おすすめのワークフローシステム9選｜選ぶポイントを詳しく解説

ワークフローシステムとは、申請・承認の一連の業務を自動化し、業務効率化を図るシステムのことです。導入を検討しているものの、どれを選べばいいかわからない企業も多いでしょう。本記事では、おすすめのワークフローシステムとシステムを選ぶ際のポイントを解説しています。

目次

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1. ワークフローシステムで業務を効率化
2. ワークフローシステムは企業規模と承認フロー・機能で選ぶ
3. ワークフローシステム選びに重要な3つのポイント
4. ワークフローシステムのその他の比較ポイント
5. ワークフローシステムのおすすめ9選
6. ワークフローシステムの導入の仕方と注意点
7. まとめ

ワークフローシステムで業務を効率化

ワークフローとは、業務の流れを図式化したものです。ワークフローには、業務の開始から終了までの一連のステップが記載されており、業務の効率化や改善を図れます。

ワークフローシステムは、ワークフローをデジタル化・自動化できるシステムです。ワークフローを導入することで、業務の効率化だけでなく、人的ミスやコストの削減も可能です。

システムには、オンプレミス型やクラウド型など多くの種類があります。より効率よく業務をこなすためには、自社に合ったシステムを選ぶことが大切です。行う業務の内容や企業の形態を考慮して、マッチするものを選びましょう。

ワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローシステムを導入することで、業務の効率化や大幅なコスト削減、内部統制の強化が見込めます。ここからは、ワークフローシステムを導入するメリットについて解説します。

申請・承認の迅速化

ワークフローシステムを導入することで、申請・承認作業を迅速化できます。通常の紙媒体を用いた申請・承認作業では、書類を作成・印刷を行い、承認者一人ひとりに承認をもらう必要がありました。

承認者は、いつ書類が回ってくるかわからないため、外出などの不在によって承認作業が滞ることも多いです。しかし、ワークフローシステムによって、システム上で申請・承認が完結し、クラウド型なら社外にいても効率的に承認を行えます。

これにより、承認ワークフローが途中で止まることなく、業務の効率化を図れます。

ペーパーレス化の促進

ワークフローシステムの導入により、紙でのワークフローが不要になるため、書類の作成・印刷作業がなくなり、これに関わる紙代や印刷代を浮かせられます。また、書類を保管する必要もないため、保管スペースの確保やファイリング作業もなくなります。

ペーパーレス化により、コストや手間の削減だけでなく、書類を紛失するリスクも防げます。これは、内部情報が外部に流出するリスクを低減し、セキュリティ対策の強化にも寄与します。

内部統制の強化

ワークフローシステムによって、社内の申請・承認の流れを見える化できます。従来の紙によるワークフローの場合、規定外のフローで承認が進んだり、代理人によって勝手に申請を承認されたりといった内部不正が起きても見落とされることが多々あります。

しかし、システム上で承認・申請を管理できるワークフローシステムなら、誰が申請や承認をしたのかが明確になるため、承認者不在による承認のスキップを防止できます。また、規定外の申請があるとアラームが送信される機能もあるため、内部統制の強化に繋がります。

ワークフローシステムは企業規模と承認フロー・機能で選ぶ

ワークフローシステムを選ぶ際には、企業規模や承認フロー、必要な機能が揃っているか、簡単に操作やメンテナンスができるかの3つに注目するのが重要です。詳しい選び方については、次の章でそれぞれ解説します。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の企業規模・承認フローに対応しているか
2. 必要な機能が搭載されているか
3. 簡単に操作やメンテナンスができるか

【その他の比較ポイント】

1. どの業務まで対応させるか
2. 自社の既存システムと連携できるか
3. スマホやタブレットに対応しているか
4. 簡単に操作やメンテナンスができるか
5. セキュリティ対策がしっかりしているか
6. 無料トライアルがあるか

ワークフローシステム選びに重要な3つのポイント

ワークフローシステム選びの際には、「自社の企業規模・承認フローに対応しているか」「必要な機能が搭載されているか」「簡単に操作やメンテナンスができるか」の3つのポイントに注目しましょう。以下で、詳しい内容を解説します。

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自社の企業規模・承認フローに対応しているか

まずは、自社の企業規模や承認フローに合っているかを確認しましょう。承認フローは企業規模が大きければ大きいほど、複雑になる傾向にあります。最終承認に至るまでに、いくつかの承認を得る必要があるためです。

特に、独自のルールなどを設けているような大手の企業の場合には、承認フローが長期化・複雑化しても対応できるワークフローシステムが適しています。中小企業の場合でも、自社の規模や承認フローに合っているものを選びましょう。

必要な機能が搭載されているか

企業規模や承認フローのほか、必要な機能が搭載されているかどうかも重要なポイントです。必要な機能が揃っていない場合には、効率よくシステムを活用できません。以下で、チェックしておきたいポイントを詳しく解説していきます。

ワークフロー以外の機能

ワークフロー以外の機能としては、各書類のアーカイブ・検索機能・申請内容の修正などが挙げられます。各書類をアーカイブできる機能があれば、必要のないものや承認したものを整理できます。

また、検索機能があれば、確認したい書類を一括で探せるため非常に便利です。申請内容の修正機能が備わっていない場合、内容を修正したいときは新たに書類を作成しなければなりません。他にもスマホアプリが用意されているシステムや多言語対応のものもあります。

ただし、機能が豊富になるとコストも高くなってしまうため、自社に必要な機能を見極めて選ぶことが大切です。

通知・アラート機能

通知・アラート機能があると、記入漏れや申請ミスなどを防げます。例えば、書類を作成した際に記入漏れがあると知らせてくれる機能や、承認期限の迫っている書類を通知する機能などが搭載されていると、業務の効率化に繋がります。

ワークフローの各ステップで発生するイベントの通知も行ってくれるため、ステータスをリアルタイムで確認できます。システムのユーザーがステータスを把握できれば、遅延やミスなども防げるでしょう。

承認作業の迅速化を図るためにも、アラート・通知機能のあるシステムを選ぶのがおすすめです。中には、メールで通知してくれる機能が搭載されたシステムもあり、自社のスタイルに合うものを選びましょう。

申請書フォーマットの作り方

申請書フォーマットの作成・運用がしやすいかどうかも重要なポイントです。申請書内の項目を自由にカスタマイズできるものや、従来のフォーマットを利用できるシステムであれば、自社の業種や業態に合わせた申請書を作成できるでしょう。

従来のフォーマットが使えないシステムの場合、新たなフォーマットを作成しなければならず、手間がかかります。申請書の作成・管理・承認を効率よく行うためにも、申請書フォーマットの作り方は必ず確認しましょう。

簡単に操作やメンテナンスができるか

ワークフローシステムを選ぶ際には、操作性やメンテナンスのしやすさにも注目しましょう。業務効率化のためにワークフローシステムを導入しても、使いにくければ申請書の作成や管理に時間がかかり、意味がなくなってしまいます。

また、メンテナンスのしやすいワークフローシステムは、申請書の作成・運用を簡単に変更・修正できるのがメリットです。申請書のフォーマットを常に最新の状態に保てることや、申請書の品質向上にも期待できます。

ワークフローシステムのその他の比較ポイント

ワークフローシステムを選ぶ際は、上記3つの重要なポイントと併せて確認しておきたいポイントがあります。ここからは、ワークフローシステムのその他の比較ポイントについて解説します。

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自社の既存システムと連携できるか

自社の既存システムと連携できるかどうかも、ワークフローシステムを選ぶ際の重要なポイントです。既存システムと連携ができると、業務の効率化に繋がるだけでなく、コストの削減やセキュリティの向上も図れます。

連携できるシステムには、ファイル転送システムや電子文書管理システム、販売管理システムなどがあります。システムによって連携の可否が異なるため、自社の使用しているシステムが対応しているかどうか必ず確認しましょう。

スマホやタブレットに対応しているか

スマホやタブレット対応のワークフローシステムは、時間や場所に縛られず利用できるため、データの入力や確認が容易に行えるのが大きなメリットです。そのため、申請・承認も迅速に行えるでしょう。

在宅勤務や出張先でも操作できるため、急な対応が必要な場合にも役立ちます。また、紙やPCの使用量を制限できるため、コストの削減にも繋がります。PCの扱いに慣れていない従業員でも扱いやすく、直感的かつ簡単に操作できるのも特徴です。

このように、スマホやタブレット対応のワークフローシステムには、さまざまなメリットがあります。在宅勤務や出張が多い企業や、操作方法に関する研修を効率化したい企業は、スマホやタブレット対応のシステムがおすすめです。

コストが見合っているか

ワークフローシステムを選ぶ際には、必ずコストが見合っているか確認しましょう。システムを利用するには、初期費用やランニングコストがかかります。一般的には、利用できる機能が多いほどコストが高くなる傾向にあります。

そのため、搭載されている機能がコストに見合っているか、自社の予算に合っているかを確認しながらシステムを選びましょう。コストに見合わないシステムを選ぶと、全ての機能を使いこなせなかったり、機能が足りずに不便を感じる可能性があります。

コストをチェックする際は短期的ではなく、長期的に見て費用対効果が高いかどうかも確認するのがおすすめです。システムの導入によって、どのような効果が得られるのかを考慮して、コストとのバランスを見極めましょう。

セキュリティ対策がしっかりしているか

ワークフローシステムは、機密情報や個人情報を含むデータを取り扱うケースが多いため、セキュリティ対策が重要です。セキュリティ対策が万全でない場合、情報漏洩やデータの改ざん、サイバー攻撃に遭うリスクが高まります。

情報漏洩などが発生すると、企業の機密情報や顧客情報が流出するリスクもあるでしょう。企業の信用失墜や顧客離れを起こさないためにも、ワークフローシステムのセキュリティ対策に注目する必要があります。

セキュリティ対策としては、パスワードの管理やウイルス対策ソフトの導入、ファイアウォールの設置などが挙げられます。よりセキュリティを強化したい場合は、システムのセキュリティだけに頼らず、自社の対策も強化するのがおすすめです。

無料トライアルがあるか

ワークフローシステムを初めて導入する場合や、使い心地を試したい場合は無料トライアルがあるシステムを選ぶのがおすすめです。無料トライアルとは、導入前に無料でシステムのテスト運用ができる期間であり、使いやすさや機能性を細かくチェックできます。

無料トライアルの期間はシステムによって異なりますが、1週間程度を設定しているシステムが多いです。複数のシステムで迷っている場合は、無料トライアルを活用した上で機能などを比較しましょう。

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ワークフローシステムの導入の仕方と注意点

ワークフローシステムを導入する際には、解決したい課題や目的を明確にしましょう。また、システムによって自動化したいフローも確認しておくのがおすすめです。以下で、ワークフローシステムの導入の仕方と注意点を詳しく解説します。

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1.　システムの導入で解決したい課題・目的を明確にする

ワークフローシステムを導入する際には、システムの導入によって解決したい課題や目的を明確にしましょう。自社の課題を洗い出して、業務の効率化やコスト・ミスの削減、品質の向上、コンプライアンスの強化など、何を目的に導入するのか確認することが重要です。

ミスを減らしたいなら入力支援機能、外出先での業務効率化ならモバイル対応などの機能が備わったシステムを選ぶのがおすすめです。課題や目的を明確にしなければ、必要な機能が把握できず、自社に合ったシステム選びが難しくなるため重要な作業と言えます。

2.　システムで自動化したいフローを確認

ワークフローシステムを導入する際は、システムで自動化したいフローを確認することも大切です。自動化したいフローが明確になっていないと、システムがうまく機能しないリスクがあります。また、システムの導入コストや運用コストが高くなる可能性もあります。

システムを最大限活用し、業務を効率化するために自動化したいフローは必ず確認しましょう。その際は、現在の業務フローを洗い出し、その中から自動化できる業務フローを抽出します。その後、実際に自動化したい業務フローを検討しましょう。

3.　無料トライアルで導入前にテスト運用を行う

ワークフローシステムを導入する際は、無料トライアルでテスト運用を行うことが重要です。多くのシステムがトライアル期間を設けているため、実際の使い心地や機能性などを確認できます。

テストをせずに運用をスタートしてしまうと、機能が足りないと感じた場合に再度システムを選び直す必要があります。また、機能を持て余してしまうことも考えられるため、必ずテスト運用を行ってから導入しましょう。

4.　従業員への教育・周知を行う

ワークフローシステムは、多くの従業員が利用するツールです。そのため、システムを導入したら従業員に対して、業務フローの変更点やシステムの操作方法などを周知しましょう。

紙からシステムに移行する場合、システムの操作に混乱して慣れるまでに時間がかかる従業員が出ることもあります。周知や教育を怠ると、社内でワークフローシステムが定着せず、導入が無駄になるリスクが考えられます。

そのため、ワークフローシステムを導入したら、どのタイミングでシステムを利用するのか、システム上で申請・承認を行う方法などをマニュアル化したり、研修を行うことが大切です。

まとめ

ワークフローシステムは、ワークフローを自動化できるシステムで、業務の効率化を図れるだけでなく、コストの削減や内部統制の強化に繋がります。システムを選ぶ際には、自社の企業規模や承認フローに合っているかを確認することが大切です。

そのほか、他システムとの連携や無料トライアルの有無なども確認して、自社に合ったシステムを選定するのがおすすめです。ただし、導入前には目的や解決したい課題を明確にしておく必要があります。本記事を参考に、効果的なワークフローシステムを選びましょう。