購買管理システムを導入するメリットとは？機能や選び方も解説

購買管理システムは、企業が商品購買活動を行う際のプロセスをシステム上で行ったり、取引情報を管理したりするシステムです。この記事では、購買管理システムの主な機能やシステム導入によるメリット・デメリット、導入の際の比較ポイントなどを詳しく解説します。

目次

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1. 購買管理システムとは？
2. 購買管理システムを導入した方がいい企業とは？
3. 購買管理の業務フロー
4. 購買管理システムの主な機能
5. 購買管理システムのメリット
6. 購買管理システムのデメリット
7. 購買管理システムの選び方のポイント
8. まとめ

購買管理システムとは？

購買管理システムとは、企業の資材やサービスの購買を円滑にするシステムで、価格・品質・納期などを管理します。購買活動に関する作業を自動化し、時間の節約・コスト削減・リスク軽減などの利点があるシステムです。

購買管理には5つの原則がある

そもそも購買管理とは、「商品やサービスの購買工程を適切に管理すること」です。正しい購買管理がなされることで、業務の効率化やコスト削減、売り上げの向上が見込めます。

そんな購買管理には、一般的に5つの原則があると言われています。適切な購買管理を行う上で、これらの原則を守ることが非常に重要です。

1. 適正な取引先の選定
2. 適正な品質の確保
3. 適正な数量の決定と確保
4. 適正な納期の設定と確保
5. 適正な価格の決定と履行

中小企業におすすめの「購買管理システム」の役割とは

従来の購買管理は手作業中心で行われ、時間がかかる上にミスや情報漏れが発生する可能性があるなどの課題がありました。また、関係文書が多く煩雑で、調達過程に不透明な部分があったりリアルタイムに情報を把握できないのも難点です。

購買管理システムは、これらの課題を解決するための役割を担っています。具体的には自動化と効率化・データの一元管理・サプライヤー(資材やサービスの売り手)との関係性の管理・分析と最適化です。伝票作成・支払締め・振込依頼書の作成も効率的にできます。

購買管理システムの仕組みについて

購買管理システムがどのような仕組みで運用されているかについては、主に2つの導入方法が一般的で、単独での導入とERPシステムの一部としての導入のいずれかです。単独導入は多くの場合、コスト削減を目的として独立したシステムとして導入されます。

一方でERPシステムとは、企業のさまざまな情報を統合し一元的に管理するシステムで、このERPシステムの一部として購買管理システムを導入するケースも多いです。購買管理システムは生産計画や在庫管理と連携させた方が効率的になります。

そのため、単独で導入する場合でも、他の業務システムとの連携を前提に設計されています。

購買管理システムを導入した方がいい企業とは？

購買管理システムは業務効率化に大きな役割を果たしますが、「効果が見込めないのでは？」と導入を躊躇する企業も多いのではないでしょうか。そこで、ここでは購買管理システムを導入することで、効率化が目指せる企業の特徴を紹介します。

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書類を紙ベースで管理している

見積書や請求書、購買依頼書といった書類を全て紙ベースで管理している企業は、購買管理システムの導入によって、大幅な効率化が見込める可能性があります。

取引数が増加すると手動での作業や管理は膨大になり、担当者の負担は大きくなってしまいます。もしも、購入管理システムで取引プロセスを電子化すれば、業務の効率化と管理の向上が期待できます。

備品の管理に時間がかかっている

購買管理システムは、取引はもちろん社内で使用する備品の調達にも活用できます。異なる部署のさまざまな備品を管理して、必要なだけ補充発注を行えるため、足りなくて困るという事態も回避できます。

また、担当者も常に備品の在庫をチェックする必要がなくなるので、そのほかの重要な業務に専念できるようになります。

一人の担当者が購買管理を担っている

企業によっては、一人の担当者が購買管理を全て担っているという場合もあります。しかし、一人の担当者しかフローが理解できていない状態では、担当者が休んだり退職したりした際は困ることになります。

また、取引内容が不透明になる可能性もあるため、周囲が正確な状況を把握しにくくなるのも懸念点です。購買管理システムを導入すれば、見積もりや交渉履歴が透明化され、取引の詳細を誰でも簡単に確認できるようになります。

購買管理の業務フロー

購買管理のメイン業務フローについて、発注や納品、支払いまでの流れを順に説明します。購買プロセスの理解と、購買管理システムでこれらのプロセスを効率化するイメージに役立ててください。

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購買依頼書の申請

購買依頼書の申請とは、購入したい商品やサービスについて購買部門や上司などの承認を得る手続きです。購入目的・数量・予算範囲など必要な情報を入力します。

購買管理システムの導入においては、誰でも購買依頼書を申請できるのか、権限をもつ人のみが申請できるのかで設計が変わってきます。

購入先選定

提出した購買依頼書が承認されたら、次は購入先の選定を行います。購入したい商品・サービスの最適なサプライヤー(売り手)を選ぶプロセスです。いくつかのサプライヤーに見積作成依頼をして、見積もりを作成してもらいます。

各社が作成した見積もりを比較する際には、価格の安さだけでなく品質・納期も重要で、長期的に取引を続けてく場合は、対応がいいか信頼性も一つの判断材料です。なお過去に取引がある場合は、このプロセスは省略される場合もあります。

購入先が決定したら、売買契約書を取り交わします。売買契約書には品名・価格・輸送方法・支払方法などを明記します。

発注

購入先の決定後は、発注書を作成します。これは発注を文書化して正式に購入するプロセスです。発注書には発注先の詳細・商品の詳細・数量・価格・納期・契約条件・支払方法などを記載します。

一般的には発注書もまた承認プロセスが必要で、購入部門の責任者に提出します。承認が得られた発注書を取引先に送付しますが、指定された方法で送付するようにしましょう。発注書を送付した後は、必要に応じて取引先とのコミュニケーションや納期の監視を行います。

また発注書の履歴や管理を行うのも大切です。取引先によっては、取引先の責任者の押印をもって発注書が返送されるケースもあります。

納品・検収

発注した商品が納品されたら、検品を行います。これは品質・数量が要件に適合しているかを確認する行程です。受入担当者は商品の状態を検査した上で、納品書や関連文書を照らし合わせて、発注内容と一致しているか確認します。

商品の性質によっては、見た目だけでなく機能性を検査する必要もあります。もし問題がある場合は、取引先との連絡・調整・品質修正・返品・交換など適切な対応が必要です。

請求書処理

納品・検収も無事終わると、購入先から請求書が届くため、請求書処理を行います。請求書を確認し、数量・単価・割引・税金などが正しいかチェックが必要です。企業によっては請求書もまた承認プロセスを必要とするので、その場合は購入部門や上司に提出します。

承認された請求書に基づき、支払いの準備を行い、期日に従って請求書記載の金額を支払います。支払完了後は請求書と支払いの紐づけや会計システムの入力など、必要な支払記録を適切に行うのが大切です。

ここまでのプロセスが業務フローとなりますが、購買管理システムではこうした社内外でのさまざまなやりとりを効率化してくれます。

購買管理システムの主な機能

購買管理システムの主な8つの機能について解説します。購買計画や納期管理など、効率的な購買業務を支援する機能を順に紹介、購買プロセスの最適化に役立つ情報なので、ぜひご覧ください。

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購買計画機能

購買管理システムの購買計画機能とは、予算や需要に基づいて、どの企業からいつまでにいくつの材料や部品をどの価格で調達するかを戦略的に決める機能です。購買に関わる情報を可視化・データ化して、製品生産計画における材料や部品の注文の漏れを防止します。

また購買計画機能は過去の購買履歴・需要予測の分析もできます。予算管理や供給ネットワークとの連携もサポートし、効率的な購買プロセスが実現可能です。

仕入先管理機能

仕入れ先管理機能は、企業の仕入れ先の情報を一元的に管理する機能です。主に仕入れ先の基本情報(過去の実績や今後の購買予定含む)・評価・分析を行います。一元管理によって、効率的な評価と選定や取引関係の強化、またリスク管理の向上にも役立ちます。

価格交渉の材料にもなり、またシステムによっては最低価格を比較して新規の購入先を提案してくれる場合もあります。

取引契約機能

取引契約機能は、企業と仕入れ先との間で行われる契約情報を管理する機能です。主な機能として契約内容を電子化して、システム上で一元管理できます。また契約の遵守状況を監視したり、過去の取引の管理も可能です。

一元管理でいつでも閲覧できるため、取引契約の不備・迷い・見落としなどのリスクを抑えられます。また契約条件を明確にしたり、契約期限の管理にも役立ち、取引条件の遵守と効果的な契約管理が実現可能です。

発注管理機能

発注管理機能は、発注依頼の作成・承認フローの管理・納期や数量の管理・発注履歴の追跡などをサポートする機能です。人為的なミスや手作業の時間を削減し、正確な発注ができます。

複数の発注先や発注する商品の種類・個数が毎回異なっても、納品された商品の種類・個数を正しく把握でき、効率的な検品が可能です。また在庫の最適化や取引先との円滑なコミュニケーションにも役立ちます。

価格管理機能

価格管理機能は、仕入れた商品の価格変動や比較を行う機能です。取引先の価格情報の更新・価格履歴・競合他社との価格比較などを支援し、可能な限り安く適正な仕入れ価格を保ち続けます。

過去の取引での価格データが蓄積されるため、価格情報に基づく適正な購買判断ができ、コスト削減の機会の発見にもつながります。また競合他社との価格比較によって、最適な取引先の選定に役立つ点も便利です。

納期管理機能

納期管理機能は、発注した商品の納期を管理・追跡する機能で製造業では利用価値の高い機能です。納期の設定・進捗の監視・遅延の警告などをステータスでリアルタイムに可視化します。納期変更の通知もでき、生産工程の延期や代替生産計画も速やかに実施可能です。

納期をうまくコントロールし、生産計画の合理化が図れれば、顧客満足度の向上にもつながります。

品質管理機能

品質管理機能は、取引先からの商品の品質を管理する機能です。設定した品質基準に基づき、品質が基準に満たない場合は、その個数・状態を把握でき、また不良品の処理や品質改善に関わる活動(取引先との連絡・調整を含む)をサポートします。

品質に関する情報を一元管理するので、問題があった場合、迅速に以後の生産工程の調整が可能です。品質管理機能の効果として品質基準に準拠した取引先との取引が促進され、自社製品の品質も向上し、顧客満足度の向上にもつながります。

検収・支払管理機能

検収・支払管理機能では、商品やサービスの受け入れ検査と支払処理を効率的に行います。検収時には数量や品質の検査に役立ち、請求書処理では納品書や請求書を照合して支払条件の確認などを行います。

検収の正確さが上がるので不良品や誤請求を防止できるのがメリットです。また案件ごとの支払状況を可視化して、期日までの効率的な支払プロセスを実現します。

購買管理システムのメリット

購買管理システムは業務フローの可視化による効率化や購買コストの適正化によるコスト削減など、多くのメリットがあります。以下にメリットの詳細を解説していくのでご覧ください。

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業務フローを可視化して管理業務を効率化できる

購買管理システムは、業務フローを可視化し購買業務の効率化を図れます。管理者は購買プロセス全体を一目でかつリアルタイムに把握できるため、人員に無駄なくかつバランスよく作業配分することで、全体としてスムーズな業務遂行が可能です。

また、一括見積り依頼や承認作業などの作業自体もシステムの機能によって負担軽減できるため、より重要な業務に人員を割り当てられます。急な納期変更や回線エラーなどに対するアラート機能があれば、トラブル時に状況把握がしやすいのも利点です。

購買コストの適正化によりコスト削減が可能になる

購買管理システムでは、仕入れ商品に直接関係するコストのほか、購買業務に関わる人件費コストの削減もでき、また普段気付けないコストの問題点も把握できます。仕入れコストでは仕入先別の価格を分析し、検索機能によって最安値での仕入れが可能です。

また、納期遅延や品質トラブルによる追加コストの評価もでき、評価に基づく適正な購買判断をすれば、直接的には見えにくい購買コストの削減にもつながります。システムの活用で売買業務に関わる書類は不要になり、業務自体も簡略化されるため人件費も削減可能です。

人為的ミスの削減や不正防止ができる

購買管理システムでは発注履歴や納期、納入状況などをデータとして管理・確認できます。そのため人の手によるミスや不正行為の効果的な防止が可能です。データベースに基づく一元的な発注業務の管理は、二重発注や取引先選びのミスを軽減します。

不正行為の防止・早期発見に強いデータの監視や異常検知機能もあります。また納期や納入状況のデータもリアルタイムに把握でき、遅延や未納のリスクがある場合はすぐにわかるので迅速な対応が可能です。

購買実績の確認がスムーズに行える

購買管理システムは、過去の発注履歴・納品履歴を始めとする購買実績を一元的に管理するため、知りたい情報はデータベースにアクセスすれば簡単に確認できます。購買担当者は正確な情報に基づき、適切なタイミングでの発注や、適切な在庫管理が可能です。

また、ペーパーレス化が実現でき、紙ベースの書類管理から電子データの管理への移行によって、業務の効率化と管理コストの削減が可能です。データの一元管理は情報の整理・共有も簡単で、必要書類の検索・保管にかかる手間や時間が大幅に短縮されます。

購買管理システムのデメリット

購買管理システムにはいくつかのデメリットがあります。導入にはコストや時間がかかったりシステムの運用には専門知識とトレーニングが必要です。長期的な利益に比べれば小さな課題ですが、デメリットについても把握しておきましょう。

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導入および運用にコストがかかる

購買管理システムの導入と運用にはコストがかかります。一部のフリーのシステムも存在しますが、一般的には数百万円から数千万円の導入費用が必要で、さらに月々の保守費用や運用も必要です。運用コストにはトレーニングやアップデートも含まれます。

システムの購入コストだけでも小規模企業で200万円以上は見ておくのが無難です。企業の独自性に合わせてカスタマイズするとさらに費用がかかります。負担は決して小さくありませんが、適切にシステムを導入・運用できれば、長期的に見て投資効果は高いです。

導入までに時間がかかる

購買管理システムの導入には時間がかかるデメリットもあります。まず、サーバーの設置や開発構築に時間が必要です。また自社に合わせたシステムのカスタマイズやインフラストラクチャ(設備や関連資材など)の準備には時間と技術的なリソースも求められます。

各部門でのシステムの運用準備・社員教育も時間がかかる要素です。そのため効果的に導入・運用するためには、適切な計画と計画管理をする必要があります。システムの開発会社に設けられたヘルプデスクを活用したり研修期間を設けるなど対策しましょう。

購買管理システムの選び方のポイント

購買管理システムを選ぶ際にはポイントがいくつかあり、扱う資材の種類や企業のニーズによって選び方は異なります。適切な選択のためには企業独自の視点や要件を考慮し、最適なシステムを見極めることが大切です。

オンプレミス型かクラウド型かで選ぶ

購買管理システムには運用形態が2種類あり、オンプレミス型は自社内にサーバーやインフラを構築する形式です。クラウド型はインターネット経由でサービスを利用し、データをクラウド上で管理します。以下に詳細を解説します。

オンプレミス型

自社サーバーを構築して購買管理システムをインストール・管理するオンプレミス型は、カスタマイズ性の高い運用形態です。インフラ整備を始め、環境を整えるコストが高い面がありますが、社内のネットワークに閉じる仕組みなら高いセキュリティに期待できます。

メリット	デメリット
自社要件に合ったカスタマイズが柔軟	初期投資・導入コストが高く運用開始まで時間がかかる(数ヶ月)
インターネット接続に依存しない	保守・アップグレードもコストがかかる
インフラを自社で管理できる	管理にスキルが求められる場合も
セキュリティを厳重にしやすい	トラブル時対応の負担が大きい

クラウド型（SaaS型）

クラウドサーバー経由で購買管理システムを利用するクラウド型は、コストを安く抑えられサーバーの管理をベンダーが行ってくれるのがメリットです。ただしカスタマイズ性は低く、自社要件にあったシステム選びに苦労する面もあります。

メリット	デメリット
インフラ購入不要で低コストで導入可能	セキュリティはベンダーに依存する
導入から運用開始までスピーディー(数日～2ヶ月程度)	サービス停止リスクがある
セキュリティ対策・バックアップが簡単	カスタマイズの範囲はベンダーに依存する
メンテナンスの自社負担が少ない	オフラインで利用できない
アップグレードの自社負担が少ない

取り扱う資材の種類で選ぶ

購買管理の考え方において、取り扱う資材は3種類に分けられます。直接材は自社製品の生産に直接使用される原材料・部品です。間接材は生産には使用されないけれど、事業の運営に必要な資材・消耗品・事務用品などを指します。

また、サービス材は外部から提供されるサービスで、コンサルティング・保守サービス・人材派遣などもこれに含まれます。

直接材

直接材は最終製品の品質に大きく影響するため、品質を重視しなければいけません。品質確保のためには細かなロット管理ができ、製造工程との連携・リアルタイムな情報管理ができる購買管理システムが必要です。

直接材に適したシステムについては、自社要件やほかに扱う資材も関係するため一概に断言できませんが、直接材を大量かつ頻繁に扱う場合、オンプレミス型な連携のしやすさが強みです。生産計画や在庫管理との統合がしやすく、品質維持に効果的に働きます。

間接材

間接材は生産に直接使われませんが、アイテムが非常に多岐にわたり取引先もそれだけ多様な上に、購入頻度も高いため大量のデータ管理がシステムに求められます。大量購入する場面も多く、コスト削減のために予算管理・支出の可視化がしやすい点も大切な要素です。

また、間接材は部門を問わず必要になるため、複数部門での調整や連携が簡単にできるシステムだとより効率的です。

サービス材

企業の業務における外部サービスの利用は、定期的な利用や単発的な購入などが考えられ、契約管理や支払管理などのプロセスを統合できるシステムが理想的です。直接材・間接材と同様に、支払い・請求処理の自動化・品質評価・データの可視化でより効率的になります。

サービス材の性質上、物ではなく人が重要になるケースが多いという特徴を踏まえると、関係性を管理しやすいシステムもまた重要です。パフォーマンスの評価・契約履行の監視など関係管理を支援する機能が備わっているか確認しておきましょう。

購買方法の種類で選ぶ

購買管理システムを選ぶ際には、スポット購入とカタログ購入の違いによって適したタイプが異なります。スポット購入は一度限りの購入であり、カタログ購入は定期的な購入を伴う場合です。それぞれの特徴と適したシステムのポイントを解説します。

スポット購買

その都度、見積りをとって購入するスポット購入がメインになる場合は、クラウド型のシステムが適しています。スポット購入では短期間での購買プロセスをスムーズに行う必要があり、インフラ・サーバー設置不要で導入が早いクラウド型がおすすめです。

また月額製や利用に応じた課金が多く、初期費用が少ない上に購買ニーズを満たした場合の利用停止が簡単な点もクラウド型がおすすめできる理由です。見積依頼から取引先の選定までのプロセスに特化しているとよりスマートに購買管理できます。

カタログ購買（定期購買）

定期的な購買が行われるカタログ購入では、需要の予測や安定した購買プロセスを確保できるのが理想です。そのため社内にシステムを構築するオンプレミス型のシステムなら、データを保持しやすく、セキュリティ面でも適しています。

さらに購買プロセスや契約条件が複雑な場合でも、オンプレミス型なら複雑な条件に合わせて柔軟にカスタマイズできるため、業務が効率的です。クラウド型も利用できないわけではありませんがカスタマイズには制約を伴います。

導入実績の多さで選ぶ

カスタマイズ性が高く信頼性の高い購買管理システムを選ぶなら、導入実績の多さに注目しましょう。多数の企業に利用されている場合、各企業固有の要件を満たせるだけのカスタマイズの幅広さに期待できます。

また、シェア率の高いシステムは、多くの顧客からの幅広いサポート要求に応えるために、スキル・経験の豊富なスタッフを提供できる傾向もあります。もちろん多くの企業が採用しているので信頼性も高く、予期せぬサービス終了に痛手を負うリスクが小さいのも魅力です。

部門間の連携の取りやすさで選ぶ

購買管理は資材管理や生産管理などの業務とも密接に関わるため、他部門との円滑な連携が図れるかどうかも購買管理システム選びの大切なポイントです。他部門で利用しているシステムとのインターフェースの構築がスムーズにできるかどうかをチェックしましょう。

システム間のデータの受け渡しや連携が簡単な方が、誰でも利用しやすく業務の無駄が減らせます。また部門間の連携ではワークフローや承認プロセスの適切さも前提にした設計が大切です。

購買管理システムを選ぶ前に、各部門でヒアリングを行い、どんな利用要件があるのかをリストアップし明確にしておくのがポイントです。

他の社内システムとの連携可否で選ぶ

前述の他部門との連携に関連して、社内で利用している他のシステムと連携できるかどうかも重要です。購買管理は社内のさまざまな業務と関わるため、既に導入されている他のシステムと連携できた方が社内全体の業務が圧倒的に効率化できます。

特に既にERP・会計システム・在庫管理システム・販売管理システムなどを導入している場合には、それらとスムーズにできるかどうかの確認は必須です。システム間のデータのスムーズな受け渡しのためにインターフェースの互換性をチェックしましょう。

選ぼうとしている購買管理システムが、APIや統合ツールを提供しているかどうかもポイントです。API・統合ツールがあれば異なるシステム間でも連携が可能になります。

取引先システムとの連携可否で選ぶ

システム間の連携がとりやすさが重要なのは、社内に限った話ではありません。取引先とのシステム連携ができれば、情報の受け渡しの時短・見積もりや発注の効率化など交渉のフローがスムーズに行われるメリットがあります。

データを双方で一元化できるため、情報が正確で誤解やミスも防げます。取引先のシステムとの連携ができることは、単に継続的な取引や頻繁な取引に有利に働くだけでなく、取引先を変えたい時にデータ共有やプロセスの移行がスムーズになる点でも有利です。

また1つのプラットフォームで複数のカタログサイトを横断的に検索でき、業務自体の負担も軽減されます。チェックポイントは、選ぼうとしている購買管理システムがAPI統合・EDIなどの連携手法に対応しているかどうかです。

業界に特化したシステムかどうかで選ぶ

購買管理システム選びでは業界に特化したものを選ぶようにしましょう。業界特有のニーズに届いていない場合、機能不足を感じたり、カスタマイズの手間が増加したりと導入後に後悔してしまいます。

選ぶ際には業務プロセスが業界に特化しており、業界知識やベストプラクティスが組み込まれているかがポイントです。また専門知識に対応したサポートがあるか業界固有の規制や基準にも対応しているかなど、こだわって選びましょう。

食品業界なら品質管理に特化し、かつ食品安全基準やトレーサビリティの要件を満たすシステムを、建設業なら資材や設備の調達や工程管理に特化したシステムを選ぶのが得策です。製造業では生産管理やサプライチェーンマネジメントのために選ぶ場合も考えられます。

まとめ

購買管理システムは企業の調達業務を効率化し、コスト削減やリスク管理に役立ちますが、そのためには適切なシステムの選び方が重要です。

購買管理システムの導入は現状の課題や目標を明確にした上で慎重な検討が必要です。適切な購買管理システムの導入により、ビジネスの成果を最大化しましょう。