API連携可能なワークフローシステムとは？メリットや活用例を解説

業務の一連の流れをデータ化することで、業務の効率化を図れるワークフローシステムですが、API連携を用いることで、さらに業務を円滑に進めることが可能です。本記事では、ワークフローシステムのAPI連携のメリットや活用方法、システムを選ぶ際のポイントを解説します。

目次

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1. ワークフローシステムとは
2. API連携とは
3. ワークフローシステムのAPI連携を利用するメリット
4. API連携可能なワークフローシステムの活用例
5. ワークフローシステムを選ぶ際のポイント
6. まとめ

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムは、ビジネスプロセスを電子化・システム化し、管理するソフトウェアです。タスクの自動化、タスクの効果的な割り当てと監視、プロセスの可視化と分析、ルールと条件の設定、ドキュメント管理などの機能を提供します。

これにより、生産性を向上させ、業務の効率を高めます。承認プロセス、申請処理、タスクのルーティング、顧客サポートチケットの管理など、さまざまなビジネスプロセスを効率化することができます。

従来まで紙ベースのタスク管理を行っていた場合は、ワークフローシステムの活用により、データ化された情報の管理へと変更され、情報管理における負担軽減にも繋がります。なお、申請から承認までのフローを、スマートフォンやタブレットから行うことも可能です。

API連携とは

API連携は、アプリケーション間でデータや機能を共有するための仕組みです。API（Application Programming Interface）は、異なるソフトウェア間での相互通信を可能にするインターフェースです。

API連携を活用することで、異なるアプリケーション間でのデータの共有や連携を容易にし、システムの統合や機能の拡張が可能となります。例えば、すでに利用している会計システムや労務管理システムと連携し、さらなる業務の効率化に繋げることができます。

また、チャットツールとの連携においても、IDやパスワードを統一化し、申請書の申請や承認における流れを省略化することもできます。現在、さまざまなシステムを同時に運用している企業であるほど、API連携は欠かせないものとなります。

ワークフローシステムのAPI連携を利用するメリット

ワークフローシステムのAPI連携により、他のアプリケーションとのデータや機能の統合が可能となります。ここでは、以下のAPI連携のメリットについて解説します。

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他システムとの連携で情報の一元管理が可能

給与計算システムや労務管理システムといった、従業員の情報管理に必要なシステムなどと連携することで、情報の一元管理が可能です。人事・経理においては、日々さまざまな業務フローが発生しますが、一元管理によってそれらのフローを簡略化することができます。

このように、直接的な利益を生まない部門においても、扱うデータの一貫性を向上させることにより、作業の効率化を行い、ワークフローシステムの機能強化にも繋がります。

スマホアプリやタブレット端末に対応できる

企業が管理・保管する情報の電子化が進む現代では、紙ベースによる管理削減を目指している企業も多いでしょう。そのような中で、個人が所有するスマホのアプリやタブレット端末と端末と連携し、勤怠管理や申請書の作成・承認を行えるサービスが求められています。

よって、ワークフローシステムとのAPI連携により、スマホアプリなどに対応することで、外出先でもいくつかの業務フローをこなすことができます。また、このような対応によって、テレワークへの移行を目指した働き方改革にも貢献することができます。

多言語対応によるグローバル化が行える

時代の流れ・顧客の多様化によって、グローバル化を視野に入れる企業も増加しています。そして、日本語だけでなく、多言語対応にも力を入れる場合も増えていることでしょう。

そのため、新たな人材の獲得や企業のグローバル展開に合わせて、多言語対応したワークフローシステムを活用することで、さらなるメリットを得ることができます。また、他の多言語対応したシステムとAPI連携することでも、業務の効率化を図ることが可能です。

API連携可能なワークフローシステムの活用例

API連携が可能なワークフローシステムは、さまざまな業界や組織で活用されています。API連携は、業務プロセスの自動化や情報の一元化が実現され、組織の効率性と生産性が向上します。ここでは、API連携可能なワークフローシステムの活用例について解説します。

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基幹システムとの連携

ワークフロー機能を基幹システムに追加することで、ビジネスプロセスの効率化と自動化が実現できます。ワークフロー機能の追加によるメリットは、タスクの自動化、タスクの進行状況の可視化、承認プロセスの追跡、データの一貫性の向上などです。

これにより、業務プロセスの迅速化と正確性の向上、作業の透明性と協調性の向上が期待できます。また、ワークフロー機能は柔軟性があり、さまざまな業務に適用できるため、組織のニーズに合わせたカスタマイズも容易に行えます。

その他バックオフィスシステムとの連携

API連携可能なワークフローシステムは、バックオフィスシステムとの連携によりデータ出力が可能です。これにより、データの二重入力やミスの削減、業務の迅速化が実現されます。

さらに、バックオフィスシステムとの連携により、経営者や管理者はリアルタイムなデータを参照し、意思決定や分析を行うことができます。データの一元化と正確な情報の共有により、意思決定の質とスピードが向上し、組織全体の効率性が高まります。

メールシステムやチャットツールとの連携

メールシステムやチャットツールとの連携により、ワークフローシステムからの通知やアクションの自動化が可能です。これにより、参加者はタスクや承認の状態を把握しやすくなり、コミュニケーションの迅速化と透明性が向上します。

さらに、チャットツールを介してワークフローシステムにアクセスし、タスクの進行状況の更新や承認の処理を行うことも可能です。その結果、迅速なタスク管理や意思決定が可能となり、業務の効率性が向上します。

ワークフローシステムを選ぶ際のポイント

ワークフローシステムを選ぶ際には、いくつかのポイントに注意する必要があります。ここでは、ワークフローシステムを選ぶ際のポイントについて解説します。以下のポイントを考慮して、組織のニーズに最適なワークフローシステムを選びましょう。

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自社の承認フローに合っているか

適切な承認フローは、組織内のタスクやプロセスの効率性と正確性を確保するために不可欠です。そのため、承認フローが適切に設計されているかを確認することで、組織の要件や規制要件に準拠しているかを確認し、ヒューマンエラーや不正行為のリスクを軽減します。

また、既存の承認フローとの適合性を確認することにより、タスクの進行状況を追跡し、作業の優先順位を適切に管理することができます。

つまり、システム上に組織に合った承認フローが存在することで、迅速な意思決定やタスクの推進が可能となり、業務プロセス全体の効率性と透明性が向上します。

既存システムと連携できるか

既存システムとの連携ができることで、データの一元化と統合が可能になります。既存システムからのデータ取り込みや、ワークフローシステムへのデータ出力により、情報の断片化や重複を防ぎ、データの一貫性を確保します。

また、既存システムとの連携により、リソースの最適化が可能となります。例えば、ワークフローシステムなどの、新たなシステムの導入によるデータの複製を最小限に抑えながら、効率的なデータ共有と処理を実現します。

このように、ワークフローシステムと既存システムのシームレスな連携により、組織全体の効率性向上と生産性向上を実現することができます。

従業員が使いやすいか

従業員が使いやすいシステムは、学習コストを削減して生産性を向上させます。直感的なインターフェースやシンプルな操作手順により、従業員は迅速にタスクに取り組むことができます。また、使いやすいシステムはモチベーションを高め、エラーやミスを減らします。

しかし、従業員が使いにくいシステムによって、ストレスを抱えながら作業を行うと、生産性や品質が低下してしまいます。さらに、些細な人的ミスを発生させ、企業の信頼性を落とすことにも繋がりかねません。

そのため、定期的に従業員からのフィードバックを収集し、システムに改善を加えることで従業員の満足度向上を図ることが大切です。

このように、従業員が使いやすいワークフローシステムを選ぶことは、従業員の働きやすさと満足度を向上させるだけでなく、組織全体の生産性と効率性を高める重要なポイントです。

まとめ

ワークフローシステムのAPI連携は、外部システムやサービスとの連携を実現するための重要な機能です。これにより、他のシステムとのデータの同期や通知の自動送信、外部サービスとの統合などが実現できます。

API連携のメリットとしては、作業の自動化と効率化が挙げられます。データの一元化や自動処理により、手作業や煩雑なタスクを削減し、作業の迅速化と正確性の向上が期待できます。

ワークフローシステムを選ぶ際のポイントとしては、まず組織のニーズに合った機能を持つかの確認です。タスクの自動化やプロセスの可視化など、必要な機能が提供されていることが重要です。また、システムの使いやすさやカスタマイズ性も考慮すべきポイントです。

ワークフローシステムにAPI連携の機能を活用することで、外部システムやサービスとの連携を強化し、より柔軟で効果的なワークフロープロセスを実現できます。