PDFの請求書は法的に有効？メリットや電子帳簿保存法/インボイス制度に則った作成・保存時の注意点も

PDFの請求書は紙と同様に法的な効力を持ち、税務調査においても証拠資料として認められます。本記事では、請求書をPDFへ移行するメリットや、作成・保存時の注意点をご紹介。透明性の高い経理を維持し、取引先とも良好な関係を築くためにも、請求書発行システムを用いた適格な対処が求められます。

目次

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1. 請求書発行システムを検討するならこのサービスがおすすめ
2. 請求書をPDFで送るのは有効か
3. 請求書をPDFで発行するメリット
4. 請求書をPDFで作成するときの注意点
5. 請求書をPDFで保存するときの注意点
6. 請求書発行システムでPDFの請求書も簡単に作成
7. まとめ

請求書発行システムを検討するならこのサービスがおすすめ

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請求書をPDFで送るのは有効か

近年ではPDF形式の請求書が一般化しましたが、そもそも請求書の発行自体も法的には義務付けられておらず、紙の請求書同様に有効です。請求書以外にも、納品書・見積書・領収書などさまざまな帳票が電子化・PDF化され活用されています。

税務署の事実確認調査でも、PDF請求書は証拠資料として認められています。そのため、常日頃から電子帳簿保存法の要件に則り、取引内容が分かるように作成するのがベターです。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

請求書をPDFで発行するメリット

ビジネス効率化とデジタル化の進展により、請求書の発行方法も大きく変化しました。その中でも、PDF形式で請求書を発行することにはさまざまなメリットが存在します。PDF形式で請求書を発行することの利点や、紙の請求書と比べてのメリットを紹介します。

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ペーパーレス化でコストを削減できる

PDF形式で請求書を発行することにより、紙や印刷、郵便に関連するコストを大幅に削減できます。ペーパーレス化は、紙と印刷のコスト、郵便料金の節約・経費の削減に繋がり、業務時間の短縮と労力の削減もできるため、作業プロセスの効率化も図れます。

さらに、PDF形式でデジタル化すると、印刷や郵送の必要性がなくなり、資源の節約や環境への負荷軽減にも貢献します。その結果、PDF形式で請求書を発行することによってコスト削減と業務の効率化が実現され、ビジネスの運営において重要な利点をもたらします。

迅速な対応が信頼関係を強化する

従来の書面で行っていた請求業務は、発行から発送、到着までに時間を要し、配送による不慮の事故も避けがたい問題でした。PDF形式なら、それらにかかる時間を大幅に短縮し、請求書のフォーマットさえあれば瞬時に発行・発送が完了します。

PDFデータさえ残っていれば、その他の記入や記載ミス・添付忘れ・再発行などありがちな問題にもすぐさま対処できます。こういった処理スピード向上は業務効率やコスト削減を促進するだけでなく、取引先との信頼性強化にもつながっていることを忘れてはいけません。

検索性が高く、時間や労力の節約になる

紙の書類に比べて、PDF形式は検索性高く扱えるという利点があります。紙の請求書を大量に保管している場合、特定の書類を見つけることは非常に困難です。手作業での検索や整理は時間と労力を必要とし、ヒューマンエラーのリスクも存在します。

PDF形式での保存なら、キーワード検索・目次やブックマーク機能・デジタルファイル管理により、特定の請求書を素早く見つけることができます。手作業での書類整理や検索に比べて時間と労力を節約し、効率的なビジネスプロセスを実現できます。

セキュリティ強化で改ざんしづらい

PDF形式は、Excel（エクセル）やWord（ワード）ファイルなどと比べて、改ざんが困難なファイル形式です。その固定的なフォーマットとデジタル署名機能により、文書の改ざんを容易に検知できます。

また、アクセス制御やパスワード保護、チェックサムの検証などのセキュリティ機能が、ファイルの同一性を検知し、PDFファイルの改ざんを防ぎます。

PDFは、信頼性の高いビジネス文書や重要な情報の保護に適しており、情報の完全性とセキュリティを確保するための効果的な選択肢です。さらに、デジタルな保存形式であるため、改ざんの痕跡を容易に見つけることができ、文書の信頼性を保証します。

テレワークの推進

請求書は印刷すれば作成が可能ですが、在宅勤務の場合において、個人が機密文書の取り扱いを厳重に行うことは容易ではありません。従来のように紙ベースの請求書作成を続けていると、働き方改革によるテレワーク推進の妨げにしかなりません。

PDFによる請求書の作成を固定化し、セキュリティ面でも強化を図れば、個人でもインターネット・メールを利用した請求業務が可能です。このように、リモート勤務を促進したい企業にとっても、請求書のPDF化にはメリットがあります。

請求書をPDFで作成するときの注意点

PDF形式で請求書を作成する際、いくつかの注意点に留意する必要があります。以下で説明する注意点を確認すれば、正確で信頼性の高い請求書を作成し、スムーズなビジネスプロセスを確保できるでしょう。

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取引先への事前確認は必須

DX化が推進される現在でも、企業によって請求書の保管方法は異なるため、書面での請求書を求められることもゼロではないでしょう。事前に以下の項目で取引先の要件・指示を確認し、適切な形式での請求書を発行が求められます。

• PDF形式対応しているか
• 押印や印章の要件
• 原本（紙）が別途必要か

PDFのようなデジタルコピーを添付することで、スピーディな情報共有と記録保持が可能となりますが、受け手企業の要件に沿って、適切な形式で請求書を提出するようにしましょう。その対応が、今後の信頼性向上にもつながります。

パスワードを設定する

請求書には顧客情報や支払い詳細などの機密情報が含まれることが一般的で、セキュリティを確保するために、パスワードを設定することが重要です。パスワードによるアクセス制御や機密情報の保護は、データの安全性と信頼性を高め、法的要件にも適合します。

パスワードを設定する際には、強力なパスワードを使用し、定期的に変更することも推奨されます。また、パスワードを安全に管理するために、パスワード管理ソフトウェアや二要素認証などのセキュリティ対策を検討することも重要です。

インボイス制度に対応する

インボイス制度は、2023年10月から開始した、企業間の取引における請求書の電子化を推進する制度です。これにより、紙の請求書から電子的なインボイス制度（適格請求書等保存方式）への移行が進み、企業はこの制度に対応する必要があります。

従来の区分記載請求書に含まれていた、企業名や住所、請求金額などの基本的な項目と合わせて、インボイス制度では、売手が買手に対して、正確な適用税率や消費税を請求書に記載しなければなりません。

要するに、買手である取引先からインボイスの詳細提示を求められた場合、登録番号や適用税率などの記載項目が追加された「適格請求書」を作成・交付し、自社で保存しなければならない義務があります。

適格請求書は、取引の透明性や税務上の正確性が確保され、電子的な形式で提出することが求められます。適格請求書の正確な作成と送信は、税務や取引の円滑さを確保するために重要な要素となります。

参考：インボイス制度の概要｜国税庁

適格請求書の記載項目

適格請求書には、国税庁のホームページの記載から、以下の項目を適格請求書に明記すべきであることが求められています。

1. 適格請求書発行事業者の氏名又は名称及び登録番号
2. 課税資産の譲渡等を行った年月日
3. 課税資産の譲渡等に係る資産又は役務の内容
4. 課税資産の譲渡等の税抜価額又は税込価額を税率ごとに区分して合計した金額及び適用税率
5. 税率ごとに区分した消費税額等
6.  書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

参考：適格請求書等保存方式の概要｜国税庁

参考：４ 適格請求書の記載事項｜国税庁

請求書をPDFで保存するときの注意点

請求書をPDF形式で保存することは、データの保護と共有のしやすさの観点から効果的です。しかし、正確性とセキュリティを確保するためには、以下の注意点に留意する必要があります。

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検索しやすいファイル名をつける

電子帳簿保存法では、電子帳簿データの検索性の確保が重要視されています。そのため、ファイル名に特定の情報を含めることが義務付けられています。

取引年月日、取引金額、および取引先名（自社名）は、電子帳簿データにおいて重要な情報です。これらの情報をファイル名に含めることにより、データの検索性を向上させることができます。

検索性の確保は、適切なファイル命名によってだけでなく、フォルダの階層構造やメタデータの活用など、組織的な管理手法も重要です。これにより、必要なデータを迅速に見つけ出すことができます。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

紙からPDFへ変換した場合はスキャナ保存の要件を満たす

紙の請求書をスキャンして電子保存する場合、電子帳簿保存法の「スキャナ保存制度」の要件を満たす必要があります。スキャナ保存制度には、スキャン環境の整備、データの非改ざん性の完全な証明と真正性の確保、適切な管理体制の確立などが含まれます。

スキャン環境は一定の品質基準を満たし、適切な解像度でスキャンを行う必要があります。また、データは元の紙の帳簿や書類と同じ情報を保持し、改ざんされていないことを証明する必要があります。

データの整合性や真正性を保つためには、適切なデータ保存手法やセキュリティ対策が必要です。さらに、スキャンされたデータは適切に管理され、必要な場合に容易にアクセスできるような体制を確立する必要があります。

なお、データの保管場所やアクセス制御、バックアップや保存期間の管理も重要です。これらの要件を遵守することで、スキャン保存制度に基づく紙の請求書の電子化・保存が適切に行われ、法的な要件を順守しながら効果的なデータ管理が可能となります。

参考：電子帳簿保存法一問一答 【スキャナ保存関係】｜国税庁

電子データも7年間保存する

電子データの請求書も、法的な規定や会計基準によって、紙の請求書と同様に、企業は請求書を含む重要な財務記録を7年間保管する義務があります。これは、税務申告や監査などの目的に基づくものであり、財務情報の信頼性や法的要件の遵守を確保するための措置です。

データのバックアップ・データの整合性と真正・アクセス制御とセキュリティ・フォーマットの互換性などの対策により、電子データの請求書を紙と同様に7年間保存することが可能となります。適切に保管することで、法的要件の遵守やビジネスニーズに対応できます。

また、適格請求書の写しやPDFファイルなどの電磁的記録に関しては、国税庁から下記のとおりに保存するように求められています。

適格請求書の写しや電磁的記録については、交付した日または提供した日の属する課税期間の末日の翌日から、2月を経過した日から7年間、納税地またはその取引に係る事務所、事業所、その他これらに準ずるものの所在地に保存しなければなりません。

参考：５ 適格請求書等の写しの保存｜国税庁

請求書発行システムでPDFの請求書も簡単に作成

PDFの請求書発行には、請求書発行システムの利用がおすすめです。作成した請求書からPDFへの変換が容易に行え、エクセルのようにフォーマットから直接PDFファイルとして保存できます。

クラウドソフトが主流のため、インターネット上で請求書を作成できるうえ、各項目を自動で読み込み誤入力・計算ミスも未然に防げます。そのほかにも取引先ごとのフォーマット登録や複数の請求書を一括作成、トラッキング機能など管理も容易になり、以前から負担の大きかった請求書関連業務が大幅に効率化されるでしょう。

請求書のPDF化を含め、請求業務効率化を図りたい場合は「請求書発行システム」を活用し、法令を遵守した正確な請求書作成を実現しましょう。

＼詳しくはこちらの記事をチェック／

まとめ

PDFの請求書の利点として、すでにグローバルなフォーマットであること、データの検索がしやすく利便性が高い、改ざんがしづらい、視覚的な品質の向上、容量の節約と環境への配慮が挙げられます。

作成・保存の注意点としては、フォーマットの整合性やデータの非改ざん性の完全な証明と真正性の確保、セキュリティとプライバシー、バックアップと保存の重要性があります。また、電子帳簿保存法やインボイス制度の法令を遵守する義務があります。

これらを守りながらPDFによる請求書を活用することで、効率的なビジネスプロセスや環境負荷の削減、信頼性と安全性を確保した、プロフェッショナルな業務の遂行が可能となります。