見積管理システムおすすめ17選を徹底比較｜発行から請求書まで完結！インボイス・電帳法など法対応にも

見積管理システムとは、見積書の作成・発行や管理、利益率の分析などを行えるシステムです。見積書作成のノウハウ共有や受注率アップなどに役立ち、クラウドを利用したペーパーレス化にもつながります。本記事では、見積管理システムの機能やメリット、選び方などを解説します。

目次

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1. 見積管理システム・請求書発行システムの始め方
2. おすすめの見積管理・請求書発行システム17選
3. 【比較表】おすすめの見積管理・請求書発行システム
4. 見積管理システムとは
5. 見積管理システムの選び方・比較ポイント
6. 見積管理システムの導入の仕方と注意点
7. まとめ

見積管理システム・請求書発行システムの始め方

経費精算・会計業務のデジタル化に伴い、企業のペーパーレス化やSDGsへの取り組みが加速しました。さらなる業務効率化、生産性向上を目指すために、自社の体系・ワークフローに適応した見積管理システムや請求書発行システムの選定が求められます。

見積管理システム・請求書発行システムの多くは資料請求をすることで、運用を開始できます。これは公式サイトから検討した場合も同様です。本サイトでは複数のサービスをまとめて比較・資料請求することができます。資料請求は無料なので、複数の製品を比較して自社に最適なシステムを選びましょう。

おすすめの見積管理・請求書発行システム17選

本記事では、対象や目的別におすすめのシステムをご紹介しています。気になるところからチェックしてみましょう。

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見積発行特化型

販売管理一体型

業界特化型

【比較表】おすすめの見積管理・請求書発行システム

見積管理システムとは

見積管理システムは、見積書作成から発行に至るまでの業務を効率化し、合理的に管理するツールです。Office系のソフト・Excel（エクセル）での見積書作成や管理に比べ、見積管理システムは属人化しにくく、過去のデータも簡単に参照できるなど効率化に最適な機能が多数備わっています。

その上見積書の作成だけでなく、納品書・請求書・支払明細書などの作成も可能です。中には領収書や注文請書などのさまざまな帳票作成や、PDFへの変換・送付機能など、幅広い業務に対応できるものもあります。

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見積管理システムを導入するメリット

見積管理システムの導入は、見積書を発行する現場の人たちばかりでなく、管理者側にもメリットがあります。ここでは導入する4つのメリットについて解説します。

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見積書作成の高精度なノウハウ共有が可能

見積管理システムでは、作成した見積りデータを一元管理して、関係者全員で共有しながら利用します。それにより、属人化されがちだった見積書作成のノウハウも共有され、作成に迷う案件があれば、他の担当者が携わった同じような案件を参考にして作成ができます。

見積書作成は、条件が複雑に絡み合う難しい作業です。従来は、担当者の経験で判断していましたが、慣れない若手や、初めての案件では難しい場合があります。そのような場合でも、システムを使えば、経験の有無にかかわらず精度の高い見積書の作成が可能です。

商談プロセスの効率化

見積管理システムは、見積書作成から承認フローまでスムーズに流れるため、顧客に対するリードタイムの短縮が図れ、商談をスムーズに進められます。

また、見積書の提示や相談もデータでのやり取りができ、顧客に見積書を手渡すためだけの訪問や、郵送にかかる費用や手間を必要としません。

さらに、スマートフォンと連携できる見積管理システムであれば、外出先からでも見積書の作成・閲覧・修正ができ、会社に戻って作業する必要がなくなります。それにより、商談プロセスの効率化とともに、コストの削減も可能です。

受注率・成約率のアップ

受注率・成約率のアップは、企業にとって大きな目標の1つです。しかし、現代社会では、従来のような過去の経験や勘で行う業務では、受注率・成約率アップにつながりにくくなってきています。

そこで、注目されているのがデータ分析による受注率・成約率アップであり、見積書もこのデータ分析における大切なデータの1つです。

見積管理システムには、過去の見積書が保管されています。その見積書データを基に、契約が成立したときのポイントや利益率、また契約に至らなかった原因を分析して、今後の営業方法の改善につなげられます。その結果として、受注率や成約率の向上が期待できます。

受注率・成約率の向上は、企業全体の収益拡大にもつながるため、見積管理システムの導入で効果を得られれば、大きなメリットとなります。

ペーパーレス化の促進

最近では、見積書も紙媒体でなく、データでやり取りすることが多くなり、見積管理システムでも見積書はデータ化され、必要に応じてプリントアウトして使うような仕組みになっています。さらに、作成した見積書のPDF変換も可能です。

データ化された見積書は、相手方にメールやブラウザ・クラウド上で確認してもらいます。また、今まで紙媒体をファイリングして保管していた場合、帳簿の保管場所の確保が必要なくなります。

その結果、見積書の印刷・保管にかかる印刷費や、相手側に送付する郵送費もかからなくなり、ペーパーレス化による見積書作成業務のコスト削減も可能です。

見積管理システムの主な機能

見積管理システムでできることは、見積書作成の効率化だけでなく、それに伴うさまざまな業務の効率化にも役立ちます。ここでは、見積管理システムが持つ基本的な機能について解説します。

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見積書作成機能

見積書作成機能は、入力形式が定められたテンプレートを利用して、必要事項を入力するだけで、簡単かつ効率的に見積書を作成する機能です。さらに、過去の案件の見積書を参照して、そのデータを自動的に反映できるものであれば、より入力の手間が省けます。

また、見積管理システムでは、製品のデータベースを利用して見積書を作成するため、誰が作ってもミスのない整合性の取れた見積書が作成できます。そして、正確な見積書は、取引先や顧客とのトラブルを減らし、企業の信頼度の向上にもつながります。

承認フロー機能

作成した見積書は、発行する前に承認者の決裁が必要です。承認フロー機能は、自社で定められた決裁フローに従って、スムーズに決済を得る機能です。承認の流れは案件によって異なる場合もありますが、承認フロー機能では柔軟に対応できるように設計されています。

また、見積書はシステム上で共有されているため、作成者・承認者がどこにいてもシステムにアクセスして作成や承認ができます。これにより、作成から承認までのレスポンスが早くなり、顧客の待機時間短縮につながるのも、承認フロー機能のメリットです。

案件・営業管理機能

見積管理システム作成した見積書は、すべて自動的にシステム内に保管・管理されます。それらの蓄積された見積書の情報と、紐づけられた商談時の詳細な情報を一元管理すれば、案件や営業の管理もしやすくなります。

また、今までの見積書の内容と成約率や利益率の関係を明らかにして、営業に活かしたり、見積書を発行した案件の進捗状況を把握したりもできます。さらに、他のシステムと連携させれば、見積書の作成だけに留まらない、より幅広い営業活動が可能となります。

マスタ管理機能

見積管理システムでは、商品マスタや取引先マスタなどの管理ができます。見積書を作成する際には、必要なマスタを呼び出して自動入力させることで、間違いのない見積書の作成が素早くできます。

製品や商品などのカテゴライズ方法や、組み合わせが必要な製品の設定など、比較的自由度が高く設計されているものが多いです。また、取引先マスタから取引先のランクを読み込み、ランクごとで割引率を変えられる機能を持つものもあります。

見積管理システムの選び方・比較ポイント

では実際に見積管理システムを選ぶ際、どのようなポイントに着目すれば自社にぴったりのツールを見つけられるのでしょうか。最適な見積管理システムを導入する際の選び方・ポイントについて解説します。

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企業規模・料金体系

見積管理システムは、企業規模に合わせた料金展開がされています。大規模企業に比べ、小規模企業の方が発行・受領枚数が少なくなることから、業務で取り扱う見積書枚数に合わせた料金設定がされています。

精度や多機能さにばかり注目していると、コストばかりが増えてしまうこともあります。自社の規模や形態、業務フローに合わせたシステム選びを忘れないようにしましょう。

機能

見積管理システムの搭載機能によって、自社のDX化される業務範囲が決まってきます。見積管理システムの機能タイプを大まかに分類すると以下のようになります。

• 見積書発行特化タイプ
• 発行・受領一元管理タイプ
• 承認フロー効率化タイプ
• 入金・売上管理効率化タイプ

自社が「見積管理システムでどこまで管理したいか」を考慮し、機能をピックアップしていくのがよいでしょう。ただし、多機能になるほど当然価格は高くなります。既存システムとの兼ね合いにもフォーカスし、欲しい機能に優先順位をつけていきましょう。

法対応

2022年1月の電子帳簿保存法改正、2023年10月のインボイス制度開始に伴い、見積管理システムでもそれらに対応する機能が搭載されました。法令に則った形で帳票処理・管理を行うには、まず法令を学ぶことから始めなければならないと誰しもが思うでしょう。

その点、法対応された見積管理システムであれば、法令に詳しくない人材でも正しく処理ができるうえ、今後また法改正された場合にも自動でアップデートしてくれるため、担当者の負担を大幅に軽減できます。

業務効率化やDX化と同時に、長期の目線で見た透明性の高い経理維持も、企業の大切な役割であることを忘れてはいけません。

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

参考：インボイス制度の概要｜国税庁

連携サービス

そもそも見積書とは、販売管理や会計処理のデータをもとに発行されるため、他システムとの連携を推奨し展開されているツールも多くあります。見積書の発行に特化したシンプルな機能の他に、承認フローや入金管理までカバーしたいと考えているなら、連携サービスとの相性も重要な比較ポイントになります。

システム連携により、取引先の基本情報・取引内容・金額などの入力が自動化され、転記ミスや手間も減らせます。口座データと連携していれば、入金消込まで自動で行ってくれるツールもあり、従来の見積業務の80％削減を達成した企業もあるほど、見積管理システムと連携サービスの相性は大切な要素です。

操作性

見積管理システムは、経理担当者が使いやすいものを選びましょう。操作しにくいシステムは敬遠されるため形骸化の恐れがあり、せっかくの導入コストも無駄にしかねません。

担当者・利用者双方に無料トライアルの期間を設け、現場の意見に耳を傾けましょう。トライアルして初めて、必要な機能・不要な機能が見えてくることもあります。

サポート体制

初めてのITツール導入や知識不足に不安がある場合、ベンダーのサポート体制も確認しておきましょう。サポートといっても導入時のみの期間限定であったり、サポート範囲外の機能や時間帯などさまざまに設定されています。

見積業務が企業の資金フローに大きく影響することも踏まえ、ベンダーへの見積もり時に相談できるよう不安点をあげておくのが望ましいです。

セキュリティ

帳票関連業務では機密性の高いデータを多く扱います。これらのデータが流出すれば顧客や取引先からの信頼を失うことになります。データを適切に管理するためにも、見積管理システムは、セキュリティが万全なものを選ぶ必要があります。

たとえばサイバー攻撃やハッキング対策には、データ通信を暗号化（SSL暗号化）できるシステムや2段階認証を設けたシステムがおすすめです。あるいは不正アクセス・ウイルス感染といった異常を検知する機能が強化されたシステムも良いでしょう。

それらのセキュリティ対策が連携しているシステムまで及ぶのかも合わせて確認しましょう。

見積管理システムの導入の仕方と注意点

見積管理システムは、ただ導入するだけでは効果を実感できません。業務フローを効果的に改善するには、次の3つのポイントを抑えて導入することが大切です。

1.　自社の課題や導入目的を明確にする

見積管理システムを導入する際は、まず導入目的を明確にしましょう。見積管理システムの機能は、製品によって大きく異なるためです。導入を成功させるには、当然ながら自社が必要とする機能を備えたものを選ぶ必要があります。

そのために必要になるのが、システムの導入目的の明確化です。帳票関連業務の中でもどのフローを改善したいかを浮き彫りにすることで、おのずと自社に必要な機能が絞り込めます。まずは自社が抱える課題を洗い出し、それを元に達成すべき目標・目的を具体的に設定していきましょう。

2.　業務フローへの組み込み方を確認

見積管理システムを選ぶ際は、事前に、既存の業務フローへの組み込み方を確認しておく必要があります。たとえば見積書発行時に担当者・上長の承認が必要な場合は、そういったフロー機能を備えたシステムを選ぶ必要があります。

業務フローに合わないシステムの導入はかえって現場を混乱させたり、業務効率を低下させたりする恐れがあります。自社の業務フローとシステムの相性の良し悪しは必ず確認しましょう。

3.　テスト運用を行って導入を検討する

見積管理システムはいきなり本格導入するのではなく、まずテスト的に運用するのがおすすめです。いざ導入してみたところ、自社には合わず使えなかったというケースは少なくありません。現場との相性を図るためにも、テスト運用は必ず行いましょう。

本格導入する場合も、いきなり広範囲の部署に取り入れるのではなく、一部の部署でのみ運用する「スモールスタート」方式がおすすめです。狭い範囲から運用を始め、徐々に拡大していくことで、大きな混乱やトラブルを防ぎやすくなります。

見積管理システムには無料トライアルできるものも多くあります。積極的に活用しながら、自社にとって使いやすいシステムを見極めましょう。

まとめ

見積管理システムは、見積に関するデータを一括管理して、スムーズで間違いのない見積書作成を支援するシステムです。また、システムでは見積書作成だけでなく、機密文書などの作成業務に合わせて、作成が必要な帳票の作成や管理ができる機能も備わっています。

システムによって、クラウド型・オンプレミス型といった導入形態、インボイス制度の開始などの法改正に対応可能かどうかも変わるため、導入する際にはしっかりと比較検討を行いましょう。

今では、多くの会社で取り入れられているシステムで、見積管理システムからIT化を始めることで、会社全体のIT化を進めている会社も多いです。見積管理システムはとても便利ですが、費用対効果も視野に入れて、自社に見合ったシステムの選択が重要です。