Web請求書とは｜メリットデメリット・受け取り側の対応を解説

Web請求書とは、郵送ではなく、Webを通してやり取りができる請求書のことです。請求書を作成から送付まで行えるWeb請求書システムもあります。本記事では、Web請求書のメリット・デメリット、導入方法や導入する際の注意点の他、受け取り側の対応も解説します。

目次

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1. 請求書発行システムを検討するならこのサービスがおすすめ
2. Web請求書とは
3. Web請求書のメリット
4. Web請求書のデメリット
5. Web請求書を導入する際の注意点
6. Web請求書を導入する方法
7. Web請求書発行システムを利用するメリット
8. Web請求書発行システムを比較するときのポイント
9. まとめ

請求書発行システムを検討するならこのサービスがおすすめ

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Web請求書とは

Web請求書とは、PDFなどの電子的なデータに変換して送付される請求書のことです。電子化した請求書のデータをメールに添付し、取引先に送付します。他にも、クラウド上にアップロードする方法もあります。

Web請求書の導入は作業効率や利便性の向上をもたらし、ビジネス環境におけるデジタル化の推進に繋がります。近年では法制度の改正も後押しになり、Web請求書の導入に注目が高まっています。

電子請求書の受け取り側の対応

国税庁の法改正により、電子請求書を受け取る側にも電子帳簿の保存に係る対応が義務付けられることになりました。ここでは、必要な対応について解説していきます。

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電子文書を保存する

2022年1月に電子帳簿保存法が改正され、電子データで受け取った書類は保存要件を満たす形で電子データ形式のまま保存することが義務化されました。保存方式は電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引データの保存の3種類が認められています。

完全な義務化は2024年1月1日からと2年間の猶予がありますが、受け取る側でも早めの対策が必要です。

参考：2022年1月の電子帳簿保存法改正｜国税庁

保存期間

電子データによる書類は、紙の帳簿書類と同様に事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間の保存期間が設けられています。その際、保存は電子帳簿保存法の条件に沿った形式で行う必要があります。

参考：電子帳簿保存法取扱通達｜国税庁

Web請求書のメリット

Web請求書を導入するとさまざまなメリットが得られます。多くのメリットのうち、ここでは特に効果の大きいコスト面と業務効率化のメリットについて詳しく取り上げていきます。

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コスト・郵送費を削減できる

Web請求書の導入によって、紙の請求書で発生していたコピー用紙・封筒・プリンター関連用品をはじめとする多くの消耗品コストを削減できます。加えて、元本を郵送する必要がなくなるため、郵送料のコストカットも実現できます。

紙の請求書は保管のためのファイリング作業や保管スペースを必要とし、受け取り側にもコストを発生させてしまいます。Web請求書は送る側・受け取る側の両方にとってコスト面でのメリットをもたらし、ペーパーレス化の推進にも繋がります。

業務を効率化できる

Web請求書は業務の効率化にも大きな力を発揮します。請求書を紙で発行する場合、作成後も印刷・封入・郵送に係る手続きなどの作業が発生しますが、Web請求書ではこれらが不要になります。

請求書の発行は取引先との信頼関係にも関わり、内容の誤りや用紙の汚れなどがない状態で送付しなければなりません。丁寧でミスのない正確な作業が求められるため、単なる発送作業以上の人的コストがかかっている場合が多くあります。

Web請求書の導入によって、請求書の作成以降にかかる業務負担が軽減されるため、時間的な余裕が生まれます。また、内容に誤りがあった場合の再発行もデータの修正だけで完了するため、業務の大幅な効率化が期待できます。

Web請求書のデメリット

Web請求書はコスト面や業務効率面で大きなメリットをもたらしてくれますが、一部デメリットも発生します。ここでは、事前に把握しておくべきデメリットの内容を確認していきます。

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セキュリティ面の不安

Web請求書に切り替えると、請求書データのやり取りをインターネット上で行うことになります。インターネットには悪意のある第三者が存在している場合があり、ウイルス感染やデータの漏洩などのリスクにさらされてしまいます。

通常、Web請求書作成システムにはセキュリティ対策がとられていますが、データを抜き取られるなどの被害はゼロではありません。担当者のセキュリティに対する意識を高めるとともに、自衛の手段についても調べておく必要があります。

また、請求書を電子メールで送付する際の誤送信にも注意が必要です。誤った取引先に請求書を送付すると企業の情報を流出させてしまうことになります。送付先だけでなく、請求内容や送信のタイミングをよく確認するなどの対策が必要です。

システム導入のコスト

Web請求書に対応したシステムやソフトウェアを導入する場合は、相応のコストがかかります。導入時に発生する初期コストに加え、運用にかかるランニングコストなども見積もっておかなければなりません。

運用コストは毎月の使用料を月額で支払うタイプのものや、ユーザー数や使用するアカウント数に応じて課金されるものがあります。加えて、使用するシステムの種類によっては、サーバー構築やライセンスなどの費用や保守費用なども別途発生します。

これらのコストは、利用する企業の規模や担当者の人数などに合ったシステムを選ぶことによって適正化できます。また、長期的に使用することで、コスト削減効果や業務の効率化など費用を上回るメリットが得られる場合が多くあります。

Web請求書を導入する際の注意点

Web請求書を導入するためには、環境整備などの対応が必要になります。導入時における注意点について解説していきます。

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インターネット環境の整備

Web請求書のシステムを利用するために必須となるのが、インターネットの環境です。サーバーの不具合や通信障害の発生などがあると作成や閲覧ができなくなり、業務に支障が出てしまいます。発送側・受け取り側の双方で事前に環境を整備しておくことが望ましいです。

郵送を求められる可能性もある

Web請求書の導入において、取引先の理解と同意を得ることは導入後のスムーズな運用に欠かせない条件です。中には、請求書の授受は紙でのみ行うという独自ルールを定めている企業もあります。

導入後のトラブルを回避するためにも、郵送が必要な取引先には柔軟に対応できるよう体制を整えておく必要があります。

請求書のフォーマット

企業によっては、請求書のフォーマットが定められていて、指定の書式による発行を希望される場合もあります。この場合も、取引先の希望に沿った形で発行できるよう社内で調整を行うのが望ましいです。

Web請求書システムの中には、複数のフォーマットに対応できるものやフォーマットの変更が可能なものもあります。手作業によるイレギュラーな対応はミスに繋がりやすいため、できるだけシステム上で完結できるものを選ぶのがおすすめです。

Web請求書を導入する方法

Web請求書の導入にはいくつかの方法があり、それぞれ注意点や特徴を持っています。ここでは、メール添付・クラウドによるダウンロード・システム導入の3つの方法について詳しく取り上げていきます。

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メールに添付して送付する方法

紙ベースの請求書からWeb請求書へ移行するとき、最も簡単に取り入れられるのが電子化した請求書をメールに添付して送付する方法です。専用のシステムやソフトウェアを使用せず、エクセルで作成した請求書をPDFなどのデータに変換して取引先にメールで送付します。

請求書を手書きで作成している企業でも、紙で作成した請求書をPDF化することでメールでの送付に対応できます。なお、メールの本文にテキストで請求内容を記載することも可能ですが、双方にとって非効率なためこの方法はあまり使われません。

メールへの添付による方法は手軽に導入できる一方、送信先の誤入力やデータの添付ミスなどセキュリティ面でのリスクもあります。また、受け取り側でも電子帳簿保存法に則った保管方法が求められるため、事前の説明が必要になります。

クラウド上でダウンロードしてもらう方法

Web請求書のデータをクラウド上にアップロードし、取引先にダウンロードしてもらう方法もあります。取引先にはログインに必要なWebサイトのURLやパスワードなどを送付し、Web請求書をダウンロードしてもらいます。

この方法はメールアドレスの入力や手作業によるファイルの添付などが必要ないため、メールでの送付に比べてややセキュリティリスクを軽減できると言えます。ただし、アップロードされたデータの保管期限が設定されている場合が多いので注意が必要です。

システムを導入する方法

Web請求書を発行できる電子請求書発行システムを導入すれば、請求書の作成から発行までをシステム上で完結させることができます。発行側は作成した請求書データをシステムのクラウド上にアップロードし、取引先がダウンロードするクラウド型の仕組みが主流です。

大きな特徴として、システムにアクセスできるインターネット環境があればどこからでも操作や閲覧が可能であることが挙げられます。オフィスに行かなくても、リアルタイムで請求書の内容を確認できるため、テレワークを導入している企業にも適しています。

請求書の作成や管理が簡単に行える基本的な機能を備えたシステムから、データの自動送信や入金確認作業などが行えるものもあります。業務をどこまで効率化させたいかによってシステムを選ぶのがポイントです。

Web請求書発行システムを利用するメリット

Web請求書発行システムを利用することで、発送側・受け取り側の双方にメリットが発生します。双方のメリットについて、それぞれの立場から詳しく解説していきます。

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発送側のメリット

請求書を発送する側にとって、Web請求書発行システムの導入は多くのメリットをもたらしてくれます。ここでは、業務効率化・コスト削減・トラブルの防止・セキュリティ対策の4つのメリットについて解説します。

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業務を効率化できる

Web請求書を導入すると、請求書の作成から送付までをまとめてシステム上で行うことができ、さまざまな場面で業務の効率化が見込めます。

まず、請求書の作成に必要な請求データを1つのシステムに集約できるため、データの参照や集計がスムーズになります。データの集計漏れなどによるミスの防止にも繋がり、請求書の作成に関する効率が向上します。

また、Web請求書では紙の請求書の発送に必要な印刷や郵送などの作業も必要なくなります。人の手がかかる作業工程を大幅に減らせるため、担当者の時間や注意力などのリソースを他の場面で活用できます。

コストが削減できる

請求業務は、特性上月末・月初・決算などの特定の時期に業務が集中してしまいます。また、請求や支払いに関する期日が厳しく定められているため、担当者の休日出勤や超過勤務などで対応せざるを得ない場合があります。

Web請求書のシステムを導入することで自動化できる業務が増えるため、実働時間の短縮による労働環境の改善が見込まれます。残業代をはじめとする人的コストを削減できるほか、離職率などに影響を及ぼす労働者のモチベーション改善にも繋がります。

また、Web請求書では紙の請求書で必要な印刷関連の消耗品類や郵送にかかるコスト全般が不要となるため、発行していた請求書の数だけ確実なコストカットが行えます。

トラブルを防止できる

従来の紙の請求書を作成・発行する場合、ケアレスミスによる計算の誤りや、日付や社名などの入力誤りといったトラブルが発生していました。また、請求書の発送を郵便で行うため、輸送の遅延や書類の紛失などのリスクもありました。

請求書の封入間違いや宛名の誤りなども発生しがちなミスですが、取引先との信頼関係に関わる重大なトラブルに該当します。これらのほとんどは手作業による工程で発生しており、システムによる一元管理を導入することでリスクの軽減が見込めます。

また、万が一内容に誤りがあった場合や再発行を求められた場合も、取引先を待たせずすぐにデータを送付できます。請求書の到着遅れは会社間のトラブルにも発展しかねないため、早く確実に届けられることは重要なメリットです。

セキュリティ対策になる

請求書は企業の情報が含まれる重要な書類であり、誤送付などによる情報の漏洩を防ぐ必要があります。誤送付は紙の請求書を発送するときだけでなく、電子化した請求書をメールに添付して送付する場合にも起こり得ます。

Web請求書作成システムを導入すると、送信を自動化できるため人為的なミスによる情報漏洩などのリスクが軽減します。また、誤って送信した際も一定の時間なら送信を取り消せる機能を備えたものもあります。

システム上で作成した請求書のデータは、システム側が提供するサーバーなどに保管されることがほとんどです。セキュリティ面に十分な対策が取られているシステムを選ぶことで、より安全性を向上させることができます。

受け取り側のメリット

Web請求書は受け取り側にも多くのメリットをもたらします。ここでは、受け取りにかかるタイムラグや過去データの検索について詳しく取り上げていきます。

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タイムラグがなくなる

Web請求書発行システムによって請求書が発行されると、受け取り側にリアルタイムで通知が届きます。受け取り側の担当者が確認したタイミングですぐ請求書を受け取れるので、その後の入力作業や支払いなどの処理がスムーズになります。

Web請求書はオンラインの環境があればいつでも閲覧や再ダウンロードが可能なため、リモートワーク中でも作業を進めることができます。また、郵便事故や紛失などのリスクもなくなるため、確実で迅速な経理業務を実現できます。

過去の請求書を検索しやすい

Web請求書システムによって受け取った請求書はデータ化されており、ダウンロードによる保存が可能です。社内で請求書のデータ保存に関するルールを定め、系統立てて管理することによって過去の請求書を簡単に検索できるようになります。

システムによっては、企業名や取引時期などの条件によってフィルターをかけ、過去データが抽出できるものもあります。また、支払いなどの履歴と合わせて管理することで入金に関するやり取りが明確化され、業務の進捗を把握しやすくなります。

Web請求書発行システムを比較するときのポイント

Web請求書発行システム導入によるメリットを最大限引き出すには、自社に適したシステムである必要があります。以下で自社に適したWeb請求書発行システムを見つけるための比較ポイントを3つ解説します。

制度や法に対応しているか

請求書をWeb発行するにはいくつかの定めがあるため、関わりのある制度や法に対応しているシステムを選ばなくてはなりません。特に、2023年10月に運用開始となったインボイス制度と、2024年1月に猶予期間が終了する改正電子帳簿保存法の2つは要チェックです。

どちらもWeb請求書の導入において遵守すべき制度と法なので、対応しているか必ず確認しましょう。また、制度や法は今後も改正される可能性があるので、口コミから対応の早さなどをリサーチするのがおすすめです。

参考：インボイス制度の概要 | 国税庁

参考：電子帳簿保存法が改正されました | 国税庁

コストに見合った成果が期待できるか

発行枚数が多い場合や請求に関する業務全体の効率化を狙う場合は、費用対効果をベースに吟味しましょう。導入したシステムに使わない機能が複数ある場合、コストパフォーマンスがいいとは言えません。

発行枚数や機能に制限はありますが、無料のWeb請求書発行システムもあります。自社の規模や環境に適したシステムを選びましょう。

データの連携ができるか

請求書の発行を簡単にするには、使用している別のシステムと連携できるかを確認しましょう。取引先により請求書を発行するタイミングが異なる場合は、APIで直接連携できるシステムが望ましいです。

反対に、毎月決まったタイミングでのみ発行するのであれば、CSVファイルでの連携ができれば十分でしょう。

＼詳しくはこちらの記事をチェック／

まとめ

Web請求書の導入は、紙の請求書で発生していた消耗品や郵送代などのコストを削減してくれます。また、業務の効率化を実現させるための効果的な手段となります。業務のペーパーレス化や法制度への対応においても欠かせない要素の一つです。

Web請求書への移行はPDFデータによるメール添付などでも対応できますが、人の手を介する作業が一部残ってしまいます。内容の正確性やセキュリティ面の安全性などを考慮すると、多少導入コストをかけてでもWeb請求書発行システムの使用がおすすめです。

Web請求書発行システムには多くの種類があり、商品によってさまざまな特徴や機能を備えています。業務フローや課題の洗い出しを行い、自社に合ったWeb請求書システムの導入を検討してみてください。