勤怠管理システムおすすめ14選を比較！中小企業向けや無料で使えるものも

従業員の出退勤時間を自動集計し、労働時間の管理や給与計算に役立つ勤怠管理システム。本記事ではおすすめの勤怠管理システムを選び方とともに徹底比較してご紹介。小規模法人や中小企業向け・無料で使える製品など比較一覧表で紹介するので、ぜひ参考にしてください。

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目次

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1. 企業規模別｜勤怠管理システムのおすすめ14選
2. 【比較表】おすすめ勤怠管理システム
3. 勤怠管理システムとは
4. 勤怠管理システムの選び方
5. 業界シェアが高い勤怠管理システム人気ランキング
6. 勤怠業務を効率化！関連サービスはこちら

勤怠管理システムの始め方

勤怠管理ソフトの多くは資料請求をすることで、運用を開始できます。これは公式サイトから検討した場合も同様です。本サイトでは複数のサービスをまとめて比較・資料請求できます。資料請求は無料なので、複数の製品を比較して自社に最適な勤怠管理ソフトを選びましょう。

企業規模別｜勤怠管理システムのおすすめ14選

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おすすめ14選を比較一覧表で見る！

小規模法人・中小企業向け勤怠管理システムおすすめ8選

小規模法人・中小企業向け勤怠管理システム比較一覧表

導入から運用定着までサポート！操作が簡単で使いやすい「ジンジャー勤怠」

ジンジャー勤怠の導入事例

ジンジャーは操作画面がシンプルでわかりやすく、勤怠打刻がスマホで対応可能であった点が大きな導入の決め手となりました。また、時代の流れからオンプレミスよりもクラウドシステムのほうが利便性が高いと考えていました。導入後も定例でミーティングをおこなっていただけるので、以前利用していたシステムよりもサポート体制が充実していると感じています。

シンプルなUI・スマホ対応で勤怠打刻の利便性がアップ！システム導入で3,000枚以上のペーパーレス化も実現

無駄なコストがかからないシンプルな機能性の「freee勤怠管理Plus」

freee勤怠管理Plusの導入事例

これまで勤怠情報の提出は紙媒体で行っていたため、勤怠登録のために外出先からオフィスへ戻る必要がありましたし、総務のメンバーも手作業で社員一人ひとりの勤怠管理をしている状況でした。freeeによってこうした手間がなくなり、残業時間も大きく減らせました。

先代から引き継いだ会社の業務改革をするためにfreeeを導入　経営状況がデータで見える化され、業務も大幅に効率化

従業員や企業の就業ルールに合わせて柔軟に設定できる「e-就業OasiS」

e-就業OasiSの導入事例

休暇届出等の申請をシステム内でできるようになり、管理がしやすくなった。また、本人もシステム内で有休や代休の残数などを簡単に把握できるようになった。

八洲興業株式会社 様

¥0で始めるクラウド勤怠管理システム「スマレジ・タイムカード」

スマレジ・タイムカードの導入事例

店舗を跨ぐと管理が複雑になりがちですが、スマレジ・タイムカードの「今日のシフト」機能を使うことで、店舗ごとの1日のシフト状況を素早く確認することができます。「この時間帯にはAさんがいて、この時間帯にはBさん、Cさんがいる」という情報を直感的に把握できるため、人員調整や指示出しがスムーズに行えるようになりました。

道の駅 8業態・70名のシフト作成を効率化！充実のサポートで初導入もスムーズに

ワークフローや休暇管理など全ての機能を追加料金なしで使える「レコル」

レコルの導入事例

レコルを選定した理由は、機能がシンプルで社員が操作しやすいと思ったからです。スマートフォンを使った勤怠管理は、当社にとって初めての試みなので、社員がすぐに理解できる操作性の高さを重視しました。初期費用0円で、1カ月の1人当たりのコストが100円と低価格で利用できるもの魅力に思いました。

株式会社ユニティ様

20種類の多彩な打刻方法で業種や雇用形態を問わない「KING OF TIME」

KING OF TIMEの導入事例

給与計算はもちろんですが、私の立場だと従業員の労務管理がとても重要です。コンプライアンスやリスク面を考慮すると、全従業員がどの程度残業をしていて、45時間を超えるリスクがあるのかを常に把握しておきたいですし、時間外労働を減らすよう各劇場に働きかける必要があります。KING OF TIMEは勤怠情報がリアルタイムで確認できるので、毎月末の締めの作業を待たなくても、速報値として残業時間を把握することができます。

ユナイテッド・シネマ株式会社様｜約2,000名の勤怠管理も、手厚いサポートでスムーズに導入

企業規模や課題に合わせて機能をカスタマイズできる「ジョブカン勤怠管理」

ジョブカン勤怠管理の導入事例

様々な雇用形態と勤務体系が存在するため、就業規則に則った勤務時間の管理や有給付与等をまとめて行えるようになったことが、導入してよかった部分だと思います。具体的には、複数チームで複数の雇用形態がある中、誰が誰の承認をするか細かく設定できる点がとても助かります。従業員が増えていくに従って、承認を受ける側の人数だけでなく、承認する側の人数も増えてきたので、従来の方法ではとても管理できる状態ではなかったと思います。

必要十分な機能とコスパが決め手！異なる勤務体系や雇用形態にも対応し、集計の負担やミスが大幅減

スマホ対応！従業員30名以下なら無料で使える「HRMOS勤怠 by IEYASU」

HRMOS勤怠 by IEYASUの導入事例

各従業員がスマホアプリ上で打刻時刻の修正を行えるようになったことで、これまで3、4名の担当者が6日間ずつかけて実施していた締め作業を、約3日間に短縮できたというのが本当に大きかったと感じています。また、導入当初はそこまで意識していなかったのですが、勤怠管理システムの導入を進める中で労務管理をより法律に則った形で実現できるようになった、というのも導入メリットの一つだと認識しております。

28店舗・3,500名の勤怠管理を6ヶ月間で切り替え。集計作業を5割削減すると共に、労務領域の法対応も実現。

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大企業向け勤怠管理システムおすすめ4選

大企業向け勤怠管理システム比較一覧表

登録人数無制限の定額制勤怠管理システム「Dr.オフィスLookJOB2」

Dr.オフィスLookJOB2の導入事例

私たちのように、月に出勤する人数が不明瞭で、今後登録する人数が増え続けてしまう可能性のある組織にとっては、人数登録無制限というのはとても良いポイントですね。登録した人を消して数ヶ月後に登録し直すという作業をしている方もいると聞いているので、面倒な作業がないため気軽に使用しています。

Dr.オフィスLookJOB導入事例『小滝橋そら内科クリニック』様

1つのシステムで複数の勤怠管理が実現できる「COMPANY勤怠管理」

COMPANY勤怠管理の導入事例

今までは勤怠システムとCOMPANY人事・給与において、人事異動や従業員の属性情報すべてが連携できていないことで、二重管理のような状態となり、人事情報や休暇残日数の相違といったトラブルが発生しがちでしたCOMPANY就労とCOMPANY人事・給与システムの連携により、一貫した情報管理ができ業務の正確性につながりました。

大同特殊鋼株式会社

快適な動作で操作の不満を解消！大企業向け勤怠管理システム「キンタイミライ」

キンタイミライの導入事例

そしてキンタイミライには、バーコードやICカードなどの認証手段や、パソコンや携帯電話、スマートデバイスなど、タイムレコーダーとなる部分に様々な選択肢が用意されている。また、どんな就業規則や集計ルールにも柔軟に対応できる集計システムがある。その上、グループ内の出向・異動にもスムーズに対応でき、利用法人が増えても稼働しているサーバーが増えるわけではない。

導入事例(西武ホールディングス 様)

多様化する働き方や労務リスクに対応「TimePro-VG」

TimePro-VGの導入事例

具体的な人事業務においても、以前のシステムで苦労してきた「自ら設定して、入力して……」という部分は、TimePro-VGであればパッケージにすべて含まれています。私たちが手をかける必要がないというのは魅力的でしたね。他社製品にも同じようなシステムはありましたが、その中でもTimePro-VGは順応性のあるシステムだと感じました。また細かいことではありますが、画面が色分けされていて見やすく、時間外労働上限までの残り時間・有休の残日数等が一目でわかるのもよかったです。

制度の異なる複数会社の勤務体制に柔軟に対応。2024年“建設業の働き方改革”にも準備万端

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無料で使える勤怠管理システム3選

無料で使える勤怠管理システム比較一覧表

¥0で始めるクラウド勤怠管理システム「スマレジ・タイムカード」

スマレジ・タイムカードの導入事例

店舗を跨ぐと管理が複雑になりがちですが、スマレジ・タイムカードの「今日のシフト」機能を使うことで、店舗ごとの1日のシフト状況を素早く確認することができます。「この時間帯にはAさんがいて、この時間帯にはBさん、Cさんがいる」という情報を直感的に把握できるため、人員調整や指示出しがスムーズに行えるようになりました。

道の駅 8業態・70名のシフト作成を効率化！充実のサポートで初導入もスムーズに

スマホ対応！従業員30名以下なら無料で使える「HRMOS勤怠 by IEYASU」

HRMOS勤怠 by IEYASUの導入事例

各従業員がスマホアプリ上で打刻時刻の修正を行えるようになったことで、これまで3、4名の担当者が6日間ずつかけて実施していた締め作業を、約3日間に短縮できたというのが本当に大きかったと感じています。また、導入当初はそこまで意識していなかったのですが、勤怠管理システムの導入を進める中で労務管理をより法律に則った形で実現できるようになった、というのも導入メリットの一つだと認識しております。

28店舗・3,500名の勤怠管理を6ヶ月間で切り替え。集計作業を5割削減すると共に、労務領域の法対応も実現。

従業員20名以下なら無料！専用機器のいらない勤怠管理「キンクラ」

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【比較表】おすすめ勤怠管理システム

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤や労働時間を正確に記録・管理できるソフトウェアです。主な機能として、出退勤の打刻や記録・休暇の申請や管理・残業計算・シフト管理などが含まれます。

従来の勤怠管理は、タイムカードや紙の勤務表・Excelなど手作業によるものが一般的でした。しかし、近年ではコロナによるテレワークの普及や働き方改革の促進により、多様化した働き方に対応できる正確で柔軟な勤怠管理システムが求められるようになりました。

※ 出典：総務省 情報流通行政局情報通信政策課情報通信経済室『デジタル・トランスフォーメーションによる経済へのインパクトに関する調査研究の請負』

実際にテレワークなどの多様な働き方に対応するため、多くの企業で勤怠管理システムの導入が進んでいます。総務省が公表した調査*によると、2020年度に勤怠管理ソリューションを導入している企業は29.6%と、前年度よりも1.6%上昇し、今後も上昇する見込みです。

勤怠管理システムを導入するメリット・デメリット

勤怠管理システムを導入するメリット

ここでは勤怠管理システムを導入するメリットを紹介します。

業務の効率化と人為的ミスの防止

タイムカードによる勤怠管理は労働時間の集計から給与計算まで、すべて手作業で行う必要があります。勤怠管理を手作業で行うと、時間や手間がかかるだけではなく、転記ミスや計算ミスなど人為的ミスが発生する可能性が高いです。

しかし、勤怠管理システムを導入すれば、労働時間の集計が自動化されるほか、フレックスタイム制や変形労働時間制など複雑な雇用形態にも柔軟に対応できます。

従業員の休暇申請や取得状況も管理できるので、担当者が手作業で処理する手間と時間が削減でき、業務の効率化に繋がります。

正確な労働時間の管理と打刻の不正防止

勤怠管理システムは客観的かつ正確な労働時間の管理が可能です。スマホやPC画面・ICカードなどさまざまな打刻方法に対応しているため、テレワークや出張・営業などの外回りが多い会社でも、どこでも簡単に正確に出退勤の打刻が行えます。

また、タイムカードによる出退勤の打刻は、時間を変更したりタイムカードを別の人に打刻させたりすることで、不正に労働時間を記録できてしまいます。しかし勤怠管理システムなら正確な打刻ができるほか、顔認証やGPS認証で不正打刻を防止することができます。

労働時間をリアルタイムで把握でき法律違反の防止に繋がる

近年、従業員の長時間労働や過重労働は社会問題になっており、厚生労働省が定める労働基準法に違反しないためにも、企業は従業員一人ひとりの総労働時間や残業時間を常に把握しておく必要があります。

勤怠管理システムは、従業員の労働時間や残業時間を実数値でリアルタイムで管理できます。アラート機能を搭載したシステムなら、残業超過になりつつある従業員に対して事前に警鐘を鳴らせるため、法律違反の防止に繋がります。

また従業員の勤怠データから、業務の偏りやオーバーワーク・従業員の過重労働を把握し、適切な人員数の見直しなど、人事戦略や経営戦略に繋げることもできます。

法改正に自動対応できる

労働時間などの法令は頻繁に改正されます。法令違反を起こさないためにも法改正には、迅速で正確な対応が求められます。多くの勤怠管理システムは法改正に自動対応しているため、手作業による仕様変更の必要がなく、業務に悪影響なく勤怠管理が可能です。

コストの削減

勤務時間や残業時間の集計・休暇の申請や取得状況の管理など、人事や労務担当者の業務は煩雑です。特に手動や紙ベースで勤怠管理を行なっている企業は、担当者が業務にかける時間や負担が多く、人為的ミスによる追加コストが発生する場合があります。

勤怠管理システムを導入すれば、担当者の負担や作業時間を減少できるほか、勤怠記録をデジタル化することで、紙を使用する必要がなくなります。また、勤怠管理を自動化することで人為的ミスを防止し、法律違反による罰金などの追加コストを回避できます。

人件費の適正化

勤怠管理システムの導入は、人件費の適正化にも繋がります。手作業でタイムカードなどを集計する場合では、どうしても計算ミスや集計漏れが発生しやすく、実際には働いていない時間まで給与が支払われてしまう可能性がありました。

しかし、勤怠管理システムでは正確な労働時間が記録できるため、無駄な人件費をカットすることが可能です。また、シフト管理も同時に行えるため、特に忙しい日に多めの人材を配置したり、逆に閑散期には減らしたりすることで、人件費を適正化できます。

給与計算システムやシフト管理など他システムとの連携

勤怠管理システムの多くは出退勤のデータをCSV出力できます。また、勤怠管理システムを給与計算ソフトやWeb明細ソフト・シフト管理システムと連携すれば、勤怠や給与に関する業務全体をカバーでき、更なる業務の効率化に繋がります。

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勤怠管理システムを導入するデメリット

ここでは勤怠管理システムを導入した際のデメリットを紹介します。

システムの運用にコストや手間がかかる

勤怠管理システムは月額数百円で導入できる製品もあれば、初期費用やオプション費用で数十万〜数百万かかる製品もあります。企業独自の就業形態や雇用形態を採用している場合は、カスタマイズ性の高い勤怠管理システムが求められ、その分費用が重なります。

導入後も自社の就業規則に合わせて、勤務時間や集計項目など正しく設定しなければなりません。また、管理者だけでなく従業員にも勤怠システムの使い方を周知する必要があります。問題なく打刻や集計ができるまでは、ある程度の工数がかかることを理解しておきましょう。

就業規則に対応できない場合もある

勤怠管理システムを導入する際は、自社の就業規則に沿った設定が必要です。しかしシステムによっては、就業規則に対応できない可能性があり、一部の業務は手作業のまま管理する場合もあります。

勤怠管理システムを導入する際は、自社の就業規則や雇用形態・勤務形態などを細かく把握して、適切な製品を選ぶ必要があります。

費用対効果が見えにくい

勤怠管理システムの導入・運用には基本的にコストと時間がかかります。しかし勤怠管理は、会社の売上に直接貢献するわけではないので、費用対効果が見えにくいというデメリットが存在します。

そのため、従来の勤怠管理業務をどこまで効率化できるか、勤怠管理から業務への新しい取り組みに繋がるかなど、コストに対して得られる効果を明確にしておくことが重要です。

勤怠管理システムの主な機能一覧

勤怠管理システムには、勤務時間の入力だけでなく、休暇申請やスケジュール管理などのビジネスで役立つさまざまな機能が備わっています。ここでは、勤怠管理システムの主な機能を紹介していきます。

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機能	主な内容
打刻/タイムレコーダー	・PC・スマートフォン・タブレットでの打刻 ・ICカード・指紋認証・静脈認証
休日休暇や残業の申請・承認	・年次有給休暇・慶弔休暇など各種休暇の付与 ・申請・承認・残業申請・承認・代休 ・振替休日の申請・承認
残業超過などのアラート	・法令に基づく残業時間の管理 ・残業時間の超過を知らせる通知機能
出退勤情報の集計	・勤務日数・勤務時間を自動集計
帳票出力	・従業員の勤務時間・残業時間 ・休日取得日数など各種データの帳票出力機能
シフト作成・管理	・シフト作成や管理 ・欠員時の他部署・他店舗などへのヘルプ要請
システム連携	・給与計算ソフトなどとの連携機能

【従業員向け】打刻/タイムレコーダー

出勤・退勤時の打刻は、勤怠管理システムの最も基本的な機能です。打刻方法はシステムによってさまざまで、ICカード・スマートフォン・生体認証などがあります。以下でそれぞれの特徴を紹介していきます。内容をチェックして、自社に適した打刻方法を探しましょう。

ICカード

社員証や交通系ICカードを活用して、打刻ができます。既にIC型の社員証や交通系ICカードを持っていれば、手持ちのICカードを使って簡単に勤務時間の登録ができるようになります。

ICカードには、それぞれに識別番号が埋め込まれているため、従業員情報と結び付ければ簡単に集計ができます。

スマートフォン

スマートフォンによる打刻は、テレワーク・出張・営業などの外回りが多い企業で、特にニーズが高いです。外出先からも手軽に打刻できるため、手間なく勤務時間の登録ができます。

また、休暇・シフト申請などもスマートフォンで登録できるため、申請書のペーパーレス化や、申請・承認時間の短縮にもつながります。

生体認証

生体認証には、静脈・指紋・顔など、さまざまな種類があります。それぞれの企業のニーズに合わせて、生体認証機能を搭載したシステムを選びましょう。

生体認証の一番のメリットは、なりすましを防止できる点です。絶対に本人でなければ登録できないため、不正のない正しい勤怠管理ができます。

【従業員向け】休日休暇や残業の申請・承認

勤怠管理システムでは、年次有給休暇・慶弔休暇・代休・振替休日など、各種休暇の付与・申請・承認作業も実施できます。それにより申請書類が不要になり、ペーパーレス化につながります。

また、システム上で手続きが完了するため、テレワーク時や出張先からの申請も可能です。外出先からオフィスに戻る必要がなくなり、申請に関する手続きの時間が大幅に削減されます。

【従業員向け】残業超過などのアラート

残業の上限時間を設定しておくと、アラームなどの通知機能により、規定時間の超過防止につながります。これにより、法令に基づく残業時間の管理ができ、法令違反のリスクを軽減できます。

【管理者向け】出退勤情報の集計

勤怠管理システムでは、勤務日数・勤務時間を自動集計できるため、従業員の勤務状況を一目で把握できます。これにより、休暇取得状況・残業時間などがわかり、オーバーワークや特定の従業員の過重労働などを発見し、適切な勤務管理につなげることが可能です。

【管理者向け】帳票出力

従業員の勤務時間・残業時間・休日取得日数など、各種データの帳票出力機能があれば、欲しいデータを手作業で転記することなく、手早く帳簿出力できます。データ移行の手間がなくなり、転記ミスも防げるメリットがあります。

【管理者向け】シフト作成・管理

シフト作成機能があると、勤怠管理システム上で簡単にシフトを作れて、作業時間の短縮につながります。また、欠員時に他部署・他店舗などへのヘルプ要請ができる機能があると、電話・メールなどで行っていた要請作業をオンラインで完結できます。

また、従業員のスケジュール管理も、管理者にとっては大切な業務です。勤怠管理システムにスケジュール管理機能が備わっていれば、従業員のスケジュールが一目でわかります。予めスケジュールを入れておけば、予定勤怠と実績勤怠の比較などもしやすくなります。

【管理者向け】システム連携

勤怠管理システムの中には、給与計算ソフトなど他システムと連携できる製品もあります。給与計算ソフトと勤怠管理を連携することにより、勤怠時間の手入力を大幅に省けるため、労働時間の集計を簡略化し入力ミスの防止が可能です。それによって作業工数を削減し、大幅に業務効率化ができます。

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勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶ際には、まず勤怠システム導入に対する効果や解決したい自社の課題を明確にしてから、システムを選びましょう。

前提｜勤怠管理に関する自社の課題を整理する

勤怠管理システムを比較する際に、まずは勤怠管理に関する自社の課題を整理しましょう。

一口に勤怠管理システムと言っても「対応している打刻方法」や「機能の柔軟性」「連携できるシステム」などが各社の製品で異なります。そのため自社の勤怠管理に関する課題を整理することで、必然的に必要な勤怠管理システムの特徴が見えてきます。

提供形態

勤怠管理システムの提供形態は「クラウド（SaaS）型」と「オンプレミス型」の2種類に分けられます。

クラウド型は、インターネット経由でシステムにログインできる勤怠管理システムです。インターネット接続があればどこからでもアクセス可能なため、テレワークにも対応しやすいです。導入コストが低く手軽に始めやすいので、近年主流の勤怠管理システムになっています。

オンプレミス型は自社のサーバーにソフトウェアをインストールして管理する勤怠管理システムです。初期費用や導入コストがかかるものの、セキュリティが高く機能性にも優れているので、長期的に見てコストが安い勤怠管理システムとも言えます。

クラウド型とオンプレミス型がどちらに適しているかは、企業規模や就業形態・予算・セキュリティ対策などによって異なります。基本的に初めて勤怠管理システムを導入するという企業はクラウド型からの運用をおすすめします。

打刻の方法やツール

従業員の勤怠状況に適した打刻方法を採用している対応しているシステムを選ぶことも重要です。例えば、店舗での接客業や工場などは決まった時刻に出社するため、入退室方式の打刻が適しています。

一方、現場への直行直帰が多い場合やリモートワークを導入している場合は、社外での打刻にも対応していることが必須条件となります。スマホなどでログインして出退勤打刻を行うものや、GPS機能を備えたものなどさまざまな打刻方法の中から自社に適したものを選ばなければなりません。

打刻方法が合っていないと正確な勤務状況を記録できず、確認作業や個別対応が発生し労務管理の負担が増えてしまいます。また、打刻の不正にも繋がるため、よく確認してから導入しましょう。

モバイルGPS打刻

モバイルGPS打刻とは、従業員がスマートフォンなどの端末を使って出退勤打刻を行う際、GPSの位置情報を同時に取得できる機能です。出退勤の情報だけでなく、打刻した時点でどこにいたかの勤怠情報を記録できるのが特徴です。

外回りなど社外での勤務を行う機会が多いと、実際に何時から勤務を開始しているか把握しにくい場合があります。モバイルGPS打刻機能のあるシステムを使うと、打刻の時点で取引先に到着しているかなどの情報を把握できます。

モバイルGPS打刻は、直行直帰型のサービスや長距離ドライバーなどの勤怠管理が難しいとされてきた業種にも対応できる新たな勤怠管理方法として注目を集めています。一方で、従業員が心理的な負担を感じやすい面もあり、配慮が必要となる場合もあります。

生体認証打刻

生体認証打刻とは、スマートフォンの顔認証や指紋認証と同様に、体の一部を認証に使用して勤怠打刻を行うことです。IDカードやタイムカードのような紛失リスクがなく、他人が代わって打刻を行うなどの不正を防止できます。

瞳の虹彩や網膜に加え、指や掌の静脈で認証を行うものなどさまざまな種類があります。パスワードの入力などに比べて高い認証効果を得られる一方で、従業員側が生体情報を取得されることに抵抗を感じる場合もあります。

ICカード打刻

ICカード打刻とは、専用のカードリーダーとICカードを用いて勤怠打刻を行うシステムです。ICカードをかざすだけで打刻が完了する非接触タイプのものが多く、スムーズに出退勤打刻を行えます。

ICカード打刻はカードを配布するだけで手軽に導入できますが、カードの紛失には注意が必要です。

入退室管理システム連動打刻

入退室管理システム連動打刻とは、入退室の記録と出退勤の打刻を連携できる打刻方法です。出退勤の打刻を行う前後にサービス残業を行うなど、実労働時間と申告内容の乖離を防ぐ効果があります。

入退室管理システムはオフィスの扉などに設置されるものや、扉の施錠・解錠で記録が行われるものなど種類が豊富です。建物や設備の状況によっては取り付けが難しい場合もあるので、事前の確認をおすすめします。

必要な機能とカスタマイズ性

勤怠管理システムによって搭載されている機能は大きく異なります。勤怠管理に関する自社の課題を解決してくれる機能があるか、またその機能が就業規則に沿って細かく設定できるのか、必要な機能とカスタマイズ性を確認しましょう。

勤怠管理システムの主な機能一覧

法改正への対応

勤怠管理システムを導入するには、労働関連の法改正に対応していることも必須の条件となります。常に最新の法改正にアップデートしてくれるシステムなら、超過勤務のルールや残業単価の計算方法などに変更があった場合も自動で対応してくれます。

働き方改革によって勤怠管理に求められる条件が厳しくなり、残業時間の超過によって罰則が課される場合もあります。残業時間超過アラートなどの機能を備えたシステムを選ぶことで、リスクを事前に回避できます。

操作性とサポート体制

勤怠管理システムは使用頻度が高いため、使いやすさやわかりやすさなどの操作性は、従業員や担当者にとって重要なポイントです。全く同じ機能を備えていても、表示がわかりにくく打刻を間違えてしまっては管理に負担がかかってしまいます。

出退勤時刻の打刻だけでなく、勤怠データの取り込みやシステム連携などの複雑な操作が簡単にできるかどうかも確認しておきましょう。休暇の申請や残業時間などの確認をスムーズに行えるかどうかもチェックするべき項目です。

また、通常と異なる操作や対応が必要になったとき、サポート体制が充実しているシステムならスムーズに問い合わせできます。万が一の故障や不具合があったとき、どのようなサポートが受けられるのかを事前に確認しておくと安心です。

給与計算など他システムとの連携

勤怠管理システムは給与計算や労務管理システムと連携させることで、更なる効率化に繋がります。現在利用している他サービスがある場合は、それらのサービスとなるべく加工をせずに連携できるものを選びましょう。

システムのセキュリティ

勤怠管理システムは従業員の個人情報を管理します。安全で安定した稼働をするためにも、データ通信の暗号化や自動バックアップの有無など、セキュリティ対策を確認しておきましょう。

無料トライアルがあると操作性を確認しやすい

一度導入した勤怠管理システムを変更する場合、従業員への周知や業務フローの変更など多くの労力がかかります。慎重に導入を進めたいなら、実際のシステムをお試しで利用できる無料トライアルがおすすめです。

無料トライアルの期間はシステムによって異なりますが、1ヶ月や2ヶ月などのものを選ぶと月次の処理を一通り体験できます。トライアル期間の長さにも注目して選んでみましょう。

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勤怠管理システムの導入手順

実際に勤怠管理システムを導入する際に、どのような手順で進めていけばいいのかわからないという方もいるでしょう。ここでは具体的な導入手順を解説していきます。

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勤怠管理システムの導入目的を明確にする

勤怠管理システムを導入するための第一歩は、自社の課題・問題をどのような機能があれば解決できるかといった導入の目的を明確にすることです。目的が明確になれば、どのような商品を選んだらいいのかがわかり、導入までスムーズに進むことができます。

勤怠管理システムの導入形態を決めて導入する

勤怠管理システムの導入形態には、クラウド型・オンプレミス型・パッケージ型の3種類があります。自社の勤務形態・規模などを把握して、それに合った導入形態の製品を選ぶのがポイントです。

例えば、比較的規模の小さい会社や、従業員の出張・外出が多い会社にはクラウド型がおすすめです。一方で従業員の多い大企業や複雑な勤務形態のある会社であれば、カスタマイズ性の高いオンプレミス型がおすすめです。

勤怠管理システムの使用方法を従業員に周知する

せっかく勤怠管理システムを導入しても、システムを使いこなせなかったり、打刻漏れが起きたりする可能性があります。導入する際は従業員に目的・使い方をしっかり理解してもらうのが大切です。

システムの導入時には、運用開始の前に使用方法の研修を実施したり、マニュアルを作成したりするのがおすすめです。

テスト運用を行い自社に合うか・システムのサポート範囲を確認する

システムの導入後に、自社の勤務形態に合わない・使いにくいといったトラブルが起こらないように、無料トライアルで自社の勤務形態に合うか確認すると、失敗を防げます。

さらに、システム導入前から手厚いサポートがあるか、トラブルや問題点にどこまで対応してくれるかチェックするのもポイントです。導入前から丁寧にサポートしてくれる提供会社なら、安心して導入の手続きを進めることができます。

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勤怠管理システムを導入する際の注意点

勤怠管理システムを実際に導入する場合、さまざまな注意点があります。ここでは3つの項目について詳しく解説していきます。

1.　自社の勤務ルールや導入目的を整理する

自社に合った勤怠管理システムを導入するには、自社の状態を具体的に把握しておくことが重要です。自社の勤務ルールや現状の問題を整理しておくことで、システム導入の目的が明確になります。

導入目的の整理が不十分だと、勤怠管理システムを選ぶ際に必要な機能を十分に絞り込めません。導入後に新たな課題が発生することのないよう、システムを選ぶ段階で十分に整理しておきましょう。

2.　費用対効果を確認

一般的に、高機能な勤怠管理システムは費用が高くなる傾向があり、中小企業には合わない場合があります。一方で、必要な機能を備えていないものを選んでしまうと、担当者の負担が増加し、かえって人的コストがかかってしまうこともあります。

「勤怠管理クラウド」とも呼ばれるクラウド型を導入する場合、導入費用は無料から数万円と比較的安価ですが、ユーザー数単位で毎月の利用料がかかります。

一方、「買い切り」「オンプレミス」「パッケージ型」と呼ばれるシステムは、数十万円から数百万円程度の導入費用のみで、毎月の利用料はかからない場合が多いです。

勤怠管理システムにかかる費用はさまざまですが、費用と機能を洗い出し、自社にとって最適なコストパフォーマンスのものを選びましょう。自社の抱える課題や目的とする状態に合ったものを探すことで、費用対効果が適切なものを選べます。

3.　無料トライアルでテスト運用を行う

無料トライアルによるテスト運用はさまざまなメリットをもたらします。使用者側・管理者側の両方で実際のシステムを使用できるので、現状の勤怠管理と比較しながら今後の運用方針を定めることができます。

テスト運用では、使用者側から見た使いやすさと勤怠管理システムとしての機能性を確認することが重要です。特に、操作性に関しては実際に使用してみないとわからないことが多く、確認のためにはテスト運用が必須となります。

テスト運用によって、導入後に起こりうる問題点を洗い出し、事前に対策を行うことができます。また、導入後に予想される質問などに対し準備を行う期間にもなります。

勤怠管理システムの導入費用・相場

勤怠管理システムの費用相場は、システムのタイプによって異なります。以下では、初期費用や運用費用など導入にかかる費用相場をタイプ別に紹介します。

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オンプレミス型の場合

オンプレミス型の初期費用は、30万円～150万円程度とかなり高額です。一からシステムを開発しなければならないため、人件費もかかります。

運用費も月額30万円〜35万円程度ですが、クラウド型と違いオンプレミス型は、従業員数に関わらず運用費用は一定なため、使用する人数によっては高額とならない場合もあります。

オンプレミス型の多くは買い切りのため、システム利用に関する料金はかかりません。しかし、あくまでもシステムを利用するための料金がかからないだけで、運用にはコストがかかります。費用対効果を加味しながら、導入を検討しましょう。

クラウド型の場合

クラウド型の初期費用は、0～50万円程度です。オンプレミス型よりも安い費用で、中には初期費用をかけずに利用できるシステムもあり、予算を抑えたい企業に向いています。

しかしクラウド型は、従業員の数に応じて運用費用が決まる従量料金制のため、場合によっては費用が高額になるケースもあります。機能の自由度も低い傾向にあるため、初期費用だけでなく導入費用も加味した上で検討しましょう。

勤怠管理システムの導入で使える補助金

勤怠管理システムを導入する際に、国が行っている補助金・助成金の支援を利用できます。システムの導入にかかるコスト面をサポートしてくれるため、ぜひ利用しましょう。勤怠管理システムの導入に使える制度は、主に2つです。

1. IT導入補助金
2. 働き方改革推進支援助成金

2つの制度は内容や支給元の違いはもちろんですが、なにより「補助金」と「助成金」という異なる種類のお金であることをまず知っておきましょう。IT導入補助金では最大450万円の補助が、働き方改革推進支援助成金では成果目標達成時に上限100万円の助成が受けられます。

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IT導入補助金

IT導入補助金とは、主に中小企業や小規模事業者を対象としたITツールやクラウドサービスの導入をサポートする補助金です。中小企業や小規模事業者がもつ自社課題をサポートするための資金でもあります。

国の中小企業政策における中核的な実施機関である中小機構のもとで運営されている補助金制度です。自社課題とした、労働力の管理・業務の効率化や安定化をはかるために必要なITツールを導入するための資金の援助を目的としています。

インボイス制度も見据えた企業間取引のデジタル化を支援するため、ソフトウェアの購入費やクラウド利用料などを対象に最大で450万円の補助が受けられます。

働き方改革推進支援助成金

厚生労働省が定めた5つの要件を満たした中小企業事業主が対象となっており、労務管理や人材確保、業務の効率化といった業務に取り組むための設備投資に対して経費助成を行うための助成金です。

以前行われていた職場意識改善助成金とは類似点が多いです。また新型コロナウイルス感染症対策のひとつとして行われていた「職場意識改善特例コース」はすでに受付を終了しており、まったくの別物となります。

「労働時間正管理推進コース」で成果目標を達成すると上限額が100万円の助成を受けられます。

参考：働き方改革推進支援助成金｜厚生労働省

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業界シェアが高い勤怠管理システム人気ランキング

ここでは、株式会社PIGNUSが行った調査結果*を元に、業界シェアの高い勤怠管理システムをランキング形式で紹介します。勤怠管理システムを検討する際に、ぜひ役立ててください。

※株式会社PIGNUS「クラウド勤怠管理システム市場シェア調査」

※出典元：FitGap

1位：ジンジャー勤怠

ジンジャー勤怠はシンプルなUIと画面表示で誰でも簡単に勤怠管理が行えます。勤務実績や申請等を一覧で確認できるため、従業員の未打刻や遅刻・早退・申請の承認漏れに対して迅速に対応できます。

株式会社PIGNUSの調査によると、勤怠管理システムを導入している企業の9.8%はジンジャー勤怠を利用しています。個人事業主や中小企業・大企業の利用率も高く、企業規模を問わず幅広く利用できる人気の勤怠管理システムです。

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シリーズ累計登録社数 18,000社！ 無料!!資料を無料ダウンロード

2位：ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理システムは、シリーズ累計導入実績25万社を超える勤怠管理システムです。出勤管理やシフト管理など4つの機能から自由にカスタマイズして利用できるほか、無料プランも提供しているので、企業規模や勤務形態を問わず利用できます。

株式会社PIGNUSの調査によると、勤怠管理システムを導入している企業の9.5%はジョブカン勤怠管理を利用しています。中でも中堅企業の利用率が高く、シリーズ連携やSlack連携など豊富な連携機能でバックオフィス全体をサポートできるため、法人向けの勤怠管理システムとして特におすすめです。

3位：TimeProシリーズ

複数の勤怠管理システムを展開するTimeProシリーズは、企業規模や費用に合わせて複数のラインナップから選択できるのが特徴です。

株式会社PIGNUSの調査によると、勤怠管理システムを導入している企業の8.3%はTimeProシリーズを利用しています。TimeProシリーズは特に大企業や中堅企業など法人での利用率が高く、正社員やパート・アルバイトなどの雇用形態や、変形労働時間制・フレックス勤務などの複雑な就業管理にも対応しています。

業界シェアが高い勤怠管理システム比較一覧表

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その他のおすすめ勤怠管理システム

ここでは記事前半で紹介しきれなかった、おすすめ勤怠管理システムを紹介します。ぜひ参考にしてください。

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まとめ

勤怠管理システムは勤怠管理業務を効率化させ、勤怠の不正や残業時間の超過防止などに高い効果を発揮してくれます。また、働き方改革などの変化を続ける法改正に自動で対応できるものもあり、コンプライアンスに則した適切な勤怠管理を実現できます。

自社に適した勤怠管理システムを選ぶには、自社の勤怠管理における課題を把握し、必要な機能を洗い出すことが重要です。また、他システムとの連携や申請機能など、どこまでの機能を求めるかを具体的に決めておくと選びやすくなります。

導入後の不一致などのリスクを軽減させるには、事前の検討に加え、無料トライアルによるテスト運用が有効です。実際のシステムを体験することによって使い勝手を確認でき、より自社に適したシステムの導入が叶います。

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