Notionでテーブルを作ろう｜作成方法やカスタマイズ方法を解説

Notionでは、テーブルビューという機能を使って表形式のデータベースを作ることができます。データの絞り込みや計算もできて便利です。この記事では、Notionでのテーブルビューの作成方法やカスタマイズ方法、またシンプルテーブルとの違いなどについて解説します。

目次

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1. Notionのテーブルビューとは
2. Notionのテーブルビューの作り方
3. Notionのテーブルのカスタマイズ
4. より簡易的な「シンプルテーブル」もある
5. まとめ

Notionのテーブルビューとは

Notionとは、業務に必要な機能を1つのプラットフォームに統合したワークスペースツールで、データベースの作成も可能です。テーブルビューは、Notionデータベースの基本的な表示形式で、セルを縦と横に並べた表にデータを入力します。

テーブルビューの各行が1つのページとして開き、自由にコンテンツを追加できるのが大きな特徴です。各コンテンツには、プロパティで入力事項と入力手段が設定でき、入力しやすいデータベースが作れます。

本記事では、Notionでのテーブルビューの作成方法やカスタマイズ方法、またシンプルテーブルとの違いなどについて解説します。

参考：Notion（ノーション）

テーブルビューの構成要素

テーブルビューは、以下のような要素で構成されています。これらの要素を上手く組み合わせることで、自社に合ったデータベースの構築ができます。ここでは、各要素の概要を紹介します。

構成	内容
タイトル	データベースの名称を入力する
ビュー	ビュー形式の変更や追加を行うテーブルビューを始め7種類のビュー形式が選べる
プロパティ	テーブルビューの1行目2列目以降のセル各セルへの入力項目と入力方法を設定
フィルター	プロパティに基づいて絞り込みを行う
並べ替え	プロパティに基づいて昇順・降順で並べ替える
検索	指定したキーワードを含むデータを抽出
新規データ追加 （ページ表示）	新規ページを作成するレイアウトでデータを追加
新規データ追加 （行の追加）	テーブルの左下にある「＋」マークテーブルの下に1行追加
列計算	各列の下にある「計算」ボタン列の合計・平均・中央値などの計算設定を行う
列	テーブルにおける縦方向の1列「Aa名前」と表示された列は必須で 入力した名称がページ名となる
行	テーブルにおける横方向の1行1行が1つのデータとなる

Notionのテーブルビューの作り方

Notionデータベースのテーブルビューの作成方法には、新規データベース作成時にテーブルビューに設定する方法と、既存のデータベースにテーブルビューを追加する方法の2種類があります。ここでは、それぞれの方法について解説します。

参考：テーブルビュー – Notion（ノーション）ヘルプセンター

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新しいページにデータベースを追加する

ここでは、初めてNotionを使う場合の追加方法を解説します。まずは、サイドバー上部のユーザー名横にある「鉛筆マーク」を選択して白紙のページを開き、データベース名をつけて改行します。

改行すると新たな入力欄ができるため、入力欄の左側にカーソルを合わせて出てきた「＋」をクリックします。表示されたメニューから「データベース：インライン」を選択すると、データベースの基本形となるテーブルビューが表示されます。

既存のデータベースにテーブルを追加する

既存のNotionデータベースにシンプルテーブルの追加が可能です。具体的には、データベースタイトルの下にある行の左側にカーソルを置いた時に現れる「＋」をクリックします。多くの場合、「＋」マークは「テーブルビュー」と表示されている左側にあります。

出てきたメニューから「テーブルビュー」を選択すると、既存のデータベースの下に、シンプルテーブルの表ができあがります。シンプルテーブルは、列や行の追加やセルへのテキスト入力ができます。

Notionのテーブルのカスタマイズ

Notionのデータテーブルは以下のようなカスタマイズができるため、自社に適したデータベースの構築ができます。ここでは、それぞれの方法について解説します。

参考：テーブルビュー – Notion（ノーション）ヘルプセンター

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列・行を並べ替える

テーブルビューの列や行は自由に移動して並び変えられます。列の移動は、列の1行目（見出し行）にカーソルを当て、左右にドラッグして行います。行の移動は、移動したい行にカーソルを当てた際に左端に表示される「⋮⋮」を上下にドラッグして行います。

また、プロパティの内容による並び替えも可能です。たとえば「締切日」が設定してある場合は、「締切日」列の1行目をクリックして「昇順で入れ替え」「降順で入れ替え」を実行すると、日付順に並び替えができます。

プロパティを追加・編集する

Notionのテーブルのテキスト・数値・日付などのプロパティは、追加や編集ができます。プロパティの追加は、1行目の右にある「＋」のクリックで表示されたメニューから行います。

プロパティの編集は、各列の1行目のセルをクリックして表示されたメニューから「プロパティを編集」→「種類」で行い、その中から目的に応じたものを選びます。たとえばステータスを選択すれば、未着手・進行中・完了から選べるようになります。

行をグループ化する

グループ化は、テーブルの各行にプロパティを指定して行います。グループ化するには、ビュー形式が表示されている行の右側にある「•••」をクリックして表示されたメニューから「グループ」を選び、グループ化を行うプロパティを選択します。

たとえば、ステータスのプロパティを指定すれば、テーブルが未着手・進行中・完了の3つのグループで表示されるため、遅れているタスクなどを素早く把握できるようになります。

列に含まれるデータを計算する

テーブルビューでは、各プロパティの値を基にした計算結果の表示が可能です。計算させるには、計算させたいプロパティ列の一番下に表示されている「計算」をクリックして表示されたメニューから行います。

表示メニューはプロパティの種類によって異なり、そのプロパティごとに集計可能な計算方法が提示されます。たとえば、ステータスのプロパティの計算では、「割合」→「グループごとの割合」を選択すれば、未着手の割合が表示されます。

表示形式を切り替える

テーブルビューの表示は、ボードビューやタイムラインビューなど7種類のビュー形式に切り替えられます。切り替えるには、基本のビューを変更する方法と、ビュー形式を追加する方法があります。

基本ビューの切り替えは、データベース名下の「テーブルビュー」をクリックし、「ビューを編集」→「レイアウト」で行います。

ビュー形式を追加する場合は、テーブルビューと表示された行の右側の「＋」をクリックして切り替えたいビューを選びます。

より簡易的な「シンプルテーブル」もある

Notionにはテーブルビューの他に、シンプルテーブルという機能もあります。シンプルテーブルには、計算機能やフィルター・並び替えなど機能はありませんが、用途によってはかえって便利な場合もあります。ここでは、シンプルテーブルについて解説します。

参考：ページのフォーマット – Notion（ノーション）ヘルプセンター

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シンプルテーブルが適しているシーン

データベース機能が必要なく、メモや文書を簡潔に表形式で表示したい時には、情報が見やすいシンプルテーブルがおすすめです。たとえば、会議議事録の整理や、複数製品の価格、機能を比較する表の作成などに適しています。

また、データ量が多くなるとデータベースのテーブルビューは読み込み速度が低下する場合があります。その点、シンプルテーブルは読み込み速度が速いため、データベース機能を利用する機会が少ない大きなデータは、シンプルテーブルが扱いやすいです。

参考：Notionのページでシンプルテーブルを最大限に活かす方法（そして適さない場面） – Notion（ノーション）ヘルプセンター

テーブルビューへ変換も可能

シンプルテーブルを利用していて、計算機能やフィルター・並び替えなどの機能が必要となった場合には、データベースのテーブルビューに切り替えることも簡単です。したがって、シンプルテーブルに入力したデータが無駄になることはありません。

慣れない内はシンプルビューを利用して、使い慣れてきたらデータベース化するという利用方法もできます。変換する際には、事前に見出し行をデータベースに反映させるため、オプションで列見出しをオンにしておくのがおすすめです。

まとめ

Notionでは、テーブルビューの機能を使って表形式のデータベースの作成ができ、データの検索・並び替え・計算などが容易になるために、業務の効率化が図れます。さらに、7種類のビュー形式を利用目的に応じて切り替えられ、より幅広い用途での利用が可能です。

テーブルビューのプロパティでは、データの入力項目や入力手段をさまざまな形で設定することにより、使いやすいデータベースが作成できます。また、各プロパティでグループ化したり計算したりするカスタマイズ性も高く、業務に合わせた効率化が進められます。