ERPと連携可能なワークフローシステムとは？メリットや選び方も解説

ワークフローシステムとは、業務の流れをデータ化し、業務効率化を図るシステムのことで、ERPは企業や経営資源を一元管理できるツールです。2つを連携することで、業務の効率化が可能です。本記事では、ERPとワークフローシステムを連携するメリットなどを解説しています。

目次

開く

閉じる

1. ワークフローシステムとは
2. ERPとは
3. ERPと連携可能なワークフローシステムのメリット
4. ワークフローシステムを選ぶ際のポイント
5. まとめ

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムは、ビジネスプロセスの自動化と管理を支援するソフトウェアです。主な機能として、プロセスの定義と設計、タスクの自動化、承認プロセスの管理、タスクのトラッキングと監視、レポートと分析などがあります。

ワークフローシステムを利用することで、効率的なプロセスの実行が可能となります。承認プロセスは効率的に管理され、承認者のリマインダーやプロセスもサポートされます。

タスクの進捗状況をリアルタイムでトラッキングし、パフォーマンス指標やレポートによる分析も行えます。これにより、業務プロセスの効率化や品質向上が実現できます。ワークフローシステムは組織の生産性を向上させるための重要なツールです。

ワークフローシステムに期待できること

ワークフローシステムは、さまざまな機能により、組織内の業務プロセスを効率化することができます。以下で、ワークフローシステムに期待できることについて解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

不正やミスの防止

ワークフローシステムは、タスクの自動化とルーティングを提供します。タスクは自動的に割り当てられ、適切な人や部署に自動的にルーティングされます。これにより、手動でのミスマッチなタスク割り当てや情報共有のミスがなくなります。

また、ワークフローシステムでは承認プロセスを管理できます。適切な承認フローとルールを設定することで、不正な行動を防止し、正当な承認が行われるようになります。

さらに、ワークフローシステムはタスクのトラッキングと監視機能を提供します。タスクの進捗状況やステータスがリアルタイムで可視化され、進行中のタスクや緊急の問題に対応することができます。これにより、ミスや遅延を早期に検知し修正することができます。

承認作業の効率化

デジタル化されたプラットフォームでの承認管理は、承認フローとルールを設定することで文書のルーティングや承認者の指定を自動化します。これにより、紙の文書やメールでのやり取りが不要となり、承認作業が迅速かつ正確に進行します。

また、ワークフローシステムには、リアルタイムの通知やリマインダー機能もあります。承認依頼や期限に関する自動通知が行われ、関係者はタイムリーに対応できます。デジタルでの承認作業履歴は自動で記録され、簡単に参照可能です。

さらに、ワークフローシステムは文書のデジタル署名やセキュリティ機能を提供し、文書の完全性とセキュリティを確保します。これにより、安全で信頼性の高い承認プロセスが実現されます。

ペーパーレス化の促進

デジタル署名により紙でのやり取りが不要になるため、ペーパーレス化が促進されます。劣化しやすい紙の保管の手間がなくなる上に、特定の書類を見つけ出すことも容易になります。

また、ペーパーレスは紙にかかるコストカットができるだけでなく環境負荷の削減にもなり、環境に配慮している企業というイメージアップにも繋がります。

ERPとは

ERP（Enterprise Resource Planning）は、組織全体のビジネスプロセスを統合的に管理し、企業のリソースを効率的に活用するためのソフトウェアです。

ERPシステムは、会計・財務、購買・調達、在庫管理、生産管理、人事・給与など、企業の主要な機能を統合し、リアルタイムでのデータ共有と処理を実現します。

これにより、組織内の情報の一貫性や可視性が向上し、意思決定の迅速化や業務の効率化が可能となります。ERPシステムは企業の成長や競争力強化に貢献し、組織全体の統合と最適化を促進します。

ERPの機能・目的

ERPを利用することで、業務プロセスの効率化と統制強化が促進され、組織全体の成果を最大化するための基盤が提供されます。ここでは、ERPの機能や目的について解説します

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

業務効率化・属人化解消

ERPは、組織全体の業務プロセスを統合し、データの一元化と可視化を実現します。これにより、情報の共有やリアルタイムなデータへのアクセスが可能となり、業務の迅速な実行が促進されます。

また、ERPは業務プロセスの自動化と標準化を支援します。作業フローの自動化や統一された手順の設定により、作業の一貫性と効率性が向上し、属人化のリスクを軽減します。

組織全体での業務プロセスの効率化と属人化解消により、生産性・作業の品質・正確さが向上します。

迅速な経営判断の実現

経営者は、リアルタイムな情報と分析結果に基づいて、迅速かつ正確な経営判断を求められます。ERPは、組織内の業務プロセスやデータを統合的に管理し、リアルタイムで情報を提供します。

また、ダッシュボードやレポートを通じて、業績や生産性、在庫状況などの重要な指標を即座に把握できます。さらに、予測分析やシミュレーション機能も備えており、将来のシナリオやリスクを評価することができます。

ERPの導入により異なる部門や機能からの情報を統合でき、正確なデータに基づいた意思決定が可能となります。これにより、迅速な戦略の修正や競争環境への対応が可能となり、組織の競争力を維持・向上させることができます。

ERPと連携可能なワークフローシステムのメリット

ワークフローシステムとERPの連携によるメリットは多岐にわたります。ここからは、ワークフローシステムとERPを連携することで得られるメリットを2つ解説します。

手作業による入力ミス防止

ワークフローシステムとERPの連携により、入力ミスを防げます。ワークフローシステムによって承認されたデータが自動的にERPに反映されるため、手作業で入力する必要がありません。

入力・転記ミスがなくなることでデータの信頼性が増し、分析の精度も上がります。精度の高い分析は利益にも繋がるため、ワークフローシステムとERPの連携によるメリットは大きいと言えます。

さまざまな業務の効率化

企業全体に関わるERPと連携することで、さまざまな業務の効率化が期待できます。連携により承認に関する情報がERPに自動で転記されるため、あらゆる業務で発生する承認作業がシステムを使い分ける手間なしで完結します。

ERPは企業全体の情報を管理しているため、ワークフローシステムとERPの連携は社内の広い範囲の業務を効率化してくれます。また、承認手続きの一元管理と可視化が可能になり、内部統制の強化にも期待できます。

ワークフローシステムを選ぶ際のポイント

ワークフローシステムを選ぶ際には、いくつかのポイントに注意する必要があります。ここでは、ワークフローシステムを選ぶ際のポイントについて解説します。以下のポイントを考慮し、組織のニーズに最適なワークフローシステムを選びましょう。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

自社の課題を明確にしておく

ワークフローシステムを選ぶ際、自社の課題を明確にすることが非常に重要です。具体的な課題を把握することで、適切なワークフローシステムを選択し、課題の解決に繋げることができます。

自社の課題解決に必要な機能や要件を特定すれば、ベンダーとの相互理解を深めることができ、自社のニーズに適したワークフローシステムの導入をきっかけに、効果的な業務改善を実現することができます。

既存システムと連携できるか確認

既存システムとの連携がスムーズに行えることで、データの一元管理や業務プロセスの効率化が実現できます。ワークフローシステムが既存システムとのデータの相互連携や、API統合に対応しているかを確認しましょう。

これによって、システム間のデータの整合性やプロセスの連携が確保され、円滑な業務遂行が可能となります。

従業員が使いやすいか確認

従業員がシステムを使いやすく、快適に操作できることは、効率的な業務遂行や受容性の向上に直結します。使いやすいユーザーインターフェース、直感的な操作方法、簡単なタスク管理など、従業員がシステムを迅速に理解し、効果的に活用できることが重要です。

従業員のニーズやフィードバックを収集し、それに基づいてワークフローシステムを選択することをおすすめします。

まとめ

ワークフローシステムとERPの連携は、業務プロセスの効率化とデータの一元管理を実現します。ワークフローシステムはタスクの自動化と監視をサポートし、ERPとの連携によりリアルタイムな情報共有が可能となります。

結果の自動更新や転記ミスの削減により正確な情報を得ることができ、手続きの一元管理と可視化によって内部統制が強化されます。この連携により、組織は迅速な経営判断と競争力の向上を実現し、効率的かつ効果的な業務改善が期待できます。