Gmailのアーカイブと削除の違い｜アーカイブを削除する方法も解説

Gmailのアーカイブと削除の違いについて理解していないと、スマホやPCに不要なデータが溜まり、空き容量がなくなる原因になってしまいます。本記事では、Gmailのアーカイブと削除の違いやアーカイブを削除する方法、一括削除について解説します。

目次

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1. Gmailのアーカイブと削除の違いとは
2. アーカイブしたメールはどこで確認できるのか
3. Gmailでアーカイブしたメールを削除する手順
4. PCでアーカイブしたGmailを削除する手順
5. アーカイブにしたGmailを復元する手順
6. アーカイブのメリット
7. Gmailに不要なアーカイブを放置すると容量がなくなる
8. まとめ

Gmailのアーカイブと削除の違いとは

Gmailで不要なメールを整理するには、削除する方法とアーカイブする方法があります。それぞれの違いについて解説します。

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削除する場合

Gmailで不要なメールを手早く整理する簡単な方法は削除です。削除してもメールは直ぐには消えず、一旦ゴミ箱に入ります。ゴミ箱内のメールは30日後に自動で削除されます。

誤って必要なメールを削除してしまっても、ゴミ箱から取り出すことが可能です。但し、ゴミ箱から削除されたメールは戻らないので気を付けましょう。

アーカイブする場合

Gmailのアーカイブは、メールを削除せずに受信トレイに表示されないようにする機能です。基本的にGmailは、フィルタ作成などの設定でメールを自動で仕分けるなどの整理をしないと、受信トレイにメールが溜まっていってしまいます。

既読メールが不要なのか必要なのか迷った時は、アーカイブすると受信トレイに表示されずに保存できるため、受信トレイをスッキリさせられます。

アーカイブとミュートの違い

アーカイブと似た機能にミュートがあります。アーカイブもミュートもメールを削除するわけではなく、受信トレイに表示されないようにする機能である点は共通です。しかし、両者はメールに返信があった際の対応が異なります。

アーカイブ・ミュートに設定して受信トレイから外したメールに返信があった場合、アーカイブだとメールが受信トレイに戻ります。一方、ミュートは返信があっても受信トレイに戻りません。

そのため、返信があった際に確認したいのであればアーカイブに、確認する必要がないのであればミュートに、設定するのがおすすめです。

以下の記事では、Gmailのアーカイブについて詳しく解説しています。

アーカイブしたメールはどこで確認できるのか

「Gmailでアーカイブしたメールを確認したいけどアーカイブフォルダがないため見つからない」と困っている方もいるかもしれません。Gmailでアーカイブしたメールは、「すべてのメール」で保管されます。

Gmailにはアーカイブメールだけを保管するフォルダがないため、アーカイブメールを含むすべてのメールが「すべてのメール」フォルダで保管されることを覚えておきましょう。

Gmailでアーカイブしたメールを削除する手順

Gmailでアーカイブしたメールは30日経っても自動で削除されないため、受信トレイに表示されていなくても容量を圧迫してしまいます。ここでは、Gmailでアーカイブしたメールを削除する方法を解説します。

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アーカイブしたメールを削除する基本の手順

Gmailでアーカイブしたメールをスマホやアイフォンで削除する手順は以下になります。スマホでGmailを使うことが多い方は覚えておきましょう。

1. メニューボタンの「すべてのメール」を開く
2. アーカイブされたメールを含めた全てのメールが表示されるため、削除したいメールを選ぶ
3. 画面上部のゴミ箱マークを押す

複数のアーカイブメールを削除する際は、メール選択時に長押しするとチェックボタンが表示されて複数選択できます。不要なアーカイブメールにチェックを入れたらゴミ箱マークを押しましょう。

「すべてのメール」にはアーカイブメール以外のメールも含まれているため、アーカイブメールのみを見るには演算子を活用します。画面上部のメール検索で「-in:spam -in:trash -is:sent -in:drafts -in:inbox」を検索すれば、アーカイブメールのみ表示させられます。

アーカイブしたメールを一括削除する方法

スマホアプリのGmailは、メールの一括削除機能がありません。メール選択時に長押しすれば複数選択はできますが、メールを1つずつタップしなければならず、メールが多いと手間がかかってしまいます。

パソコンのGmailなら一括削除できるため、パソコンで削除するほうが手軽です。パソコンを持っておらずスマホで一括削除したい方は、スマホのアプリではなくブラウザでGmailを開く方法もあります。

スマホでもweb版のGmailでログインすれば、パソコンと同じようにメールの一括削除が可能です。パソコンで一括削除する方法は次の項目で解説します。

PCでアーカイブしたGmailを削除する手順

パソコンのGmailでも、アーカイブしたメールを削除できます。アーカイブメールの削除の手順はスマホでもパソコンでも同じですが、一括削除は仕様が異なるため手順を確認しておきましょう。

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PCでアーカイブしたGmailを削除する

パソコンでGmailのアーカイブしたメールを削除する手順は以下の通りです。基本的にはスマホアプリ版と同じですが、パソコンでGmailをよく使う方はチェックしておきましょう。

1. 画面左のメニューの「もっと見る」をクリックして「すべてのメール」を開く
2. 削除したいアーカイブメールにカーソルを合わせると左にゴミ箱マークが表示されるのでクリックする
3. 複数まとめて削除したい場合は、メールの左側のボックスにチェックを入れ、画面上のゴミ箱マークをクリックする

アーカイブしたメールだけを表示するには、スマホアプリ版と同じく演算子を利用し「-in:spam -in:trash -is:sent -in:drafts -in:inbox」と検索すれば表示されます。後は削除したいアーカイブメールを選択してゴミ箱マークをクリックすれば削除できます。

アーカイブしたGmailを一括削除する

スマホアプリではGmailの一括削除はできませんが、パソコンなら簡単にできます。パソコンでGmailを一括削除する手順は以下の通りです。

1. Gmailの左側のメニューの「もっとみる」をクリックし「すべてのメール」を開く
2. 画面左上のボックスにチェックを入れるとページ内の50件のメールが選択される
3. 受信トレイ内のメールを全て削除したいときは、「メイントレイのスレッド○件をすべて選択」をクリックする
4. 画面上部のゴミ箱マークをクリックする

アーカイブにしたGmailを復元する手順

削除するか迷ったメールをアーカイブすると便利ですが、誤って必要なメールをアーカイブしてしまうこともあります。ここでは、アーカイブしたメールを元に戻す手順を解説します。

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スマホの場合

アーカイブしたメールを元に戻す手順を覚えておけば、うっかり大事なメールをアーカイブしてしまっても安心です。

メールをアーカイブすると画面下に「メールをアーカイブしました」と表示されるので「元に戻す」を選ぶと直ぐに復元できます。しかしこの表示は数秒で消えてしまいます。スマホアプリ版Gmailの、後からアーカイブしたメールを元に戻す手順は以下になります。

1. メニューの「すべてのメール」からアーカイブを外したいメールを選択する
2. 右上のツールバーの「受信トレイに移動」を選ぶ

なお、複数のメールをまとめて復元したい時は、メールを長押しして複数選択してから右上のツールバーの「受信トレイに移動」を選ぶことでできます。

PCの場合

パソコンのGmailでも、スマホアプリ版と同様にメールをアーカイブした時に「スレッドをアーカイブしました」のメッセージが表示されます。

こちらも数秒でメッセージは消えてしまいますが、直ぐに「取消」をクリックすれば復元できます。後からアーカイブメールを元に戻す手順は以下の通りです。

1. 左側メニューの「もっと見る」を選び「すべてのメール」を開く
2. アーカイブしたメールを選択し、受信トレイへドラッグする
3. 又はアーカイブしたメールを選択し、上部のツールバーの「受信トレイに移動」をクリックする

アーカイブのメリット

Gmailのメールをアーカイブすると、メールを整理しやすくなるなどのメリットがあります。ここでは、どのようなメリットがあるのかを解説します。

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受信トレイを整理できる

日頃からネットショッピングやオンラインサービスを利用している方は、毎日のようにメルマガが届くのでメールが溜まりがちです。Gmailのアーカイブ機能を使えば、メールを削除せずに受信トレイに表示されないように出来るため、メール整理がしやすくなります。

届いたメールが今後いるのかいらないのかわからず削除しようか迷った時は、とりあえずアーカイブしておけば邪魔にならずに保存できます。こまめなメール整理が苦手な方におすすめの機能です。

アーカイブしたメールの確認や検索ができる

Gmailのメールが溜まってきたからと、受信トレイのメールを一括削除すると重要なメールも削除してしまう可能性があります。しかし必要か不要か判断に迷うメールをフォルダに仕分けて保存するのも手間がかかってしまいます。

アーカイブしたメールは「-in:spam -in:trash -is:sent -in:drafts -in:inbox」の演算子を使えば簡単に検索できるため、とりあえずアーカイブしておけば後から内容を確認できます。

Gmailにアーカイブしたメールのみを表示する機能は備わっておらず、現時点では検索するしかありません。毎回検索するのが面倒な方は、検索結果画面をブックマークしてショートカットを作っておくと便利です。

Gmailに不要なアーカイブを放置すると容量がなくなる

アーカイブしたメールは見た目には受信トレイから消えますが、実際は隠れているだけで容量を使用しています。アーカイブメールを放置しておくと、Gmailの容量を圧迫してしまうことに注意が必要です。

アーカイブは基本的にGmailを整理しやすくするための機能です。不要なアーカイブメールを溜めすぎないように気をつけましょう。

容量不足になる前の症状

Gmailを専用メールソフトやブラウザで使用している場合、不要なメールが蓄積されて容量不足になる前に警告メッセージが表示されます。この段階で、不要なメールを削除するか、追加容量の契約をするなどの対策を行いましょう。

また、現状どのくらいの容量を何に使用しているのか確認したい場合は、Googleドライブから確認できます。

参考：ドライブ ストレージ｜Google

容量不足の時に届いたメールはどうなるか

警告メッセージに気づかず容量が不足してしまった場合でも、一定期間はメールを受信できます。ただし、一定期間とは容量不足の状況によっても異なるため、どのくらい受信し続けられるかはわかりません。

容量が不足しているにも関わらず何の対策も行わなければ、一定期間の後、受信が停止します。受信が停止している間にメールが送信されると、送信側にエラーメッセージが表示され、基本的にそのメールは少し時間をおいて再送されます。

受信を再開するためには容量不足の解消が必要であり、空き容量ができれば新たなメールを受信可能です。受信停止中のメールが再送されるタイミングで容量不足が解消されていれば受信できますが、空き容量がなければ何度か再送された後に削除されます。

受信できず削除されたメールを確認するには、送信者にもう一度メールを作成して送信してもらうしかありません。重要なメールを受信できない事態を防ぐためにも、不要なメールは定期的に削除し、空き容量を確保しておきましょう。

まとめ

Gmailのアーカイブ機能を使うと、受信トレイにメールを表示せずにメールを保存できます。削除するか迷ったメールはアーカイブしておくと、メールの整理がしやすくなり、受信トレイがスッキリ使えるため便利です。

しかし、不要なアーカイブメールを放置すると容量が無くなってしまうので、定期的にチェックして削除する必要があります。アーカイブを活用してGmailを快適に使いこなしましょう。