インボイス（適格請求書）の書き方を徹底解説｜書き方がわかるテンプレートや効率的な作成ツール紹介も

適格請求書は、記載項目の要件が定められており、仕入税額控除を行うために正しく作成しなければなりません。本記事では、インボイスの記載項目の要件をはじめ、書き方や保存方法をご紹介。適格請求書テンプレートから、追加された項目や発行時の注意点をわかりやすく解説します。

目次

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1. 請求書発行システムを検討するならこのサービスがおすすめ
2. インボイス制度とは
3. 適格請求書（インボイス）の主なルール
4. 適格請求書（インボイス）の書き方
5. 適格請求書（インボイス）の保存方法
6. 適格請求書を発行しなくても仕入税額控除を受けられる場合
7. 適格請求書（インボイス）導入のメリット・デメリット
8. 適格請求書（インボイス）導入にあたり対応すべきこと
9. インボイス制度への対応はシステム導入で効率的に
10. まとめ

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インボイス制度とは

2023年10月に施行されたインボイス制度とは、消費税の軽減税率の導入に伴い、適格請求書（インボイス）の発行を義務付ける制度です。適格請求書とは、商品やサービスの販売に際して発行される請求書で、税率や税額が明記されている書類となります。

インボイス制度においては、適格請求書を受け取った事業者が仕入税額控除を受けることが可能です。仕入税額控除を受けると、消費税の納税額を計算する際に仕入にかかった消費税を控除できるようになります。

インボイス制度の対象となる事業者は課税事業者であり、適格請求書発行事業者登録を行っている事業者のみです。適格請求書発行事業者登録は、国税庁のウェブサイトから申請できます。登録をしていない場合には制度を利用できないため、注意が必要です。

参考：インボイス制度の概要｜国税庁

仕入税額控除とは

仕入税額控除とは、売上で預かった消費税から、仕入で負担した消費税を差し引くことです。仕入先がインボイスを発行できる適格請求書発行事業者の場合、売上で預かった消費税50万円から、仕入にかかった消費税30万円を差し引いた20万円が納付税額となります。

一方、仕入先がインボイスに対応していない場合は、仕入税額控除は受けられません。売上で預かった消費税50万円をそのまま納税する必要があります。

仕入先がインボイスを発行し、課税事業者がインボイスを保存することではじめて消費税の仕入税額控除が適用されるようになります。

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適格請求書（インボイス）の主なルール

インボイスの押えておきたい主なルールは3点あります。複雑化した細かなルールは他にも存在しますが、まずは前提となるこの3点を把握しておきましょう。

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インボイスを発行できるのは適格請求書発行事業者のみ

インボイスを発行できるのは適格請求書発行事業者のみです。適格請求書発行事業者とは、国税庁に登録した事業者で消費税の課税事業者であり、一定の要件を満たしている事業者となります。

適格請求書発行事業者でない事業者が発行した請求書は、適格請求書とは認められません。そのため、適格請求書発行事業者でない事業者から商品やサービスを購入した場合、仕入税額控除ができなくなります。

適格請求書発行事業者になるためには、国税庁のウェブサイトから申請書をダウンロードし、必要事項を記入して提出しなければなりません。申請書の提出後、国税庁から登録通知書が送付されます。

免税事業者が発行事業者登録をするには、課税事業者になる必要がある

免税事業者とは、前々年度の課税売上高が1,000万円以下で、消費税の納税義務を免除されている事業者のことです。

免税事業者は消費税の課税事業者ではないため、適格請求書発行事業者になる資格がありません。免税事業者が発行事業者登録をするには、課税事業者になる必要があります。

免税事業者がインボイス制度に対応する場合は、課税事業者となるための「消費税課税事業者選択届出書」と、適格請求書発行事業者となるための「登録申請書」を、納税地を所轄する税務署長に提出しましょう。

参考：消費税課税事業者選択届出書｜国税庁

参考：適格請求書発行事業者の登録申請手続（国内事業者用）｜国税庁

買い手側はインボイスを保存しないと仕入税額控除を受けられない

買い手側はインボイスを保存しないと、仕入税額控除を受けられません。買い手側は、仕入れに係る消費税を納税する消費税額から差し引くことができる「仕入税額控除制度」を利用することができます。

ただし、仕入税額控除制度を利用するためには、適格請求書を保存しておかなければなりません。適格請求書を保存しなかった場合、仕入税額控除をすることができないため、消費税額を納付する必要があります。適格請求書の保存期間は7年間です。

参考：適格請求書保存方式の概要｜国税庁

適格請求書（インボイス）の書き方

適格請求書は、記載事項を守り正確に記載しなければならず、不正発行をした場合の罰則も強化されています。図解をもとに、適格請求書の正しい書き方を学びましょう。

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主な記載事項

適格請求書の主な記載事項は、以下の通りです。区分記載請求書の項目に新たに3点（登録番号・適用税率・税率ごとに区分した消費税額等）が追加されました。

1. 請求書発行事業者の氏名又は名称および登録番号（課税事業者のみ登録可）
2. 取引年月日
3. 取引の内容（軽減税率の対象品目である旨）
4. 税率ごとに区分して合計した対価の額および適用税率
5. 税率ごとに区分した消費税額等
6. 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

適格請求を書く場合には、取引年月日や取引内容のほか、税率や税額なども記載する必要があります。また、事業者の氏名又は名称と登録番号も必ず記載してください。

適格請求書は紙の請求書に限らず、電子請求書でも発行することができます。ただし、電子請求書を発行する場合は、国税庁の定める要件を満たさなければなりません。どちらで発行する場合も記載する内容は変わらないため、上記の項目を参考にしてください。

参考：適格請求書等の記載事項｜国税庁

【Tips】不正発行に対する罰則が強化

適格請求書を不正発行した場合、5年以下の懲役または50万円以下の罰金、もしくは両方が科せられます。

記入の際の注意点

適格請求書を書く際には、さまざまな点に注意する必要があります。ここでは、特に気を付けたい3つの注意点を解説します。

電子インボイス利用の際は専用システムが必要

電子インボイス（eインボイス）とは、電子データで作成・送付される請求書です。電子インボイスは紙の請求書よりコストが削減できるほか、効率よく請求書を作成できるなどのメリットがあります。ただし、電子インボイスの利用には専用システムが必要です。

電子インボイスシステムには、自社開発システム・パッケージソフト・クラウドサービスなどがあります。自社開発システムは開発費用が高いものの、自社のニーズにあわせたカスタマイズが可能です。パッケージソフトは低コストですが、カスタマイズ性に劣ります。

クラウドサービスは初期費用やランニングコストが抑えられ、インターネットに接続できる環境があれば利用可能です。しかし、セキュリティ面やカスタマイズ性に課題がある場合があるでしょう。自社に合うシステムを導入し、利用することが大切です。

複数の書類でもインボイスに対応可能

インボイス制度は、複数の書類にも対応可能です。複数の書類から必要な情報を取得して、インボイスを作成することができます。例えば、納品書と請求書から商品名・数量・単価・金額を取得すれば複数の書類からインボイスが作成可能です。

また、複数の書類から取得した情報を組み合わせて、インボイスを作成する方法もあります。納品書から商品名・数量・単価を取得し、請求書から金額を取得してインボイスを作成することも可能です。

複数の書類から必要な情報を取得して書類を作成することで、効率的にインボイスを作成できます。また、適格請求書の様式は法令などで定められていないため、必要な事項が記載されていれば、どのようなフォーマットで作成しても問題はありません。

消費税の端数処理は税率ごとに1回

請求書に記載する消費税を計算する際には、1円未満の端数が生じるケースがあります。インボイス制度においては、消費税の端数処理は税率ごとに1回です。「1つの請求書につき税率ごとにずつの端数処理を行う」と決められています。

ただし、切り上げや切り捨て、四捨五入などの端数処理の方法については事業者が決められるようになっています。インボイス制度導入前は明確なルールがなかったため、適格請求書を記入する際には注意が必要です。

参考：適格請求書保存方式の概要｜国税庁

適格請求書（インボイス）の保存方法

適格請求書を発行した場合には、関係書類もあわせ保存義務が生じます。適切に保存するためのポイントを見ていきましょう。

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適格請求書発行事業者が保管するもの

適格請求書発行事業者が保管するものとしては、帳簿・発行した適格請求書の写し・受け取った適格請求書が挙げられます。それぞれの書類は法人・個人事業主ともに7年間保存しなければなりません。適切に保存していない場合には、仕入税額控除を受けられないケースもあるため注意しましょう。

帳簿の保存

帳簿は、企業の財産や取引を記録し、税務申告を正しく行うために作成します。そのため、国税庁の定める様式に従って作成しなければなりません。日付・取引先・取引内容・金額・税額などを記載しますが、国税庁のウェブサイトからも帳簿の様式をダウンロードできます。

不正に帳簿を記帳した場合、税務調査で追徴課税を受けるリスクがあります。正確に帳簿を記入するため関連書類・証憑も必ず保存し、いつでも突合できる環境を整えておきましょう。

参考：帳簿の記帳のしかた｜国税庁

請求書などの証憑保存

請求書などの証憑保存を行うことも義務付けられています。証憑保存とは、取引や契約の成立を証明するために必要な書類を保管することです。証憑には、請求書・領収書・契約書・納品書・発送伝票・入金伝票・出金伝票などがあります。

また、これらの書類については全て7年間の保存が必要です。電子保存であれば、保管場所を確保する必要もなく、効率的な管理が可能でしょう。

参考：適格請求書保存方式の概要｜国税庁

適格請求書を発行しなくても仕入税額控除を受けられる場合

インボイス制度では、適格請求書の発行が義務付けられていますが、例外として適格請求書を発行しなくても仕入税額控除を受けられる場合があります。ここでは、例外の一部を解説します。

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買い手側が請求書などの交付を受けることが困難な場合

買い手側が請求書などの交付を受けることが困難な場合、以下のような取引では適格請求書の保存義務が免除されます。その場合、国税庁が定める一定の要件を満たせば、帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められます。

• 3万円未満の公共交通機関を利用した際の乗車券
• 3万円未満の自動販売機での購入
• 入場券等が使用時に回収される取引
• ポスト投函での郵便サービス利用費
• 卸売市場における出荷者等の生鮮食料品等の販売など
• 古物営業者の一般人からの古物購入
• 質屋営業者の一般人からの質物の取得
• 農林水産物の販売など
• 従業員に支給する通常必要とされる出張旅費等

買い手側が適格請求書の交付を求めたにもかかわらず、適格請求書が発行されないなどの理由がある場合は適格請求書を発行しなくても控除を受けられるとされています。ただし、さまざまな要件を満たす必要があるため注意してください。

仕入れにかかる金額が1万円未満の場合

仕入れにかかる金額が1万円未満の場合は、適格請求書を保存する必要はありません。これは、仕入れにかかる金額が1万円未満の場合は、消費税の納税義務がないためです。

このような場合には、帳簿の保存のみで仕入税額控除が認められます。ただし、控除を受けるためにはいくつか条件があるため、以下のサイトであらかじめ確認しておきましょう。

参考：3 帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められる場合

適格請求書（インボイス）導入のメリット・デメリット

適格請求書（インボイス）導入には、さまざまなメリット・デメリットがあります。ここでは、適格請求書のメリット・デメリットをそれぞれ詳しく解説します。

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適格請求書導入のメリット

適格請求書導入には、電子化・自動化による業務の効率化など多くのメリットがあります。また、制度導入後の取引が有利になる点も大きなメリットです。以下で、適格請求書の導入によって得られるメリットを2つ紹介します。

導入をきっかけに、電子化・自動化で業務効率化できる

1つ目のメリットとして、電子化・自動化による業務効率化が挙げられます。インボイス制度を利用する際には、電子で適格請求書を作成することが可能です。電子データで適格請求書を作成すれば保存がしやすくなり、管理が楽になるでしょう。

また、電子の適格請求書を作成するためには専用システムの導入が必要です。システムを導入すれば作成が自動化でき、業務の効率化に繋がります。システムにはさまざまな種類があり、自社で開発したシステムであれば使いやすくカスタマイズすることが可能です。

パッケージ型やクラウド型のシステムを活用すれば、導入コストを安く抑えつつ業務の効率化を図れるでしょう。自社に合ったシステムを導入し、電子化や自動化による業務の効率化を目指してみてください。

制度導入後の取引に有利

2つ目のメリットは、制度導入後の取引に有利になる点です。インボイス制度を導入することで、取引先との取引が円滑になります。適格請求書は、消費税の税率と税額を正確に記載しているため、取引先は仕入税額控除を正確に行うことができるでしょう。

また、インボイス制度を導入することで、取引先が適格請求書を発行していれば、仕入税額控除が受けられます。仕入税額控除とは、仕入れに係る消費税を納税する消費税額から差し引くことができる制度です。

そのため、インボイス制度を導入することで、消費税額を抑えられます。インボイス制度を導入すれば、取引先との信頼関係を構築することも可能です。制度開始後もスムーズな取引を行うために、インボイス制度の導入を検討しましょう。

適格請求書導入のデメリット

適格請求書の導入には多くのメリットがある一方で、消費税に関する業務負担がかかるなどのデメリットもあります。ここでは、適格請求書導入によるデメリットを2つ紹介します。

消費税に関する業務の複雑化

1つ目のデメリットとしては、消費税に関する業務の複雑化が挙げられます。インボイス制度を利用する場合は適格請求書の発行が義務化されるため、請求書の様式を変更しなければなりません。

適格請求書には、消費税の税率と税額を正確に記載する必要があります。そのため、請求書の作成には今まで以上の手間がかかるでしょう。また、適格請求書を発行していない取引先から仕入れた場合には、仕入税額控除ができません。

そのため、取引先の選定に注意する必要があります。適格請求書制度の導入に伴い、システムの改修や教育の実施が必要になる場合もあり、コストがかかる可能性がある点にも注意が必要です。

請求書の様式を変更する必要がある

2つ目のデメリットとしては、請求書の書式を変更する必要がある点も挙げられます。インボイス制度の導入に伴い、請求書の様式を一部変更しなければなりません。適格請求書には消費税の税率と税額を正確に記載する必要があり、従来の請求書では不十分なためです。

請求書の様式を変更する必要は、デメリットと捉えられるかもしれません。しかし、適格請求書制度は、消費税の公平な負担を実現するための制度であり、デメリットよりもメリットの方が大きいと言えます。

また、請求書の様式を変更する際には、適格請求書の記載事項を参考にすることで、効率的に変更を行えます。システムなどの導入をしている場合には、使いこなすことができれば業務の効率化も図れるでしょう。そのためにも、自社に合うシステムの導入が重要です。

適格請求書（インボイス）導入にあたり対応すべきこと

インボイスを導入するにあたって、いくつか対応・確認しておくべきことがあります。内容は課税事業者と免税事業者で異なるため、それぞれ解説します。

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課税事業者の場合

課税事業者がインボイスを導入するにあたっては、次のことを対応・確認しましょう。

1. 取引先が適格請求書発行事業者であるか
2. インボイスに対応したシステムの導入

取引先が課税事業者であっても、適格請求書発行事業者の登録を行っていない場合には仕入税控除はできません。そのため、取引先が適格請求書発行事業者であるかどうかを事前に確認しましょう。

また、現在自社で使用しているシステムがインボイス制度に対応しているかを確認しましょう。もし対応していない場合は、システムの改修や買い替えを検討しましょう。

これまでシステムを利用していなかった場合は、インボイス導入による業務の煩雑化を見越し、インボイス対応のシステム導入を検討しましょう。

参考：国税庁インボイス制度適格請求書発行事業者公表サイト

免税事業者の場合

免税事業者等の小規模事業者は、取引条件が一方的に不利にならないよう、独占禁止法や下請法で保護されています。しかし、取引先が課税事業者の場合、免税事業者のままでいることで取引先から取引内容の見直しや消費税額分の値下げ交渉などが発生する可能性はあります。

そういった可能性を視野に入れ、適格請求書発行事業者になるべきかを検討しましょう。ただし、取引先が課税事業者であっても「簡易課税制度」を適用している場合は、適格請求書が不要になるため、免税事業者のままでもインボイスによる影響はありません。

また、取引先が免税事業者や一般の消費者であれば、免税事業者のままでも影響はないため、こちらもインボイス導入にあたって必要となる対応はありません。

参考：免税事業者及びその取引先のインボイス制度への対応に関するQ&A｜公正取引委員会

参考：独占禁止法｜公正取引委員会

参考：下請法の概要｜公正取引委員会

インボイス制度への対応はシステム導入で効率的に

インボイス対応は各種対応システムの活用によって業務を効率化できます。請求書発行システムや会計ソフトなどがその対象となります。例えば仕入用の税区分を登録することで、取引に応じて課税事業者・免税事業者どちらにも即座に対応した業務処理が可能になります。

また、あわせて押えておきたいのが「電子帳簿保存システム」です。電子帳簿保存法に則り、受け取ったインボイスや経費精算で提出されたレシートは7年間保存することが義務付けられています。適切に電子保存されなければ罰則を受けることもあるため注意が必要です。

インボイス制度、電子帳簿保存法両者に対応するシステムもあるため、自社に適したシステム選びのもと導入しましょう。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

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まとめ

インボイス制度は、課税事業者が仕入税額控除を受けられる便利な制度です。控除が受けられるほか、取引先とのスムーズなやり取りや信頼関係の構築にも役立つでしょう。ただし、制度を利用するためにはいくつかの点に注意しなければなりません。

インボイス導入に当たって対応すべきを理解した上で、適格請求書の作成方法をしっかりと確認し、正しい方法で作成・保存をしておくことが大切です。煩雑な業務に負担を感じる場合には、インボイス制度に対応したシステムの導入を検討してみてください。