ToDoとは？意味やToDoリスト作成についてわかりやすく解説

ToDoとは「期限は設けられていないが、いずれ処理するべき作業・タスク」を指します。ToDoを効率良く達成していくには、ToDoリストを使うのが有効です。本記事では、ToDoリスト作成のメリットや作り方のコツ、使えるツールや注意点などをわかりやすく解説します。

目次

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1. ToDoとは
2. ToDoリストを作るメリット
3. ToDoリストの作り方
4. ToDoリスト作成・活用のコツ
5. ToDoリスト作成に使えるツール
6. ニーズに適したToDo管理ツールを利用しよう
7. まとめ

ToDoとは

“ToDo”は、未完了のタスクややるべきことを意味する言葉です。ToDoに明確な期限は決まっておらず、単にしなければならないことを指します。

ToDoは英語の「to do」から来ており、日本語での読み方は「トゥドゥ（トゥードゥー）」です。英語で名詞の後に「to+動詞」をつけると「〜するべき〇〇」といった意味になるので、to do＝ToDoで「やるべきこと」と解釈されます。

ToDoとタスクの違い

ToDoと似た言葉に「タスク」があります。どちらもよく使われる言葉ですが、タスクとは「完了期限が決まっている仕事や作業」を意味する言葉です。

例えば一連のスケジュールの中で、ある作業を完了しなければ次の作業に取り掛かれない、といった場合、最終的な期限に間に合わせるために作業工程の1つ1つをタスクとして管理しなければなりません。

一方、ToDoには明確な期限が設けられていないので、1つ1つの作業の関連性や緊急性が低い作業と言えるでしょう。

ToDoリストとは

ToDoリストとは、ToDoをリストとして可視化したものです。「やることリスト」「作業チェックリスト」とも言えるでしょう。ToDoを1カ所にまとめて一覧にすることで、やるべきことをわかりやすく整理します。

ToDoリストは業務でもプライベートでも幅広く活用できるものであり、特にやるべきことが数多くある場合は、ToDoリストを作成してそれらを可視化することが推奨されます。達成した作業にチェックを付けていくことで、完了・未完了もわかりやすくなります。

ToDoリストを作るメリット

ToDoリストの作成は、作業の整理と効率的な進捗に寄与します。ここでは、ToDoリストを作るメリットについて詳しく解説します。

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作業の抜けや漏れを防げる

ToDoリストには実行すべきすべての作業が記載され、完了した作業からチェックされます。リストを作成する際にやるべきことを洗い出し、リストを確認しながら作業を進めることで、やり忘れるリスクが低くなります。

ToDoを多く抱えている場合、それらをすべて頭の中で記憶し管理するのは難しいものです。やったかどうかを忘れてしまうこともあるかもしれません。そこでToDoリストを活用することで、より正確に作業を実行することができるようになります。

作業の優先順位を付けやすくなる

ToDoリストには作業が一覧で記載されるため、作業の優先度を付けやすくなります。ToDoリストがない場合は思いついたものから取り掛かりがちですが、より効率的かつ確実に作業を完了させるには優先順位付けが非常に重要です。

リストを確認することで、どの作業を優先的に行うべきかの判断がしやすくなり、時間や労力を効果的に割り当てることができます。「どれから手をつけようか」と悩んだり迷ったりする時間も少なくなるでしょう。

スケジュール管理がしやすくなる

スケジュール管理がしやすくなることも、ToDoリストを作成する大きなメリットです。ToDoリストを作成してやるべきことを細分化することで、それぞれの作業の所要時間を見積もりやすくなります。想定される作業時間も各項目に書き込めば、さらに効果的です。

大まかなスケジュール感をあらかじめ把握できていれば、作業の遅延や想定外の時間の浪費も少なくなるでしょう。また、何かトラブルが起こった場合にも、スケジュール調整や優先度の見直しなど対応が容易になります。

モチベーションの維持に繋がる

ToDoリストでは、ToDoの進捗状況も一目で把握できます。やるべきことをどこまで達成できているのか、あとはどのようなToDoがどのくらい残っているのかがわかります。このように進捗も可視化されることは、心理的にも良い影響があります。

ToDoを1つずつ確実に完了していくことで達成感を得ることができ、モチベーションの向上にも貢献します。また、作業項目が整理されることにより、先行きが見通せない焦りや不安を軽減する効果もあります。

チームでの共同にも活用できる

ToDoリストは、チームでの共同作業にも役立ちます。チーム全体で各メンバーのToDoリストを共有しておけば、他メンバーの業務量や進捗がわかるようになります。業務に遅れが発生した場合も、それをすぐに他メンバーが把握し、応援に回ることができます。

また、自分以外のToDoの内容を把握しておくことで、自分の業務との関係性やチームでの立ち位置・役割などがわかりやすくなります。その結果、チーム力や生産性の向上にも繋がります。

ToDoリストの作り方

では、実際にToDoリストをどのように作成すれば良いのかについて解説します。ここでは、業務管理のためにToDoリストを活用することを想定して、手順を解説していきます。

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ToDoを洗い出す

まずは、やるべきことをすべて書き出してみましょう。順番やカテゴリーにこだわることなく、思いつく限りのやるべきことを書き出し、すべてをリストに追加します。この時、できるだけ作業を細分化してリストアップするのがポイントです。

詳細な内容や優先順位については気にせずに、とにかく全ての業務を洗い出します。この工程を経ることで、ToDoの全体像を把握することができます。ToDoリストの作成目的は作業の抜け漏れをなくすことでもあるので、最初に全てを洗い出すことが重要です。

ToDoをジャンル別に分ける

ToDoの量が多い場合、洗い出したToDoをジャンル別に分けるのがおすすめです。関連性のある作業を同じグループにまとめ、整理します。視覚的に分かりやすくするため、ジャンルごとに色分けなどをしておくと良いでしょう。

例えば、クライアントごとに業務を分けたり、プロジェクト別にまとめたりします。ジャンル分けすることで関連する作業をまとめて処理できるため、効率的な作業が行えるようになります。また、進捗状況なども把握しやすくなります。

優先順位を決める

次に、作業の優先順位を決めます。優先順位は「重要度」と「緊急度」に基づいて決めるのがおすすめです。この手法は「時間管理マトリクス」と呼ばれます。

時間管理マトリクスでは、X軸を重要度、Y軸を緊急度として、それぞれの高低によって以下4つの象限に分けます。

1. 緊急度も重要度も高い
2. 緊急度は低く、重要度が高い
3. 緊急度が高く、重要度は低い
4. 緊急度も重要度も低い

基本的には、一番上が最も優先順位が高く、一番下が最も低くなります。ただし、2番目と3番目に関しては、柔軟に優先度を考える必要があります。

締め切りを設ける

ToDoは明確な期限のない作業だと解説しましたが、業務に関しては期限のある「タスク」として作業を管理すべき場合もあります。仮でも良いので締め切りを設定しておくと、計画的に作業を進めることができます。

期限があることで、未完了のタスクが多い場合にもストレスを感じずに作業に取り組めるというメリットもあります。なお、締め切りはタイトなものにせず、ある程度余裕を持たせることがポイントです。1つずつ確実にこなせるよう、現実的な期限を設定しましょう。

ToDoリスト作成・活用のコツ

ToDoリストを作成・活用する際には、いくつか押さえておきたいコツがあります。以下では、それらのコツについて紹介します。

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ToDoの内容は具体的に書く

効果的なToDoリストを作成するには、具体的な作業内容を書くことが必要です。曖昧な表現ではなく、具体的な行動を項目にしましょう。作業内容を「〜を〜する」というように動詞で終わらせるのがおすすめです。

また、行動の詳細、関連する情報や必要なリソースなどを補足情報として追記するのも効果的です。明確な作業の定義は、効率的な時間管理や作業の進行に貢献します。このように具体的なToDoリストを作成することで、作業を迷うことなく進めることができます。

定期的に見直す

ToDoリストは、進行中の業務や優先順位の変更に応じて更新する必要があります。定期的な見直しを行わないと、保留案件や未完了のタスクが溜まり、リストが見づらくなることで上手く機能しなくなる可能性があります。

そこで、定期的な見直しを行うことで、未着手の業務を再評価し、優先度を再調整することができます。また、完了した業務をチェックし、リストから削除することで最新の進捗状況を把握しやすくなります。

特に優先順位付けは慎重に

ToDoリストの作成によって、作業の優先順位を付けることができますが、その優先順位が適切なものでないと、返って業務が滞ってしまったり、時間を無駄に消費してしまったりする場合があります。

よって、ToDoリストを見直す際にも、優先順は慎重に設定するようにしましょう。同程度の優先度で選択を迷った場合は、作業にかかる時間の短いものから取り掛かるのがおすすめです。

余裕を持って事前に作成する

ToDoリストは、一定期間内にやるべき作業について作成することもあれば、その日にやるべきことをリストにする場合もあります。しかし、いずれにせよ、作業に取り組む日になってから作成すると、スケジュールを立てるのが難しくなる可能性があります。

数日前など、前もってToDoリストを作成することで、業務の優先順位を考えたり、必要な準備やリソースを確保するための余裕が生まれます。また、忘れていたり見落としたりしていた業務も早期に思い出し、リストに組みこむことができます。

1つの方法で管理する

チームでToDoリストを共有する場合、それぞれが異なる方法でToDoリストを管理すると、共有漏れが発生しやすくなります。このような状況では、ToDoリストのメリットを最大限活かせません。

社内全体で統一された管理方法を採用することで、各メンバーのToDoリストを確認しやすくなり、個人ごとの管理方法の差もなくなります。また、チーム全体のToDoを管理するのにも効果的です。

ツールの統一で進捗状況も把握しやすくなる

ToDoリストを作成し、順序通りに作業を進めても、そのリスト通りに物事が上手く進むとは限りません。そのため、進捗状況は逐一チーム内で報告し合い、いつでも業務全体の進捗状況を確認できる、環境づくりを整えておく必要があります。

ToDoリストを管理するツールが統一されていれば、進捗状況の確認もしやすくなり、チーム体制も強化されます。それにより、リーダーとして指示を出す人間も、新たな業務の割り当てなどがしやすくなります。

ToDoリスト作成に使えるツール

ToDoリスト作成には、さまざまなツールが利用できます。ここでは、一般的によく利用されているツールをいくつか紹介します。自分にあったツールや作成方法を選び、効果的なToDoリストを作成しましょう。

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ToDoアプリ

近年では、有料・無料を含め、さまざまなToDoアプリが存在します。これらのアプリでは、タスクの追加・編集・削除、優先順位の設定、締め切りの設定などの機能を提供しています。

また、リマインダー機能やカレンダーとの連携、チームでの共有機能などを備えているアプリもあります。よって、自身の好みやニーズに合わせて、使いやすいインターフェースや機能を持つアプリを選ぶことができます。

ToDoアプリを活用することで、わかりやすく活用しやすいToDoリストを簡単に作成・運用することができます。

手帳・付箋などの紙

普段から手書きの習慣がある人には、紙の手帳や付箋などのアナログなツールもおすすめです。直感的で視覚的な使い方ができ、自由に書き込みや修正ができます。また、付箋を使えば重要なタスクを目立たせたり、優先順位を付けたりすることができます。

こういった、一見古臭く感じるアナログな方法も、自身の手で書き記すことで忘れにくい、といった特徴があることも忘れてはいけません。特に、ToDoの量が多くない場合には、こういった方法でも十分に効果的です。

メールソフトのToDoリスト

メールソフトの中に組み込まれたToDoリスト機能を活用することもできます。例えば、Gmailなどのメールプラットフォームでは、ToDoリスト機能を利用することができます。これを活用することで、メールと業務を一元管理できます。

メールソフトのToDoリスト機能では、業務の追加や編集、優先順位の設定、締め切りの設定などが行えます。また、業務の完了状況をチェックしたり、通知を受け取ったりすることも可能です。

ToDoリスト機能を使うことで、業務管理とコミュニケーションが一元化され、効率的な作業が促進されます。

チャットツール

チャットツールにも、タスク管理やToDoリストの機能が組み込まれている場合があり、チームでのタスク共有や進捗管理が容易になります。これにより、チームでのコミュニケーションと業務管理を1つのプラットフォームで行うことができます。

ToDoリスト機能では、業務の追加や割り当て、期限の設定、進捗の更新などが行えます。さらに、コメントやファイルの共有も可能です。チャットツールを使うことで、リアルタイムなコミュニケーションとタスクの把握が統合され、作業の効率性が向上します。

表計算ソフト

ToDoリスト作成には、Excelなどの表計算ソフトも活用できます。表検査員ソフトはデータ管理と整理に向いており、ToDoリストの作成にも適しています。例えば、セルに業務を記述し、列を使って優先度や締め切り日を管理することができます。

また、条件付き書式やフィルタリング機能を使って、優先度に基づいて業務を色分けしたり、必要な情報を絞り込んだりすることも可能です。

特にExcelは、多くの人が使い慣れているツールであり、カスタマイズ性も高いため、自身のニーズに合わせたToDoリストを作成することができます。

ニーズに適したToDo管理ツールを利用しよう

ToDoリスト作成に使えるツールは多数ありますが、一見使いやすそうに感じても、実際に自らの業種・業務に適したツールを選択しないと、使いこなすことができません。

例えば、営業担当者が多いなら、紙ベースのツールでは管理しにくいでしょう。また、テレワークを行う従業員が多い企業なら、チャットツールの活用が便利です。このように、自社の業務形態やこれからの方針に合わせて、最適なツールを選択することが重要です。

まとめ

ToDoリストは、日常の業務管理に役立つツールです。業務を一覧化し、優先順位や締め切りを設定することで、効率的な作業が可能となります。作成のコツは、具体的な業務を洗い出し、ジャンル別に分類し、優先順位を付けることです。

さらに、定期的な見直しと締め切りの設定を行い、業務を効果的に管理します。現在では、さまざまなツールが利用可能であり、アプリ、手帳や付箋、デジタルツール（メール、チャットツール、Excelなど）を使うことができます。

自分に合ったスタイルを選び、柔軟にカスタマイズしましょう。ToDoリストは業務を整理し、集中力を高め、生産性を向上させる強力なツールです。効果的に活用して、目標の達成や効率的な作業を実現させましょう。