請求書の管理方法とは？発行側･受領側で異なるポイントを解説｜請求書管理ツールでファイリングを効果的に

請求書は、自社の資金フローに関わる重要な書類であり、法人・個人事業主で保管期間が異なります。本記事では、請求書の管理方法や最適な保管方法をご紹介。度重なる法改正で、ますます煩雑になる請求書管理を最適化する「請求書管理システム」についても解説します。

目次

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1. 請求書発行システムを検討するならこのサービスがおすすめ
2. 請求書管理が必要な理由
3. 請求書の管理パターン
4. 【発行側】請求書管理・整理の流れ
5. 【受領側】請求書管理・整理の流れ
6. 請求書の保管方法
7. 請求書をエクセルで管理する課題
8. 請求書管理を効率化するなら専用ツールがおすすめ
9. まとめ

請求書発行システムを検討するならこのサービスがおすすめ

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請求書管理が必要な理由

請求書は、自社の入金・出金に関わる大事な書類です。取引先との金銭のやり取りの証憑書類になったり、税務上で義務付けられたりしているため、適切に管理する必要があります。まずは、「請求書管理が必要な理由」と「法的に定められた保管期間」についておさらいしましょう。

金銭のやり取りの証憑書類になる

請求書は、取引先との金銭のやりとりの証憑書類になります。証憑書類とは、請求書や領収書などのビジネスシーンで取引を証明する書類のことです。請求書は、商品やサービスを購入・利用した際に金銭を請求した証明として発行されます。

証憑書類の発行によって、取引が口約束でないことを証明できるため、取引が決定した証明として保管が必要です。請求書を発行することにより、二重払いや未払いなどのトラブルを防止し、取引の適正管理に繋がるのも特徴です。

そのため、請求書を管理することは、会社の信頼性やトラブルを防止するためにも重要な役割があるといえるでしょう。

【法人・個人別】請求書の保管期間

請求書には、所得税法や消費税法、法人税法などの法律で保管期間が定められています。法人は法人税の申告から7年間、個人事業主は確定申告から5年間の保存期間が必要です。税務調査などで請求書の提出を求められることもあるため、紛失には十分注意しましょう。

また、不正会計を防ぐために、受領した請求書は原則原本を保管します。また、請求書の保存は受領した場合のみで、発行した場合の控えの保存については現在は定められていません。

しかし、トラブルなどがあった際に、取引履歴を確認できるように一定期間控えも保存しておくのがおすすめです。入金確認ができないという事態があっても、請求書の控えを参照することによって柔軟に対応することができます。

＜法人の場合＞

法人における請求書の保存期間は7年間です。7年というのは、発行から数えた7年ではなく、該当の事業年度における法人税の確定申告期限の翌日から7年間と数えます。法人の場合は個人事業主と異なり、確定申告の時期が企業によって異なるため、自社の期限がいつかを把握し、管理する必要があります。

参考：帳簿書類等の保存期間｜国税庁

＜個人事業主の場合＞

個人事業主用の請求書は、白色申告、青色申告に関係なく5年間保存するのが基本です。ただし、基準期間の課税売上高が1,000万円を超える「消費税課税事業者」は、消費税法により、請求書を7年間保存しなくてはなりません。

尚、インボイス制度に伴い「適格請求書」を発行した場合は、売り側・買い側ともに請求書を7年間保存する義務があります。

参考：記帳や帳簿等保存・青色申告｜国税庁

参考：消費税法｜e-Gov法令検索

参考：インボイス制度の概要｜国税庁

請求書の管理パターン

請求書管理の必要な理由については理解できましたが、実際どのように請求書を整理するのかイメージを描きにくい方も多いのではないでしょうか。ここでは、請求書を取引先別と月別に分ける整理方法について、具体的にメリット・デメリットを踏まえて解説します。

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取引先別に整理

取引先別に請求書を整理すると、取引先ごとに支払い状況を確認できるのがメリットです。フォーマットが同じなのでスッキリと整理して保管ができるため、固定取引先との取引が多い場合に最適です。

一方で、取引先別に分類するため、まとめてファイリングすることができず、取引先が多い企業は整理が大変になる可能性があります。また、月単位での全体の支払い状況も見にくくなり、取引先全体の管理が複雑になることも予想されます。

集計しやすいようにシステムを取り入れたり、取引が少ない会社はまとめてファイリングしたりなどの対策をして、管理がしやすくなるような工夫が必要になるでしょう。

月別に整理

月別に整理する方法は、月単位の数字が見やすくなります。経理処理において全体を把握しやすくなり、取引先別に請求書を分ける手間もないため、まとめてファイリングができるのがメリットです。

しかし、月別で整理する方法は、特定の会社の請求書を探すのに時間がかかるのがデメリットです。さまざまな取引先との請求書の中から、請求書を探さなければなりません。請求書の日付順にファイリングするなどの対策をして、なるべく見やすく整理しておきましょう。

【発行側】請求書管理・整理の流れ

自社で発行した請求書は、「未入金」と「入金済み」の2種類に分け管理しましょう。

未入金請求書の管理

未入金請求書の控えは支払い期日順にファイリングするのがおすすめです。入金確認が取れ次第入金済みファイルへと移動させ、入金日を追記しておけば見返す際にも便利です。管理者が複数人の場合は、担当者名なども記載しておくと良いでしょう。

入金済み請求書の管理

入金済み請求書も同様に、上記で追記された入金日をもとにファイリングすれば問題ありません。ですが、管理手順がシンプルだからこそ、担当者独自のルールや手順が生じやすいのがネックといえます。

未入金ファイルから入金済みファイルへ移動させる手順は必ず統一しましょう。取引先が多い場合は、取引先や取引月などに分けて保存しておくと、取引データを把握しやすくなります。

【受領側】請求書管理・整理の流れ

受け取った請求書は、法人は7年間、個人事業主は5年間の保存期間が法律で義務付けられているため、適切に管理を行う必要があります。ここからは、受け取った請求書の管理方法について解説します。

参考：帳簿書類等の保存期間｜国税庁

未払い分請求書の管理

未払い分請求書を管理する場合は、請求書を受領したタイミングでのファイリングを徹底することで、紛失を防止することができます。

支払い管理を効率的にするために、支払い期日や請求日時順でまとめるようにしましょう。支払いが済んだら「支払い済み」である旨と確認した日付、担当者などを追記しておくと履歴確認の際に便利です。

支払い済み請求書の管理

支払い済みの請求書は、未払い金請求書の支払い確認処理を行い、支払い済みである旨を追記した後にファイリングをします。

支払いの履歴を把握しやすくするために、支払いの日付・請求日時順でまとめておきましょう。取引先が多い場合は取引先や取引月などに分けて保存し、効率的に管理できるようにするのがおすすめです。また、受け取った請求書は長期間の管理が必要です。劣化しにくいファイル素材や保管場所の確保にも着目しましょう。

請求書の保管方法

請求書は紙だけでなく、デジタルで保管する方法などがあります。近年さまざまな企業でペーパーレス化が進んでいるため、紙媒体をPDF化して保管する方法なども進んでいます。ここからは、請求書の保管方法と重要性について解説します。

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紙の請求書は鍵をかけて保管

紙の請求書は紛失を避けるために、鍵をかけて保管しておくのがおすすめです。請求書は、税務関係書類として原則原本を保管する必要があるため、保管方法にも気を付ける必要があります。

処理が終わった請求書に関しては、鍵付きのキャビネットなどに保管するとセキュリティ面も安心です。近年はペーパーレス化が進んでいるため、紙媒体をスキャンしてPDF化し、請求書を保管している企業も多くあります。

デジタル書類は専用フォルダに保管

近年ペーパーレス化が進んでいるため、紙媒体からデジタル書類にシフトする企業も少なくありません。デジタル書類は、専用フォルダに保管するだけで、印刷などの手間もかからないのがメリットです。

未払い・支払い済などの進捗管理も、支払い証明書類と請求書を併せて管理する方法を採用しています。フォルダにパスワードを設置すれば、セキュリティ面も安心で管理しやすいのが魅力です。

請求書をエクセルで管理する課題

請求書をエクセルで管理する方法は、課題が多くあるのが現状です。エクセルで請求書を管理するには、件名や内容、金額などさまざまな請求情報を入力しなければいけないため、事務負担が多く、入力ミスなどが起こりやすいのが課題です。

また、取引先が多いほど、膨大な量の書類を発行しなければいけないため、容量もそれだけ大きくなるデメリットもあります。容量が大きくなると処理速度が落ちたり、データが見にくくなったりする可能性があります。

既にエクセルを使っている企業にとっては、手軽に利用しやすい便利なソフトですが、長期間請求書などの管理を行う上では、性質に注意しながら利用する必要があるでしょう。

請求書管理を効率化するなら専用ツールがおすすめ

請求書管理を効率化するなら、請求書管理システムの導入がおすすめです。ベンダーによって表記は異なりますが、「電子請求書システム」「請求書発行・受領システム」「請求書オンライン受領システム」などが該当します。搭載伊能においても、請求書関連業務を一元管理できるものから、発行・受領・入金管理など一部に特化したタイプに分類されます。

会計ソフトと連携できるシステムも多く、効果範囲がバックオフィス全体に及ぶものもあります。自社の企業規模や料金体系、求める機能にポイントを絞って比較することで、最適な請求書管理システムが導入できます。

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まとめ

請求書は、自社の入金・出金などの情報を管理する大切な書類で、法人税法などの法律上の保管期間が定められているため、適切に管理しなければなりません。

請求書の管理方法は、発行側・受領側で違いが生じ、取引や月別に管理方法も変える必要があります。法制度に遵じ、自社に合った適切な管理方法を選ぶことが大切です。

また、請求書の管理を効率化するには、請求書管理システムの導入がおすすめです。発行・受領した請求書の管理をはじめ、作成から入金管理、承認チェックなど担当者の業務負担を大幅に軽減し、新たなビジネスチャンスをもたらしてくれるでしょう。