おすすめのデータ入力代行サービス2選｜選ぶ際の比較ポイントも解説

データ入力代行サービスでノンコア業務を外注すれば、社内リソースを有効活用し、生産性を向上できます。ただし、代行サービスを選ぶ際は品質や費用対効果の確認が重要です。この記事では、おすすめのデータ入力代行サービスや選ぶ際の比較ポイントを解説します。

目次

開く

閉じる

1. データ入力代行を利用して社内リソースを有効活用
2. データ入力代行サービスは品質・料金・実績で選ぶ
3. データ入力代行サービスの選び方で重要な3つのポイント
4. データ入力代行サービスのその他の比較ポイント
5. おすすめのデータ入力代行サービス2選
6. データ入力代行サービスの導入フローと注意点
7. まとめ

データ入力代行を利用して社内リソースを有効活用

データ入力代行サービスとは、日常的に必要とするデータの入力作業を専門業者に外部委託するサービスです。主に名刺情報の入力や顧客リストの作成、アンケート結果の集計、Webブサイトのデータ収集、紙資料の電子化など、幅広いデータ処理業務を依頼できます。

代行することで、単純作業に多くの時間を割かなくて済むため、従業員はコア業務や創造性の高い業務に集中でき、企業全体の生産性が向上します。また、専門スタッフが効率的に入力作業を行うため、社内で行うよりもコストを抑えられる場合もあります。

代行業者の多くは、ダブルチェックや専門システムを活用しているため、ミスが少なく、正確なデータを提供してもらえる点もメリットです。本記事では、データ入力代行サービスの選び方や注意点などについて解説します。

データ入力代行サービスは品質・料金・実績で選ぶ

データ入力代行サービスを選ぶ際には、サービス品質・料金プラン・取引実績を確認することが重要です。また、自社に合ったサービスを選ぶために、納品スピードやセキュリティ対策の比較も推奨されます。次の章でそれぞれのポイントを解説します。

【重要なポイント3つ】

1. サービス品質を確認
2. 業務量に見合った料金プランを選ぶ
3. 信頼できる実績があるか

【その他の比較ポイント】

1. 納品までのスピードをチェック
2. 幅広い業務に対応しているか
3. セキュリティ対策は万全か

データ入力代行サービスの選び方で重要な3つのポイント

データ入力の代行は、高品質なデータの納品とコストを抑えられる業者に依頼することが理想的です。ここでは、データ入力代行サービス選びに重要な3つのポイントを解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

サービス品質を確認

データ入力代行サービスを選ぶ際は、納品されるデータの品質を確認することが重要です。品質が確保されていないと修正に手間がかかり、効率化が図れません。

確認のポイントとして、納品前のチェック体制が挙げられます。例えば、信頼性の高い業者では、クロスチェック（複数の担当者が入力した同じデータを比較する方法）やロジックチェック（特定の条件に基づいて入力内容を検証する方法）などを採用しています。

また、目視チェックや機械による自動チェックが行われることもあります。このようなプロセスが整っているかどうかを確認しましょう。

さらに、保証の有無を確かめておくことも大切です。納品データの品質に問題があった際に、返金保証や修正対応を行ってくれるサービス業者もあります。

業務量に見合った料金プランを選ぶ

データ入力代行サービスの料金体系は、サービスによって大きく異なり、文字単価による従量課金制と、月額固定制の定額プランが一般的です。

文字単価制では、入力するデータの量に応じて料金が発生します。例えば、住所や名前などの基本項目ごとに単価が設定され、項目数が多いほど料金が増加します。そのため、少量のデータや不定期の依頼に向いており、必要な作業量に応じて柔軟に費用を管理できます。

月額固定制は一定の業務量がある企業に向いています。毎月安定してデータ入力が必要な場合、定額プランで契約すると、月間の作業時間や作業件数に基づいて料金が固定されるため、コスト管理がしやすくなります。

これらの料金体系の特徴を理解し、依頼したい業務量やニーズに合ったプランを選ぶことがコストを最適化しつつ高い費用対効果を得る上で重要です。

信頼できる実績があるか

データ入力代行サービスを選ぶ際に、高品質のサービスであるかどうかの判断として実績を確認することがおすすめです。

確認のポイントとして、実績の多さが挙げられます。実績が豊富である会社は、過去に多くの案件を成功させてきた経験があるため、そのノウハウに基づく高品質なサービスに期待できます。

また、官公庁や大手企業など機密性の高いデータを取り扱う機関との取引実績があれば、情報管理やセキュリティ体制がしっかりしていると考えられます。代行業者によっては、過去の取引先や取引実績などを公式サイトなどで公開しているため、事前に参考にしましょう。

データ入力代行サービスのその他の比較ポイント

さまざまな業者の中から、自社に適したデータ入力代行サービスを選ぶためには、納期・業務範囲・セキュリティ性を比較することが大切です。ここでは、データ入力代行サービスのその他の比較ポイントを解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

納品までのスピードをチェック

データ入力代行サービスを利用する際、依頼する業務内容によっては、迅速な納品が必要になる場合もあります。そのため、求める納期に対応してもらえるかを事前に確認しましょう。

信頼できる業者であれば納期を明確に示してくれますが、納期が不明確な業者や遅延が多い場合は、ビジネスに支障をきたす可能性があります。そのため、見積もりの段階で納品予定日を確認し、具体的な日数を約束できる業者を選ぶのが理想的です。

サービスによっては、数営業日内での納品が可能な業者もあります。大量のデータ処理が必要な場合は、短期納品を強みとする業者を選ぶのもおすすめです。

時間的な猶予がある場合は、本格的な業務代行を依頼する前に、少量のデータ入力を依頼するのも、納期や品質を確認する方法として有効です。

幅広い業務に対応しているか

業者によっては、データ入力だけでなくテープ起こしやDM発送など、よりさまざまな業務をまとめて依頼できることがあります。こうした追加業務に対応している業者を選ぶと、複数の作業を一括して外注でき、より効率性が向上します。

そのため、データ入力代行サービスを選ぶ際は、納期や料金だけでなく、必要に応じて対応可能な業務内容についても、見積もりや公式サイトを通じて確認しましょう。

セキュリティ対策は万全か

データ入力代行では、個人情報や企業の重要な情報を外部に預けることになるため、情報が漏洩すると会社の信用に大きな影響を与えます。そのため、信頼性の高いサービスを選ぶ際には、セキュリティ対策を確認することが不可欠です。

代表的なセキュリティ対策には、データ暗号化が挙げられます。これは、データの転送時や保管時にデータを暗号化する技術です。これにより、不正にアクセスされた場合でもデータが解読されにくくなります。

また、機密情報を扱う際に、外部との接続を遮断した専用のセキュリティルームを整備しているサービスなら、より情報漏洩のリスクを減少させられます。

セキュリティ性を判断するポイントとして、PマークやISO27001などの認証を取得しているかどうかも参考になります。Pマークとは、個人情報保護に関する高い基準を満たす企業に付与される認証で、ISO27001は機密情報の保護体制が整っていることを示します。

データ入力代行サービスを選ぶ際には、これらの対策をしっかりと確認し、情報が安全に取り扱われる体制が整っている業者に依頼することが大切です。

おすすめのデータ入力代行サービス2選

データ入力代行サービスの導入フローと注意点

データ入力代行サービスの効果を最大限に高めるためには、計画的な導入が必要不可欠です。ここでは、データ入力代行サービスの導入フローと注意点を解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

1. 複数の代行会社から見積もりをとる

データ入力代行サービスを導入する最初のステップとして、同じ業務量でも業者によって料金や納期に差があるため、複数の代行会社から見積もりをとることが重要です。複数の業者から見積もりをとれば、費用対効果の高いサービスを選びやすくなります。

見積もり時には、依頼したい具体的な業務内容（入力データの量や形式）を詳細にまとめましょう。その上で、料金体系が明確化、納期が自社のスケジュールに合っているかなどに加え、品質管理体制が整っているかなどサービス内容の詳細まで確認することが大切です。

2. 無料トライアルを利用する

本格的な導入の前には、無料トライアルでデータの品質やスピードを確認しておくのがおすすめです。

無料トライアルでは、入力ミスの有無・納品物のフォーマット・データ処理の正確さなどを確認できます。また、納期が早すぎて雑にならないか、反対に遅すぎないかなど、サービスを実際に利用してみないとわからない部分も見えやすくなります。

単にサービスの品質を評価するだけではなく、サービス利用への不安や疑問を解消したり、他の業務も代行できるか試したりするのも有効です。これにより、大量のデータを依頼することへのリスク対策や、新たな業務効率化の機会を発見することに繋がります。

3. 費用対効果を検証する

導入後は、代行サービスが社内の生産性向上や人件費の削減にどれだけ寄与したかを評価するために、費用対効果の検証が重要です。

正確に検証を行うために、導入前には社内でデータ入力を行った場合の人件費や作業時間を計算し、代行サービスを利用した場合と比較しておきましょう。これは、外注した方が効率的かどうかの判断材料にもなります。

代行サービス導入後は、データ入力作業の削減によって、どれだけの時間が本来の業務に使えるようになったかを導入前の計算に基づいて、定量的に評価します。これにより、社内の生産性向上や人件費の削減への効果を適切に把握できるようになります。

継続的にサービスを利用する場合は、定期的に費用対効果を見直すことも大切です。例えば、データの品質・納品スピード・コストが見合っているかを再確認することで、今後の外注コストを最適化できます。

まとめ

データ入力代行サービスは、データ入力業務を外部の専門業者に委託するサービスです。名刺情報の入力・顧客リストの作成など幅広い業務に対応しており、業務の効率化に大きく寄与します。従業員はコア業務に集中できるため、企業全体の生産性向上に繋がります。

このサービスでは、専門スタッフが効率的かつ正確にデータを処理するため、コストを抑えながら高品質な結果を得られます。また、業者の多くはダブルチェックや専用システムを活用してミスを最小限に抑えており、正確なデータが提供される点もメリットです。

データ入力代行サービスを選ぶ際には、品質・料金・実績の3つが重要なポイントであり、納品スピードやセキュリティ対策の比較も、業務効率を高める上で大切です。本記事の内容を参考に、企業の生産性向上・業務効率アップ・コスト削減を目指しましょう。