請求書の作成方法・記載項目を解説！注意点と確認ポイント把握で失敗しらずの請求書発行｜適格請求書対応も

請求書発行は法律で義務付けられているものではありませんが、取引後の支払いをスムーズにし、トラブルを未然に防ぐ大切な役割を担います。本記事では、請求書発行時の作成方法や記載事項、注意点についてご紹介。インボイス制度開始後の、適格請求書への対応もまとめて学べます。

目次

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1. 請求書発行システムを検討するならこのサービスがおすすめ
2. 請求書発行の必要性
3. 請求書の作成方法・記載項目
4. 請求書発行の際の注意点・確認項目
5. 請求書の送り方
6. 請求書の作成には請求書発行システムがおすすめ
7. まとめ

請求書発行システムを検討するならこのサービスがおすすめ

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請求書発行の必要性

請求書発行は法令で義務付けられておらず、請求書を発行しないこと自体違法ではありません。しかし商習慣としてサービスや商品を提供した後、指定した期日までに円滑に代金を支払ってもらうためにも、正確に記載した請求書発行が必要です。

請求にかかるトラブルでは、支払いの有無や金額の過不足に関することが多く、請求書の発行自体がトラブル防止にもつながります。

2023年10月からはインボイス制度が開始し、適格請求書発行事業者は要求に応じて、要件を満たした適格請求書（インボイス）を発行・保存しなければなりません。適格請求書を発行する際は、以下の項目を必ず記載しましょう。

【適格請求書の必須項目】

1. 書類作成者の氏名または名称および登録番号
2. 取引年月日
3. 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
4. 税率ごとに区分して合計した税込対価（または税抜対価）の額および適用税率
5. 税率ごとに区分した消費税額等
6. 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

参考：No.6625 適格請求書等の記載事項｜国税庁

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請求書の作成方法・記載項目

請求書作成にあたり、記載すべき項目をおさえたフォーマットを作成しておくことで、以降も効率的に請求書を発行することができます。エクセル等でフォーマットを揃えておけば、取引が発生した際にスムーズな発行業務が可能になり、項目抜け防止にもなります。

請求書に決められたフォーマットはありませんが、記載が必要な項目があります。請求書のフォーマットを作成する上で重要なポイントを以下に紹介します。

【Tips】印鑑

請求書への押印は法的に義務付けられているわけではありませんが、ビジネス界では押印された請求書が一般的でしょう。押印があれば、請求書が請求元の会社から発行されたことを証明する証拠になりますし、請求書の偽造することが困難なため、不正防止としても有効です。

法人が使用する印鑑には、実印・銀行印・角印の３種類があります。請求書に押印する際は、角印が使用されることが多いです。

【Tips】振込手数料

振込手数料については、基本的に振込側が負担することが多いです。トラブル防止のため、どちらが振込手数料を負担するのか事前に確認し、振込手数料の負担をお願いする旨を備考欄に添えるとよいでしょう。

請求書発行の際の注意点・確認項目

健全な請求書発行を維持するために、以下の点に注意し日々の業務を行いましょう。

金額は正しく記載されているか

取引先へ支払いを促す請求書の金額が間違っているとなれば、今後の取引での信頼性を欠いてもおかしくはありません。Excelなどの表計算ソフトを用いて請求書を作成している企業も未だ多く、知らず知らずのうちに計算式がずれ金額が合わない、といったミスもしばしば発生します。

表計算ソフトの計算式を信用しすぎることなく、自身での確認に合わせ二重チェック、さらに上長の確認も挟むなど慎重な請求書発行を心掛けましょう。

金額の表記は「円」もしくは「￥」どちらでも問題ありませんが、金額の誤記入防止としても「1,000円」といった桁区切りは必ず入れるようにしましょう。

請求書を発行するタイミング

基本的に請求書を発行するタイミングは、商品の納品やサービスを提供した時が一般的です。請求書の発行タイミングについての決まりがあるわけではありませんが、取引量に応じて「掛売方式」か「都度方式」で発行します。

都度方式の場合

都度方式は、商品やサービスの納品が完了する度に請求書を発行する方式です。掛売方式で請求書を発行するケースが多いですが、都度方式を希望する会社もいます。

取引の都度に請求書を発行することになるため、請求元・請求先のそれぞれに負担がかかる点は認識しておきましょう。継続的に取引を行わず単発で取引が終わる場合や取引を始めたばかりの会社が希望することが多いです。

掛売方式の場合

掛売方式は、一般的な商取引で使用されることが多い方式です。掛売方式は継続的に取引を行う場合や、月に数回の取引を行う企業が採用することが多いです。

毎月発生した取引を月末や20日に締めた後に一括請求するといったイメージです。まとめて請求するため、お互いの負担を減らすことができます。

請求書の支払期日

請求書の支払期日の決め方としては、月末締めの翌月末払い、もしくは月末締めの翌々月末払いを設定することがほとんどです。一般的には上記の支払期日に設定することが多いですが、取引先によっては月末締めの翌月10日払い等、支払期日が早い場合もあります。

未払いや支払い遅延のトラブルを防ぐためにも、取引前の段階で支払期日を確認しましょう。

源泉徴収税の有無（個人事業主の場合）

個人事業主が請求書を発行する場合、以下の報酬では源泉徴収が義務付けられています。

• 原稿料
• 講演料
• テレビや映画、芸能関係の出演料
• プロのスポーツ選手などへの報酬
• 弁護士・司法書士などへの報酬

上記の方法から、正しく源泉徴収税額を差し引いた請求合計金額が算出できます。なお、源泉徴収で差し引かれた分は「支払うべき所得税を前倒しで納付」していると捉えるとよいでしょう。

確定申告の際、還付の対象となる可能性もあるため忘れずに申告してください。

納品前請求への合意

請求書発行は、商品の納品やサービス提供後が一般的ですが、イレギュラーなケースもあります。例えば新規で契約を結ぶ場合、新規顧客の信用を確認するために、納品前に請求書を発行し、入金を確認してから納品することがあります。

請求書のタイミングは決まりがあるものではないため、納品前に請求書が発行されても双方で同意が得られていれば問題はありません。

支払いの遅延や架空請求といったリスク・トラブルを回避するためにも、納品前に請求書を発行する際は、双方の契約やルールを確認し、双方の同意と理解のもとに行いましょう。

請求書再発行時の発行日について

請求書を再発行する場合の発行日は、以前作成した請求書と同じ発行日にします。請求先が請求書を紛失時や、発行された請求書に記載誤りがあった場合に再発行が必要になります。

また、請求書を再発行する際、管理番号を連番にしたり再発行印を付けることで、再発行した請求書だと一目で分かるようにしておくと良いでしょう。

請求書原本は5・7・10年間保管する

請求書を発行した場合、発行側の企業は原本の控えを保存しておくことが義務付けられており、法人と個人事業主で保存期間は異なります。

法人の場合、原則7年の保管が必要です。欠損金の繰越控除を受ける場合は10年になります。個人事業主の場合、原則5年の保管が必要になり、消費税課税事業者の場合は7年になります。

参考：国税庁「帳簿書類等の保存期間」

請求書の送り方

請求書の送り方はいくつかありますが、ペーパーレス化やDXが進んでいることもあり、請求書をPDFやシステム経由で送付することが増えています。取引先によっては、郵送やFAXでの送付を希望される場合もあるでしょう。ここでは、請求書送付時のポイントや注意点を解説していきます。

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郵送する

請求書を郵送で送る場合、封筒の種類・記載事項・封筒への入れ方を抑えておくと良いでしょう。封筒については、長形3号か角形2号のサイズを使用します。封筒の色は決められているわけではありませんが、白・薄い青色・茶色などの封筒を使用するのが一般的です。

封筒の表面には、住所・請求先の宛名・添え書きを記載します。「請求書在中」と添え書きをしますが、ゴム印を使用する会社が多いです。裏面には、差出人・送付日・封じ目を記載します。

封筒に請求書を入れる際は、ビジネスマナー上、三つ折りにするのが一般的です。また、請求書は信書に該当するため、宅急便ではなく普通郵便で送付する必要があります。宅急便で送ることはコンプライアンス的に問題となるため、注意しましょう。

FAXで送る

請求書をFAXで送る場合、取引先が請求書を紛失しやすい点に注意が必要です。FAXで請求書を送付する場合、FAX送付することは問題ないかを事前に取引先に確認しておくようにしましょう。

また、FAX送付する場合、送付状と合わせて送ることが一般的で、送付後に確認の電話を入れると丁寧です。

メールで送る

請求書をメールで送付する場合も事前に了承を取っておくようにしましょう。取引先企業によっては郵送などのメール以外の送付方法を希望する企業もいます。

また、請求書をメールで送付する場合、メール文面・宛先・請求書のファイル形式の確認が必要です。

宛先については、関連部署をCCに入れてほしいといった希望がある場合もあるため、請求書送付先のメールアドレスは確認しておきましょう。また、メールは見逃す可能性があるため、送付後に確認の連絡をすると丁寧です。

請求書の作成には請求書発行システムがおすすめ

請求書の作成から送付・保存・再発行には、請求書発行システムを活用することをおすすめします。請求書発行システムには、請求書関連業務を効率的に行うために、便利な機能が数多く搭載されています。

請求書のテンプレートも用意されており、請求書発行システムに必要事項を入力するだけで簡単に請求書を作成することができます。作成した請求書はシステム上で管理することができ、ペーパーレスで送付することも可能です。

会計システムと連携できる請求書発行システムも多く、データの自動取り込みなど、周辺業務の効率化にも期待ができます。

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まとめ

請求書の発行は、支払いに関して取引先とのトラブルを防ぐために重要です。商品の納品やサービス提供から支払いまでの取引をスムーズにするための助けとなります。

万が一、取引先の未払いや支払い遅延が発生した場合でも、債務が発生している証拠として請求書が重要になります。請求書には、記載項目・発行するタイミング・送付方法など、いくつかポイントがあるため、要点を抑えておきましょう。

請求書は発行して終わりではなく、発行した請求書の管理や取引発生から代金回収までの状況を管理しておく必要があるため、請求書関連の業務を効率化したい場合は、請求書発行システムの導入がおすすめです。