請求書の誤送付・誤送信が起きた場合の対処法は？誤送付やミス防止策に最適な請求書発行システムも解説

請求書の誤送付は情報漏洩などのリスクが発生します。十分な対策をすることで、誤送付などのリスクを回避することができます。また、もし誤送付した場合も適切な手順を踏むことで、後々のトラブル防止が可能です。本記事では、誤送付した場合の対処法や対策などを解説しています。

目次

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1. 請求書発行システムを検討するならこのサービスがおすすめ
2. 請求書の誤送付・誤送信した場合のリスク
3. 請求書の誤送付・誤送信の原因
4. 請求書を誤送付・誤送信した際の対処法
5. 請求書の誤送付再発防止策
6. 誤送付・誤送信対策に請求書発行システムがおすすめな理由
7. まとめ

請求書発行システムを検討するならこのサービスがおすすめ

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請求書の誤送付・誤送信した場合のリスク

請求書をメールや郵送で送信する際、誤送付・誤送信してしまう場合があります。請求書には企業の情報や商品の価格など重要な情報が多く記載されており、誤送付・誤送信によってさまざまなリスクが発生してしまいます。

ここでは、請求書の誤送付・誤送信によって引き起こされるさまざまなリスクのうち、特に重要な情報漏洩・信用性の低下・コストの増大について詳しく解説していきます。

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情報漏洩

情報漏洩は、誤送付における最も重大なリスクと言えます。請求書には、請求内容だけでなく企業名・企業所在地・担当者などの情報が記載されています。また、請求書を添付したメールを誤送信してしまった場合は、添付ファイルに加えて本文に含まれている情報も漏洩させることになります。

取引先名や取引内容の情報が漏洩することは、双方の企業にとって大きな損害になりかねません。関係のない企業や個人宛への誤送信が原因で情報が漏洩し、悪用などによって損害が発生した場合は法的責任が生じる可能性もあります。

信用性の低下

請求書の誤送付は、書類に関する取り扱いが甘く管理体制が整っていない企業という印象を与え、信用性を低下させる原因になります。誤送信された側の企業はもちろん、誤送付によって情報を漏洩されてしまった企業からの悪印象は避けられません。

誤送付した送付先が企業の場合は、お互いの関係性に応じて対応が変わり、なるべく円滑に収めようと双方が歩み寄る場合が多いです。しかし、関係のない個人宛だった場合は、SNSによる拡散・風評の拡大・第三者への通報など、さらに深刻な事態が懸念されます。

コストの増大

請求書を誤送付してしまった場合、失敗を回収するために多くのコストが発生します。誤送付した企業・された企業双方への状況説明や謝罪に加え、再発防止のための社内対策などにかかる時間的なコストは甚大です。

発送を郵送で行なっていた場合は、印刷に必要な用紙・封筒などの消耗品に加え、速達や書留で再発送を行うなどの対応が必要になる場合もあります。さらに、内容の度合いによっては社内会議での報告や始末書の作成が求められるなど、影響は多岐にわたります。

請求書の誤送付・誤送信の原因

多くのリスクを抱える請求書の誤送付・送信を発生させないためには、原因を把握しておくことが重要です。宛先のミスとファイルの添付ミスについて詳しく解説します。

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宛先のミス

最も注意するべきなのが宛先の誤りです。本来送るべき相手の宛先と間違えて別の宛先を選択してしまうことで、誤送付・誤送信が発生します。特にメールで請求書を送信する場合、送信履歴一覧からの宛先選択ミスや、アドレス帳で名前の似た取引先を選択してしまうなどのミスが起こりやすいです。

メールを誤送信した場合、請求書本体に含まれる情報だけでなく、取引先担当者の個人名とメールアドレスを流出させてしまいます。また、CCなどで関連部署の宛先を設定していた場合はさらに多くの情報が漏洩することになります。

郵送の場合は宛名ラベルなどの選択ミスや、手書きによる記入ミスなどにも注意が必要です。発送直後に宛先ミスに気が付いた場合は郵送を止める手続きが取れる場合もあるので、複数回の目視確認を徹底しましょう。

ファイルの添付ミス

メールで請求書を送信する際に起こりやすいのが、PDFファイルなどの添付ミスです。送り先や担当者名が正しく設定されていれば、ファイルを開いて情報を確認するまで誤送信に気付かない場合が多いため、時間が経ってから発覚することもあります。

添付ミスの場合、個人情報やメールアドレスの流出は発生しません。しかし、請求書の内容が流出してしまうため、内容によってはダメージが大きくなる可能性があります。

郵送の場合は請求書の封入ミスが起こりやすいです。特に、請求書を中表に折りたたんで封入する場合は、外から取引先名が確認しにくくなります。封入時には、必ず宛先と請求書に記載されている取引先名が一致しているかを確認することが重要です。

請求書を誤送付・誤送信した際の対処法

請求書を誤送付・誤送信してしまった場合、速やかな対応が求められます。ミスに気付いてからなるべく時間を置かず、迅速に対応することが重要です。誤送付に気付いたタイミングに合わせて、取りうる対処法をご紹介します。

相手先へ到着前に誤送付に気づいた場合

誤送付に気付いた時点でまだ請求書が相手先に到着していない場合、少しでも悪印象を和らげるため事前に対処しておくのが無難です。また、速やかに社内での情報共有を行うことで、取引先と関わる場面でお詫びの言葉を添えるなどの対応も取れます。

自らミスに気付き申し出る姿勢を見せることで、少なくともミスを把握できる管理体制があることを先方に示せます。また、場合によって先方の態度を軟化させてくれる効果も期待できます。

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相手先に電話する

メールでの誤送信に気付いた場合、気付いた時点ですぐに電話連絡を入れましょう。連絡のタイミングによっては、添付ファイルを開く前にデータを破棄するなどの対応を取ってもらえる場合もあります。

先方がすでに誤送信されたメールを開いていた場合も、電話ですぐに連絡することで社内での拡散防止に繋がります。丁寧な状況説明と謝罪の言葉を伝え、情報漏洩の防止に協力していただけないか真摯にお願いすることが重要です。

また、正しい請求書の再送付を行うことと、送付する具体的な日にちを申し添えると先方の不安を軽減できます。再送付はなるべく当日中に行い、あまり先の日にちを指定しないことで誠意が伝わります。

誤送した請求書は回収や返送などをお願いする

郵送による誤送付をしてしまった場合、誤って送付された請求書は回収することが望ましいです。送付した企業の所在地や関係性によっては、直接回収に伺うのが最も丁寧な対応となります。

直接の回収が難しい場合、返信用封筒を同封したお詫び状を郵送で送る方法がおすすめです。もし先方から破棄したいと申し出があった場合は、シュレッダーなどで未開封のまま破棄していただくよう依頼しましょう。

正しい請求書を発行

誤送付した企業と、誤送付により正しい請求書が届いていない企業の双方に対して請求書を再発行します。その際、同じ間違いが発生しないよう、別の担当者や上司などと情報を共有してダブルチェックを行うのが望ましいです。

再発行によって請求年月や内容が変わっていないかなども改めてチェックします。また、請求書を送付したタイミングによっては支払い期日ギリギリになってしまう場合もあります。こちらのミスで先方の処理を遅らせているため、期日の延長対応なども考慮して作成しましょう。

お詫び状を作成・請求書に添えて郵送

再発行する請求書には、一連の誤送信・誤発送に関するお詫び状を同封します。電話で事前に謝罪していた場合でも、書面で再度お詫びするのがマナーです。ミスによる印象低下をこれ以上悪化させないためにも、正しい書式で丁寧な文面を心がけましょう。

相手先からの連絡で誤送付が発覚した場合

こちらでは誤送付・誤送信に気付かず、先方から問い合わせがあって発覚する場合もあります。この場合、社内ではまだミスがあったという事実を確認できていない場合が多いです。

すでに一歩対応が遅れている上、先方に連絡を入れさせてしまっている分余計な手間をかけている状態です。この後の対応はより一層速やかに行う必要があります。

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連絡が来たら速やかに事実確認を行う

先方から誤送付・誤送信の連絡を受けたら、すぐに事実を確認しましょう。先方が勘違いをしている可能性もあるため、どこにどのような誤送付をしているかきちんと確認することが重要です。

誤送付の確認が取れたら、連絡があった企業に対して速やかに謝罪を行います。また、他にも誤送付がないか、念のため全ての送信履歴と添付ファイルを確認しておくのがおすすめです。

2〜4の手順を行う

請求書の誤発送に関する謝罪の後は、到着前に誤送信に気付いた場合と同様に2〜4の手順を行います。この時点では連絡があった企業に対する誤送付しか確認が取れていません。そのため、他の企業にも同様の誤りがないか、より入念な確認が必要です。

特に、郵送の場合はもう1か所入れ違いになっている取引先があるはずなので、こちらでできる限りの手段でなるべく取引先を特定しましょう。その上で、こちらから先に謝罪の連絡をすることが望ましいです。

お詫び状の例文

誤送付・誤送信があった場合に必要となるお詫び状の例文をご紹介します。事務的なミスを重ねる会社という印象を与えないよう、誤字脱字がない状態で送付しましょう。

請求書の誤送付再発防止策

請求書の誤送付・誤送信は取引先に関わる情報を漏洩させるだけでなく、ずさんな会社という印象を与えてしまいます。また、さまざまなミスに共通することですが、複数回同じミスを繰り返した場合の信用失墜は避けられません。

二度目のミスを確実に避けるためには、担当者だけで問題を抱え込まないことが重要です。必要に応じて担当部署や社内全体に協力を依頼し、根本的にミスが起こらない体制づくりを目指していきましょう。

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社内のチェック体制を整える

社内で重大なミスが発生した場合、ミスを起こした個人だけではなく社内の体制に問題がある場合も多いです。請求書の発行数が多く、担当者が1人しかいなかった場合などミスは起こるべくして起こったものと言えます。

社内の事情によって取引先に迷惑をかけてしまうことは許されません。担当者の負荷が高すぎる場合は上司に事実を報告し、発送作業を担当する人数を増やしたりチェックのための時間を作ってもらえるよう申し出ることが望ましいです。

請求書を作成する担当者と封入を行う担当者を分けるなど、作業を分担することで確認の精度が向上します。また、上司に相談を行うことで新たな仕組みをもたらしてくれる場合もあります。

チェックリストを作成

担当者だけでも取り入れやすいのは、書類送付チェックリストを作成して管理する方法です。書類名・作成日時・社名・担当者名・発送日時などの情報を入力できるリストをあらかじめ作成しておき、書類を作成するたびに入力を行います。

請求書を作成したら、まず書類名と作成日時を入力します。送付状を同封する場合は、必ず請求書の宛先と送付状の宛先が一致していることを確認しておきましょう。次に、送付先の社名・担当者名を確認してリストに入力し、封入の際はリストを見ながら封筒の表書きを作成します。

チェックリストによる確認方法は、書類の作成時や封入時だけでなく、間にリストへの入力作業を挟むことによってダブルチェックに近い状態になります。そのため、人数が少ない部署や１人で送付作業を担当しなければならない場合に適しています。

システムの導入

人力で行う作業にはどうしてもヒューマンエラーが発生する可能性があります。特に、請求書の作成・発行・発送は確認事項や工程数が多く、作業の1つ1つに注意力を持続させなければなりません。

ミスが発生した場合、その業務に関する負荷が高まっていることが考えられます。担当者の業務負荷を軽減させ、正確な請求書発行業務を行いたい場合は、作成から発送まで自動化できる専用システムの導入が効果的です。

誤送付・誤送信対策に請求書発行システムがおすすめな理由

請求書発行システムには、誤送付・誤送信の防止が期待できるさまざまな機能が備わっています。ここでは、請求書の誤送付・誤送信対策に、請求書発行システムがおすすめな理由を3つ紹介します。

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自動化により人的ミスを減らせる

請求書発行システムを導入することで、これまで手作業で行っていた請求書の作成や送付を自動化できます。これにより、ヒューマンエラーが起こりづらくなり、ミスの軽減が期待できます。

また、自動化させたい工程をカスタマイズできるシステムもあり、その時の社内の状況に応じた対応が可能です。さらに、送付履歴の確認を簡単に行えるなど、業務の見える化と効率化に繋がります。

セキュリティを強化できる

万が一誤送信が発生した場合でも、相手先が閲覧する前であれば、送付したデータを削除することができます。また、正しい請求書を送り直すことも可能です。

データを送付する際は、第三者が閲覧できないようにパスワードをかけたり暗号化したりといったセキュリティ対策が施される点も、請求書発行システムのメリットです。

督促業務の代行により負担が軽減できる

請求書発行システムによっては、売掛金の督促や入金消込業務を代行してくれる場合もあります。売掛金の督促や入金消込は、社員にとって精神的にも負担が大きい業務です。

しかし、請求書発行システムを導入することで安心して任せられるため、担当者はほかの業務に集中できるようになります。その結果、請求書発行担当者の負担増大により発生していた、さまざまなミスの軽減が期待できます。

＼詳しくはこちらの記事をチェック／

まとめ

請求書の誤送付・誤送信は取引先からの信用を失いかねない重要なミスであり、丁寧な対応が必要です。原因の特定・情報の開示・今後の対策などに加え、詫び状の作成や送付などさまざまな作業が発生してしまいます。

ミスを再発させないためには、社内での協力やチェックリストの作成なども効果的ですが、ミスが起こる体制を根本から改善したいなら請求書発行システムの導入がおすすめです。

導入の際は担当者の業務の流れをきちんと把握し、必要な機能は何かを具体的にイメージしておくことが重要です。自社の状況に応じて適切なシステムを導入し、ミスのないスムーズな経理業務を行いましょう。