ワークフローシステムのアプリとは？メリットや注意点・選び方を解説

ワークフローアプリとは、稟議の一連の流れをデータ化し、業務効率化を図るアプリです。アプリ対応のワークフローシステムも多く、社外から申請・承認が可能になります。本記事では、ワークフローアプリ対応のシステムにおけるメリットや注意点、無料で利用できるかを解説します。

目次

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1. ワークフローアプリとは
2. ワークフローアプリを導入するメリット
3. ワークフローアプリを導入する際の注意点
4. 無料で利用できるワークフローアプリはあるのか
5. ワークフローアプリの選び方とポイント
6. まとめ

ワークフローアプリとは

ワークフローアプリは、業務プロセスの自動化と効率化を支援するソフトウェアです。ユーザーは、複数のタスクや手順を定義し、特定の条件に基づいて自動的に実行されるワークフローを作成できます。iPhoneやAndroidなど、OS別に対応したアプリが存在します。

そして、ワークフローアプリは、タスクの割り当てや進捗管理、通知の送信、データの承認など、さまざまな業務プロセスを効率的に管理する機能を提供します。従業員が使用するスマートフォンやタブレット端末を利用し、効果的な業務を行えます。

また、ワークフローアプリは通常、さまざまなインターフェースを備えており、ユーザーが容易にワークフローを設計、カスタマイズ、監視することができます。近年では、企業や組織において、業務の効率化とタスクの自動化を実現するためによく活用されるツールです。

ワークフローアプリを導入するメリット

ワークフローアプリの導入により、組織全体の生産性を向上させて成果を上げることができます。ここでは、ワークフローアプリを導入するメリットについて解説します。

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社外での申請・承認が可能

従来の手動の申請・承認プロセスでは、基本的に対面による書類の受け渡しや、Excelによる管理などが必要でした。しかし、ワークフローアプリでは申請書類をデジタル化し、オンライン上で承認者に送信できます。

これにより、時間と物理的な制約を超えて、いつでもどこからでも申請でき、承認者も迅速に申請内容を確認して、電子データ上で承認することができます。その結果、申請から承認までの時間が大幅に短縮され、電子決裁として迅速な意思決定が可能となります。

特に、営業活動の多い企業や、在宅勤務・テレワークを推進する企業などで多用される傾向にあります。

内部統制の強化

ワークフローアプリは、業務プロセスの自動化と標準化を実現します。これにより、タスクの実行手順が明確になり、誤った手続きや規約違反のリスクが低減されます。また、ワークフローアプリは、厳格なアクセス制御と権限管理を提供し、内部の統制化を図ります。

例えば、特定の役割や職位に基づいてアクセス権を制御し、機密情報や重要なデータへの不正なアクセスを防止します。さらに、安全性を高めるために誰がいつどのような操作を行ったのかが記録されます。これにより、コンプライアンスの遵守が促進されます。

ワークフローアプリの導入により、業務プロセスの自動化や安全性の確保に繋がり、ひいては内部統制が強化され、組織の信頼性と効率性が向上します。

業務の効率化

従来の手動プロセスでは、稟議書を作成して印刷・配布する手間や、承認者との面談や送付に時間がかかりました。しかし、ワークフローアプリでは稟議書をデジタルフォーマットで作成・送信し、承認者はオンラインで承認できます。

また、承認プロセスは自動化され、通知やリマインダーによってスムーズな進行が促されるため、申請から承認までの時間が大幅に短縮され、業務のスピードと効率性が向上します。さらに、承認の進捗状況や履歴もリアルタイムで把握でき、追跡が容易です。

ワークフローアプリによって、稟議書をはじめとした証憑書類に関する効率的な処理と承認が実現されます。つまり、デジタル化による時間短縮と自動化、一元管理と検索の容易さにより、業務の効率化と生産性向上に期待できます。

コスト削減

ワークフローアプリで業務プロセスを自動化することで、作業と時間を削減できます。タスクの自動化で、従業員はより重要な業務に集中でき、効率性が向上します。さらに、紙ベースのプロセスをデジタル化することで、印刷による物理的な製造コストを削減します。

このように、ワークフローアプリの導入により、作業にかかる時間や人件費、物理的なコストや管理コストが削減されます。その結果、組織は費用の削減と合わせて財務上の利益を得られます。

人為的ミスの軽減

ワークフローアプリは、業務プロセスを自動化し、タスクの手順とルールを明確にします。そのため、従業員が正確かつ一貫した手順で業務を実行でき、人為的なミスにおけるリスクが低減されます。

さらに、ワークフローアプリは、タスクの割り当てと監視を支援します。従業員は自分の担当タスクを明確に把握し、期限や進捗状況を容易に追跡できます。よって、タスクの見落としや期限の遅延といったミスが回避されます。

ワークフローアプリを導入することで、自動化されたプロセス、タスクの明確化と追跡によって、人為的なミスのリスクが軽減されます。すなわち、業務の正確性と品質が向上し、組織は効率性と信頼性を高められます。

ワークフローアプリを導入する際の注意点

ワークフローアプリを導入する際には、いくつかの注意点があります。ここでは、ワークフローアプリを導入する際の注意点について解説します。ワークフローアプリの導入には、綿密な計画と準備を要しますが、以下の注意点にも考慮しましょう。

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アプリを活用する目的を明確化する

ワークフローアプリを活用するメリットを踏まえた上で、どうして自社がアプリを導入したいのかを今一度振り返ってみましょう。なぜなら、アプリは導入して使えれば良いのではなく、その機能を上手に活用していく必要があるためです。

仮に、導入の目的を明確にしないまま利用を開始すると、実際にアプリを利用する従業員の負担が大きくなり、機能の活用にまで手が回らない場合があります。そのような事態を避けるためにも、どのようにアプリを活用していくのか明確化しておきましょう。

導入にコストがかかる

ワークフローアプリの導入の際には、コスト面に注意しましょう。具体的なコストは導入するアプリの種類や機能、カスタマイズの程度によって異なりますが、一般的には、1ユーザーあたり300円から500円程の費用がかかる場合があります。

ユーザー数によってコストが増加するため、大規模な組織やユーザー数が多い場合には、その分高いコストがかかります。そのため、組織の予算やリソースとの調整を行いながら、費用対効果を慎重に評価することが重要です。

業務フローの見直しが必要な場合がある

ワークフローアプリは、効率的な業務プロセスを実現するために設計されており、現行の業務フローとの整合性を確保する必要があります。そのため、既存の業務プロセスを見直し、変更が必要となる場合がある点に留意しましょう。

これには想像以上に時間とリソースが必要になり、組織内の関係者との合意形成も求められます。ただし、適切なプロセスの整備と最適化

無料で利用できるワークフローアプリはあるのか

有料版だけでなく、無料で利用できるワークフローアプリも存在し、大きく分けて2つの種類があります。ただし、利用できる人数や期間が制限されているため、利用時にはこれらの点を十分に確認しましょう。

ここでは、無料で利用できるワークフローアプリのタイプについて解説します。

完全無料で利用できるワークフローアプリ

ワークフローアプリの中には、初期費用や月額料金が無料で利用できるものがあります。しかし、容量や利用人数が制限されていることが多く、大企業や大規模チームなど利用する人数が多い場合には向いていません。

したがって、完全無料で利用できるアプリは、小規模な企業や個人事業主、プロジェクトチームなどに適しています。これらの組織は利用人数が限られているため、比較的少量のデータで処理でき、無料プランの容量制限に合致することが多いためです。

ワークフローアプリにおいても、導入コストやランニングコストをしっかりと算出することが大切です。自社のビジネスニーズや規模に応じて、無料アプリと有料アプリの機能や制約を比較し、最適な選択をしましょう。

無料トライアルで利用できるワークフローアプリ

無料トライアルとは、導入前に無料でシステムやツールをテスト運用できる期間であり、多くのワークフローアプリでも提供されています。無料トライアルは、「アプリが自社に合っているかわからない」「複数のアプリから比較したい」といった場合におすすめです。

トライアルの期間はベンダーによって異なりますが、1週間〜1ヶ月の場合が多く、実際にアプリを利用する従業員に使わせて、使い勝手や機能面をより細かく評価できます。そのため、導入後にアプリの操作性が悪く、導入コストが無駄になるリスクも防げるでしょう。

ベンダーによっては無料トライアル終了後に、自動で有料プランに切り替わるケースもあるため、無料トライアルを利用する際は期間と終了後の流れを事前に確認しておきましょう。

ワークフローアプリの選び方とポイント

ワークフローアプリを選ぶ際には、組織のニーズや目標、ユーザビリティ、セキュリティ、カスタマイズ性、拡張性などを総合的に評価し、最適なツールを選ぶことが大切です。ここでは、ワークフローアプリの選び方とポイントについて解説します。

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自社に必要な機能が揃っているか

組織のニーズに合ったアプリを選ぶことで、業務プロセスの効率化と生産性向上を実現できます。必要な機能は組織によって異なりますが、業務プロセスの自動化やタスク管理、承認フロー、通知機能、レポート作成や分析機能などが一般的な要件です。

これらの機能がアプリに備わっていることで、業務のスムーズな進行、タスクの可視化と追跡、迅速な意思決定に繋がります。また、将来的に業務フローが変更になったり、自社独自のフローに合わせるために、柔軟にカスタマイズできるのかの確認も重要です。

簡単に操作ができるか

簡単に操作できるアプリを選ぶことで、ユーザーがスムーズに業務プロセスを実行できます。直感的なインターフェースや使いやすい機能は、ユーザーがアプリを迅速に理解して活用できるようにし、簡単な操作性によってエラーやミスのリスクを低減します。

また、簡単な操作性は業務の効率化にもつながります。ユーザーがスムーズにタスクを処理できるため、業務の生産性が向上します。こういった、時間の節約やタスクの迅速な処理は、組織の競争力にも直結します。

アプリの操作性を評価する際には、直感的なインターフェースやシンプルな操作手順、使いやすい機能を重視しましょう。ユーザーが簡単に操作できるアプリを選ぶことで、組織体制の成功へと導き、生産性向上を実現できます。

既存システムと連携できるか

連携が可能なアプリを選ぶことで、組織内のデータ統合や効率化が実現できます。既存システムとの連携により、情報の一元化やデータの一貫性が向上し、既存システムを最大限に活用できます。連携可能なシステムとして挙げられるのは、以下の通りです。

1. 給与計算システム
2. 経費計算システム
3. 勤怠管理システム
4. 労務管理システム
5. 採用管理システム
6. 電子契約システム
7. メールシステム
8. チャットツール

これらのシステムと連携することにより、将来の拡張性や柔軟性が確保でき、組織のDX化にも貢献します。また、APIのサポートや統合の容易さを確認し、既存システムとのシームレスな連携を実現しましょう。

セキュリティ対策が万全か

組織の機密情報や顧客データを適切に保護するため、信頼性・安全性の高いセキュリティ対策を備えたアプリを選ぶことが必要です。データの暗号化やアクセス制御、セキュリティポリシーの透明性など、セキュリティ機能を確認しましょう。

また、組織の信頼性向上やコンプライアンスへの適合性を確保するためにも、セキュリティ対策を重視することが重要です。仮に、不適切なアプリの利用によって情報漏洩が起きた場合、企業の信頼性に傷が付く恐れがあるため、利用には十分に注意しましょう。

まとめ

ワークフローアプリは、業務プロセスの自動化と効率化を実現するためのアプリケーションです。申請・承認やタスク管理など、業務フローを可視化して業務全体を効率化します。

導入するメリットには、社外での電子決裁や内部統制の強化、業務の効率化、コスト削減、人為的ミスの軽減などがあります。なお、選び方のポイントとしては、自社のニーズに合った機能、簡単な操作性、セキュリティ対策の万全さ、などの比較が重要となります。

組織の要件や目標に基づいて綿密な評価を行い、自社のニーズに合った適切なワークフローアプリを導入し、業務効率化と生産性向上を実現しましょう。