電子帳簿保存法における請求書発行側の注意点とは｜任意対応・保存要件の概要や適格請求書の義務も解説

電子帳簿保存法により請求書の発行側へは、データの控えを保存する義務が課せられます。本記事では、改正後の電子帳簿保存法の概要、各保存要件を解説。最新の法改正やインボイス制度へも難なく対応できる請求書発行システムなら、健全な請求業務を維持できます。

目次

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1. 請求書発行システムを検討するならこのサービスがおすすめ
2. ＜改訂版＞電子帳簿保存法における請求書の扱い
3. 電子帳簿保存法における請求書発行側の注意点
4. インボイス制度では請求書控えの「作成義務」も生じる
5. 電子帳簿保存法に対応した請求書の送付方法
6. 電子帳簿保存法に対応するなら請求書発行システムが有効
7. まとめ

請求書発行システムを検討するならこのサービスがおすすめ

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＜改訂版＞電子帳簿保存法における請求書の扱い

商品やサービスについて取引があった場合、通常売り手は買い手に対して請求書を発行します。売り手側が請求書を発行するのは、取引が行われた事実を証明して代金回収をスムーズに行うためです。

請求書は、従来紙に印刷して相手へ手渡しまたは郵送が一般的でした。しかし、電子帳簿保存法改正により、自社発行や取引先から受け取ったものに関わらず、電子取引での請求書は、基本的に電子データで保存するようになるなど請求書の保存要件が変わっています。

請求書発行側は「請求書データの控えを保存する義務」がある

請求書を発行した側には、発行した請求書の控えを保存する義務があります。控えを保存する場合、「PDFなどの電子データで交付した場合」「紙で交付した場合」の2ケースが考えられます。

＜PDFなどの電子データで交付した場合＞

・作成した電子データのまま控えとして保存し、電子取引の保存要件を満たすこと

＜紙で交付した場合＞

・控えも紙のままの保存で問題なし

・原本をスキャンして電子データへ変換し保存する場合は、スキャナ保存の保存要件を満たすこと

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

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【義務】電子取引のデータ保存

現在は電子取引で授受した書類は、データ保存が完全義務化されています。例えば、メールで受け取った請求書などをプリンターで印刷して紙で保管してしまうと、法律に違反する可能性が高いため、必ず要件を満たしてデータで保存することが求められます。

ほぼ全ての法人・個人事業主が対象になり、受け取った取引情報はそのまま電子データで保存しましょう。この場合の電子取引とは、メールやクラウドサービス、Webサイトを通じて受け取った書類・PDFデータなどが該当します。

電子取引の保存要件

電子取引で授受した書類は、単にそのまま電子データとして保存すればいいわけではなく、満たさなければならない「保存要件」が定められています。真実性を確保するため、次の①から④の保存要件のいずれかを満たさなければいけません。

また、可視性を確保するためには、以下の保存要件を満たす必要があります。

電子取引の対象書類

参考：電子取引関係 Ⅱ 適用要件【基本的事項】｜国税庁

【任意】スキャナ保存

請求書・領収書など国税関係書類を紙の状態で受け取った場合、これまでは紙のまま保存していました。しかし、電子帳簿保存法の改正により、スキャナなどで読み取り電子データとして保存（スキャナ保存）する方法での必要要件が緩和されました。

国税関係書類は、税法上紙原本の保存が必要ですが、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件に従ってスキャナ保存を行うと、電子データとして保存できます。また、電子データがスキャナ保存要件を満たしている場合は、電子データ作成後に紙の原本を破棄しても構いません。

スキャナ保存の要件

スキャンした電子データが電子帳簿保存法に対応するには、「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つの要件が必要です。スキャナ保存の要件は書類の種類によって異なりますが、請求書や領収書は資金の流れに直結するため、重要書類に分類されます。

重要書類のスキャナ保存は、「真実性の確保」について以下の要件を満たす必要があります。

また、「可視性の確保」についても以下の要件を満たさなければいけません。

スキャナ保存の対象書類

参考：スキャナ保存関係 Ⅱ 適用要件【基本的事項】｜国税庁

【任意】電子帳簿等保存

電子帳簿等保存は、一貫してパソコンや会計ソフトなどで作成された国税関係帳簿・書類を紙へ出力する必要はなく、電子データのまま保存する方法です。電子帳簿等保存は任意であり、電子保存を行う場合は要件を満たす必要があります。

なお、同じ電子帳簿保存法の中でも、電子取引によって受け取った請求書や領収書などのデータは、電子データでの保存が義務になっています。電子帳簿等保存は、電子取引のデータ保存と混同されやすいため注意しましょう。

電子帳簿の保存要件

電子帳簿の保存要件は以下の通りです。帳簿（優良・その他）と書類で満たすべき条件が異なる点に注意しましょう。

※1：保存義務者が、税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、②③の要件が不要

※2：「優良」の要件を全て満たしていれば不要

※3：取引年月日その他の日付により検索ができる機能およびその範囲を指定して条件を設定することができる機能を確保している場合には、ダウンロードの求めに応じることができるようにしておくことの要件が不要

電子帳簿等保存の対象書類・対象帳簿

参考：優良な電子帳簿の要件｜国税庁

電子帳簿保存法における請求書発行側の注意点

電子データの形式で請求書を発行する場合、電子帳簿保存法の規則に対応するためいくつかのことに注意する必要があります。ここでは、請求書の発行者として注意すべき点を解説します。

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電子取引の場合は電子データで保存する

パソコンなどで作成した請求書をメールやクラウド上で受け取った場合、原則として電子データのまま保存することが義務付けられています。

これは、ほぼ全ての法人・個人事業主が対象であり、真実性の確保と可視性の確保の要件を満たして保管することが求められます。ただし、紙で受け取った請求書の場合、電子保存は任意であり、紙媒体による保管と要件を満たせばスキャン保存のどちらも可能です。

そのため、企業によっては、電子データで保存する請求書と紙媒体で保管する請求書が混在しているケースもあるでしょう。このような場合、管理が煩雑になりやすいリスクがあるため、保存方法ごとにルールを明確にし、社内で統一した運用を行うことが重要です。

参考：電子取引データの保存方法をご確認ください｜国税庁

請求書控えの保存期間は原則7年間

請求書には受領者側の保存義務がありますが、発行者側には保存義務がなく請求書の控え作成の義務もありません。しかし、取引を行った証拠などとして請求書の控えを作成した場合は、保存義務が生じます。

請求書の控えの保存期間は、法人の場合事業年度における確定申告の提出期限の翌日から7年です。ただし、欠損金があると10年になるため、事前にしっかりと確認しておきましょう。

個人事業主は、事業年度における確定申告の提出期限の翌日から5年です。ただし、消費税課税事業者の場合は法人と同じく7年になります。

参考：法人税法施行規則第六十七条｜e-Gov法令検索

参考：所得税法施行規則第六十三条｜e-Gov法令検索

取引先と合意の上で請求書出力形式を決定する

電子化された請求書発行が主流になっているとはいえ、全体の取引件数が多くはない個人事業主や設備が整っていない企業では、従来通り紙の請求書を希望してくる場合もあるでしょう。

法律上ではどちらか一方に統一する必要はありませんが、紙と電子データの混在が混乱を招く可能性もあるため、取引先との事前確認は必須です。社内規定などで対応方法を明確にしておく必要もあるでしょう。

保存要件に準拠した社内ルールの整備

先述した取引先への対応も含め、請求書発行に関する社内ルールを、各保存要件に準拠した形で整備する必要もあります。

一方で、今後も状況に応じた法改正は予想されます。法令準拠と属人化防止を両立するためには、法対応への負担を減らし業務を行える「請求書発行システム」などの専用ツール導入が推奨されます。

インボイス制度では請求書控えの「作成義務」も生じる

従来、請求書の発行側は控えを作成する義務はありませんでした。しかし、2023年10月1日より導入されたインボイス制度では、消費税の仕入税額控除を受ける「適格請求書発行事業者」には適格請求書の控えを作成・保存する義務が生じます。

適格請求書の控えの保管期間は、今までの法人の場合と同じく確定申告の提出期限の翌日から7年です。

参考：5 適格請求書等の写しの保存

電子帳簿保存法に対応した請求書の送付方法

電子帳簿保存法の改正で電子データの保存要件が緩和されたことにより、発行側も請求書を電子化して送付しやすくなりました。ここでは、電子帳簿保存法に対応した請求書の送付方法を解説します。

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PDFファイル形式で送付する

請求書を作成する際は、Wordのような文書作成ソフトやExcelのような表計算ソフトで作成するのが一般的です。しかし、WordやExcelなど編集可能な形式で相手に送付してしまうと、改ざんされる恐れがあります。

改ざんを防ぐためには、編集がしにくいPDF形式に変換してから送付することが重要です。WordおよびExcelで作成した場合、新しく保存するときに「ファイルの種類」でPDFを選択することで、簡単にPDFファイル形式に整えられます。

電子印鑑に切り替える

現在では、法律上紙か電子データかに関わらず請求書に印鑑を押す必要はなく、印鑑がなくても有効とみなされます。しかし、印鑑があると、偽造されにくい上に刑法上の罰則が厳しくなるため、不正な発行がしにくくなります。

そのため、慣習上請求書には押印をする企業が多く、社内規則などで押印を必須にしているところもあります。しかし、PDFなど電子データには従来の印鑑を押せないため、印影をデータに残せる電子印鑑への切り替えが必要になります。

電子印鑑は、単に従来の印鑑の印影を画像データに変換しただけのものから、印影に押印者などの識別情報を含んでいるものもあります。なりすましや不正利用の防止のためなら、識別情報を含んでいる電子印鑑がおすすめです。

ファイル名を分かりやすくする

請求書の受領者は、7年間保存が義務付けられています。7年間となると請求書の数も膨大なものになるため、ファイル名が分かりにくいとあとで探しにくくなります。請求書を電子データで送る際は、ファイル名を分かりやすくすることが必要です。

なお、電子帳簿保存法には検索性の確保が保存要件の1つとなっています。取引日や取引金額・自社名などを含んだファイル名にしておくと、相手側も検索性を確保した保存が可能になります。

送付間違いに注意する

請求書には、取引先の情報や取引内容・金額・口座番号といった機密情報が多く含まれています。そのため、間違ったメールアドレスに請求書を送ってしまうと、トラブルのもとになりかねません。

請求書が正しい相手に届かない場合、期日までに入金がなかったり、第三者に機密情報が漏洩したりなどのリスクが増えます。

このようなリスクを避けるためにも、送信する前にメールアドレスに間違いがないか、受取側のメールアドレスが変わっていないかの確認が必須です。また、添付の請求書にパスワードを設定する、またはタイムスタンプを付与して送信するといった対策も有効です。

電子帳簿保存法が発行側にもたらすメリット

電子帳簿保存法の改正により、請求書の電子データに関する保存要件が緩和されたことで、発行側にもさまざまなメリットが出ています。ここでは、請求書の発行における電子帳簿保存法改正のメリットについて解説します。

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請求書発行のコスト削減

紙の請求書を発送する場合、請求書を作成するための用紙のほか、郵送なら封筒と郵送代がかかってきます。用紙や封筒、郵送代は1通だけなら大した額ではありませんが、何件も重なると大きな出費になります。

請求書を電子データで発行すると、請求書作成のための用紙はもちろん、印刷のインク代や封筒・郵送代のコストが一切かからなくなり、コスト削減に貢献します。

業務の効率化

紙の請求書が相手に届くまでには、多くの手間と時間が必要です。具体的には、請求書を印刷して封筒に入れて切手を貼り、ポストか郵便局まで足を運んで発送します。その間にも、封筒や切手を取りにいくなど移動する時間と手間が生じます。

しかし、請求書を電子化することで、作成した請求書をPDFにしてメールに添付して相手に送るまで、パソコンの前から動かずに作業が完了します。移動や作業の手間を大きく削減できるため、担当者の負担を軽減し、業務の効率化にも繋がるでしょう。

紙を保管する必要がなくなる

請求書は、法人の場合原則7年間の保存が義務付けられています。しかし、企業での保管書類は請求書だけでないため、膨大な書類を保管する場所が必要になってきます。また、整理しておくためのバインダーや箱、棚などの備品も必要です。

しかし、電子請求書なら電子帳簿保存法の保存要件に合っていれば、紙の原本を廃棄できるため、物理的な保管場所が必要ありません。また、整理のための備品も不要になり、オフィスの省スペース化にも繋がるため、企業のコスト最適化も図れます。

環境問題への配慮による企業イメージの向上

請求書の電子化により、企業全体で紙資源を節約でき、ペーパーレス化を促進できます。従来の紙媒体による請求書の発行では、印刷・封入・郵送・保管といった工程の中で多くのインクや紙資源を消費していました。

請求書の電子化によって環境問題に配慮することは、企業の社会的責任を果たし、企業イメージの向上や取引先へのアピールにも貢献します。

セキュリティ対策の強化

紙の請求書は、紛失や誤送付などのリスクがあり、情報漏洩の原因にもなります。企業の情報が外部に流出すると、取引先からの信頼低下や法的トラブルに発展する可能性もあります。

しかし、電子請求書なら、クラウド上で保管ができたり、パスワードを設定して送信できたりします。IDやパスワードなどで閲覧制限を設けることで、紙の請求書よりもセキュリティ対策が強固になります。

電子帳簿保存法に対応するなら請求書発行システムが有効

電子帳簿保存法では電子データの保存要件が複雑なうえ、今後も必要に応じた法改正が行われるでしょう。自社でシステム構築を行うと、保存要件や法令に的確な対応を行うのが非常に困難です。

そのため、電子帳簿保存法に対応した請求書発行システムの導入がおすすめです。企業自身が保存要件をしっかり把握していなくても、システムが改正に合わせてアップデートされ、法令に準拠した業務環境が整えられます。

以下では、電子帳簿保存法に対応した請求書発行システムの選び方について解説します。

保存要件を満たす機能の有無を確認

電子帳簿保存法に対応した請求書発行システムを導入するには、タイムスタンプの付与機能やデータの訂正・削除履歴が残るか、「日付・金額・取引先」で検索できるかを確認しましょう。

タイムスタンプは、いつ作成された書類か、改ざんされていないかを証明するために重要なものです。また、電子帳簿保存法では「どのデータを・いつ修正したか」も記録に残しておく必要があるため、自動で削除や修正を記録できるシステムがおすすめです。

電子帳簿保存法の要件を満たしているかを効率的に確認したい場合は、「JIIMA認証」の有無をチェックしましょう。JIIMA認証とは、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が電子帳簿保存法の要件を満たしているシステムに対して付与するものです。

JIIMA認証を取得しているシステムを選ぶことで、安心感も得られて導入の失敗も防げるでしょう。

既存システムと連携できるか

請求書発行システムを選ぶ際は、現在自社で利用しているシステムと連携できるかどうかを確認しましょう。例えば、請求書の発行情報が会計ソフトや販売管理システムに自動で取り込まれることで、面倒な仕訳作業や煩雑になりやすい売上管理を効率化できます。

また、手作業でデータを二重入力する場合、数字の間違いや記入漏れといったミスが生じる可能性が高く、担当者にとっても大きな負担となります。システム間でデータ共有ができることで、担当者の負担軽減に繋がり、作業効率や生産性の向上も図れます。

＼詳しくはこちらの記事をチェック／

まとめ

電子帳簿保存法の改正により、電子化した請求書の保存要件が変更されたことで、コスト削減や業務効率化などのメリットが増え、請求書の電子化を導入する企業が増えています。

しかし、紙の請求書と違い印鑑を押せないため、編集しにくいPDF形式での送付や電子印鑑などで改ざんや偽造といった不正利用の対策を取る必要があります。また、請求書の控えは定められた期間の保存義務があるため、自社で適切に保管することが重要です。

このように、請求書を発行する際は、さまざまな注意点があるため、本記事の内容を参考に、発行者側も電子帳簿保存法に対応したシステムを導入し、効率的に電子帳簿保存法に対応しましょう。