電子帳簿保存法における請求書受領側の注意点とは｜保存要件の概要やインボイス制度でのポイントも解説

電子帳簿保存法の改正により請求書受領側は、電子データや紙で受領した書類への対応方法を理解する必要があります。本記事では、電子帳簿保存法における請求書受領側の各保存要件や注意点をご紹介。今後の法改正に備えた電子請求書システムによる環境整備へもフォーカスします。

目次

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1. 請求書発行システムを検討するならこのサービスがおすすめ
2. 電子帳簿保存法における受領側のデータ保存方法
3. 電子帳簿保存法における請求書受領側の注意点
4. インボイス制度における請求書受領側の注意点
5. 法制度へ対応する環境整備には電子請求書システムがおすすめ
6. まとめ

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電子帳簿保存法における受領側のデータ保存方法

電子帳簿保存法は、税法で保存が義務付けられる帳簿・書類を電子データで保存するための規則を定めた法律です。1998年に施行後何度かの改正を経てきましたが、2022年の改正では電子データ保存の義務化が盛り込まれました。

電子帳簿保存法では、請求書を電子データで受け取った場合には電子データのままで保管する義務ができるなど、従来とは異なる対応の必要性が出てきました。ここでは、請求書を受領した場合に電子帳簿保存法上どのように対応するべきかを解説します。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

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電子データで受領した書類は電子データで保存

2022年の電子帳簿保存法改正により、請求書をPDFやメールなどの電子データの形式で受領した場合にはすべて電子データのままで保存することが義務付けられました。

2023年12月31日までは紙媒体で保存することも可能でしたが、2024年1月1日からはオリジナルの電子データでの保存のみとなり、紙に出力して保存するのは禁止されています。

参考：電子取引データ｜国税庁

電子取引の保存要件

電子取引で授受した書類は、単にそのまま電子データとして保存すればいいわけではなく、満たさなければならない「保存要件」が定められています。真実性を確保するため、次の①から④の保存要件のいずれかを満たさなければいけません。

また、可視性を確保するためには、以下の保存要件を満たす必要があります。

紙で受領した請求書の保存方法

紙の請求書を受け取った場合、保存する方法として「紙のまま保存」と「スキャンし電子データとして保存」の2通りがあります。紙のまま保存は、会計処理が終われば従来どおりタグ付けやファイリングなどを経て保管します。

スキャンする際の流れ

「スキャンして電子データとして保存」とは、電子帳簿保存法におけるスキャナ保存方式に基づく保存方法です。保存するには次のような流れで行います。

1. 原本をスキャナで読み込み、またはスマートフォンなどで撮影
2. 読み取ったデータをシステムにアップロード
3. 2か月以内にデータへタイムスタンプを付与。ただし、訂正・削除の記録が残るシステムなら不要。
4. システム上にデータを法定期間内保存する

なお、3のタイムスタンプはタイムスタンプ付与型のシステムを使用していると、基本的にデータがアップロードされた際に自動的に付与されます。

スキャナ保存の要件

スキャンした電子データが電子帳簿保存法に対応するには、「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つの要件が必要です。スキャナ保存の要件は書類の種類によって異なりますが、請求書や領収書は資金の流れに直結するため、重要書類に分類されます。

重要書類のスキャナ保存は、「真実性の確保」について以下の要件を満たす必要があります。

また、「可視性の確保」についても以下の要件を満たさなければいけません。

これらの要件を満たしている場合、電子データの確認後は基本的に紙の原本を破棄しても構いません。しかし、入力期間を経過している場合と備え付けのプリンタで出力不可な大きさの書類の場合は紙原本の保存が必要です。

保存要件のより詳しい解説は、【もっと詳しく】受領した請求書を電子化して保存する要件をご覧ください。

参考：スキャナ保存関係 Ⅰ 通則 【制度の概要等】｜国税庁

電子帳簿保存法における請求書受領側の注意点

電子データの形式で請求書を受領する場合、電子帳簿保存法の規則に対応するためいくつかのことに注意する必要があります。ここでは、請求書の受領者として注意すべき点を解説します。

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請求書は一定期間保管する

請求書や領収書など国税関係書類は、法律上一定期間保管する必要があります。しかし、その保管義務期間は法人と個人事業主で異なっています。

法人の場合、保管期間は基本的に確定申告書の提出期限翌日から7年間です。ただし、青色申告の承認を受けている場合、赤字（欠損金）が生じた事業年度の請求書の保管期間は10年間になっています。

個人事業主の場合、保管期間は基本的に申告の種類を問わず確定申告書の提出期限翌日から5年間です。しかし、課税売上高が1,000万円を超える「消費課税事業者」は、消費税法により7年間の保管義務があります。

参考：法人税法施行規則第六十七条｜e-Gov法令検索

参考：所得税法施行規則第六十三条｜e-Gov法令検索

印鑑が押されていなくても問題なし

取引先から送られてきた請求書に押印がなくても、慌てる必要はありません。一般的に押印がされているというイメージが先行しがちですが、法的に義務付けられていません。

ですが、長い商習慣の中で自社の承認フローには必須ということもあるでしょう。押印をお願いしたい場合は事前にその旨を伝えておくのがベターです。

取引先と合意の上で請求書出力形式を決定する

電子化された請求書発行が主流になっているとはいえ、全体の取引件数が多くはない個人事業主や設備が整っていない企業では、従来通り紙の請求書を希望してくる場合もあるでしょう。

法律上ではどちらか一方に統一する必要はありませんが、紙と電子データの混在が混乱を招く可能性もあるため、取引先との事前確認は必須です。社内規定などで対応方法を明確にしておく必要もあるでしょう。

保存要件に準拠した社内ルールの整備

先述した取引先への対応も含め、請求書発行に関する社内ルールを、各保存要件に準拠した形で整備する必要もあります。

一方で、今後も状況に応じた法改正は予想されます。法令準拠と属人化防止を両立するためには、法対応への負担を減らし業務を行える「請求書発行システム」などの専用ツール導入が推奨されます。

インボイス制度における請求書受領側の注意点

適格請求書の要件を満たさない領収書では、仕入税額控除の適用はできないため、次の点に注意しましょう。

1. 領収書は保存する
   適格請求書の要件を満たした領収書を受け取った場合、課税期間の末日の翌日から2ヵ月を経過した日から7年間保存が必要です。電子データでの受け取りの場合は、電子帳簿保存法に基づいた方法で保管します。
2. 領収書の内容をチェックする
   適格請求書や適格簡易請求書としての記載内容に間違いがないかを確認しましょう。不備がある場合は、取引先に修正された正しい領収書を再発行してもらう必要があります。
3. 適格請求書の要件を満たすものと満たさないものを分ける
   適格請求書の要件を満たす領収書と、控除の対象外となる領収書は、それぞれ別に処理しましょう。

参考：インボイス制度の概要｜国税庁

電子化された請求書の受領側のメリット

2022年の電子帳簿保存法改正により電子データでの保存要件が緩和されたことは、請求書の受領側にとって大きなメリットとなりました。ここでは改正でのメリットについて解説します。

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請求書関連業務の効率化

請求書の電子化は、業務効率化という点でさまざまなメリットをもたらします。特に大きな変化を感じられるのは以下の点でしょう。

• 請求書関連業務にかかる手作業や備品が不要
• 請求書発行から受領までの時間短縮
• 請求書データの保管・検索閲覧が簡略化

今まで紙で行っていた作業が電子化されるため、書類を保管する場所やファイルなどの備品は不要になります。取引先から送られてくる請求書を待つ必要もなくなったため、作業時間は大きく短縮されるでしょう。

多大な労力を強いられてきた書類の保管業務も簡略化され、必要になったデータはいつでも瞬時に検索で呼び出せるようになります。

もちろん、従来通り書面での対応をお願いされることも無いとは言い切れませんが、請求書関連の業務フローを刷新できるほどに、業務効率化のメリットは計り知れません。

多様な働き方が可能になる

在宅勤務など働き方が多様になっているものの、請求書などの書類が紙のままのため経理業務などで出社しなければならない従業員や部署も多くみられます。

請求書を電子化するとクラウドサービスなどでのやり取りが可能になり、確認や承認のためだけに担当者が出社する必要がなくなります。また、ウェブ上ですべて処理が済んでしまうため、在宅ワークの場合でも出向くことなく対応できます。

【もっと詳しく】受領した請求書を電子化して保存する要件

請求書を電子データとして保存するには、データ改ざんの防止などの観点から「真実性」および「可視性」を確保できる要件を満たす必要があります。ここでは、電子帳簿保存法における保存要件についてより詳しく解説します。

参考：電子取引関係 Ⅱ 適用要件【基本的事項】｜国税庁

参考：スキャナ保存関係 Ⅱ 適用要件【基本的事項】｜国税庁

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紙を電子化した場合、解像度要件を満たす

紙の請求書をスキャンして電子化する場合、一定の画質以上で電子化し保存する必要があります。具体的には、解像度が200dpi相当以上、かつ赤青緑各色が256階調（約1678万色）以上のカラー画像になります。

ハンドスキャナや複合機での読み取りの場合、一般的な設定でも解像度が200dpiを超えるため、カラー画像なら気にする必要はありません。スマートフォンで撮影の場合、約388万画素以上なら要件を満たせますが、撮影方法によって要件を下回る可能性があります。

また、メール添付などでデータを送信した場合、画像データが圧縮されて解像度が落ちることがあるため注意しましょう。

タイムスタンプ等が残る方法で授受し保存する

請求書を受領した場合、受領した請求書にタイムスタンプを付与します。ただし、請求書発行者のタイムスタンプが付与してある場合は、自社のタイムスタンプ付与は不要です。

なお、電子データの訂正・削除などの履歴が残るシステムを使用している場合、スキャナ保存要件と同じくタイムスタンプの付与は必須ではありません。

事務処理の規定を備える

電子帳簿保存法では、改ざん防止など「真実性の確保」を満たすための要件として、タイムスタンプや記録が残るシステム使用を挙げています。しかし、タイムスタンプやシステムを使用しない場合、事務処理規定を作成し運用することを求めています。

具体的には、次のような内容の社内規定を整備し、運用する必要があります。

1. 目的：目的や参照している法律など
2. 適用範囲：規程が適用される範囲
3. 管理責任者：規程の管理責任者
4. 電子取引の範囲：電子メール、クラウドサービスなど具体的な例
5. 取引データの保存：保存する場所・年数など
6. 対象となるデータ：対象になる文書
7. 訂正・削除を行う場合：訂正や削除を行う場合の内容や方法

ディスプレイやプリンタなど見読可能装置の備付け

「見読可能装置」は、パソコンのディスプレイやプリンタなど、保管した電子データを画面上で確認したり書面で出力したりできる設備を指します。税務調査などで税務署に書類を提示する際、電子データを確認できるようにするためです。

請求書は国税関係書類では重要書類にあたるため、14インチ以上のカラーディスプレイおよびカラープリンタ、そして操作説明書の備え付けが必要です。また、出力した際は原本と同程度に見分けがつくこと・拡大縮小ができることなど規定があります。

電子文書を日付、金額、取引先で検索できるようにする

電子帳簿保存法では、下記の要件で電子データを検索できるようにする必要があります。

1. 取引年月日およびその他の日付・取引金額・取引先での検索
2. 日付または金額で範囲を指定して検索
3. 2つ以上の任意の項目を組み合わせての検索

ただし、税務職員の質問検査権に基づく電子データのダウンロードに応じられる場合、2と3の要件は不要です。

法制度へ対応する環境整備には電子請求書システムがおすすめ

電子帳簿保存法の改正で国税関係書類における電子データの保存要件が緩和されたことで電子化するハードルが低くなり、請求書の電子化はますます進むでしょう。一方で、インボイス制度は今までの請求書の様式と異なり、その管理も複雑化しています。

そのため、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応した電子請求書システムの導入がおすすめです。ベンダーによって表記が異なりますが、電子請求書システムの他に「請求書電子化システム」「請求書発行/受領システム」「請求書オンライン受領システム」なども請求書の電子化に対応したシステムです。

企業自身が保存要件をしっかり把握していなくても、システムが改正に合わせてアップデートされ、法令に準拠した業務環境が整えられます。電子請求書システムが電帳法に対応しているかは、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が要件を満たしていると認証した、「JIIMA認証」があるかどうかで判断できます。

＼詳しくはこちらの記事をチェック／

まとめ

電子帳簿保存法の改正により、請求書の電子データでの保存要件が緩和されたと同時に、2024年から電子データで受領した請求書の紙出力保存が完全に禁止されるなど、請求書処理の電子化は大きく進んでいます。

請求書を電子化するとWeb上で対応できることから、請求書が発行当日に受領でき業務効率化につながります。また、担当者が確認や承認に出社不要となるなど、多様な働き方にも対応が可能です。

請求書の受領側にとって、請求書の電子化はシステムの導入や従業員の研修など負担があります。しかし、特に電子データの紙への出力禁止が迫っていることから、対応した業務システムの導入や、社内業務の見直しなどを早急に行う必要が出ています。