電子帳簿保存法に則った請求書の保存方法は？｜注意点を分かりやすく解説

電子帳簿保存法とは、法人税や所得税などの国税に関連する帳簿や、書類を電子データによって保存する要件を法令で定めたものです。種類によって適用条件や保存期間が異なります。本記事では、電子帳簿保存法の概要と取引書類、保存方法の注意点についても分かりやすく解説します。

目次

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1. 請求書発行システムを検討するならこのサービスがおすすめ
2. 請求書における電子帳簿保存法の要件
3. 電子帳簿保存法を再確認
4. 電子帳簿保存法に関わる取引書類
5. 請求書の保存期間
6. 電子帳簿保存法に則った保存方法の注意点
7. 電子帳簿保存法に対応した請求書発行システムがおすすめ
8. まとめ

請求書発行システムを検討するならこのサービスがおすすめ

請求書における電子帳簿保存法の要件

2022年に改正された電子帳簿保存法は制定以来、複数回の要件緩和が行われており、これから電子データによる保存への切り替えを検討している企業にとっては、徐々に導入のハードルが下がっている状態です。

帳簿書類などの重要書類において、ペーパーレス化の促進・業務負担の軽減などが期待されており、企業には法令を遵守した柔軟な対応が求められています。また、帳簿書類には一定の保存期間が定められており、期間は法人と個人事業主で異なります。

請求書における電子帳簿保存法の要件として、他の帳簿書類と同様に真実性の確保および可視性の確保が求められます。重要書類と一般書類に分けて考えても、それぞれで真実性の確保・可視性の確保が必要であり、保存の形式や方法にも違いがあります。

電子データは紙の書類と比べて改ざんされやすく、請求書の内容が完全に正しいか、すぐに確認できるか、といった要件がいくつも定められています。

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請求書の真実性の確保

真実性の確保とは、請求書に記載されている内容に対して、改ざんなどが行われておらず、作成・訂正時と相違のない正しい内容であることの証拠を、確認できることが求められるものです。

真実性を確保するための要件は複数設定されていますが、その内いずれかの要件を満たしていれば認められます。

例えば、記録されている内容の訂正や削除に関する履歴に対し、タイムスタンプの付与を行います。また、訂正や削除などが行われた場合には、その事実を確認できるシステムを利用することや、内容の書き換えができないシステムによる保存などでも対応が可能です。

このように、データ保存の実行者や監視者などの情報を、システムによって管理する環境を整えることが求められます。

請求書の可視性の確保

請求書の可視性の確保に関しては、定められた全ての要件を満たす必要があります。まず、保存するデータに検索機能を付与することが義務付けられています。検索に関する機能のうち、最低限必要となるのが「取引年月日・その他日付・取引金額」の項目です。

さらに、書類の保存に係るディスプレイ・プリンター・パソコンとそれらの操作マニュアルに加え、使用するシステムの概要書なども設置する必要があります。

つまり、可視性の確保のためには、データ検索機能の確保・関連書類の備え付け・データの保存に使用する機器と説明書、といったように定められた要件がいくつもあります。

電子帳簿保存法を再確認

電子帳簿保存法とは、法人税や所得税などの国税に関連する帳簿や、書類を電子データによって保存するための要件を法的に定めたものです。税務調査などが入った場合には、これらの原本を提示する必要があります。

電子データによる保存は、こういった管理上の業務効率化・コスト削減につながります。企業には、帳簿の保存に関する法的な要件を遵守しながら、管理体制の強化と業務の効率化を進める姿勢が求められています。

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電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法は1998年に施行された法律で、電帳法とも呼ばれます。税法上の保存義務が発生する帳簿書類について、電子的なデータで保存する場合の要件が定められています。

電子帳簿保存法はこれまでにも数回の改正が行われましたが、2022年の改正によって電子データによる保存が義務化されました。これにより、電子的なデータで受領した書類は電子的なデータのまま保存を行うことが必須となりました。

電子データによる保存には3種類の方法が認められており、「電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引」のいずれかによって保存を行います。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

電子帳簿等保存

電子帳簿等保存とは、OfficeソフトのExel（エクセル）などで、電子的に作成された書類を電子的なデータのまま保存することです。

PDFなどの、電子化されたデータで保存する方法に加え、CMOと呼ばれる電子計算機出力マイクロフィルムによる保存方法もありますが、割合は電子データによる方法が多いです。

電子帳簿等保存の場合は、一貫して電子データ形式のまま行う必要があるため、請求書作成システムなどで作成を行った書類は電子帳簿保存法の対象となりますが、紙でもらった請求書や手書きなどで作成を行った書類は対象となりません。

スキャナ保存

スキャナ保存とは、紙で受領した書類を電子データに変換して保存する方法です。名前の通り、書類を読み取り機器でスキャンして、PDF化する方法が該当します。スキャナ保存の場合は、使用する機器やデータの保存要件が細かく定められています。

スキャナ保存を行う際は、保存要件に適したシステムが求められるほか、スキャンに必要な電子機器を備えている必要があります。また、重要書類と一般書類では保存要件が異なっており、書類がどちらに該当するかによって対応を変えなければなりません。

電子取引

電子取引とは、メールによる添付やクラウドシステムでの共有などによって電子的に受け取った書類の電子保存を行うことです。改正後の電子帳簿保存法では、電子取引によってやりとりを行った全ての書類を電子的な方法で保存することが義務化されています。

例えば、メール添付されたPDFによって請求書を受け取った場合や、クラウド上にアップロードされた書類のデータをダウンロードした場合などが電子取引に該当します。

また、共有システムで書類のやり取りを行ったり、パソコンで送受信できるペーパーレスFAXなどのデータも、電子取引に含まれます。

電子帳簿保存法の対象事業者

電子帳簿保存法の対象となる事業者は、所得税および法人税の保存義務者とされています。この場合、企業の規模や売上高などの要件は適用されず、全ての個人事業主・企業・公益法人などが対象に含まれます。

e-文書法との違い

e-文書法は「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」を合わせたものです。

e-文書法の対象となる書類は幅広く、主に民間分野におけるものです。対して、電子帳簿保存法では財務省および国税省が管轄する国税に関わる帳簿書類のみが対象となります。また、対象となる文書にあわせてそれぞれ異なる保存要件が設定されています。

参考：制度創設等の背景｜国税庁

電子帳簿保存法に関わる取引書類

電子帳簿保存法によって保存が義務付けられている書類は、大きく分類すると「国税関係帳簿・決算関係書類・取引関係書類」の3つに分けられます。また、特に資産に関わる書類を重要書類とし、その他の一般書類とは異なる保存ルールを設けています。

重要書類と一般書類に含まれるものは以下の通りです。また、これらの書類は受領側・発行側の双方で電子帳簿保存法に基づいた形式での保存が必要となります。

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重要書類	一般書類
契約書	見積書
領収書	検収書
請求書	注文書
納品書
借用証書

重要書類

契約書や領収書などをはじめとする重要書類は、真実性および可視性の確保のため、保存に関するさまざまな要件が定められています。また、原則として帳簿との相互関連性が必要となります。

重要書類は、受領してから7日営業日以内にタイムスタンプを付与する必要があります。また、読み取りの際には解像度200dpi相当かつ24bitカラーにおいて256階調以上のカラー画像による読み取りが必要です。

さらに、画像を読み取った際の解像度・階調・書類サイズに関する情報を読み取り情報として別途保存することが求められます。

参考：電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】｜国税庁

一般書類

一般書類の保存に関しては、原則的に真実性の確保と可視性の確保が保たれていれば、保存方法は重要書類とあまり変わりません。ただし、一般書類の場合はやや条件が緩和されています。

例えば、重要書類ではカラー画像による読み取りが必須となりますが、一般書類ではモノクロ画像での読み取り・保存が認められます。また、読み取り時における解像度・階調・書類サイズに関する情報の保存が不要となります。

請求書の保存期間

請求書を含む国税関係の帳簿書類は、それぞれ一定の保存期間が定められています。この期間は法人と個人事業主で異なり、各々の保存期間は以下のようになっています。

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法人/個人事業主	保存期間
法人	7年間（欠損金の繰越控除は10年間適用）
個人事業主	5年間（消費税納税者は7年）

法人

法人の場合、国税関係帳簿書類の保存期間は、確定申告書の提出期限翌日から7年間となります。この期限は、書類による保存の場合も電子データによる保存の場合も変わりません。なお、電子データでの保存を行う場合は、要件を満たした形を継続する必要があります。

青色申告の承認を受けている法人は、事業が赤字となって欠損金が発生した場合に、繰越控除を受けることができます。この場合、繰越控除は10年間可能となるため、帳簿書類の保存期間もこれに準じて10年間に延長されます。

個人事業主

個人事業主における帳簿書類の保存期間は5年間と定められています。対象範囲は白色申告・青色申告を含む全ての個人事業主ですが、基準期間における売上高が1,000万円以上となる消費税の課税事業者は例外となり、法人と同様に7年間の保存が必要です。

電子帳簿保存法に則った保存方法の注意点

電子データによって、受け取った書類を保存する際、電子帳簿保存法により保存形式や検索機能の確保などが定められています。ここでは、保存方法の注意点について、項目ごとに説明していきます。

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請求書は受け取った形式で保存

電子帳簿保存法の改正により、PDFなどの電子データによって受領した帳簿書類は電子データのまま保存することが義務付けられました。改正から2年間は猶予期間が設けられていますが、2024年1月1日からは紙媒体による保存が認められなくなります。

なお、請求書を電子的に保存する際、受け取った書類が紙でありそれをデータ化する場合と、電子データで受け取った書類をそのまま電子データで保存する場合では、要件や方法が異なります。

紙の場合

取引先から受領した請求書が紙の場合、保存方法は従来の紙のまま原本をファイリングする方法と、電子帳簿保存法に基づくスキャナ保存のいずれかとなります。条件を満たした形でスキャナ保存を行った場合、保存が完了した原本の紙の書類は破棄できます。

スキャナ保存を行う場合、まず受け取った紙の請求書をスキャナーなどで読み込み電子化する必要があります。この読み取り作業は書類の受領から2ヶ月以内に行うものと定められています。また、データ化した際にタイムスタンプの付与を行います。

その際、データの読み取りと同時にタイムスタンプが付与されるシステムを使用するか、データの訂正や削除に関する履歴が残るシステムなどを使用することが、保存要件として定められています。

電子データの場合

PDFなどの、データ形式の書類を受け取った場合は、電子帳簿取引法に則ってそのデータ形式のまま保存を行います。スキャナ保存と同様に、データ形式での保存を行う場合も、システムによるタイムスタンプの付与、または削除や訂正に関する要件が求められます。

なお、データで受領した書類を紙に印刷してから紙媒体での保存を行う方法もありますが、2024年1月からは一切無効となります。まだ体制の変更を行っていない場合は、2023年12月31日までの猶予期間の間に、データ保存のための体制を整える必要があります。

参考：電子帳簿保存法の内容が改正されました｜国税庁

改ざん防止措置に注意

電子データの保存において、改ざんを防止する措置が必須となります。理由としては、電子データは紙の請求書と異なり、押印や原本の区別などがしづらく、改ざんが行われやすいためです。

改ざん防止措置としては、まず専用システムによるタイムスタンプの付与が挙げられます。また、訂正や削除履歴が残るシステム、または訂正や削除そのものができないシステムを利用することも可能です。

システムの導入が困難な場合は、企業内で改ざん防止に係る事務処理規定を定め、それに沿った運用を行うという方法でも対応できます。

保存データを表示・印刷できる機器の設置が必要

電子データによって帳簿書類を保存する場合、保存データの閲覧・検索・出力などができる機器を設置することが必要です。例えば、データをPDFで保存した場合、データを保存するパソコン・表示させるディスプレイ・プリンターなどを指します。

また、これらの機器類の操作に関するマニュアルを、すぐに確認できる状態で一緒に保管することも義務付けられています。

検索機能を確保する

電子データで保存する場合、データの保存機能に関する要件が設定されています。保存の際は「取引年月日・その他の日付・取引金額・日付又は金額の範囲」の項目から、複数の条件を組み合わせて検索可能な検索機能を確保しなければなりません。

ただし、検索条件に関しては一部条件緩和が行われ、税務職員の求めに応じてデータを提供できる場合は、「取引年月日およびその他の日付・取引金額・取引先」を最低限満たしていれば、電子帳簿保存法を遵守していると認められることになりました。

インボイス制度に対応する

インボイス制度とは、2023年10月1日から開始された新法案の通称名で、適格請求書等保存方式のことを指します。適格請求書の発行によって、消費税の仕入税額控除の方式として、軽減税率などの税率に対応した正確な税額を把握することが目的とされています。

インボイス制度の発足後は、仕入税額控除を受けるための条件として、定められた要件を満たした適格請求書の発行が必須となりました。つまり、売り手側が適格請求書を発行しなければ、買い手側は仕入税額控除に関して不利な影響を受ける場合があります。

インボイスの発行には条件があり、まず売り手側が適格登録事業者となる必要があります。また、適格登録事業者となった場合は、インボイスを交付する義務と共に、交付したインボイスの写し・控えを一定期間保存・管理することが義務付けられます。

適格請求書は、従来の請求書に比べて内容や記載方法が複雑になります。売り手側・買い手側の双方に対応が求められますが、特に請求書を発行する売り手側の対応が複雑となるため、請求書の作成には重要な注意が必要です。

このような背景から、最近ではインボイス制度への正確な対応と、請求業務の効率化を両立させるため、専用システムの導入に注目が集まっています。

参考：インボイス制度の概要｜国税庁

電子帳簿保存法に対応した請求書発行システムがおすすめ

請求書の電子化を導入する際、電子帳簿保存法などの法体制に対応したシステムを選ぶことによって、多くのメリットが得られます。例えば、タイムスタンプの付与、検索条件などの要件にも自動で対応してくれるものもあり、対応に係る事務的な負担が軽減できます。

また、電子帳簿保存法で必須とされている改ざん防止に係る要件も、対応するシステムの導入によって解決できます。これらの対応には、膨大な人的コストが発生する場合が多いです。

よって、早い段階から電子帳簿保存法に対応した請求書発行システムを導入することにより、業務負担を軽減し、通常業務の滞りや余分なコストの発生を抑える効果も得られます。

まとめ

インボイス制度や電子帳簿保存法などの発足により、請求書発行業務を取り巻く環境は大きく変化しました。法令を遵守し、コンプライアンスに則した適切な会計・経理業務を行うためには、これらの法制度に柔軟に対応できる体制づくりが必要です。

請求書は、会社間取引の証憑となる重要な書類であり、買い手側の仕入税額の控除にも重大な影響を及ぼす場合があります。仮に、従来のシステムのまま対応しようとすると、企業の規模や状況によっては想像以上の時間がかかり、対応の遅れにも繋がりかねません。

電子帳簿保存法など、新しい制度に対応した専用の請求書発行システムの導入により、正確かつ効率的な経理業務が期待できます。取引先へのスピーディーな対応は、企業への信頼向上や社内全体の利益向上・業務改善にも繋がるため、本記事を導入の参考にしてください。