Excelでワークフローシステムを自作｜手順やポイントも解説

業務上必要な申請や承認を行うワークフローシステムは、Excelで自作することも可能です。専門知識がない場合でも無料で簡単に作成することができます。本記事では、Excelでワークフローシステムを自作するメリット・デメリット、手順・作成時のポイントを解説します。

目次

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1. Excelでワークフローシステムを自作するメリット
2. Excelでワークフローシステムを自作するデメリット
3. Excelでワークフローシステムを自作する手順
4. Excelでワークフローシステムを自作する際のポイント
5. まとめ

Excelでワークフローシステムを自作するメリット

ワークフローシステムは、業務の一連の流れを効率的に管理するためのシステムです。申請、承認、決裁などのプロセスを一元化し、業務の可視化や効率化を図ることができます。

ワークフローシステムは、Excel（エクセル）を利用して自作することも可能です。Excelは柔軟なカスタマイズができ、自社のワークフローに合わせた機能やルールを自由に設計できます。ここでは、Excelでワークフローシステムを自作するメリットについて解説します。

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無料で作成できることが多い

Excelは多くのWindowsのPCに標準搭載されており、追加でソフトウェアの購入やライセンス費用がかかりません。つまり、すでに利用しているツールを活用することで、導入コストを抑えることができ、場合によっては無料で利用可能です。

さらに、Excelは使いやすく親しみやすいインターフェースであることから、多くの人が日常的に利用しています。そのため、Excelでワークフローシステムを自作する場合でも、ほとんどのユーザーが比較的短期間で慣れて、作成に取り掛かることができます。

専門知識がなくても作成・利用できる

Excelは一般的なオフィスツールであり、社会人の多くが日常的に使用しています。そのため、特別なプログラミングスキルや専門知識がなくても、基本的なExcelの機能や操作方法を活用すれば、ワークフローシステムを作成できます。

Excelでは、セルの結合や書式設定、数式の利用など、さまざまな機能を使ってワークフローシステムの見た目・動作を自由に設計できます。また、柔軟性とカスタマイズ性が高く、進行状況やデータの集計、レポート作成などもExcelの機能を活用して実現できます。

Excelは昔から広く普及しており、多くの人が利用経験を持ち合わせています。よって、ワークフローシステムを共有・利用する際にも、特別なソフトウェアのインストールや学習コストがかからず、利用者間での共有や操作がスムーズに行えます。

このように、Excelでワークフローシステムを自作することには、専門知識がなくても手軽に作成・利用できる利点があります。柔軟性とカスタマイズ性を活かして自社のニーズに合ったワークフローシステムを作り、業務の効率化や改善を実現できます。

Excelに搭載されている機能がそのまま使える

Excelは豊富な機能を備えており、それらの機能をワークフローシステムの作成に活用することができます。例えば、関数を使って計算や集計を行ったり、条件付き書式を設定して特定の条件に基づいた表示を行ったりすることができます。

また、データの整列やフィルタリング、ソートなどのデータ操作も簡単に行えます。さらに、Excelでは選択範囲のみを印刷する機能も利用できます。必要な情報だけを選択して印刷することで、効率的な文書管理が可能です。

これらのメリットを踏まえ、Excelでワークフローシステムを自作することで、標準機能を活用して直感的な操作やデータ処理ができます。その際、特別なプログラミングスキルやカスタマイズ作業は不要であり、効率的なワークフローシステムの構築が可能となります。

申請データを容易に保存することが可能

ワークフローシステムでは、申請や承認の過程で発生するデータを記録・保存することが重要です。Excelでは、申請データをシートやセルに記入することで容易にデータの保存ができます。

申請データの保存により、後からのデータ収集や分析がしやすくなります。Excelはデータの整理や集計、グラフ化などの機能を備えており、申請データを使ってさまざまな統計や傾向分析を行うことができます。

このように、Excelでワークフローシステムを自作することで、申請データの保存やデータ分析が容易になります。さらに、他のシステムとの連携もスムーズに行えるため、業務効率化や情報の一元管理にも貢献します。

Excelでワークフローシステムを自作するデメリット

Excelでワークフローシステムを自作するメリットは、多岐にわたりますが、デメリットも存在します。ここでは、Excelでワークフローシステムを自作するデメリットを解説します。

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同時編集やリアルタイムでの把握ができない

Excelはファイル単位でデータが管理されるため、データの共有や更新の際には、メールの添付を行ったりクラウドストレージを経由したりする必要があります。このファイルベースのデータ管理により、承認プロセスに時間がかかる可能性があります。

そして、コミュニケーションの遅延や情報の把握に時間がかかることがあります。したがって、複数の関係者が関与する場合に同時編集ができず、リアルタイムでの把握・承認が必要な場合には不向きなツールといえます。

他システムとの連携・データ統合ができない

Excelでワークフローシステムを自作する場合には、共有や承認プロセスにおいて時間の遅延や調整の手間が発生することが考えられます。さらに、他システムとの連携やデータ統合ができないことにより、汎用性が低いまま使用していかなければなりません。

また、データ連携などによる業務の効率化を実現できず、手入力を削減できないことから、常にヒューマンエラーを抱えながら業務を行うことになります。よって、Excelのデータ自体の信憑性・正確性を高めるのが難しい点もデメリットです。

Excelでワークフローシステムを自作する手順

Excelでワークフローシステムを自作する際には、適切な手順に沿って行う必要があります。以下の手順を参考にしながら、自社のニーズにカスタマイズされたワークフローシステムを構築しましょう。

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稟議書のフォーマットを作る

Excelでは、稟議書のフォーマットを簡単に作成できます。稟議書は、企業内での意思決定や承認プロセスに欠かせない文書であり、適切なフォーマットを作成することで、申請者が必要な情報を明確に記入しやすくなります。

また、Excelでは無料のテンプレートをダウンロードすることで、フォーマットのデザインやレイアウトに関する手間を省くことができます。これにより、効率的にプロセスを実施し、円滑な承認フローを確保することができます。

「フローチャート」機能で承認ルートを作成する

Excelでワークフローシステムを自作する際には、「フローチャート」機能を利用して承認ルートを作成しましょう。フローチャート機能を使うと、図形や矢印などの要素を配置しながら、見やすいフローチャートを作成できます。

まず、Excelの挿入タブからフローチャートの図形を選択し、承認ルートのステップごとに図形を配置します。その後、矢印を使ってステップ間のつながりを表現し、フローチャートを完成させます。

このフローチャートにより、視覚的に承認ルートを明確化し、作業者が一目で把握できるようになります。

Excelでワークフローシステムを自作する際のポイント

Excelでワークフローシステムを自作する際のポイントはいくつかあります。以下のポイントを考慮しながら、業務効率化や業務の可視化をしやすいワークフローシステムを作成しましょう。

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目的・定義を明確にする

Excelでワークフローシステムを自作する際は、目的と定義を明確にすることが重要です。なぜワークフローシステムを作成するのか、どのような課題を解決したいのか、具体的な目標や効果を明確にしましょう。

これにより、必要な機能や要件を把握し、システムの設計や開発に取り組むことができます。目的を明確にすることで、業務プロセスの改善や効率化に向けた具体的な方向性を考慮できるでしょう。

図形や色分けで視覚的に整える

適切な図形や矢印を使い、ワークフローの流れや関係性をわかりやすく表現しましょう。色分けを使って承認ステップや状態を区別することで、一目で把握しやすくなります。また、文字を書きすぎないことも大切です。

冗長な説明や詳細な情報は別の形式で提供することで、見た目の整理を図ります。視覚的な要素をうまく活用することで、ワークフローシステムの理解や操作性を向上させることができます。

記載する担当部門を決める

Excelで作成するフローチャートには、必要な情報のみを明確に記載する必要があります。担当部門を決め、関係する情報だけをフローチャートに書き込むことで、シンプルかつ見やすいワークフローシステムを構築できます。

そして、不要な情報を省きつつユーザーの混乱を避け、効率的な業務フローを実行することができます。ユーザーが必要な情報に集中できるため、ワークフローシステムの理解と操作が容易になります。

まとめ

Excelでワークフローシステムを自作するメリットとしては、手軽に利用できることと柔軟性が挙げられます。システムを作成する際は、まず目的を明確にし、フローチャートを作成して必要な情報を整理することが重要です。

その際、Excelの機能や関数を活用しながら、データ入力や承認プロセスを実現します。作成する際のポイントは、必要な情報を絞り込み、見やすさと使いやすさを追求することです。

自社のニーズに合ったワークフローシステムを作成して、効率性と柔軟性のある業務プロセスの構築・改善を行いましょう。