Notionのボタン機能とは？作成方法やできること、活用例を解説

Notionには、ワンクリックでタスクを自動化できる「ボタン」機能があります。ボタンはカスタマイズ性に優れており、必要な処理を自由に組み合わせて設定できます。この記事では、Notionのボタン機能の作成方法やできること、有効な活用方法などを解説します。

目次

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1. Notionのボタン機能とは
2. Notionのボタンの作成方法とできること
3. Notionのボタンの活用例
4. Notionのボタンを有効に使うためのポイント
5. まとめ

Notionのボタン機能とは

Notionは、タスク管理、プロジェクト管理、AIサポートなど、さまざまな情報を効率的に管理できるオールインワンのプラットフォームです。個人のメモからチームでのプロジェクト管理まで幅広い用途に対応しており、多くの人に利用されています。

その中でも特に便利な機能が「ボタン」です。このボタン機能を使うと、ワンクリックで複数の作業を自動化でき、日々の作業がスムーズになります。

新しいページを作成したり、データベースの項目を編集したりするなど、面倒な操作をボタン一つで完了できます。この記事では、Notionのボタン機能の作成方法やできること、有効な活用方法などを解説します。

参考：Notion（ノーション）

Notionのボタンの作成方法とできること

Notionには、さまざまなタスクを簡単に自動化できる「ボタン」機能があります。このボタンは「/button」または「/ボタン」と入力することで呼び出せます。ボタンを作成すると、クリックするだけでアクションを実行できるため、作業の効率が大幅に向上します。

以下では、ボタンの作成方法とできることについて解説します。

参考：ボタンをクリックするだけで、ブロックやページなどを自動的に生成 – Notion（ノーション）ヘルプセンター

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ブロックを追加する

Notionでは、ボタンを使って簡単にページにブロックを追加できます。ブロックとは、テキストやリスト、画像、データベースなど、ページ内で使われる要素を指します。

ボタンを設定しておけば、ワンクリックでこれらのブロックを挿入できるため、作業効率が向上します。ボタンを作成するには、ページを開いて「/」を入力し、表示される機能一覧から「ボタン」を選びます。

次に「ブロックを挿入する」を選択し、追加したいブロックの内容とボタンの名前を設定します。最後に「完了」をクリックすれば、ボタンがページに表示されます。

ページを追加する

Notionでは、データベースに新しいページを追加するためのボタンを作成できます。たとえば、部門のトップページに「新規タスク追加ボタン」を設定すると、ページを離れることなくチームのタスクデータベースにアクションアイテムを追加できます。

まずはボタンを作成し、エディターで「ページを追加」を選択します。次に、追加先となるデータベースを指定すると、プロパティを自動入力する設定ができます。

タスクの「ステータス」を自動で「ToDo」に設定したり、担当者を割り当てたり、締め切り日を設定できます。また、ページ追加時にテンプレートを選択することもでき、決まった形式で新しいタスクやプロジェクトを作成するのに便利です。

プロパティを編集する

Notionのボタン機能を使うと、データベース内のページや特定の条件を満たすページのプロパティを一括で編集できます。この機能を活用すると、手動で個別にプロパティを変更する手間が省け、効率的に作業を進められます。

プロパティを編集する方法としては、ボタンを作成する際に「ページを編集」オプションを選択し、編集対象となるデータベースを選びます。さらに、フィルター機能を使って、更新したい項目や条件に合うページを絞り込めます。

このように、ボタン機能でプロパティの編集を自動化すると、定期的なタスクの更新やデータ管理が簡単になり、手作業によるミスも減らせます。

確認画面を表示する

Notionのボタン機能では、操作を実行する前に確認画面を表示でき、これによって誤操作を防ぐことができます。特にデータベースの情報を変更する際に、誤ってデータが上書きされるのを防ぐために便利です。

ボタンを作成する際に「確認を表示」を選択すると、確認メッセージを入力するウィンドウが表示されます。ここで、任意の確認メッセージを入力し、ユーザーに注意を促せます。

メッセージを設定したら「完了」ボタンを押し、これで確認画面付きのボタンが完成します。このボタンをクリックすると、確認のポップアップが表示され、ユーザーがアクションを確実に意図しているかどうかを確認できるようになります。

指定したページを開く

Notionのボタン機能を使うと、指定したページを簡単に開くことができます。ページの開き方は「サイドピーク」「ポップアップ」「フルページ」から選べるため、状況に応じて最適な表示方法を選択可能です。

設定方法は、「ページまたはURLを開く」からNotion内にある目的のページを選び、どの形式で表示するかを選択します。例えば、「新しいタスクの追加」ボタンを作成した後、そのボタンを押すと自動で新規作成されたタスクページを開くように設定できます。

さらに、ページの追加後にすぐ編集を開始したい場合は、「ページを開く」ステップを追加することで、ページ作成から編集までスムーズに進められます。

Notionのボタンの活用例

Notionのボタン機能は、日々の業務を効率化するために非常に役立ちます。さまざまなアクションを自動化したり、よく使うタスクやプロジェクトをすぐに呼び出したりできるため、チームの生産性向上にもつながります。

ここでは、会議の議事録作成、タスクの管理、時間計測など、ボタンの具体的な活用例をいくつか紹介します。

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会議の議事録を作成する

会議の議事録作成は時間がかかる作業ですが、Notionのボタン機能を活用すれば、手軽に議事録を作成できます。Notionで「議事録作成」ボタンを設定しておき、会議のたびにそのボタンを押すだけで、新しい議事録が自動生成されます。

例えば、1-on-1の会議が定期的に行われる場合、その会議用のページ内に「新規ミーティング」ボタンを設置しておけば、会議の際に質問やプロンプト、箇条書き形式の項目が自動的に追加されます。

繰り返し行うタスクを設定する

毎日や週ごとに繰り返し行うタスクを管理するのも、Notionのボタンを使えば簡単です。毎週のミーティングや定期的なレポート作成のタスクをボタンに登録しておけば、ボタンを押すだけでそのタスクが自動的に生成されます。

また、タスクに「期日」や「担当者」といったプロパティを設定しておけば、いつ誰がそのタスクを行うのかを明確に管理できるため、作業の進捗状況を一目で確認できます。

こうした繰り返し行うタスクを自動化することで、重要な作業の抜け漏れを防ぎ、手動での管理にかかる時間や手間を大幅に削減できます。

未完了のタスクを管理する

未完了のタスクを把握し、必要に応じて日付を変更することもNotionのボタンで簡単に行えます。ボタンを押すと、まだ完了していないタスクがリストアップされ、期日が過ぎているタスクには自動的にリマインダーを設定できます。

また、タスクの期日を新しい日付に簡単に変更する機能も追加できるため、毎回手動で調整する手間が省けます。未完了タスクの管理が効率的に行えるため、プロジェクトが予定通りに進行しやすくなります。

タスクにかかっている時間を計測する

タスクにかかる時間を計測することも、Notionのボタン機能を使えば簡単に行えます。ボタンを押すとタイマーがスタートし、作業時間が記録される仕組みを設定することで、タスクの実施時間を把握できます。

タスクにかかっている時間を計測するには、「タスクを開始」「タスクを終了」の2つのボタンを作成します。開始ボタンを押すと、「開始日時」プロパティに現在の時刻が自動的に入力されます。

そして、終了ボタンを押すと「終了時刻」が記録され、タスクのステータスも「完了」に変更されるように設定することが可能です。このワークフローを利用すると、タスクの進行状況を可視化し、後でどれだけの時間を費やしたかを分析できます。

「いいね」ボタンを作る

Notionでは、「いいね」ボタンを作成することができます。このボタンを使えば、特定のページやコンテンツに「いいね」が押された際、回数を記録する仕組みを簡単に作れます。

まず、「いいね」されたデータを記録するためのデータベースを作成し、それをページに関連付けます。また、「いいね」の回数を追跡するためのデータベースも準備して、リレーション機能を使って両者をリンクさせると、何回「いいね」されたかを確認できます。

この機能は、チームメンバーのアイデアを評価する際や、成果を共有する場面で便利です。

Notionのボタンを有効に使うためのポイント

Notionのボタンは、自由にカスタマイズできるため、さまざまな業務に合わせた設定が可能です。ここでは、Notionのボタンを効果的に使うためのポイントについて詳しく解説します。

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1つのボタンで複数の処理ができるようにする

Notionのボタンは、1つのボタンに複数の処理をまとめて設定できます。ボタンを押すだけで一連のタスクが自動的に実行されるため、作業効率が大幅に向上します。

新しいタスクを作成してそのタスクにプロパティを設定し、さらに関連するページを開くなど、複数の操作を1つのボタンで一括して実行できます。

このように、ボタンに複数の機能を組み込むことで手作業で行う操作が減り、作業ミスも減少します。日常的に行う複数のタスクを簡単に管理できるため、忙しい業務の中での時間短縮や効率化が図れます。

繰り返し処理を一括処理できるようにする

Notionのボタンは、繰り返し行うタスクの自動化に非常に便利です。毎週の会議での議事録作成や、定期的なタスクの更新といった作業を手動で行う必要がなくなります。

ボタンを設定しておけば、ワンクリックでこれらのタスクが自動的に生成され、時間の節約につながります。また、手作業によるミスも防げるため、より正確な管理が可能です。特に、同じ作業を頻繁に行う必要がある場合に、この自動化機能は大きな効果を発揮します。

まとめ

Notionのボタン機能は、非常にカスタマイズ性が高く、ワンクリックで多様な操作を自動化できる便利なツールです。この機能を活用することで、ブロックの追加やプロパティの編集だけでなく、確認画面の表示なども簡単に設定でき、業務の流れを効率化できます。

例えば、会議の議事録作成やタスクの時間計測、データベースの更新といった繰り返し行う作業も、ボタン一つで完了するため、手動で操作する必要がなくなります。

このように、Notionのボタン機能を活用することで、日常業務がスムーズになり、時間の節約にもつながるでしょう。