インボイス制度における請求書の書き方｜注意点もわかりやすく解説

インボイス制度における適格請求書は、決められた項目が記載された請求書や納品書などを指します。適格請求書でないと仕入税額控除が適用されないため、書き方などを正しく理解する必要があります。本記事では、適格請求書の書き方や注意点、導入のメリットなどを解説しています。

目次

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1. 請求書発行システムを検討するならこのサービスがおすすめ
2. 2023年10月に施行されたインボイス制度とは
3. 適格請求書（インボイス）の主なルール
4. 適格請求書（インボイス）導入のメリット・デメリット
5. 適格請求書（インボイス）導入にあたり対応すべきこと
6. 適格請求書（インボイス）の書き方
7. 適格請求書（インボイス）の保存方式
8. 適格請求書を発行しなくても仕入税額控除を受けられる場合
9. インボイス制度対応のシステムで管理を効率化
10. まとめ

請求書発行システムを検討するならこのサービスがおすすめ

2023年10月に施行されたインボイス制度とは

2023年10月に施行されたインボイス制度とは、消費税の軽減税率の導入に伴い、適格請求書（インボイス）の発行を義務付ける制度です。適格請求書とは、商品やサービスの販売に際して発行される請求書で、税率や税額が明記されている書類となります。

インボイス制度においては、適格請求書を受け取った事業者が仕入税額控除を受けることが可能です。仕入税額控除を受けると、消費税の納税額を計算する際に仕入にかかった消費税を控除できるようになります。

インボイス制度の対象となる事業者は課税事業者であり、適格請求書発行事業者登録を行っている事業者のみです。適格請求書発行事業者登録は、国税庁のウェブサイトから申請できます。登録をしていない場合には制度を利用できないため、注意が必要です。

参考：インボイス制度の概要｜国税庁

適格請求書（インボイス）の主なルール

インボイス制度の主なルールとしては、「インボイスを発行できるのは適格請求書発行事業者のみ」「免税事業者が発行事業者登録をするには、課税事業者になる必要がある」などが挙げられます。以下で、詳しい内容を見ていきましょう。

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インボイスを発行できるのは適格請求書発行事業者のみ

インボイスを発行できるのは適格請求書発行事業者のみです。適格請求書発行事業者とは、国税庁に登録した事業者で消費税の課税事業者であり、一定の要件を満たしている事業者となります。

適格請求書発行事業者でない事業者が発行した請求書は、適格請求書とは認められません。そのため、適格請求書発行事業者でない事業者から商品やサービスを購入した場合、仕入税額控除ができなくなります。

適格請求書発行事業者になるためには、国税庁のウェブサイトから申請書をダウンロードし、必要事項を記入して提出しなければなりません。申請書の提出後、国税庁から登録通知書が送付されます。

免税事業者が発行事業者登録をするには、課税事業者になる必要がある

免税事業者とは、前々年度の課税売上高が1,000万円以下で、消費税の納税義務を免除されている事業者のことです。

免税事業者は消費税の課税事業者ではないため、適格請求書発行事業者になる資格がありません。免税事業者が発行事業者登録をするには、課税事業者になる必要があります。

免税事業者がインボイス制度に対応する場合は、課税事業者となるための「消費税課税事業者選択届出書」と、適格請求書発行事業者となるための「登録申請書」を、納税地を所轄する税務署長に提出しましょう。

参考：消費税課税事業者選択届出書｜国税庁

参考：適格請求書発行事業者の登録申請手続（国内事業者用）｜国税庁

買い手側はインボイスを保存しないと仕入税額控除を受けられない

買い手側はインボイスを保存しないと、仕入税額控除を受けられません。買い手側は、仕入れに係る消費税を納税する消費税額から差し引くことができる「仕入税額控除制度」を利用することができます。

ただし、仕入税額控除制度を利用するためには、適格請求書を保存しておかなければなりません。適格請求書を保存しなかった場合、仕入税額控除をすることができないため、消費税額を納付する必要があります。適格請求書の保存期間は7年間です。

参考：適格請求書保存方式の概要｜国税庁

適格請求書（インボイス）導入のメリット・デメリット

適格請求書（インボイス）導入には、さまざまなメリット・デメリットがあります。ここでは、適格請求書のメリット・デメリットをそれぞれ詳しく解説します。

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メリット	デメリット
電子化・自動化で業務効率化	消費税に関する業務負担がかかる
制度導入後の取引に有利	請求書の様式を変更する必要がある

適格請求書導入のメリット

適格請求書導入には、電子化・自動化による業務の効率化など多くのメリットがあります。また、制度導入後の取引が有利になる点も大きなメリットです。以下で、適格請求書の導入によって得られるメリットを2つ紹介します。

導入をきっかけに、電子化・自動化で業務効率化できる

1つ目のメリットとして、電子化・自動化による業務効率化が挙げられます。インボイス制度を利用する際には、電子で適格請求書を作成することが可能です。電子データで適格請求書を作成すれば保存がしやすくなり、管理が楽になるでしょう。

また、電子の適格請求書を作成するためには専用システムの導入が必要です。システムを導入すれば作成が自動化でき、業務の効率化に繋がります。システムにはさまざまな種類があり、自社で開発したシステムであれば使いやすくカスタマイズすることが可能です。

パッケージ型やクラウド型のシステムを活用すれば、導入コストを安く抑えつつ業務の効率化を図れるでしょう。自社に合ったシステムを導入し、電子化や自動化による業務の効率化を目指してみてください。

制度導入後の取引に有利

2つ目のメリットは、制度導入後の取引に有利になる点です。インボイス制度を導入することで、取引先との取引が円滑になります。適格請求書は、消費税の税率と税額を正確に記載しているため、取引先は仕入税額控除を正確に行うことができるでしょう。

また、インボイス制度を導入することで、取引先が適格請求書を発行していれば、仕入税額控除が受けられます。仕入税額控除とは、仕入れに係る消費税を納税する消費税額から差し引くことができる制度です。

そのため、インボイス制度を導入することで、消費税額を抑えられます。インボイス制度を導入すれば、取引先との信頼関係を構築することも可能です。制度開始後もスムーズな取引を行うために、インボイス制度の導入を検討しましょう。

適格請求書導入のデメリット

適格請求書の導入には多くのメリットがある一方で、消費税に関する業務負担がかかるなどのデメリットもあります。ここでは、適格請求書導入によるデメリットを2つ紹介します。

消費税に関する業務負担がかかる

1つ目のデメリットとしては、消費税に関する業務負担がかかる点が挙げられます。インボイス制度を利用する場合は適格請求書の発行が義務化されるため、請求書の様式を変更しなければなりません。

適格請求書には、消費税の税率と税額を正確に記載する必要があります。そのため、請求書の作成には今まで以上の手間がかかるでしょう。また、適格請求書を発行していない取引先から仕入れた場合には、仕入税額控除ができません。

そのため、取引先の選定に注意する必要があります。適格請求書制度の導入に伴い、システムの改修や教育の実施が必要になる場合もあり、コストがかかる可能性がある点にも注意が必要です。

請求書の様式を変更する必要がある

2つ目のデメリットとしては、請求書の書式を変更する必要がある点も挙げられます。インボイス制度の導入に伴い、請求書の様式を一部変更しなければなりません。適格請求書には消費税の税率と税額を正確に記載する必要があり、従来の請求書では不十分なためです。

請求書の様式を変更する必要は、デメリットと捉えられるかもしれません。しかし、適格請求書制度は、消費税の公平な負担を実現するための制度であり、デメリットよりもメリットの方が大きいと言えます。

また、請求書の様式を変更する際には、適格請求書の記載事項を参考にすることで、効率的に変更を行えます。システムなどの導入をしている場合には、使いこなすことができれば業務の効率化も図れるでしょう。そのためにも、自社に合うシステムの導入が重要です。

適格請求書（インボイス）導入にあたり対応すべきこと

インボイスを導入するにあたって、いくつか対応・確認しておくべきことがあります。内容は課税事業者と免税事業者で異なるため、それぞれ解説します。

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課税事業者の場合

課税事業者がインボイスを導入するにあたっては、次のことを対応・確認しましょう。

1. 取引先が適格請求書発行事業者であるか
2. インボイスに対応したシステムの導入

取引先が課税事業者であっても、適格請求書発行事業者の登録を行っていない場合には仕入税控除はできません。そのため、取引先が適格請求書発行事業者であるかどうかを事前に確認しましょう。

また、現在自社で使用しているシステムがインボイス制度に対応しているかを確認しましょう。もし対応していない場合は、システムの改修や買い替えを検討しましょう。

これまでシステムを利用していなかった場合は、インボイス導入による業務の煩雑化を見越し、インボイス対応のシステム導入を検討しましょう。

参考：国税庁インボイス制度適格請求書発行事業者公表サイト

免税事業者の場合

免税事業者等の小規模事業者は、取引条件が一方的に不利にならないよう、独占禁止法や下請法で保護されています。しかし、取引先が課税事業者の場合、免税事業者のままでいることで取引先から取引内容の見直しや消費税額分の値下げ交渉などが発生する可能性はあります。

そういった可能性を視野に入れ、適格請求書発行事業者になるべきかを検討しましょう。ただし、取引先が課税事業者であっても「簡易課税制度」を適用している場合は、適格請求書が不要になるため、免税事業者のままでもインボイスによる影響はありません。

また、取引先が免税事業者や一般の消費者であれば、免税事業者のままでも影響はないため、こちらもインボイス導入にあたって必要となる対応はありません。

参考：免税事業者及びその取引先のインボイス制度への対応に関するQ&A｜公正取引委員会

参考：独占禁止法｜公正取引委員会

参考：下請法の概要｜公正取引委員会

適格請求書（インボイス）の書き方

適格請求書は記載事項を守り、正しい書き方で内容を記載しなければなりません。ここでは、適格請求書の正しい書き方を解説します。これから、インボイス制度を活用したいと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。

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主な記載事項

適格請求書の主な記載事項は、以下の通りです。

1. 取引年月日
2. 取引内容
3. 税率ごとに合計した対価の額および適用税率
4. 税額
5. 事業者の氏名又は名称
6. 事業者の登録番号

適格請求を書く場合には、取引年月日や取引内容のほか、税率や税額なども記載する必要があります。また、事業者の氏名又は名称と登録番号も必ず記載してください。

適格請求書は紙の請求書に限らず、電子請求書でも発行することができます。ただし、電子請求書を発行する場合は、国税庁の定める要件を満たさなければなりません。どちらで発行する場合も記載する内容は変わらないため、以上の項目を参考にしてください。

参考：適格請求書等の記載事項｜国税庁

現行の請求書（区分記載請求書）との主な変更点

適格請求書制度は現行の請求書と比べて、記載しなければならない項目が多いのが特徴です。例えば、現行の請求書では必要なかった登録番号の記載が必要になります。事業所名だけでなく、登録番号も記載しなければ受理されません。

適格請求書を発行する事業者は、国税庁の適格請求書発行事業者登録を行わなければなりませんが、その際に登録番号が発行されます。発行された番号は請求書に記載しなければならないため、必ず把握しておきましょう。

また、税率ごとに合計した対価の額および適用税率などの記載も必要です。もう1つの変更点としては、不正発行に対する罰則が強化される点が挙げられます。罰則は5年以下の懲役または50万円以下の罰金です。場合によっては、両方が課せられることもあります。

記入の際の注意点

適格請求書を書く際には、さまざまな点に注意する必要があります。ここでは、特に気を付けたい3つの注意点を解説します。

電子インボイス利用の際は専用システムが必要

電子インボイス（eインボイス）とは、電子データで作成・送付される請求書です。電子インボイスは紙の請求書よりコストが削減できるほか、効率よく請求書を作成できるなどのメリットがあります。ただし、電子インボイスの利用には専用システムが必要です。

電子インボイスシステムには、自社開発システム・パッケージソフト・クラウドサービスなどがあります。自社開発システムは開発費用が高いものの、自社のニーズにあわせたカスタマイズが可能です。パッケージソフトは低コストですが、カスタマイズ性に劣ります。

クラウドサービスは初期費用やランニングコストが抑えられ、インターネットに接続できる環境があれば利用可能です。しかし、セキュリティ面やカスタマイズ性に課題がある場合があるでしょう。自社に合うシステムを導入し、利用することが大切です。

複数の書類でもインボイスに対応可能

インボイス制度は、複数の書類にも対応可能です。複数の書類から必要な情報を取得して、インボイスを作成することができます。例えば、納品書と請求書から商品名・数量・単価・金額を取得すれば複数の書類からインボイスが作成可能です。

また、複数の書類から取得した情報を組み合わせて、インボイスを作成する方法もあります。納品書から商品名・数量・単価を取得し、請求書から金額を取得してインボイスを作成することも可能です。

複数の書類から必要な情報を取得して書類を作成することで、効率的にインボイスを作成できます。また、適格請求書の様式は法令などで定められていないため、必要な事項が記載されていれば、どのようなフォーマットで作成しても問題はありません。

消費税の端数処理は税率ごとに1回

請求書に記載する消費税を計算する際には、1円未満の端数が生じるケースがあります。インボイス制度においては、消費税の端数処理は税率ごとに1回です。「1つの請求書につき税率ごとにずつの端数処理を行う」と決められています。

ただし、切り上げや切り捨て、四捨五入などの端数処理の方法については事業者が決められるようになっています。インボイス制度導入前は明確なルールがなかったため、適格請求書を記入する際には注意が必要です。

参考：適格請求書保存方式の概要｜国税庁

適格請求書（インボイス）の保存方式

適格請求書を発行した場合には、法人も個人事業主も7年間の保存義務が生じます。ここでは、保存の際の方式を見ていきましょう。

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適格請求書発行事業者が保管するもの

適格請求書発行事業者が保管するものとしては、帳簿・発行した適格請求書の写し・受け取った適格請求書が挙げられます。それぞれの書類を保存しておく必要があるため、紛失しないように注意してください。

帳簿とは、事業者の財産や取引を記録した書類です。そのほか、適格請求書の写しや受け取った適格請求書などを7年間保存しなければなりません。適切に保存していない場合には、仕入税額控除を受けられないケースもあるため気を付ける必要があります。

帳簿の保存

事業者の帳簿には、日付・取引先・取引内容・金額・税額などを記載します。帳簿とは、事業者の財産や取引を記録した書類です。帳簿を作成することで、事業者は収入や支出を把握し、税務申告を正しく行えます。

帳簿は、国税庁の定める様式に従って作成しなければなりません。国税庁のウェブサイトから帳簿の様式をダウンロードできるため、必ずチェックしておきましょう。帳簿を正しく保管することで、税務調査で追徴課税を受けるリスクを軽減できます。

請求書・領収書・売上伝票・仕入伝票・発送伝票・入出金伝票などの書類は必ず保存しておき、帳簿を記入する際に使用して効率よく作成しましょう。

参考：帳簿の記帳のしかた｜国税庁

請求書などの証憑保存

請求書などの証憑保存を行うことも義務付けられています。証憑保存とは、取引や契約の成立を証明するために必要な書類を保管することです。証憑には、請求書・領収書・契約書・納品書・発送伝票・入金伝票・出金伝票などがあります。

電子保存も可能なため、効率よく保存しておきたい場合には電子保存を活用しましょう。また、これらの書類については全て7年間の保存が必要です。7年間分を紙で保存すると場所を取るため、保存が難しい場合は電子保存を利用してください。

参考：適格請求書保存方式の概要｜国税庁

適格請求書を発行しなくても仕入税額控除を受けられる場合

インボイス制度では、適格請求書の発行が義務付けられていますが、例外として適格請求書を発行しなくても仕入税額控除を受けられる場合があります。ここでは、例外の一部を解説します。

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買い手側が請求書などの交付を受けることが困難な場合

買い手側が請求書などの交付を受けることが困難な場合、適格請求書がいりません。買い手側が適格請求書を保存することが困難な場合、国税庁が定める一定の要件を満たせば、帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められます。

買い手側が適格請求書の交付を求めたにもかかわらず、適格請求書が発行されないなどの理由がある場合は適格請求書を発行しなくても控除を受けられるとされています。ただし、さまざまな要件を満たす必要があるため注意してください。

仕入れにかかる金額が1万円未満の場合

仕入れにかかる金額が1万円未満の場合は、適格請求書を保存する必要はありません。これは、仕入れにかかる金額が1万円未満の場合は、消費税の納税義務がないためです。そのため、1万円未満の場合は、適格請求書を発行する義務も保存する義務もありません。

このような場合には、帳簿の保存のみで仕入税額控除が認められます。ただし、控除を受けるためにはいくつか条件があるため、あらかじめ確認しておく必要があるでしょう。

参考：3 帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められる場合

インボイス制度対応のシステムで管理を効率化

インボイス制度を導入する場合、経理業務が煩雑化します。今までと異なる請求書を作成したり、税金の計算を見直したりしなければなりません。その際、インボイス制度に対応したシステムを導入しておけば、業務の効率化を図れます。

制度に対応した請求書発行・受領システムなどを導入し、煩雑な業務を効率よく行える体制を整えておきましょう。インボイス制度対応のシステムでは、適格請求書の作成や保存を自動化することが可能です。また、手作業によるミスを防いで管理を効率化できます。

まとめ

インボイス制度は、課税事業者が仕入税額控除を受けられる便利な制度です。控除が受けられるほか、取引先とのスムーズなやり取りや信頼関係の構築にも役立つでしょう。ただし、制度を利用するためにはいくつかの点に注意しなければなりません。

インボイス導入に当たって対応すべきを理解した上で、適格請求書の作成方法をしっかりと確認し、正しい方法で作成・保存をしておくことが大切です。煩雑な業務に負担を感じる場合には、インボイス制度に対応したシステムの導入を検討してみてください。