ワークフローの電子化とは？メリットや電子化する際のポイントを解説

ワークフローとは、稟議などの申請から承認までの一連の業務フローを言います。紙でのワークフローは、回覧の停滞や紛失リスクなどの課題があり、ワークフローを電子化する企業が増えています。本記事では、ワークフローの電子化によるメリット・デメリットなどを解説しています。

目次

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1. ワークフローとは
2. 紙でワークフローを行う課題
3. ワークフローの電子化で効率化できる主な業務
4. ワークフローを電子化するメリット
5. ワークフローの電子化で起こるデメリット
6. ワークフローを電子化する際のポイント
7. まとめ

ワークフローとは

ワークフロー（Work Flow）とは、「仕事の流れ」を意味し、稟議などの申請から承認まで、業務についての一連のやりとりを指します。ワークフロー化とは、これらの一連の作業手順やプロセスを設計し、自動化・効率化することです。

組織内で行われる申請業務は、申請・承認・決裁という複数の担当者が携わるフローが存在します。ワークフローは企業にとって、意思決裁を支える重要なプロセスです。

ワークフローが適切に機能していないと、意思決定が遅れ、正しい経営判断ができないなど、リスクが発生します。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、業務の手順やプロセスを自動化・管理するためのシステムです。ワークフローを適切に機能させるには、ワークフローシステムで業務の流れを可視化・自動化させる方法があります。

ワークフローシステムを導入することで、組織内で行われている申請・承認・決裁などの業務手続きの電子化が可能です。

ワークフローの一連の流れをモニタリングすることができるため、業務の進捗状況が可視化できます。また、システムの導入により、ペーパーレス化・脱ハンコの促進や業務負担の軽減などが見込めます。

紙でワークフローを行う課題

紙ベースでのワークフローは、さまざまな課題に悩まされてきました。業務が散在しやすく、効率を損ねてしまい申請書類の流れが停滞しがちです。具体的にどのような課題があるのか解説します。

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書類の回覧が停滞しやすい

紙ベースでのワークフローは、申請者・承認者・決裁者・保管という一連の流れによって処理されますが、複数の担当者の手に回るため、担当者が不在・または多忙の場合、書類の停滞が発生しやすい傾向があります。また、回覧しにくいためテレワークには向きません。

書類の回覧が停滞すると、承認プロセスが滞ってしまい、業務に時間がかかったり、滞った書類を大量に処理する状況になったり効率が低下します。そのため、申請内容の確認がぞんざいになり、誤った承認を行ってしまうケースも少なくありません。

進捗状況を確認できない

紙ベースでのワークフローは、時間がかかり、進捗状況がわかりにくいのがデメリットのひとつです。申請・承認・決裁まで、複数人が回覧を行う際に担当者が誰なのか把握できていないケースや、申請内容によって承認者が異なる場合もあります。

そのため、進捗状況を確認するのに手間と時間がかかり、承認待ちの状態が長くなるというリスクが発生します。また、紙ベースの申請書類は、コア業務に埋もれて承認や決裁が後回しにされやすい傾向があります。

保管コストやリスクが発生する

紙ベースの申請業務や書類の回覧は、決裁後の書類は保管を行いますが、紙ベースの書類が多くなるほど保管スペースやセキュリティのためにコストがかかる場合もあります。また、稟議書は物品の購入や、契約の締結など会社に関わるさまざまな決裁の証拠書類です。

そのため、保管期間を設けずに永久保管することが望ましいとされています。紙ベースでワークフローを行う場合、書類が紛失するケースも考えられるため、セキュリティリスクが発生します。

また、重要書類の保管には、セキュリティ性の高いサービスの利用が必要になる場合もあるため、保管に関わるコストがかかる場合もあります。

ワークフローの電子化で効率化できる主な業務

ワークフローは電子化することで、帳票業務・決済業務・勤怠業務などを効率化させることが可能です。紙ベースで行う従来の業務との違いについて具体的に解説します。

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帳票業務

帳票業務とは、帳簿や伝票を扱う業務の総称で、役割や目的は多数あります。帳票には法律により、一定の保存期間が定められており、従来の紙ベースでの書類の保管は期限の確認や、保存の管理など煩雑になりがちです。

原則的に紙ベースでの保管とされていますが、電子帳簿保存法の要件を満たしていれば、電子データで保存が可能です。そのため、書類を保管するスペースや、管理の手間がなくなります。

参考：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁

参考：電子帳簿保存法関係｜国税庁

決裁業務

ワークフローのなかで、もっともスピード感を求められるのが決済業務です。紙ベースで申請を行った場合、決裁者はコア業務を優先してしまい、決済業務を後回ししやすい傾向があります。

そのため、時間がかかりやすいといったデメリットはつきものです。しかし、ワークフローシステムで決済業務を電子化することにより、画面上で決裁が行われ、進捗状況が可視化されます。また、紙ベースでの受け渡しを必要としないため、テレワークにも向いています。

勤怠管理

勤怠管理もワークフローシステムで業務の効率化が望めます。勤怠管理は、打刻・欠勤・残業・休日出勤や休暇申請など承認が必要なワークフローが複数あります。紙ベースでの申請は、申請漏れ・申請書の紛失・承認の遅延などで管理が複雑化しやすい傾向があります。

承認事項も多いため、停滞すると業務負担になり、勤怠表など修正が必要になるケースも少なくありません。また、勤怠管理に関わる申請内容は、給与にも影響してくるため、慎重に行わなければならない業務です。

これらの勤怠管理を電子化すれば、自動化できるため給与計算や勤怠表にも反映され、勤怠業務を効率化できます。

ワークフローを電子化するメリット

ワークフローを電子化することで、さまざまなメリットが得られます。今まで時間と手間を要していた一連の業務を可視化し、効率化させることが可能です。以下で具体的に解説します。

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作業の効率化

ワークフローシステムを電子化すると、社外からも申請・承認作業が可能です。そのため、外出先や出張先、またテレワークの際もワークフローが行えるため、業務がスムーズになり大変効率が良くなります。

また、稟議書類など過去の稟議内容を確認したいときなども、キーワードや時系列で書類の検索が可能です。紙ベースで保管する場合、書庫から書類を出し検索すると大変手間や時間がかかり煩雑だった業務が、電子化することで効率よく、簡単に行えます。

業務プロセスの可視化

ワークフローを電子化することにより、タスクの可視化が可能です。ワークフローのタスクが現在どこにあるのか可視化することで、業務の停滞を防止できます。また、差し戻しの回数や、停滞しやすいタスクを洗い出し、課題を見つけ改善へと導くことも可能です。

また、承認を急ぐ案件の場合は、業務プロセスの進捗状況を確認できるため、催促を行いやすくなります。可視化することで、申請漏れや二重申請も防止でき、書類の紛失もなくなります。

紙ベースのコスト・リスクの削減

紙ベースでのワークフローは、用紙代・コピー代や、保管するスペースの確保でコストが発生する場合があります。また、申請書を紛失したり、社外に持ち出したりするセキュリティリスクも高いなどのデメリットが発生しやすいです。

ワークフローは電子化することで、用紙代やコピー代のコストが不要になり、また電子保存することで、書庫も不要になります。また、セキュリティ面でも、システム内でのワークフローになるため、外部に漏れることなく安心です。

内部統制の強化

ワークフローの電子化により、業務の効率性を高めることで、内部統制の構築に役立ちます。ワークフローを一元化・可視化することで、社内の業務プロセスが適切であるかどうか、見直すことが可能です。

業務の停滞確認や、人為的なミス・不正を防止するなど、可視化することで監視体制も効率化できます。そのため、社内全体の業務が健全に、かつ効率的に事業活動を行うことが望めます。

ワークフローの電子化で起こるデメリット

ワークフローの電子化は、さまざまなメリットが得られますが、導入の仕方によってはデメリットが発生する可能性もあります。システム導入を検討する際はこれらの事項にも注意しなければなりません。

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社内に周知する必要がある

ワークフローシステムを導入する際は、社内全体での取り組みが必須です。そのために、操作方法の研修や、移行の方法や社内ルールを設定する必要があります。操作方法だけでなく、閲覧方法や保存のルールも統一させておくことが重要です。

また、社外で利用する場合もあるため、ログインIDやパスワードの扱いにもルール設定が必要です。従業員が誰でも簡単に操作できるように、できるだけシンプルで簡単な操作画面のものを選ぶと良いでしょう。

紙と電子の混在による管理の煩雑

ワークフローを電子化しても、稟議書などでは、内容補足のために添付書類が必要な場合があります。稟議書が電子、添付書類が紙ベースとなると紙と電子が混在してしまうため、書類の管理がしにくい状態になります。

一元管理するには、紙ベースの書類も電子化する必要があります。スキャンなどで電子化すれば、紙と電子の書類が電子に一元化され、業務が効率化します。

システム導入にコストがかかる

ワークフローシステムは、クラウド型の場合、ベンダーのサーバーを利用するため、基本的にシステム導入の費用はかかりません。オンプレミス型の場合は、自社でサーバーとハードウェアを準備する必要があるため多額のコストが発生します。

クラウド型の場合、導入費用がかかりませんが月額使用料が発生します。無料のものから300円程度の安価なものもありますが、自社の規模や業務内容に合わせた場合、結果的に高額になるケースもあり、オンプレミス型の方がコスパが良くなる可能性もあります。

システムを選定する際は、自社の規模や従業員数、業務内容に合った機能が備わっているかどうか確認しましょう。

ワークフローを電子化する際のポイント

ここでは、ワークフローを電子化していく際に大切なポイントを解説します。

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電子化を前提とした業務フローにする

従来の業務フローをそのまま電子化に当てはめることは、効率化や機能性に限界があります。ワークフローを電子化する際には、従来のプロセスをそのまま電子化するのではなく、電子化を前提とした新しい業務フローを構築しましょう。

電子化を前提とした業務フローを整備する際は、次のようなポイントを意識しましょう。

1. 情報共有がしやすいシームレスなデジタル連携
2. 十分なセキュリティ対策
3. 利用者が使いやすいデザインやシンプルな操作手順
4. 技術や業務の変化に対応できる柔軟性と拡張性

電子化する文書を見極める

文書の電子化には手間やコストがかかることがあります。そのため、効率的な電子化ためには、いきなりすべての文章を電子化するのではなく、業務に重要で不可欠な文書を優先的に選定し、電子化しましょう。

例えば、業務において頻繁に使用される文書や重要な情報を含むものや、セキュリティや法的規制に関わる文書などから行います。電子化する文書を見極めて段階的に進めることで、全体的な業務効率が向上するでしょう。

まとめ

ワークフローは、紙ベースで行うと申請から決済までに時間や手間を要し、大変効率が悪くなる傾向があります。また、申請漏れや紛失などのリスクも少なくありません。ワークフローを電子化することで、これらの課題を解決へと導き、効率化が可能になります。

また、業務プロセスを可視化させることで、監視体制も適正化され、内部統制の強化にも役立ちます。業務の効率化と適性化を行うために、自社の規模や業務内容に合った、適切なシステムを選定しましょう。