スマホ・タブレット対応ワークフローシステムとは？メリットなど解説

ワークフローシステムとは、申請・承認の一連の業務を自動化できるシステムです。スマホ・タブレット対応のシステムなら、社外から申請・承認ができ業務効率化が可能です。本記事では、スマホ・タブレット対応のワークフローシステムのメリットや導入のポイントなどを解説します。

目次

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1. ワークフローシステムとは
2. スマホ・タブレット対応のワークフローシステム導入のメリット
3. スマホ・タブレット対応のワークフローシステム導入のデメリット
4. スマホ・タブレット対応のワークフローシステム導入のポイント
5. まとめ

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、申請から承認までの業務フローを電子化して効率化できるシステムです。

ワークフローシステムを取り入れると、紙ベースの書類を印刷して承認印を押すといった手間を省くことができ、印刷代などのコスト削減に繋がります。さらに、どこまで申請が進んでいるのかといった進捗状況が可視化でき、オンラインで社内共有が可能です。

テレワークが進む現代では、ワークフローシステムを取り入れている企業が増えており、自宅や別事業所などでも申請・承認作業ができるのも魅力です。

そんなワークフローシステムの中でも、特に注目されているのが、スマホやタブレットでのアプリ対応できるタイプであり、営業先や出張中でも手軽に対応できます。個人が所有する端末を使用すれば、新たに機器を導入する必要がないため、非常にメリットが大きいです。

スマホ・タブレット対応のワークフローシステム導入のメリット

スマホやタブレットに対応したワークフローシステムは、外出先でも使えたり他のアプリと連携したりできるメリットがあります。ここでは、スマホ・タブレット対応のワークフローシステムのメリットについて解説します。

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外出先からの申請・承認で業務効率化

従来の業務フローは、会社内で申請や承認を行うのが一般的であり、営業や出張等で担当者が不在になると業務が滞ってしまうのが課題でした。

しかし、スマホやタブレット対応のワークフローシステムを導入すると、インターネット環境さえあれば社外のどこからでも申請や承認が行えます。

そのため、担当者が業務フローだけのために帰社する必要が無く、テレワークや営業の直行直帰が可能になり、業務がスピーディーに進みます。申請に不備があっても出先で確認できるため、効率化が図れるのがメリットです。

過去のエクセルデータを活用できる

ワークフローシステムによっては、Excel（エクセル）で作成した申請書などのデータを、電子化して活用することができます。新たにフォーマットを作る必要がないため、従来まで使用していた形を変更する必要がないのは大きなメリットです。

特に、スマホやタブレットからも確認を行っていた場合、スムーズにシステムへの移行ができます。新たなシステムの導入・形式の変更は、従業員の負担が大きくなります。よって、従来の方法からなるべく変更の少ないものを選ぶと良いでしょう。

承認フローに合わせた条件の設定

稟議書を作成して承認を行う際、大きな金額であるほど承認者を増やしたり、新たな部門への承認フローを必要とすることがあります。その際、金額や条件に合わせて、自動で承認フローの変更をしてくれる機能があるワークフローシステムだと非常に便利です。

また、申請書の種類ごとに入力補助をつけたり、作成における制限を設けたりすることができます。これにより、人為的な入力ミスを防ぎ、紙ベースによる差し戻しなどの煩わしい手順を省くことも可能です。

承認漏れが少なくなる

スマホやタブレット対応のワークフローシステムの多くは、メール通知やプッシュ通知機能が搭載されています。

進捗状況や不備での差し戻しなどのお知らせを、ワークフローシステムを見ていない時でも知らせてくれるため、申請から承認までの業務がスムーズに進み、承認漏れを防ぎます。

日頃から対応する業務が多く、承認作業が滞りがちな社員でも、スマホやタブレットなら外出先や隙間時間にも手軽にアクセスできるのがメリットです。

アプリとの連携が可能

スマホ・タブレット対応のワークフローシステムは、ほとんどのものが他のチャットツールアプリとの連携を可能とします。事前に連携しておけば、チャットツール上に進捗状況や承認待ちの通知が届くため、承認漏れや確認漏れを防ぎます。

アプリとの連携機能を搭載したワークフローシステムは、特にビジネスチャットツールをメインに活用している社員が多い企業におすすめです。

スマホ・タブレット対応のワークフローシステム導入のデメリット

スマホ・タブレット対応のワークフローシステムは、導入によって多くのメリットを得られますが、スマホ・タブレットならではのデメリットもあります。ここでは、どのようなデメリットがあるのかを解説します。

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利用端末が非対応の場合がある

ワークフローシステムを導入する際は、手持ちのスマホやタブレットに対応しているかを予め確認するのが重要です。

iPhone・Androidなど、OSの種類やバージョンによっては非対応である可能性があるため、すでに持っている端末を利用する場合は、必ず対応しているものを選びましょう。

なお、利用端末に対応しているのか判断が難しい場合は、無料トライアルでお試し利用してみるのもおすすめです。また、個人の端末を利用する場合は、古い機種を使っている社員を特定し、条件によっては社用携帯を導入するのも良いでしょう。

盗難や紛失による情報漏洩リスクがある

スマホやタブレットは社外に持ち出して使用するため、万が一盗難や紛失があると情報漏洩のリスクがあります。申請書には社外秘の重要な情報も含まれており、第三者に見られて悪用されてしまうと、企業の大きな損害に繋がります。

ただし、仮に盗難や紛失が発生したとしても、ワークフローシステムにログイン出来なければ見ることができないため、パスワードの設定は必須となります。よって、対応策として、遠隔操作でデータの削除やロックができるシステムを選ぶと安心です。

スマホ・タブレット対応のワークフローシステム導入のポイント

スマホやタブレット対応のワークフローシステムを導入する際は、操作性の確認やMDMも一緒に導入するのがおすすめです。ここでは、選ぶときにチェックしておきたいポイントを解説します。

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サポート体制が充実しているか

新たにワークフローシステムを導入する場合、今まで使用してきたエクセルなどのフォーマットを活用したり、承認フローの設定をするのは大変です。そのため、導入時のサポートが備わっているか、システムのサポート体制を確認しましょう。

また、システムの悪用やデータの改ざんなどのトラブルが起きた際にも、どの程度のサポートまで行ってくれるのかも把握しておくべきです。なお、こういったサポート面に関しては、無料版・有料版で大きく違う場合もあるため、注意が必要です。

無料トライアルで操作性などを確認

スマホやタブレット対応のワークフローシステムは、外出先で手軽に使うためにも操作性が重要です。ワークフローシステムには、申請経路の分岐や申請内容の集計・管理、申請フォームの作成など、さまざまな機能が備わっています。

申請作業が複雑ではないか、申請から承認までのステップが多すぎないか、動作が重くないかなど、設定項目と合わせて操作性を確認しておきましょう。ただし、実際に使ってみないと快適に動作するかは分からないため、無料トライアルで試してみるのがおすすめです。

仮に、ワークフローシステムを導入しても操作性が悪いと感じられた場合、社員が使わなくなってしまう可能性があるため、実際にテスト期間を設けて社員間で運用してみるのが得策です。

個人の端末を業務利用する場合、MDMも導入

MDMとは「Mobile Device Management」の略で、モバイルデバイスを管理する仕組みを指します。MDMを導入することで、スマホやタブレットなど複数のデバイスを、企業のセキュリティポリシーに従って管理が可能です。

例えば、スマホやタブレットが紛失や盗難に遭ってしまった際には、端末のワークフローシステムをリモート制御でき、遠隔でデータの削除やロックができます。また、デバイス機能を一元管理できるため、業務の効率化や管理体制の向上にも繋がります。

特に個人のスマホやタブレットは社外で使う機会が多いため、ワークフローシステムと一緒にMDMも導入するのがおすすめです。

まとめ

ワークフローシステムは申請から承認までのフローを可視化して、スムーズに業務が進めることができる便利なツールです。近年で特に注目されているのが、スマホやタブレット対応のワークフローシステムです。

ワークフローシステムのメリットに加え、社外でも申請・承認ができるため、申請承認のために会社に行く必要がなく、承認漏れなどの業務の滞りを防止できるメリットもあります。

スマホやタブレットでワークフローシステムを導入する時は、利用端末に対応しているかを確認し、MDMなどでセキュリティ体制を整えておくのがおすすめです。便利なワークフローシステムで、さらなる業務の効率化を図りましょう。