ワークフローと業務フローの違い｜ワークフローのシステム化も解説

ワークフローと業務フローは、どちらも業務の流れを図式化したものであり、大きな違いはありません。しかし、明確に使い分けされるケースもあります。本記事では、ワークフローと業務フローの意味や業務フローと業務プロセスの違いなどについて、わかりやすく解説します。

目次

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1. ワークフローと業務フローの違いは
2. ワークフローを可視化する重要性
3. 複雑なワークフローをシステム化する必要性
4. ワークフローシステムを導入するメリット
5. ワークフローシステムの導入が適している企業の特徴
6. まとめ

ワークフローと業務フローの違いは

ワークフローと業務フローは、ビジネスプロセスの管理や改善において重要な概念です。これらは似た言葉ですが、微妙な違いがあります。ここではまず、ワークフローと業務フローの違いについて解説します。

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ワークフローと業務フローの意味

「ワークフロー」は、業務の手続きや工程をシステム化し、効率化・可視化を図るための仕組みです。基本的に、業務の自動化やデジタル化によって生産性や品質を向上させることを重視し、特定の目標を達成することに焦点を当てています。

もう一方の「業務フロー」とは、業務の一連の流れを図式化して理解しやすくするものです。業務フローは、業務の流れや関係者の役割を明確化し、円滑なコミュニケーションやタスクの進行管理を支援します。

要するに、ワークフローは業務のプロセス改善や効率化を追求する一方、業務フローは業務の全体像を整理し、各工程や関係者の役割を明確にすることに焦点があります。しかし、微妙な違いはあれど、同義語として使用されることも多いです。

業務フローと業務プロセスの違い

「業務プロセス」は、会社や組織の中で行われる業務の全体像を表現し、開始から終了までの一連の流れや手順を示します。これに対して「業務フロー」は、個別の業務やタスクの流れを詳細に表現し、その手順や関連する人や部門を示します。

業務プロセスは組織の目標達成や効率化の促進を追求し、業務フローは具体的な業務の実行や改善において効果的な手順や情報の可視化を提供します。業務プロセスはより広範囲で戦略的な視点を持ち、業務フローはより具体的で操作的な視点を持つことが特徴です。

ワークフローについて再確認

ワークフローは、業務の手順やフローを明確にし、業務の効率化や品質向上を図る手法です。効果的に運用することで業務の透明性と一貫性を確保し、生産性の向上やエラー削減に繋がります。

明確な手順に基づく作業はボトルネックを解消し、タスクの進捗管理やチームのコラボレーションを促進します。また、変更管理や改善を容易にすることで、組織の柔軟性と競争力を高めることができます。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムは、ワークフロー業務の手続きやプロセスを自動化し、効率化することができます。申請や承認・タスクの割り当て・通知などの業務フローをデジタル化し、リアルタイムで管理や監視することが可能です。

従来の紙ベースやメールによるワークフロー業務の手続きを置き換えることで、作業の透明性や一貫性を高め、ヒューマンエラーの削減や業務の迅速化を実現します。

ワークフローシステムの導入により、組織内のコミュニケーションや協力体制・生産性・品質などの向上が見込め、多くのメリットが得られます。

ワークフローシステムの基本機能

ワークフローシステムは、業務の流れを自動化して業務効率を向上させるシステムですが、ワークフローシステムの基本的な機能は以下の3つです。

1. 申請書のフォーマット作成機能
2. 承認ルートの設定機能
3. 承認・決裁機能

これらの機能により、日常業務で発生する手続きが効率化されます。申請する側と承認する側の双方の負担が軽減でき、紙のワークフローが抱える課題を解決できます。

ワークフローを可視化する重要性

ワークフローを可視化するためにフローチャートなどのツールを活用することは、業務の効率化や品質向上において重要です。

可視化により、業務プロセスや手続きの全体像を一目で把握することができます。ここでは、ワークフローを可視化する重要性について解説します。

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ワークフローの属人化を防ぐ

業務が属人化し、特定の個人に依存すると、その人が不在の場合や退職した場合に業務が滞るリスクがあります。しかし、ワークフローを可視化することで、業務のフロー・手順・責任が明確化し、全体的な把握が可能になります。

これにより、誰でもワークフローを理解でき、引き継ぎや代替要員の配置がスムーズに行えます。また、ワークフローの可視化は品質管理や効率改善のための情報を提供し、業務の標準化や最適化を促進します。

業務の属人化を防ぐことで、組織全体の安定性と持続性が確保され、生産性の向上やリスク低減につながります。

業務プロセスの課題を発見する

ワークフローの可視化により、業務プロセスの課題やボトルネックを特定できます。業務の各ステップや関係者の役割が明確になり、効率的な改善策を見つけることが可能です。

例えば、タスクの重複や待ち時間の発生、情報の欠落などが明らかになり、それに基づいて改善を行うことで生産性や品質の向上が期待できます。また、ワークフローの可視化により、社内のコミュニケーションや協力体制も促進されます。

ナレッジ共有による効率化

効率が良い社員の仕事方法などのナレッジ共有をすることは、業務プロセスの最適化と生産性向上につながります。可視化により、業務の流れや役割が明確化され、社員はタスクの優先順位や進捗状況を把握しやすくなります。

効率的な仕事方法やベストプラクティスは共有され、他の社員もそれを参考にすることで一貫性と品質が向上します。また、ナレッジ共有により情報が共有され、知識の共有と継承が行われます。これにより、生産性が向上し、業務の効率化と品質の向上を図れます。

複雑なワークフローをシステム化する必要性

ワークフローが複雑化している組織は、それらをシステム化する必要があります。業務を個人の裁量に任せていると、業務過多やヒューマンエラー、情報の欠落などのリスクが発生します。

個人による業務遂行では、タスクの優先順位や進捗状況の把握が困難であり、業務の効率性や品質の一貫性が損なわれる可能性があります。また、特定の個人に業務が集中することで、その人の不在や退職による知識の喪失によるリスクも存在します。

ワークフローシステムは業務手順やルールを明確化し、タスクの進行状況や責任者の把握、タスクの自動化などをサポートします。これにより、業務の可視化と効率化が可能となり、ヒューマンエラーや情報の漏れ、業務過多のリスクが低減されます。

また、個人の負担軽減やタスクの分散化も実現し、チーム全体の生産性向上が期待できます。ワークフローシステムは、業務の効率性や品質向上、組織の持続的な成長を促す重要なツールです。

ワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローシステムの導入は、多くのメリットをもたらします。組織全体の生産性向上や競争力強化に大きく貢献します。ここでは、ワークフローシステムを導入するメリットについて解説します。

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業務の効率化ができる

ワークフローシステムは、業務プロセスの自動化やスムーズなタスク管理、リアルタイムな情報共有により業務が効率化します。タスクの自動化により、手作業や重複作業の削減、時間の節約が可能です。

スケジュールやタスクの管理がシステム上で行われるため、見逃しやミスが少なくなります。情報共有はリアルタイムで行われ、関係者間のコミュニケーションの迅速化も見込めます。

また、進捗状況や課題の把握が容易になり、スムーズな業務の進行や優先順位の設定が可能です。これらにより業務効率が向上し、生産性の向上が期待できます。

ペーパーレス化になる

ワークフローシステムの導入により、電子文書の作成・保存・共有が可能となり、大量の書類や紙の使用を削減できます。これにより、オフィス空間のスペース効率化や書類管理の効率化が実現します。

また、電子文書は検索・アクセスが容易であり、情報の追跡や共有がスムーズに行えます。ペーパーレス化によって、コスト削減が促進されます。紙やプリンター、トナーカートリッジなどの購入コストや保管・廃棄コストが削減されます。

さらに、作業時間の短縮や印刷・配布・郵送などの手間が省けるため、生産性が向上します。

業務の内部統制ができる

申請や承認のルートや手順を明確に設定することで、適切な承認フローが確保され、不正や誤った手続きのリスクを軽減できます。また、データの一元管理や履歴管理が可能なため、トレーサビリティが確保されます。

過去の承認履歴や操作ログを参照することで、問題の追跡や監査対応が容易になります。さらに、セキュリティの向上もメリットの1つです。アクセス権の制御やデータの暗号化など、ワークフローシステムはセキュリティ面での対策を提供します。

多様な働き方に対応できる

ワークフローシステムを利用すれば、オンライン上で業務の申請や承認が行えます。従来の紙や直接のやり取りに比べ、場所や時間に制約されずに業務を進めることができます。

また、電子的なワークフローシステムはファイル共有やコミュニケーション機能を組み合わせることができ、リアルタイムでの情報共有や意思疎通が可能です。

これにより、チーム内のメンバーやリーダーとの連携がスムーズになり、リモートワーカー同士の協力やチームの一体感を高めることができます。テレワーク環境でも効率的に業務を進めることができ、柔軟な働き方への対応が可能となります。

ワークフローシステムの導入が適している企業の特徴

ワークフローシステムは業界や業種を問わず導入されており、あらゆる事業で活用されています。基本的にどのような企業でも活用できますが、ワークフローシステムの導入が特に適している企業は、以下の2つに当てはまる企業です。

1. 申請業務がコア業務の負担になっている
2. テレワークを導入したいがアナログな申請業務を採用している

紙での申請業務は申請書の印刷などに時間がかかる上に、紛失のリスクもあります。紙での申請業務がコア業務の負担になっている場合、ワークフローシステムの導入により申請業務にかかる時間が大幅に短縮されます。

また、クラウド型のシステムであれば出張先や自宅からでもシステムを利用できるため、テレワークの導入を考えている企業は、前向きに導入を検討しましょう。

まとめ

ワークフローと業務フローは似ていますが、ワークフローは業務プロセス全体の流れを指し、業務フローは個別の業務の流れを示します。ワークフローの可視化は業務の透明性や効率化につながります。

ワークフローシステム導入のメリットには、業務効率化・ペーパーレス化・内部統制の強化・多様な働き方への対応があります。

これにより業務プロセスの効率化、コスト削減、リスク管理の向上、柔軟な働き方の実現が期待できます。ワークフローシステムは生産性向上と組織の効率化を支援する重要なツールです。