人事管理システムとは？種類や機能一覧・メリット・選び方・導入事例も解説

人事管理システムとは、従業員の情報や勤怠、労務などの人事業務に関する情報を一元管理できるシステムです。上手に活用することで業務効率化や人為的ミス防止に繋がります。本記事では、人事管理システムの機能やメリット・デメリット、選び方、導入事例を比較しながら解説しています。

目次

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1. 人事管理システムとは？
2. システムを使わない従来の人事管理での問題点
3. 人事管理システムのメリット
4. 人事管理システムのデメリット
5. 人事管理システムの主な機能一覧
6. 人事管理システムの選び方
7. 人事管理システムの導入方法
8. 導入事例
9. まとめ

人事管理システムとは？

人事管理システムとは、勤怠・給与計算・労務・人材配置・人材採用・人事評価・データ分析などの人事業務に関する情報を一元管理できるシステムです。

システムの導入により、これまで書類やExcelで管理していた業務にかかる時間や人材、人為的ミスが大幅に削減されるため、業務の効率化が図れます。

人材マネジメントにおいては、人事評価システムを活用することで従業員のモチベーションUPや最適な人材配置の実現に繋がります。

このように業務の効率化や最適な人材配置といった、企業の成長に欠かせない人事業務を手助けしてくれるのが人事管理システムです。

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人事管理とは

人事管理とは、人材を効果的に活用するために従業員の情報を管理することです。具体的には、人材の採用から始まり、育成やマネジメント、人事評価、モチベーション管理などが含まれます。会社の目標のために従業員を教育し、成果を上げやすい環境作りを管理します。

このような人事管理は、数多く所属する従業員を全て適切に管理していくには、人力だけでは追いつきません。そのため、「人事管理システム」を活用することで細かい管理が可能になります。

人事管理システムの種類

人事管理システムには、「人事管理システム」と「人材マネジメントシステム」の2種類に分けられます。

「人事管理システム」には勤怠管理・給与計算・労務管理などが含まれ、「人材マネジメントシステム」には人材配置・人材採用・人事評価などが含まれます。これらの詳しい機能の紹介は後述して紹介します。

大手企業だけでなく中小企業にもおすすめ

人事管理システムの導入は大企業だけでなく、中小企業にも多くのメリットがあります。人事業務で管理する情報は多岐に渡るため、システムで一元管理することで担当者の負担を軽減でき、人手不足の解消に繋がります。

人事業務の中でも、人事評価はとりわけ難しい業務と言えます。適正な評価ができなければ従業員の不満が募り、モチベーションの低下や離職を招きかねません。

システムを活用することにより、公平な人事評価や適切な人材配置を行うことで従業員の満足度が上がり、離職率の低下が期待できます。

システムを使わない従来の人事管理での問題点

システムを利用しない従来の人事管理では多くの問題点がありました。例えば、以下の三つのような問題点を挙げることができるでしょう。

コンプライアンスリスク

労働関連法規や規則の変更などに対応しにくく、法的なリスクが増す可能性があります。法的責任や、社会的評判の失墜など取り返しのつかない事態になることも考えられます。

人事評価の難しさ

従業員の評価やフィードバックが体系的に行われないため、公平性や透明性に欠けることがあります。このような人事評価への不信感は、モチベーションの低下や離職を招く大きな原因になることも考えられます。

情報管理の難しさ

手作業でのデータ入力や管理が必要になり、時間がかかり、人為的ミスが発生しやすくなります。また、資料やデータが異なる場所に存在し、必要な情報を迅速に見つけることが困難になる場合があります。データの手入力や資料を見つけ出すという無駄な工数が発生してしまうことは、従来の人事管理での課題の一つだと言えるでしょう。

これらの問題は人事管理の効率や効果を損ねるばかりでなく、人件費や時間的コストの増加により、企業全体のパフォーマンスにも悪影響を与える可能性があります。

人事管理システムのメリット

人事管理システムの導入には様々なメリットがあります。システムの導入によって業務の効率化や人為的ミス、リスクやコストの削減に繋がります。

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業務の効率化・人為的ミスの防止ができる

人事業務は多岐に渡り、細かい数字を扱うこともあるため、情報を自動で管理することで業務の効率化だけでなく、人為的ミスの防止に繋がります。

業務の効率化は人件費や工数の削減だけでなく、従業員のスキルアップや新しいアイデアの創出に繋がります。その結果、従業員の満足度が向上して定着率がUPし、生産性の向上が期待できます。

人材情報・評価データを一元管理できる

人事に関する情報を一元管理できることで、評価や人材配置など様々なデータから分析できたり、部門間での情報共有もスムーズに行えます。

人材情報や評価が一目で分かるため、年齢別人員構成の偏りやスキルの偏りが可視化できます。その結果、事業の目標達成に向けて必要な人材の絞り込みができ、効率的な採用計画に結びつきます。

最適な人材配置が可能になる

一般的に、離職率の高い企業は従業員の満足度が低いと考えられます。人事管理システムを活用すれば従業員の業績やスキルなどから適切な人材配置が行えるため、従業員がより能力を発揮できたり、生産性向上にも期待ができます。

最適な人材配置が実現すれば従業員のキャリア形成にも繋がり、長期的な人材育成に結びつきます。長期的な人材育成により企業側が望む人材が育ち、会社の利益率UPに貢献してくれます。

法律改正に伴う制度変更にも対応しやすい

紙やExcelを使ったアナログで業務を行っている場合、法律改正に伴う制度変更の際にミスや手間が生じる可能性があります。

システムを導入すれば、自分で対応しなくても自動でアップデートされるため、大幅な制度変更にもスムーズに対応できます。法改正の度にかかっていた人手や時間が削減でき、通常業務の妨げになることもありません。

セキュリティを強化できる

人事管理では従業員の個人情報や会社の機密情報を扱うため、強固なセキュリティが必要とされます。人事管理システムでは、ログ管理やアクセス制御などによるセキュリティの強化が行えます。

システム導入後も定期的にソフトウェアの更新や脆弱性の確認が行われるため、自らセキュリティ対策を実施するよりも高い効果が期待できます。

人事管理システムのデメリット

このように人事管理システムには様々なメリットがありますが、選び方や使い方によってはデメリットが発生する可能性もあります。システムの導入を検討する際は、これらの事項にも注意する必要があります。

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システムの導入が難しい

人事業務は取り扱う情報が多いため、データベースの構築やシステムの要件定義、システムの連携に手間がかかるため、導入に踏み切れないこともあるでしょう。

自社でシステムを構築すると時間とコストがかかりますが、オンライン上のサーバーで管理するシステム（クラウド型)を選択すれば、導入までの時間とコストが削減できます。

情報漏洩の不安がある

システム上で情報を管理する場合、情報漏洩の可能性は否定できないため、高度なセキュリティ対策が必要になります。

セキュリティレベルの高いシステムを選択するのはもちろんですが、利用者のセキュリティ意識を高めるためのリテラシー教育なども必要です。

人事管理システムの主な機能一覧

人事管理システムには、労務管理や人材配置などの一部の人事業務に特化しているものもあり、システムによって得意とする業務範囲が異なります。

ここでは人事管理システムで具体的にどのようなことができるのか、システムの主な機能と内容について解説していきます。

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機能	主な内容
人事情報管理	・従業員の基本情報の管理 ・従業員の保有資格、スキル、職歴の管理 ・従業員の勤務状況の管理
勤怠管理	・出退勤、就業時間、有給休暇の管理 ・シフトの作成
給与計算	・給与の算出・手当・保険料の計算 ・給与明細の発行・FBデータの作成 ・年末調整
労務管理	・従業員の基本情報の管理 ・社会保険手続き・雇用保険の手続き ・雇用契約書の作成 ・マイナンバー管理・安全衛生の管理
人材配置	・従業員のスキル、適正、キャリアプランの管理 ・組織図の作成・異動シミュレーション
人材採用	・求人票の作成・応募者の情報管理 ・応募者とのやり取り・採用までの日程作成 ・選考の進捗管理
人事評価	・従業員の目標、進捗の管理 ・評価基準の設定・評価シートの作成 ・多面評価
データ分析	・人員構成の分析・人材評価の分析 ・生産性の分析・勤怠状況の分析・退職理由の分析

人事情報管理

人事管理情報システムでは、従業員の氏名・生年月日・住所・入社年度・職歴などの基本情報や、保有資格、勤務状況などを一元管理できます。

人事情報管理システムを使えば、個人情報の更新がスムーズに行えるため、異動や入退社の多い企業では業務の効率化に繋がります。

勤怠管理

勤怠管理システムでは、出退勤・就業時間の管理のほか、残業時間や有給休暇の集計、勤務シフトの作成が行えます。残業時間や有給取得のアラート機能の利用により、法律違反を防ぐことができます。

勤怠管理システムを使えば、タイムカードの打ち忘れや計算ミスが少なくなるだけでなく、従業員の健康管理のサポートにも役立ちます。給与計算システムと連携することで、勤怠状況から給与の自動計算が可能になります。

給与計算

給与計算システムでは、給与や賞与の算出、各種手当や保険料の計算、給与明細の発行、FBデータ（銀行への振込依頼データ）の作成、年末調整業務が行えます。

給与計算システムを使えば、計算ミスなどの人為的ミスが軽減されます。税率・保険料率の変更も自動でアップデートしてくれるため、専門知識がなくてもスムーズに作業できます。

給与計算システムは給与計算に特化したものと、勤怠・労務・人事管理まで行えるものがあります。給与計算と勤怠管理は連携できる場合がほとんどですが、どこまでカバーできるか確認しておく必要があります。

労務管理

労務管理システムでは、従業員の基本情報の管理、社会保険・雇用保険の手続き、雇用契約書の作成、安全衛生の管理、マイナンバー管理が行えます。

労務管理システムを使えば、業務の効率化はもちろん、自治体等への書類提出がスピーディーになり、従業員の満足度にも繋がります。

システムによっては給与WEB明細の発行や年末調整、就業時間の管理ができたり、勤怠管理システムや給与計算システム、人事管理システムと連携できたりするものもあります。

人材配置

人材配置システムでは、従業員のスキル・適性・キャリアプランの管理、組織図の作成、異動シミュレーションが行えます。

人材配置システムを使えば、従業員の基本情報と必要な人材のマッチングができるため、最適な人材配置が実現します。

時間がかかる人材配置の計画も、異動シミュレーション機能を活用することで作業が効率的に進み、人材配置の精度も高まります。

人材採用

人材採用システムでは、求人票の作成、応募者の情報管理、応募者との連絡、選考の日程作成、選考の進捗管理ができます。

応募者と電話やメールで個別にやり取りする場合と比べて連絡漏れが減り、担当者の負担が軽減されます。採用までのスピードもUPするため、人手不足の解消にも繋がります。

システムによっては、採用活動のデータ分析ができたり、新卒・キャリア・パート・アルバイトなどの採用区分に対応できるものもあります。

人事評価

人事評価システムでは、従業員の基本情報や目標・進捗状況の管理、評価基準の設定、評価シートの作成、多面評価が行えます。

やはり人が人を客観的に評価するのは難しく、人事評価は人事管理の中でも非常に難易度の高い業務と言えます。

人事評価システムを上手く活用すれば公正な評価ができ、担当者の負担を減らすことができます。評価基準の見える化で従業員の不満も軽減し、モチベーションUPにも繋がります。

データ分析

データ分析システムでは、他のシステムと連携することにより、人員構成・人材評価・生産性・勤怠・退職理由などを分析できます。

システムを使って従業員のタイプ別統計や散布図を作成すれば、戦略的な採用計画にも役立ちます。

人事管理システムの選び方

人事管理システムの必要性が高まり、様々なタイプのシステムが登場しています。目的にマッチしたシステムを導入するために、ここでは人事管理システムの選び方を紹介します。

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導入目的を明確にしておく

導入目的とシステムの機能がマッチしているかが最も重要なポイントです。自社の課題やどんな機能があれば問題が解決するか、あらかじめ明確にしておく必要があります。

導入目的を明確にすることで「一部の機能しか使わない」「システムを持て余す」といった無駄なコスト発生を防ぐことができます。

また、母国語が日本語でない従業員が多く在籍する企業では、多言語対応のシステムが必要です。多言語対応の機能の有無とその内容も確認しておきましょう。

自社に合う導入形態か確認

人事管理システムには「クラウド型」と「オンプレミス型」と「パッケージ型」の3種類があります。クラウド型はオンライン上のサーバーを利用してシステムを構築するタイプで、オンプレミス型は自社のサーバー上にシステムを構築します。パッケージ型は専用のソフトウェアとライセンスを購入し、パソコンにインストールして使用するタイプになります。

現在はクラウド型を選択する企業が多いですが、それぞれの特徴を比較した上で自社にあった導入形態かを確認する必要があります。

クラウド型

オンライン上のサーバーを利用するクラウド型はコストが安く、導入まで時間がかかりません。社外からのアクセスが可能で、テレワークやモバイルワークにも対応しています。

法改正の際は自動でアップデートでき、トラブル時のサポートも充実しているため、専門的な知識は必要ありません。

一方、オンライン上のサーバーを利用するため、情報漏洩のリスクは否定できません。既存のシステムを使用することになり、カスタマイズできない点もデメリットと言えます。利用者数に応じてライセンス費用が変わることも確認しておきましょう。

メリット	デメリット
導入に時間がかからない	情報漏洩のリスクがある
導入コストが安い	機能のカスタマイズができない
法改正への対応が早い	利用者数に応じてライセンス費用が変わる
テレワーク・モバイルワークに対応
サポートが充実している

オンプレミス型

オンプレミス型は自社のサーバー上でオリジナルのシステムを構築するため、セキュリティ対策を強化しやすく、目的に合わせて機能をカスタマイズできます。

一方、システムを一から構築するため導入コストが高く、時間がかかる点がデメリットと言えます。導入する際のシステムの要件定義など、専門知識が必要とされる場面もあります。

導入後にトラブルや疑問点が発生した場合に備えて、システムの保守や管理を行う担当者を社内に置いておかなければなりません。サポートを依頼する場合は年間保守契約を結ぶ必要があります。

一般的に、オンプレミス型は1000人以上の大企業向けと考えられていて、サーバーの設置には充分なスペースが必要です。

メリット	デメリット
セキュリティが強固	導入に時間がかかる
目的に合わせて機能をカスタマイズできる	導入コストが高い
	専門知識が必要
	サーバーの設置スペースが必要

パッケージ型

パッケージ型は、専用のソフトウェアとライセンスを購入し、パソコンにインストールして利用します。サーバーを構築する必要がなく、買い切りで月額費用がかからないため、他のタイプと比べてコストを抑えることができます。また、購入した当日からサービスを利用できる点も特徴です。一方で、データが各パソコンに分散して保存されるため、共有する際に手間がかかることがあります。また、利用できる機能はあらかじめ決まっており、アップデートによって新たな機能が追加されることはありません。さらに、システムを各パソコンにインストールする必要があるため、従業員の多い大企業には向いていないと言えるでしょう。

メリット	デメリット
コストを抑える事ができる	データが分散し共有に手間がかかる
購入した当日から利用できる	利用できる機能があらかじめ決まっている
	システムを各パソコンにインストールする必要がある

コストを確認

人事管理システムは機能が多ければ多いほど料金が高くなるため、費用対効果から検討したり、自社に必要な機能を絞ることでコストが抑えられます。

クラウド型は初期費用が無料の場合が多く、月額料金に保守費用が含まれている場合がほとんどです。月額料金はシステム（機能）によってユーザー単位かライセンス単位かが異なります。

オンプレミス型は初期費用は高額ですが、ランニングコストはほとんどかかりません。サーバーをレンタルする場合はレンタル料、サポートを依頼する場合は年間保守契約費用が必要です。

パッケージ型はクラウド型、オンプレミス型と比べてコストを抑える事ができます。しかし、その分、機能やカスタマイズの柔軟性が低いことが多いです。

システムはコスト面だけで選ぶと機能が少なかったり、サポート体制が不十分なことがあります。コストも大切ですが、やはり導入目的を最優先に選ぶようにしましょう。

既存システムと連携できるか

既にシステムを導入している場合、既存のシステムと連携できるかも重要なポイントです。既存システムとの互換性が悪い場合、かえって余計な手間が増えてしまいます。

人事業務は採用・勤怠・労務・人材配置と深く関連するため、これらのシステムと連携できると利便性が高く、導入後も円滑に作業ができます。

システムとの連携には「API連携」と「CSV連携」の2種類の方法があります。API連携は複数のシステム間でリアルタイムでのデータの送受信が可能です。

一方、CSVはデータをファイル形式でデータを送信するため手作業が多いのがデメリットですが、大量のデータを一括送信したり、誰でも使える点がメリットと言えます。

現在はAPI連携を用いるシステムがほとんどですが、導入目的と連携方法がマッチしているか確認しておくと安心です。

無料トライアルで使いやすさを確認

使いにくいシステムはメリットが半減します。特に人事管理システムで勤怠管理を行う場合は、全ての従業員が利用するため、操作のしやすさが決め手になります。

導入後に後悔しないためにも、まずは無料トライアルでのテスト運用がおすすめです。システムによっては、無料トライアル期間も有料サービスと同様の使い方ができるため、トライアル中にしっかりと要望を伝えておきましょう。

サポート体制・セキュリティ対策を確認

システムを利用するにあたって、システム障害やトラブルの発生は止むを得ません。そのため、トラブルや疑問点が発生した場合はどこまでサポートしてくれるか、サポート対応時間なども確認しておきましょう。

情報漏洩のリスクを考えて、セキュリティ対策もしっかり確認する必要があります。セキュリティの監視体制や監視データの保管期間など、細かい点にも注意を払いましょう。セキュリティの国際規格の有無も確認しておくと安心です。

人事管理システムの導入方法

人事管理システムを会社に導入するには、導入するまでにいくつかのステップを踏む必要があります。ここでは、簡単に導入までのステップを紹介します。

1. 課題の洗い出し
2. 自社に合うシステムをリサーチする
3. 無料期間で試してみる
4. 導入を開始する

まずは、数ある人事管理システムの中から自社に合うものを選択せねばなりません。そのためには現在の自社における人事の課題を洗い出す必要があります。複数ある場合は優先順位を付け、その中でシステム化したい項目をピックアップしましょう。

次に、システム化したい項目が含まれている人事管理システムをリサーチし、トライアルや無料お試しサービスなどを利用して使いやすさなどを試してみます。ここで導入後のイメージや効率化に活用できそうかなどをチェックし、問題なければ導入スタートです。

導入事例

人事管理システムの導入により、組織に具体的にどのような変化がもたらされるのでしょうか。ここでは、実際にシステムを導入した企業の事例を紹介します。

IT企業

IT企業のA社では、ワークフローを3つのシステムで運用しており、管理保守の手間や申請の煩雑さに課題がありました。また、組織図をExcelで作成しており、システム毎にマスタもバラバラで、それぞれで情報を更新する必要がありました。人事管理システムを導入することで、ワークフローを1つに統一して運用でき、システムの保守管理工数が削減できました。また、データベースを一度更新するだけで、すべての業務情報が更新され、担当者の時間的コストを大幅に削減できました。

（jinjer人事労務,導入事例,https://hcm-jinjer.com/results/131120/）

飲食業

1700以上の店舗をフランチャイズ展開しているB社では、アルバイトの新規採用や雇用契約更新の際の業務工数の多さが課題でした。雇用契約書を紙で締結し、店舗に保管していましたが、それらの業務が店長や社員にとってストレスとなっていたと言います。人事管理システムを導入したことで、雇用契約を締結する際の一連の業務を電子化し、ペーパーレス化を実現させました。また、契約書の紛失や渡し忘れなどのリスクも回避できるようになりました。

（jinjer人事労務,導入事例,https://hcm-jinjer.com/results/results-98330/）

製造業

工作機械自動車部品の製造を行っているC社。これまで対面で経費精算業務を行っていましたが、手作業が多く、申請ミスや漏れが目立っていました。さらに新型コロナウイルスの影響もあり、対面での経費精算業務を止め、人事管理システムの導入を決断しました。その結果、スマホやパソコンを通し、どこからでも経費精算を行うことが可能になりました。手作業を自動化でき、業務の効率化とミスや担当者の負担の大幅な削減に成功しました。

（jinjer人事労務,導入事例,https://hcm-jinjer.com/results/results-15265/）

まとめ

人事管理システムは人事業務に関する情報を一元管理できるシステムです。上手に活用することで業務の効率化や人為的ミスの防止、最適な人材配置が期待できます。

人事管理システムを選ぶ際は、導入目的を明確にしておく必要があります。自社の目的にマッチした機能を選定し、使いやすさを確認してから導入を検討しましょう。また、安全な運用管理のためには、セキュリティ対策やサポート体制の確認が必要です。

人事管理システムの導入を検討する際は、この記事を参考にシステムを選び、業務の効率化やコスト削減、生産性の向上といったメリットが実感できる環境作りを行いましょう。