ワークフローとグループウェアの違いは？おすすめの企業や選び方解説

ワークフローとは、申請・承認の一連業務をデータ化して効率化する仕組みを指します。そしてグループウェアは、従業員のスケジュールや業務の進捗状況などを共有するツールです。本記事では、2つのツールの違いやどんな企業に向いているのか、選ぶ際の比較ポイントを解説します。

目次

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1. ワークフローとグループウェアの違い
2. ワークフローシステム・グループウェアが向いている企業
3. ワークフローシステムとグループウェアは組み合わせての利用がおすすめ
4. ワークフローシステム・グループウェアの比較ポイント
5. ワークフローシステム・グループウェアを選ぶ際の注意点
6. まとめ

ワークフローとグループウェアの違い

ワークフローとグループウェアは、組織内の業務プロセスを効率化するためのツールですが、それぞれ異なる役割と特徴を持っています。ここでは、ワークフローとグループウェアの違いについて解説します。

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ワークフローとは

ワークフローは業務の流れや手続きを整理し、効率的に処理するための手法です。具体的なタスクや手順を明確に定義し、関係者の役割や責任を明確化します。申請や承認などのプロセスが透明化し、業務の進捗や問題点が把握しやすくなります。

例えば、新しいプロジェクトを始める場合には、企画書の作成・上司からの承認・予算の確保・チームメンバーへの指示など、様々なステップを踏む必要があります。この一連のステップがワークフローにあたり、業務の開始から完了までの要素を含みます。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムは、業務プロセスをデジタル化・自動化するためのシステムです。申請・承認のフロー管理やドキュメントの共有・管理、タスクの割り当て・追跡などをサポートします。

従来の紙ベースの手続きを電子化し、業務の進捗状況や課題をリアルタイムに把握できます。これにより、業務効率が向上し、人為的ミスや遅延が減少します。さらに、データの可視化や分析により、業務改善や意思決定のサポートにも活用できます。

また、ワークフローシステムはプランによって、柔軟なカスタマイズや他システムとの連携も可能とし、企業のニーズに合わせた効果的な業務運営を支援します。

グループウェアとは

グループウェアは、組織内のコミュニケーションや情報共有を支援するためのシステムです。主な機能として、電子メール・スケジュール管理・タスク管理・ファイル共有・グループチャット・掲示板などがあります。

これにより、社内のコミュニケーションが円滑化し、情報共有が容易になります。なお、各メンバーは自身のスケジュールやタスクを管理し、共有カレンダーやチームタスクでの進捗管理も行えます。

グループウェアのワークフロー機能

グループウェアで搭載されるワークフロー機能には、申請や承認・タスクの割り当ての電子化・自動化などの基本的な機能が備えられています。

一方、ワークフローシステムは主に業務プロセスの自動化に焦点を当てており、より複雑なワークフローの設計や柔軟なカスタマイズが可能です。特に、自社の現状が内部統制に課題のある場合は、ワークフローシステムの導入をおすすめします。

自社の規模感や課題など、ニーズに合ったツールを選定し、効果的な業務改善を実現しましょう。

ワークフローシステム・グループウェアが向いている企業

ワークフローシステムとグループウェアは、それぞれ異なる特徴を持っています。どちらのツールが組織に向いているかは、現在の課題やニーズによって変化します。ここでは、ワークフローシステムとグループウェアが向いている企業の特徴をそれぞれ解説します。

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ワークフローシステムが向いている企業の特徴

ワークフローシステムは、手作業によるミスやコストを削減したい企業にとって効果的なツールです。従来の手続きと比べ、ワークフローシステムでは申請・承認プロセスを自動化し、人為的なミスを軽減します。

また、紙ベースの手続きに比べて、効率的で迅速な業務処理が可能です。さらに、電子化によって紙や印刷物の使用を減らし、コスト削減にも貢献します。

このように、ワークフローシステムは業務プロセスの効率化や品質向上に大きなメリットをもたらすため、手作業によるミスやコストの問題に取り組む企業におすすめです。

グループウェアが向いている企業の特徴

グループウェアは、情報共有が徹底されていない企業や、業務の属人化が課題となっている企業におすすめです。グループウェアを導入することで、社内の情報共有やコミュニケーションが効率化され、情報の断片化や漏れが減ります。

また、社内全体で同じ情報を共有することで業務の属人化を解消し、チーム間の協力や連携がスムーズになります。さらに、タスク管理やスケジュール共有などの機能により、業務の進捗状況やスケジュールを把握しやすくなります。

よって、グループウェアは、情報共有の徹底と業務の効率化に貢献し、企業内のコミュニケーションと協力体制を強化したい企業に適しています。

ワークフローシステムとグループウェアは組み合わせての利用がおすすめ

ワークフローシステムとグループウェアを併用することで、より効果的な業務運用と情報共有が可能です。例えば、ワークフローシステムは申請・承認プロセスを効率化し、業務の透明性と迅速な意思決定を可能にします。

そして、グループウェアは情報共有やコミュニケーションを円滑化させます。両者を組み合わせることで、ワークフローシステムで進行中の申請やタスクの状況をグループウェア上で共有でき、関係者はリアルタイムで状況把握ができます。

このように、両者の組み合わせによって、効率的な業務運用と円滑な情報共有が実現されます。どちら片方の利用でも業務の効率化は図れますが、さらなる省力化のためには、できる限り併用して活用することをおすすめします。

ワークフローシステム・グループウェアの比較ポイント

ワークフローシステムやグループウェアを選ぶ際には、いくつかの比較ポイントに注目しましょう。ここでは、2つのシステムに関しての選ぶ際のポイントについて解説します。

自社のニーズに適したワークフローシステムやグループウェアを選び、業務の効率化を図りましょう。

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導入目的を明確にする

自社に最適なツールを選ぶには、まず導入目的を明確にすることが重要です。例えば、業務効率化やコミュニケーション改善などの目的を具体的に把握しましょう。なお、内部統制強化が課題の場合、ワークフローシステムの導入がおすすめです。

ワークフローシステムは、申請・承認プロセスの透明化や監査ログの確保など、内部統制に役立つ機能を提供します。一方、グループウェアは情報共有やタスク管理などの業務効率化に向いています。

最適な選択をするためには、自社のニーズや課題に応じて各システムの特徴を比較し、目的に最も適したツールを選ぶことが重要です。

費用対効果を確認

ワークフローシステム・グループウェアを選ぶ際には、費用対効果を確認することが重要です。適切なシステムを選ぶためには、導入費用やランニングコスト、効果に見合った利益を考慮する必要があります。

費用対効果の評価には、導入費用、カスタマイズや保守にかかる費用、効率化や生産性向上によるコスト削減などを考慮します。また、将来の拡張性やシステムの柔軟性も重要な要素です。

なお、ワークフローシステムとグループウェアの料金相場を比較した場合、搭載機能にもよりますが、一般的にはグループウェアの方が高くなっています。グループウェアは多機能ゆえに高額な傾向があるため、必要な機能を見極めてから選択すべきです。

導入形態によるコストの違い

ワークフローシステムもグループウェアも、「クラウド型」と「オンプレミス型」の2タイプに大きく分類できます。クラウド型は基本的に初期費用なしの月額制が多く、比較的安価に導入できるというメリットがあります。

対するオンプレミス型は導入費用は高額ですが、自社でセキュリティ対策が可能で、カスタマイズも自由にできるメリットがあります。金額だけで判断せず、自社のポリシーや機能要件を加味した上で、費用対効果を検討しましょう。

	クラウド型	オンプレミス型
特徴	・社外からもアクセスできる ・自社での保守管理不要	・カスタマイズの自由度が高い ・独自のセキュリティ体制を構築できる
費用相場	初期費用0円の場合が多い 1ユーザーあたり数百円／月	初期費用が数十万〜数百万円 1ユーザーあたり数千円／年

カスタマイズ性を確認

カスタマイズ可能なシステムは、企業独自のワークフローに柔軟に対応できるため、業務プロセスの最適化や効率化が可能となります。カスタマイズ性の高いシステムでは、申請フォームや承認ルートの設定、通知メッセージのカスタマイズなどが容易に行えます。

これにより、企業独自の要件や業務フローに合わせたシステム構築が可能となります。カスタマイズ性が高いシステムを選ぶことで、より効果的な業務運用が実現でき、導入時や将来の変化にも柔軟に対応できるという利点があります。

使いやすいか確認

ワークフローシステム・グループウェアを選ぶ際には、使いやすさを確認することが重要です。使いやすいシステムは、従業員がスムーズに操作でき、効率的な業務運用に直結します。

使いやすさを確認するには、無料トライアルの利用は有効な手段です。トライアルを通じて実際にシステムを試してみることで、ユーザーインターフェースや操作性、機能の使い勝手を確かめることができます。

ワークフローシステム・グループウェアを選ぶ際の注意点

ワークフローシステム・グループウェアを選ぶ際には、比較ポイントと合わせて下記の注意点も考慮しましょう。ここでは、システム選びにおける注意点を解説します。

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業務が停滞してしまう可能性がある

新しいシステムの導入は従業員の混乱を招き、業務の効率化のために行ったことが、返って業務の停滞を引き起こしてしまう可能性があります。そのため、システムの利用方法や注意点を、導入前から従業員に教育・周知しておく必要があります。

また、セキュリティ面での心配もあります。セキュリティ性に関しての対策はシステムによって違うため、導入前にはどのようなセキュリティ対策を行っているのか、サポート体制は整っているのかなど、トラブル時のシミュレーションも行いましょう。

段階的な導入を検討する

システムの新規導入による混乱を避けるには、段階的に導入することも検討しましょう。いきなり全部署で体制を変えようとすると、トラブルが起きた際にその被害が全体に及んでしまうリスクがあります。

そのため、まずは一部の部署で試用し、社員が適切に使いこなせるか、迷わず操作できるか、実際に生産性の向上に繋がっているかなどを確認しましょう。一定期間導入し、効果が確認できた段階で、適用範囲を広げていくのがおすすめです。

スマホやタブレット端末で使えない場合がある

システムの中には、社内だけでの運用を想定したものが存在します。これは、ワークフロー管理自体が通常業務の流れに関連し、社内業務における自動化を行うものであることから、セキュリティ面を重視してのことです。

しかし、現在では個々のスマホやタブレット端末を利用して、アプリ内でワークフロー機能を使えるものも存在します。そのため、社外からの申請・承認フローを効率化したいなど、外出先での利用も考慮したい場合は、こういった機能面も十分に確認しましょう。

まとめ

ワークフローは業務の流れを自動化し、申請や承認プロセスを効率化するシステムであり、グループウェアは情報共有やコミュニケーションを支援するツールです。ワークフローシステムは、内部統制強化や厳密なプロセス管理を必要とする企業に向いています。

一方、グループウェアは情報共有が不十分で業務の属人化が進んでいる企業に適しています。選定ポイントとしては、導入目的を明確化し、自社のニーズに合った機能を持つか確認することが重要です。また、カスタマイズ性や使いやすさも考慮しましょう。

なお、費用対効果も重要であり、予算に合わせて適切な選択をする必要があります。その際は、無料トライアルを活用して実際の操作感や効果を確認することも有益です。自社の業務フローと課題に最も適したツールを選び、業務の効率性と生産性の向上を目指しましょう。