着任挨拶のマナーやポイント｜メールを送るタイミングも解説

着任の挨拶は、新しい関係を築く大事な場面です。着任挨拶のスピーチをどのような内容にすれば良いか、マナーはあるのかなど迷ってしまう場面があります。本記事では、着任挨拶のマナーやポイント、メールを送るタイミングを例文も交えて解説します。

目次

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1. 着任挨拶のマナーとポイント
2. メールでの着任挨拶のマナーとポイント
3. 対面やメールでの着任挨拶の例文
4. 着任挨拶メールに返信は必要
5. まとめ

着任挨拶のマナーとポイント

会社でスピーチを行う際や、社外へ向けた挨拶をする際はマナーに気を付ける必要があります。ここでは、着任挨拶の際に伝えるべき内容や手土産などのマナーについて紹介します。今後、挨拶をする機会のある方はぜひ参考にしてみてください。

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伝える内容は3つ

着任の挨拶をする際には、自己紹介や以前の仕事内容、今後の意気込みなど以下の3つの内容を伝えるのが基本です。

1. 挨拶と自己紹介
2. 以前の仕事内容
3. 今後の意気込み

着任の挨拶は伝える内容が比較的少ないため、手短にまとめて話すようにしましょう。最初の挨拶は、「どうぞよろしくお願いいたします」「これからお世話になります」など、謙虚な言葉で伝えるのがおすすめです。

明るく大きな声で話をすれば、印象も良くなります。今後の意気込みについては、新しい仕事へのポジティブな気持ちを話しましょう。いろいろと話したい気持ちもありますが、全体を簡潔にまとめて短い時間で挨拶を済ませることも大切です。

言葉遣いに気をつける

着任の挨拶をする際には、言葉遣いにも気を付けましょう。敬語で話すのはもちろんですが、丁寧で正しい言葉遣いを意識することも大切です。第一印象は非常に大切なため、着任の挨拶で印象を悪くしてしまうと職場に馴染めない可能性もあります。

挨拶時は緊張のあまり、間違った言葉遣いをしてしまいがちです。普段から自分のことを知ってくれている相手であれば「緊張しているな」と思ってくれるかもしれませんが、着任先の初対面の相手では「敬語も話せない人」と思われる場合もあります。

印象を悪くしないためにも、言葉遣いにはしっかり気を配りましょう。自信のない場合には、台本を作成して練習しておくのがおすすめです。本番では台本を見ず、前を向いてハキハキと話せるようにしておきましょう。

ギフトや手土産は必要か

着任の挨拶を行う際、手土産を用意した方が良いと考える方も多いでしょう。社内への挨拶を行う際には印象が良くなる場合もあるため、無理のない範囲で用意しておくのがおすすめです。3,000～5,000円程度の予算で選んでみてください。

手土産を選ぶ際は日持ちのしないものは避け、個包装のものを選ぶと良いでしょう。のし紙などをつける場合はルールを守り、「御挨拶」などと記載します。

また、社外への挨拶の場合には経費で手土産代を落とせる場合もあります。経費のルールについては会社によって違うため、あらかじめ確認しておきましょう。取引先への挨拶に持っていく手土産の場合、多くのケースでは「接待交際費」として計上します。

顔を合わせた人に進んで挨拶する

異動した際、着任挨拶をするまでに他の社員と廊下ですれ違うなど、顔を合わせる機会がある場合も多いです。その際は、自分から進んで「おはようございます。本日からお世話になります○○です。よろしくお願いします。」のように簡単に一言挨拶をしましょう。

挨拶をされると相手からの気遣いが感じられるため、好印象につながります。早く新しい部署に馴染めるよう、まずは自分から相手に心を開いて挨拶をする姿勢が大切です。

メールでの着任挨拶のマナーとポイント

着任の挨拶は直接ではなく、メールや手紙などの文面で行う場合もあるでしょう。メールで挨拶を行う場合のポイントは、社内での挨拶とは少し異なります。ここでは、メールでの着任挨拶のマナーとポイントを詳しく解説します。

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着任の挨拶メールを送るタイミング

着任の挨拶メールを送るタイミングは、送る相手によって異なります。新しい部署への挨拶メールは、社内や上司宛ての場合には人事異動の辞令が発表された日に送りましょう。社外や取引先への挨拶メールについては、着任後なるべく早く送るのがおすすめです。

一方、異動前の部署への挨拶メールは、無事に異動を終えたことやこれまでの感謝の気持ちを伝える役割があるため、着任日当日中に送るのが理想的です。社外や取引先への挨拶メールについては、着任後できるだけ早いタイミングで送信すれば問題ありません。

なお、社内に向けて挨拶メールを送る際は、送信する順番にも注意が必要です。はじめに上司に向けて送信し、その後同僚や部下に向けて送信するようにしましょう。

着任の挨拶メールは必ず辞令が発表されてから送信する

着任の挨拶メールは、必ず会社全体に辞令が発表されてから送信しなければなりません。異動する本人には、辞令の内容を事前に内示として伝えられる場合が多いですが、その段階で異動前や異動後の部署の上司に情報が伝わっているかはわかりません。

そのような状況で着任の挨拶メールを送ってしまうとトラブルにもなりかねないため、必ず公式に辞令が発表されてから送信してください。

メールの題名は分かりやすく

挨拶メールを送る際は、本文に気を配るのはもちろん、メールの題名も意識しましょう。メールの題名だけで挨拶メールだと分かるようにしておくと、メールを受け取った相手が一目で内容を把握できます。

題名は「着任のご挨拶」などとし、分かりやすい内容を心がけることが大切です。メールの題名については、上司宛てでも同僚宛てでも同じで問題ありません。

礼儀正しい文面にする

メールの内容は、礼儀正しい文面にします。敬語を使うのはもちろんですが、「ご多用のところ失礼いたします」など、気を遣うような文章を入れると印象が良くなるでしょう。また、対面での挨拶と同様に丁寧で正しい敬語を使うことも大切です。

マナーや敬語の守れていないメールを送ってしまうと、それだけで印象を下げてしまう可能性もあります。言葉遣いや文章表現には気を配り、礼儀正しい文面を意識したメールを作成してみてください。

ポジティブな内容を心掛ける

着任の挨拶メールは、異動前と異動後どちらの部署の相手に対してもポジティブな印象を与える内容を心掛けることが重要です。例えば、「異動が本意ではなかった」と伝わる内容を書いてしまうと、異動後の部署にネガティブな印象を与えてしまいます。

双方にポジティブな印象を与える内容として、異動前の部署の相手には感謝の気持ちを伝える内容を、異動後の部署の相手には業務に対する意気込みを伝える内容を記載すると良いでしょう。

送信先に不備がないか上司に確認してもらう

着任の挨拶メールは多くの相手に同時に送るケースが多いため、抜け・漏れや送信先間違いがないよう入念に確認しましょう。特に、異動後の部署では、送信するべき相手をまだ自分で判別できない場合もあります。

挨拶メールを送るべき社内関係者や取引先への送付が漏れていると、相手から悪い印象を持たれて後々の関係構築に影響が及ぶ可能性も否定できません。予め上司に送信先を確認してもらうなどして、不備がないよう気を付けましょう。

対面やメールでの着任挨拶の例文

ここからは、対面やメールでの着任挨拶の例文を紹介します。社内への挨拶や社外の取引先への挨拶、異動前の部署への挨拶などシーンごとに分けて紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

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【対面】社内への着任挨拶の例文

対面で社内への着任挨拶を行う場合の例文は、以下の通りです。

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おはようございます。

本日よりこちらでお世話になる△△と申します。

これまでは、〇〇部署にて5年間、〇〇の業務を担当しておりました。

新しい環境で皆さんのお力になれるよう、精一杯尽力させていただく所存です。

趣味はアウトドアで、休日を使ってキャンプに出かけています。

こちらの業務は初めて担当するため、慣れるまではご迷惑をおかけいたしますが、少しでも早くお役に立てるように精一杯頑張ります。

これからよろしくお願いいたします。

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最初に挨拶と自己紹介を行い、今後の抱負を話します。対面での挨拶は手短にまとめるようにするのがポイントなので、1分前後で話し終わるボリューム感がおすすめです。

【メール】社内への着任挨拶の例文

メールで社内への着任挨拶をする場合は、以下のような文章を送りましょう。

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件名：着任のご挨拶

〇〇部　部長　〇〇様

この度、〇月〇日付で〇〇部署に着任させていただく△△と申します。

前部署では、5年間マーケティング担当として企画立案の業務に努めておりました。

〇〇部での業務は初めての経験で、慣れるまではご迷惑おかけしますが、〇〇様をはじめとした皆様の力になれるように精進いたします。

ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。

メールにて恐縮ですが、取り急ぎ着任のご挨拶を申し上げます。

氏名

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こちらは、上司に向けたメールでの挨拶文です。部下や同僚に送る場合には、同様の内容で少しくだけた表現にすると良いでしょう。

【対面】社外・取引先への着任挨拶の例文

対面で社外・取引先へ着任挨拶をする場合の例文は、以下の通りです。

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株式会社〇〇の△△と申します。

本日、弊社〇〇支店へ着任いたしましたのでご挨拶に伺いました。

以前は、マーケティング部門にてマーケティング戦略や企画立案などの業務を行っておりました。

これまでの御社との絆を大切にしつつ、精一杯尽力させていただきます。

今後は、さらなる発展をしていければと考えております。

何卒よろしくお願いいたします。

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対面で挨拶をする場合は、内容を簡潔にまとめます。以前、関わっていた仕事などを伝えつつ、軽い自己紹介を挟んで抱負を伝えましょう。

【メール】社外・取引先への着任挨拶の例文

メールで社外・取引先へ着任挨拶を送る場合の例文は、以下の通りです。

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件名：着任のご挨拶【株式会社〇〇／氏名】

株式会社〇〇〇〇　〇〇部〇〇〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の△△でございます。

突然のご連絡、失礼いたします。

この度、〇〇の後任として、〇月〇日付で着任いたしました。

本来であれば直接お伺いしてご挨拶させて頂くべきところですが、取り急ぎメールにてのご挨拶をさせていただきたく存じます。

貴社のお役に立てるよう、精一杯頑張りたいと思っております。

改めて、ご挨拶に伺わせていただきます。

今後とも、よろしくお願い致します。

氏名

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外部へのメールを送る際には、題名にも会社名や氏名を入れるのがおすすめです。また、改めて挨拶に伺う旨も伝えておきましょう。

【対面】異動前の部署への着任挨拶の例文

異動前の部署へ、対面で挨拶をする場合の例文は以下の通りです。

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本日は、挨拶の場を設けていただき、ありがとうございます。

〇月〇日付で〇〇部へ異動することになった△△と申します。

〇〇課在勤中は大変お世話になり、ありがとうございました。

至らない点もあったかと思いますが、皆様のおかげで多くのことを学べました。

今後は、これまでの経験を活かし、新しい部署でも精一杯頑張りたいと思います。

新天地でも頑張りますので、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

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異動前の部署に対しての挨拶も、できるだけ手短に済ませましょう。短い文章の中に、これまでの感謝と今後の抱負を含めるのがおすすめです。

【メール】異動前の部署への着任挨拶の例文

メールで異動前の部署へ挨拶をする場合の例文は、以下の通りです。

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件名：着任のご挨拶

〇〇部〇〇課の皆様

ご多用のところ失礼いたします。

人事異動により〇〇への勤務を命ぜられました、〇〇です。

〇月〇日付で無事着任いたしましたので、ご報告をさせていただきます。

〇〇課在勤中は、大変お世話になりました。

社会人になり、初めての業務で至らない点もあったかと思いますが、皆様のおかげで多くのことを学べました。心より感謝申し上げます。

今後は、これまでの経験を活かし、新しい部署でも精一杯頑張りたいと思います。

今後とも、どうぞよろしくお付き合いのほどお願い申し上げます。

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異動前の部署には、無事に異動を終えたことと感謝の気持ちを伝えましょう。今までの経験を活かして今後も頑張ると伝えると、印象が良いまま異動できます。

着任挨拶メールに返信は必要

着任挨拶のメールを受け取った場合には、必ず返信をしましょう。一斉送信のメールの場合には、返信の必要がないと考える方もいます。しかし、できるだけ早めに返信するのがビジネスマナーです。

受け入れる側はメールを送ってくれたことに対するお礼や歓迎の言葉、送り出す側は「これからも頑張って欲しい」などの気持ちを込めた返事を送りましょう。

まとめ

着任の挨拶は、シーンや相手によって送る内容が異なります。対面かメールかによって気を配るべきポイントも異なるため、相手に失礼のない文章を心がけましょう。また、対面での挨拶をする場合には手短に済ませるのが基本です。

自己紹介や今後の抱負などを含めつつ、簡潔な内容で挨拶をしてみてください。着任先や取引先への挨拶は緊張するかもしれませんが、正しく丁寧な言葉遣いを心がけると好印象を持たれやすいです。

着任挨拶は、これまでの関係に感謝を伝えるとともに、新しい関係を築くための大切な場面となります。ぜひ本記事を参考に、好印象を心がけた挨拶をしてみてください。