Gmailのアーカイブとは｜アーカイブする方法や復元方法も解説

Gmailのアーカイブとは、Gmail内のメールを保管・保存するという意味です。アーカイブしたメールは受信トレイに表示されないためメールを整理でき、仕事の効率化に繋がります。本記事では、Gmailのアーカイブの意味やアーカイブする方法、復元方法を解説します。

目次

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1. アーカイブとは
2. スマホ内のGmailをアーカイブする手順
3. スマホでアーカイブしたGmailを復元する手順
4. PCのGmailをアーカイブする手順
5. PCでアーカイブしたGmailを復元する手順
6. アーカイブしたGmailを一括削除する手順
7. まとめ

アーカイブとは

アーカイブとは、英語の「archive」に由来する言葉で、保管・保存するという意味があります。IT分野で主に使われていて、データを長期保存するために、専用の保存領域に安全に保存しておくことを指します。

Gmailには、受信トレイとは違う場所にメールを保管できるアーカイブ機能が備わっており、受信トレイを常に整理しておくことが可能です。まずは、Gmailのアーカイブ機能についてや、ミュートとの違いについて解説します。

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Gmailのアーカイブ機能とは

Gmailのアーカイブとは、Gmail内のメールを保管・保存できる機能です。Gmailのアーカイブ機能を使うと、Gmailの受信トレイからは表示されなくなり、「すべてのメール」で保存・保管されるようになります。

このアーカイブ機能は、受信トレイを常に整理しておけるのがメリットです。受信トレイにたくさんのメールがあると、必要なメールが埋もれてしまいます。

そのため、後で必要になるかもしれないメールなどを、アーカイブ機能で保存・保管しておくのが有効な使い方です。受信トレイがいつでも整理されて見やすくなり、削除する訳ではないため、必要になれば確認できます。

Gmailのアーカイブ機能が便利な理由

Gmailのアーカイブ機能は、仕事の効率化に役立つ便利な機能です。受信トレイが整理されていないと、大事な取引のメールが埋もれてしまい、メールを探すのに時間がかかってしまったり、誤って削除してしまったりするケースもあります。

アーカイブ機能を利用して受信トレイを整理すると、重要なメールを確認しやすくなります。例えば、未読メールや返信が済んでいないメール以外をアーカイブしておけば、残りのメールに対応するだけで管理が非常に楽になります。

Gmailをアーカイブしても容量は増えない

受信トレイの整理に便利なGmailのアーカイブ機能ですが、メールが削除されるわけではないためアーカイブしても空き容量は増えません。そのため、知らないうちに容量が圧迫される恐れがあります。

空き容量が不足すると大事なメールを受信できなくなる恐れもあるため、必要のないメールは定期的に削除して空き容量を確保しておきましょう。

Gmailのアーカイブ機能とミュートの違い

Gmailのアーカイブ機能と似た機能に、ミュート機能があります。ミュートとアーカイブ機能の違いは、返信があった際の対応の違いです。アーカイブ機能は、アーカイブしたメールに返信があった場合、受信トレイに戻ります。

一方で、ミュートしたメールは、返信があっても受信トレイに戻りません。そのため、今後も反応が必要ないメールはミュート機能、返信が必要なものはアーカイブ機能などと使い分けをすると良いでしょう。

Gmailのアーカイブ機能とラベルの違い

Gmailのラベル機能とは、自分で設定した条件に応じてメールを分類できる機能です。取引先や進捗状況ごとにメールを仕分けできるため、メールを見やすく整理でき、確認漏れなどのミスを削減できます。

また、フィルタ機能を活用すれば、受信したメールの自動振り分けが可能です。アーカイブとラベルは、どちらもメールの整理に役立つ機能ですが、仕分け方法や目的が異なります。両者を上手く併用することで、さらにすっきりと整理できるでしょう。

スマホ内のGmailをアーカイブする手順

アーカイブはメールを整理するのに、便利な機能ということは分かりましたが、実際アーカイブのやり方が分からないという方も多いのではないでしょうか。

ここでは、iPhone（アイフォン）やAndroidなどのスマホのアプリで、Gmailをアーカイブする手順について分かりやすく解説します。

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Gmailをアーカイブする

スマホでGmailをアーカイブする方法は、該当するメールをタップし、左右どちらかにスワイプするだけです。選択したメールが緑の背景になり、「メールをアーカイブしました」という表示がされたら、「すべてのメール」に移動が完了です。

誤ってアーカイブしたGmailを元に戻す方法

スマホで誤ってアーカイブをしてしまった際は、アーカイブ後に画面下に表示される「メールアーカイブをしました」の右側の「元に戻す」の文字をタップすれば、すぐに元に戻せます。

「元に戻す」の表示は数秒で消えてしまうので、間に合わなければ「すべてのメール」でアーカイブしたメールの確認が可能です。メールを開封し、右上の「･･･」ボタンから「受信トレイに移動」をクリックすれば、受信トレイに戻せます。

アーカイブしたGmailを確認する

スマホでアーカイブしたGmailを確認する際は、メール検索の左側のメニューから「すべてのメール」を表示します。日時・時間順にアーカイブしたメールを含むすべてのメールが一覧で表示されるので、ここでアーカイブしたメールを探しましょう。

また、スマホでアーカイブしたGmailのみを表示したい場合は、「すべてのメール」のメール検索で「-in:spam -in:trash -is:sent -in:drafts -in:inbox」と検索します。

上記は検索演算子といって、迷惑メール（in:spam）、ゴミ箱（in:trash）、送信済み（is:sent）、下書き（in:drafts）、受信トレイ（in:inbox）を除外して表示するコードです。アーカイブしたメールがどこにいったのか分からなくなった際に活用すると便利です。

スマホでアーカイブしたGmailを復元する手順

アーカイブしたメールが突然必要になることもあるでしょう。しかし、一度アーカイブしたメールはどのように復元するのか分からない方も多いのではないでしょうか。

ここからは、iPhoneやAndroidなどスマホアプリで、アーカイブしたGmailを復元する手順について分かりやすく解説します。

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アーカイブしたGmailを復元する

アーカイブしたGmailを復元するには、「すべてのメール」から該当するメールを開封し、右上の「･･･」ボタンから「受信トレイに移動」をクリックすれば、受信トレイに戻せます。

スマホ内のアーカイブは、スワイプするだけで簡単にアーカイブ機能を利用できますが、誤って操作してしまうケースも少なくありません。必要なメールが見つからない場合は、「すべてのメール」から確認してみましょう。

アーカイブしたGmailを削除する

アーカイブしたGmailを削除するには、「すべてのメール」から該当するメールを開封し、右上の「ゴミ箱マーク」をタップするだけです。

アーカイブしてもメールはGmail上に残っているため、容量削減にはなりません。Gmailでは15GBまで無料で使用可能ですが、必要のないものは削除して整理しましょう。また、ゴミ箱内のメールも30日間は保存されるため、期間内なら元に戻すことが可能です。

PCのGmailをアーカイブする手順

最近はビジネスシーンでGmailを利用する企業も多く、PCでアーカイブ機能を活用したいという人も多いでしょう。ここからは、PCのGmailをアーカイブする手順について解説します。

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Gmailをアーカイブする方法

PCでGmailの受信トレイを開き、アーカイブしたいメールの上にカーソルを合わせます。該当メールの右側に4つのアイコンが表示されるため、一番左側の「アーカイブ」をクリックしましょう。

「スレッドをアーカイブしました」と表示されれば、「すべてのメール」に移動が完了です。

誤ってアーカイブしたGmailを元に戻す方法

PCで誤ってアーカイブしたGmailを元に戻すには、アーカイブした際に画面下に表示される「スレッドをアーカイブしました」の右側の「取消」をクリックします。この取消の表示は一定時間表示されているため、表示中にクリックできればすぐに元に戻すことが可能です。

アーカイブしたGmailを確認する方法

PCでアーカイブしたGmailを確認する際は、メニューから「すべてのメール」を開きます。

すべてのメールの内、差出人の右側に「受信トレイ」と表示されていなければ、アーカイブしたGmailです。

スマホの手順でも解説しましたが、アーカイブしたメールだけを表示したい場合は、「すべてのメール」のメール検索で「-in:spam -in:trash -is:sent -in:drafts -in:inbox」と検索します。

上記コードで検索することで、アーカイブしたメールだけを一覧で表示することが可能です。

PCでアーカイブしたGmailを復元する手順

スマホもPCもアーカイブしたGmailの戻し方はほぼ同じ操作です。しかし、表示の仕方に少し違いがあるため、PCの復元の手順についても確認をしておきましょう。ここでは、PCでアーカイブしたGmailを復元したい場合の手順について解説します。

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アーカイブしたGmailを復元する方法

PCで誤ってアーカイブしたGmailを元に戻すには、該当のメールを開封して「受信トレイへ移動」アイコンをクリックすれば元に戻せます。

また、「すべてのメール」の一覧から、該当のメールの左側のチェック部分を選択し、「受信トレイに移動」アイコンをクリックする方法でも復元できます。この方法では、複数のメールを同時に元に戻すことも可能です。

アーカイブしたGmailを削除する方法

アーカイブしたいらないGmailを削除する際は、「すべてのメール」から該当のメールにカーソルを合わせます。右側にゴミ箱マークの「削除」ボタンが表示されるため、クリックすると削除完了です。

削除したメールは、ゴミ箱で30日間保管されるため、期間内であれば復元も可能です。すぐにゴミ箱を空にしたい場合は、メニューから「ゴミ箱」を開いて「ゴミ箱を今すぐ空にする」の表示をクリックしましょう。

アーカイブしたGmailを一括削除する手順

アーカイブしたGmailを削除して、使用容量を増やしたい場合もあるでしょう。しかし、メールを1つ1つ削除する方法は、時間や手間がかかります。ここでは、アーカイブしたGmailをスマホ・PCで一括削除する手順について解説します。

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スマホでアーカイブしたGmailを一括削除する

スマホには、アーカイブしたGmailを一括削除する機能は備わっていません。PCでは一括削除できるため、スマホにこだわらない場合はPCから行いましょう。

もし、PCを持っていないなどの理由でスマホから一括削除を行いたい場合は、ウェブブラウザでGmailを開いて削除を行う方法がおすすめです。手順はPCの場合と同じのため、次の項目で解説するPCで一括削除する方法をご確認ください。

PCでアーカイブしたGmailを一括削除する

PCでアーカイブしたGmailを一括削除するには、最初にメール検索から「-in:spam -in:trash -is:sent -in:drafts -in:inbox」を入力して検索し、アーカイブしたGmailを表示します。

次に、受信トレイの上部にあるチェックボックスをクリックします。これで、全てのアーカイブしたメールを選択できます。全て選択できているかを確認したら、そのままゴミ箱をクリックすることで一括削除を行えます。

まとめ

Gmailのアーカイブは、受信トレイを整理できるため、仕事の効率化に繋がる便利な機能です。

スマホではメールをスワイプするだけでアーカイブでき、PCでもワンクリックで簡単にアーカイブの操作が可能です。しかし、簡単にアーカイブできる分、誤ってアーカイブしてしまうケースも少なくありません。

そのため、本記事のGmailをアーカイブする方法や、復元する手順などを参考に、アーカイブしたGmailの復元方法や探し方を覚えておきましょう。