請求書の催促メールの作成ポイント・文例を解説｜請求書が届かない時の基本的な対処法や注意点を紹介

締日が近づいても請求書が届かない場合、請求書を催促してもいいのか・催促メールはどのように送ればいいか迷う方も多いでしょう。本記事では、請求書の催促メールの作成ポイントを文例もまじえてご紹介。2回目以降の催促メールを送る場合や、催促メールを受け取った際の対処法もしっかり身に付きます。

目次

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1. 請求書発行システムを検討するならこのサービスがおすすめ
2. 請求書が届かない場合どうすればいいのか
3. 請求書の催促メールのポイント
4. 請求書の催促メールの文例
5. 請求書催促メールに関するその他の注意点
6. 請求書が届かない場合の支払いはどうなるのか
7. 自社発行の請求書管理には請求書発行システムがおすすめ
8. まとめ

請求書発行システムを検討するならこのサービスがおすすめ

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請求書が届かない場合どうすればいいのか

支払い処理の期日が迫っているのに取引先からの請求書が届かないと、経理上の処理が滞る原因になります。また、請求書が届かない場合でも支払い期日は変わらないため、請求書が手元に無い状態で支払い処理を行わなければなりません。

このような事態を避けるためにも、期日の直前になっても請求書が届かないときは取引先への連絡が必要になります請求書を「送ってほしい」「早めに欲しいな」と思うような場合、どのように催促をしたらよいでしょうか。

連絡の手段は電話・FAX・メールが一般的です。急を要する場合は電話で連絡を入れ、確認に関するやり取りの履歴を残したい場合はメールを送信するなど、状況によって選びましょう。

ここでは、取引先への連絡を入れる前に確認しておくべき事項や、連絡を入れる際に配慮が必要な点について詳しくご紹介します。

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自社にミスがないか確認

まず最初に確認するべきなのは、自社側にミスがないかどうかです。すでに受け取った請求書を紛失していたり、誤って破棄していた場合は取引先に迷惑をかけてしまいます。封筒の中から取り出すのを忘れて封筒ごと破棄してしまっている場合もあるため、丁寧に確認しましょう。

また、部署の多い企業では、違う部署に届いている場合や別の担当者が持っている可能性があります。関連部署の担当者に請求書が未着であることを共有し、持っている人がいないか確認しましょう。

メールやクラウドシステムなどで電子請求書を受け取っている場合は、取引先名や受け取り時期などの条件でフィルタリング検索を行い、誤ってメールを削除していないか確認してみるのも有効です。

請求書が届いていない旨を伝える

社内でミスや勘違いがないことを確認したら、取引先に請求書が届いていないことを伝えます。その際、取引先の担当者がまだ発送していないというニュアンスではなく、現時点で到着していないという事実のみを伝えるのが望ましいです。

最初の連絡の目的はあくまで状況の確認です。担当者のケアレスミスで発送を忘れられていたり、すでに発送されていて郵便事情で到着が遅れていたりとさまざまな可能性があるため、先方に圧力を感じさせないメールによる連絡が適しています。

催促メールを送る

状況確認の連絡に対し、請求書が未発送・未作成である旨の回答があった場合は、催促メールによって発送を促します。催促メールを送る場合は、取引先や担当者との関係性に配慮しながら、失礼のない文面で行います。

催促メールには請求書を届けてもらいたい具体的な期日を記載するのが一般的ですが、どうしても早く必要な場合は、FAXでの送信やPDF化した請求書データの添付などを合わせて依頼する場合もあります。状況に応じた適切な内容を判断しましょう。

催促の電話をする

メールによる連絡は心理的な負担が少なく、やり取りの履歴が残るという利点があります。一方で、取引先の担当者の状況によっては電話での連絡が望ましい場合もあります。

担当者の外出が多くメールをこまめにチェックする習慣がなかったり、一緒に伝えたい連絡事項がある場合などは電話で連絡を入れてみましょう。

請求書の催促メールのポイント

請求書が届かずメールによる催促を行う場合、ビジネスマナーと実務の両面において、取引先に不快な印象を与えないよう文面などに配慮を行う必要があります。担当者との関係が良好な場合も、くだけた表現になりすぎないことが望ましいです。

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件名は簡潔にする

ビジネスメールにおいては、件名から具体的な内容が伝わる状態にしておくとやり取りがスムーズになります。「n月分の請求書について」や「n月分請求書の件」など、件名の時点でおおよその内容が判断できるよう、簡潔に作成しましょう。

件名だけで内容がわかると、重要度に応じて優先的に内容を確認してもらえたり、多くのメールの中に埋没してしまう危険性が低くなるなどのメリットがあります。また、送った側の送信履歴でも経緯がわかりやすくなります。

相手に不快感を与えない文章を意識する

メールの内容に関わらず、最低限のマナーとしてメールを受け取る側に不快感を与えないことが重要です。請求書の催促を行う場合も「いつもお世話になっております」などの定型の挨拶に続き、簡潔で丁寧な文面を心がけましょう。

先方の不手際で到着が遅れていたとしても、「遅れています」「届きません」などの他罰的な印象を与える表現は不適切です。事実を伝えることは必要ですが、こちらの状況と最低限の要望を伝えるに留め、できるだけやんわりとした表現で作成しましょう。

配慮の言葉を添える

取引先との関係性を良好に保つためにも、こちらから何かを依頼するメールの文面には必ず配慮の言葉を書き添えるようにしましょう。一般的には「お忙しいところ恐れ入りますが」「お手数をおかけ致しますが」などの表現がよく使われます。

先方に非があった場合でも、なるべくそれを感じさせないような文章を作成することで、角を立てずにやり取りを行えます。文面の印象が大幅に改善するので、ぜひ配慮の言葉を取り入れてみましょう。

支払い遅延を伝える

請求書の未着によって支払いが遅れる可能性があるときは、必ず事前の連絡が必要です。支払いに関する不備や遅れは、経理担当者間だけでなく会社同士のトラブルにも発展しかねないため、社内での報告や共有なども必要になります。

事務処理上の締め切りまでに余裕がある場合でも、「n日を過ぎるとお支払い月がx月になります」のように、前もって支払いに関するスケジュールを伝えておくのがおすすめです。

行き違いになる可能性を考える

請求書が届いていない旨を伝える連絡を挟まず、最初の連絡で催促メールを送る場合には発送と連絡が行き違いになる可能性があります。特に紙の請求書を郵送で受け取るケースでは到着に要する日数が多くかかるため、配達途中の場合があります。

取引先がすでに請求書を発送している可能性を念頭に置き、あらかじめお詫びの文章を入れておくと効果的です。よく使われる表現として「なお、本文と行き違いの際はご容赦いただきたく、お願い致します」などがあります。

送信する曜日・時間に気をつける

電話やメールなどで業務上の連絡を入れる場合は、終業時間直前・休日・深夜早朝などのタイミングを避けて行うのが一般的なマナーです。また、事前にわかっている取引先の休業日などもなるべく避けるのが望ましいです。

請求書の催促など早急に対応しなければならない要件の場合、休日中や終業時間直前の連絡は先方の担当者に負担を与えてしまいます。先方からの返信も期待できないため、できるだけ業務時間中の適切なタイミングで連絡しましょう。

請求書の催促メールの文例

請求書催促メールには多くの注意点がありますが、実際に送る場合の文例を把握しておくことで具体的にイメージしやすくなります。期日に余裕がある場合と急いでいる場合では文面が異なるため、2つのパターンの文例をご紹介します。

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期日に余裕がある場合

期日に余裕がある場合は、状況の確認と併せて、おおよその期日を記載しておきます。

早急に請求書が必要な場合

早急に請求書が必要な場合は、取り急ぎPDFなどで請求書データを送付してもらえるよう依頼します。

請求書催促メールに関するその他の注意点

請求書催促メールに関するその他の注意点をまとめました。入金催促メールに関する注意点もありますので、参考にしてください。

2回目の請求書催促メールを送るとき

請求書の2回目の催促メールを送る際には、まず、1回目の催促メールが送信されているか、確認しましょう。未送信になっていた場合は、その旨を含めて、2回目の催促メールを送りましょう。2回目の催促メールは、1回目より3日前後を目安に送るのが良いでしょう。

メールの内容は1回目と同様に、配慮や考慮を交え、前回の催促メールの内容や日付を簡潔に振り返り、再度の催促の理由を明確に説明しましょう。追加できる手続き方法や連絡といった、相手にとって有利な情報を加えることで、スムーズに対応してもらえるようにしましょう。

請求書催促メールを受け取ったとき

請求書催促メールを受け取った際には、速やかに事実確認を行い、迅速に返信をしましょう。その際の返信内容は、次のような点に注意しましょう。

1. 謝罪の言葉（自社に不備があった場合は）
   例：弊社の不手際により、請求書の処理が遅れてしまい、大変申し訳ございません。
2. 状況説明
   例：お客様の請求書に関しまして、現在、担当部署での確認作業を行っております。
3. 今後の対応
   例：お客様の請求につきましては、緊急に対応いたします。修正が必要な場合は、速やかに行い、再度正確な請求書をお届けいたします。
4. 結び（再度お詫びの言葉を述べる）
   例：ご不便をおかけしまして、誠に申し訳ございません。今後とも、弊社をよろしくお願い申し上げます。

入金催促メールを送るとき

入金催促メールのポイントも、請求書催促メールと基本的に変わりはありません。取引先に対して配慮を示しつつ、要件を分かりやすく的確に伝えましょう。

請求書が届かない場合の支払いはどうなるのか

契約が成立し、サービスや商品などの提供を受けると、買い手側に支払い義務が発生します。支払い義務と請求書の到着状況には法的な関連性が定められていないため、請求書類の有無に関わらず支払い期日までに料金を支払わなければなりません。

公正取引委員会が定める下請法の第2条においては「下請代金の支払期日を物品等を受領した日から起算して60日以内」と定められています。支払い期日に間に合うよう、余裕をもって請求書を受け取っておくとスムーズです。

自社発行の請求書管理には請求書発行システムがおすすめ

請求書の到着が遅れると、請求書を受け取る側の担当者に大きな迷惑をかけてしまいます。また、発行する側にとっても、催促への対応が発生したり支払いの遅れの原因になるなど多くのデメリットがあります。

特に、紙の請求書でやり取りを行なっている場合は、到着までに数日のタイムラグが発生します。先方が早めに発送してくれていてもなかなか受け取れないため、経理業務の効率を低下させる一因となっています。

請求書の管理は経理業務においても重要度が高く、会社間の信頼関係に影響を及ぼしかねません。そのため、正確にミスなく行うことが求められ、やり取りの履歴を確認できる状態が望ましいとされています。

このような請求書に関する管理をスムーズに行うためには、専用の請求書発行システムの導入が効果的です。システムを介して書類の作成や発行を行うと、すべての履歴を一覧で確認できます。また、発送と受け取りをリアルタイムで行えるため、業務効率が大幅に向上します。

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まとめ

期日を過ぎても請求書が届かない場合、自社の経理業務が滞るだけでなく、先方へ配慮しながら催促の連絡を行うという精神的な負荷が発生します。また、タイミングによっては電話での連絡も必要になり、リモートワークなどでは対応が難しい場合もあります。

請求書の催促は双方にとってあまり気分のよいものではなく、できれば避けたい事態です。また、請求書なしで支払い業務を行う必要が出てきた場合、請求内容や金額の確認などにも手間がかかってしまいます。

こういった事態を防ぐためには、請求書の電子化を進めるとともに、請求書発行システムを導入するのがおすすめです。システムを介して、やり取りの履歴や過去の情報を閲覧でき、業務が円滑に進みます。請求書のやりとりに課題を抱えている企業はぜひ導入を検討してみましょう。