時間のかかる業務を効率化します。

また、文書管理やデータ分析などの機能も備えており、ワークフローシステムの導入によって、業務の効率化・品質向上・コスト削減が実現できます。このような、業務プロセスの可視化と自動化により、生産性を向上させ、組織全体の業務効率を高めることができます。

中小企業がワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローシステムは中小企業にとって効果的な業務改善ツールであり、競争力の向上に貢献します。ここでは、中小企業がワークフローシステムを導入するメリットについて解説します。

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業務の効率化

ワークフローシステムの導入により、中小企業は業務の効率化を実現できます。例えば、業務プロセスの自動化やタスクの自動割り当てにより、作業時間の短縮や手間の削減が可能です。

承認プロセスや申請手続きが自動化されるため、業務の追跡や進捗管理が容易になり、タスクの遅延やヒューマンエラーによるリスクも低減します。さらに、情報共有やコミュニケーションが円滑化され、チーム内の協力や意思決定が迅速に行われるのもメリットです。

ワークフローシステムによる効率化により、中小企業は生産性の向上と効果的な企業運営を実現することができます。

迅速な意思決定

ワークフローシステムは申請や承認プロセスを自動化し、情報の透明性や可視化を提供します。管理者はリアルタイムで申請状況や進捗状況を把握し、即座に承認や却下の判断ができるため、迅速な意思決定が可能となります。

また、ワークフローシステムには通知機能や優先度設定機能も備わっており、重要なタスクや緊急の問題に対して適切な判断を行い、優先的に対応することができます。このような、迅速な意思決定はビジネスの競争力を高め、中小企業の成長と成功に貢献します。

業務プロセスの可視化

ワークフローシステムは業務の流れやステップを明確に示し、全体像を可視化します。これにより、業務プロセスの流れや各フェーズの内容を明確に把握できます。また、従業員は、自身の役割やタスクの位置づけを把握し、業務の進行状況をリアルタイムで確認できます。

さらに、ワークフローシステムはデータの蓄積や分析を行い、業務のボトルネックや改善のポイントを特定することも可能です。業務プロセスの可視化により、中小企業は効率的なタスク配分や改善策の検討ができ、生産性の向上に繋げることができます。

コスト削減

ワークフローシステムは、コスト削減を促進することができます。例えば、稟議書や申請書などの書類が電子的に処理され、印刷物や用紙の使用を削減できます。また、自動的な承認ルートや通知機能によって業務プロセスが迅速化し、手間や待ち時間を削減できます。

さらに、ワークフローシステムはデータの集計や分析を支援し、業務効率や生産性の向上に寄与します。これらの要素によって、印刷代や工数を削減でき、中小企業の経費管理や業績改善に貢献します。

管理スペースの削減

ワークフローシステムを活用したペーパーレス化により、紙ベースの文書や書類を電子データで管理することができます。これにより、ファイルキャビネットや書類保管スペースなどの物理的なスペースを削減することができます。

なお、管理スペースの削減により、オフィス内のスペースをより効果的に活用することができます。また、電子データの保存やバックアップは基本的にクラウド上で行われるため、データの安全性や災害時のリカバリーも強化されます。

さらに、デジタル化された文書は検索や参照も容易であり、情報の共有やアクセスも円滑化されます。これらにより、業務の効率化や意思決定の迅速化にも貢献します。

テレワークの推進

ワークフローシステムは、中小企業におけるテレワーク推進にも有用です。クラウド型のワークフローシステムなら、インターネット環境さえあればどこからでも利用可能なため、多様な働き方に対応できます。

従来の紙ベースによる申請・承認・報告フローでは、業務ために出社する手間が発生していましたが、ワークフローシステムではオンラインでやり取りが可能です。PCやスマホを使って業務を完結できれば、移動コストの削減にも繋がります。

中小企業がワークフローシステムを導入するデメリット

中小企業がワークフローシステムを導入すると、いくつかのメリットを得られますが、同時にデメリットもあるため注意が必要です。ここでは、以下のデメリットを解説します。

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負担過多によって業務が滞ってしまう

ワークフローシステムの活用によって、申請書の作成から承認までの煩わしい業務を効率化することができますが、新しいシステムの導入は従業員の混乱を招きます。特に、システムの運用に慣れていない従業員が多い中小企業だと、導入による負担過多は大きくなります。

そのため、経営側の人間だけでワークフローシステムの導入を検討するのではなく、実際の現場でシステムを利用する従業員達に理解を求める必要があります。また、一度で社内全体に広めるのではなく、1つの部署でお試し運用してから検討するのがおすすめです。

悪用による情報漏洩などのリスク

システムを新しく導入する際は、セキュリティ面も考慮しなければなりません。例えば、システムに脆弱性がある場合、サイバー攻撃による悪用が起こり、稟議書などの証憑書類が外部に漏洩してしまう危険性があります。

そして、そういった不正アクセスなどによる情報漏洩は、企業の信頼性を著しく低下させる重大な問題となりかねません。よって、ワークフローシステムを導入する際にも、システムのセキュリティ対策はどうなっているのか、十分に確認する必要があります。

中小企業向けワークフローシステムの選び方

中小企業向けのワークフローシステムを選ぶ際には、いくつかのポイントに注意することが重要です。ここでは、中小企業向けワークフローシステムの選び方について解説します。以下のポイントを考慮して、自社のニーズに最適なワークフローシステムを選びましょう。

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課題の解決に適しているか

中小企業は、限られたリソースで業務を遂行するため、業務の効率化や情報共有の改善などの課題を解決することが必要です。その点、ワークフローシステムは、申請・承認の効率化やタスクの可視化、ミスの削減など、課題を解決するためのツールとして活用できます。

また、中小企業では拡張性や柔軟性も重要であり、将来的な業務拡大や変化に対応できるシステムを選ぶべきです。課題解決に適したワークフローシステムの導入により、中小企業は業務の効率化や生産性の向上を図り、競争力を強化することができます。

自社の規模に合っているか

中小企業向けワークフローシステムを選ぶ際には、自社の規模に合っているかを考慮する必要があります。例えば、大企業向けのシステムの場合、複雑な業務プロセスや大規模な組織に適しており、スケーラビリティや高度な機能を有しているのが特徴です。

そして、大企業向けシステムは高い導入コストやリソースを要することがある一方、中小企業向けのシステムは、規模に合わせた使いやすさやコスト効率を重視しています。

よって中小企業は、自社の業務の特性や規模に合わせたシンプルで使いやすいシステムを選び、費用対効果を考慮することが重要です。なお、事業展開を見据えた機能の拡張性や柔軟性、コスト面の観点から中小企業向けのシステムを選ぶことをおすすめします。

従業員が使いやすいか

従業員がシステムを簡単に操作できることは、生産性や効率化に直結します。使いやすいインターフェースや直感的な操作性があるワークフローシステムは、従業員の学習コストを抑え、迅速な導入を実現します。

また、ユーザーごとに個別の設定やカスタマイズが可能な柔軟性も重要です。従業員は自身の業務に最適化されたワークフローシステムを利用することで、作業効率が向上し、モチベーションも高まります。

従業員の使いやすさを重視したワークフローシステムの選択は、中小企業の業務改善と生産性の向上に繋がります。

Excelを活用できるか

Excel（エクセル）は、従来から中小企業で広く利用されており、業務データや集計などによく活用されます。ワークフローシステムがExcelと連携できれば、既存のデータやテンプレートを簡単に取り込んだり、結果をExcelで分析したりすることができます。

一方、Excelに対応していないワークフローシステムでは、データの再入力や手動のエクスポートが必要となり、新たな作業の手間やヒューマンエラーのリスクが増えます。

よって、Excelを活用している中小企業にとって、ワークフローシステムがExcelに対応していることは、比較検討する際の重要なポイントとなります。

バックオフィス業務も効率化できるか

中小企業向けのワークフローシステムには、勤怠管理や工数管理などバックオフィス業務に対応できるものもあります。勤怠管理の機能があれば、労働時間の正確な記録と管理が可能になり、労務管理の手間が軽減されます。

また、工数管理によってプロジェクトごとの作業時間や進捗を把握し、効果的なリソース配分が可能となります。バックオフィス業務の効率化は、生産性向上や業務の迅速な処理を促し、組織全体の業績向上に貢献します。

ベンダーのサポートは充実しているか

ベンダーのサポートが充実しているかどうかも確認しましょう。特に初期設定や現状システムからのデータ移行ができる人員がいない場合、導入のサポートがあると安心です。また、自社のワークフローに合わせたカスタマイズも依頼できた方が良いでしょう。

研修時間の確保が難しい中小企業においては、操作方法のトレーニングや業務効率化に向けたコンサルティングを提供しているベンダーもおすすめです。導入効果を最大化するためにも、サポート体制の充実度は重要なチェックポイントです。

まとめ

ワークフローシステムは、業務プロセスを電子化・自動化するシステムであり、申請・承認の効率化や業務可視化を実現します。システムを中小企業が導入するメリットとしては、業務効率化・迅速な意思決定・管理スペース削減・コスト削減が挙げられます。

中小企業がワークフローシステムを選ぶ際は、自社のニーズや規模に合わせた機能・従業員の使いやすさ・連携性・ベンダーのサポートなどを考慮しましょう。中小企業にとって自社にマッチしたワークフローシステムの導入は、競争力向上や成長の要となります。

またシステムの適切な選択と導入により、業務効率化と長期的な成功を実現できます。中小企業の業務プロセス改善に有力なツールであるワークフローシステムを導入し、生産性向上や経営効率化を実現しましょう。