おすすめのオンラインホワイトボード9選｜比較ポイントも解説

オンラインホワイトボードがあれば、アイデアやプロジェクトの流れなどをオンライン上で簡単に共有できます。しかし、その機能や仕様は様々なため、自社に合ったものを選ぶことが重要です。この記事では、おすすめのオンラインホワイトボードや選ぶ際の比較ポイントを解説します。

目次

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1. オンラインホワイトボードで情報共有を効率化
2. オンラインホワイトボードは動作の軽さ・使いやすさ・料金で選ぶ
3. オンラインホワイトボードの選び方で重要な3つのポイント
4. オンラインホワイトボードのその他の比較ポイント
5. おすすめのオンラインホワイトボード9選
6. オンラインホワイトボードを導入する際の注意点
7. まとめ

オンラインホワイトボードで情報共有を効率化

オンラインホワイトボードは、オンライン経由で複数人でホワイトボードを利用できるツールです。ユーザーは画面上で1つのホワイトボードを共有でき、手書きでの書き込みやテキストの挿入、付箋の貼り付け、画像・表の作成も行えます。

従来のように会議室に参加者が集まる必要がないため、会議室の廃止やレンタル料の削減が見込めるだけでなく、リモート会議の利便性も向上します。

また、製品によってはオンラインホワイトボード上の書き込みをそのままデータ化でき、議事録の作成や他ツールへの写し直しが不要です。したがって、リソースの節約にも期待できるでしょう。

オンラインホワイトボードはさまざまな製品が提供されており、自社に適したものを選定することが大切です。本記事では、オンラインホワイトボードのおすすめの選び方について解説します。

オンラインホワイトボードは動作の軽さ・使いやすさ・料金で選ぶ

オンラインホワイトボードを選ぶ際は、動作性と機能のバランス、操作性、利用料金の適正に注目するのがおすすめです。これらのポイントに注目することで、ツールを最大限に有効活用でき、導入効果を高めることができます。

オンラインホワイトボードを選ぶ際のポイントについて、次の章から解説していきます。

【重要なポイント3つ】

1. 動作の軽さと機能のバランス
2. 誰でも使いやすいか
3. 利用料金は適正か

【その他の比較ポイント】

1. セキュリティレベルが高いか
2. 外部ツールと連携できるか
3. テンプレートは豊富か

オンラインホワイトボードの選び方で重要な3つのポイント

オンラインホワイトボードを選ぶ際は、次の3つのポイントを重視しましょう。ここでは、各ポイントについて解説します。

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動作の軽さと機能のバランス

オンラインホワイトボードではインターネット回線を使用するため、快適な動作速度が担保されているかを重視しましょう。ツールの動作が遅いと、参加者がスムーズに会議に参加できない恐れがあり、会議の質の低下も懸念されます。

特に、機能面はツールの動作速度に影響しやすく、多機能なツールほど動作が重くなりやすいです。ツールの動作を軽くするには、自社に必要な機能をあらかじめ明確にして、必要最低限の機能に絞るべきでしょう。

また、自社のネット環境がツール利用時の回線速度に十分対応できるかどうかも、事前に確認すべきポイントです。

誰でも使いやすいか

オンラインホワイトボードは直感的に操作できるものを選ぶと、ITツールの操作に不慣れな人でも混乱せずに利用でき、結果として作業効率の向上にもつながります。さらに、使いやすいツールの導入により、長期的にツールの導入効果を高められるでしょう。

例えば、ワンアクションで編集メニューを切り替えられるものや、情報の共有・管理がしやすい製品がおすすめです。また、タブレットなどのモバイル端末に対応している製品は、時間・場所の制約を受けずに会議に参加でき、参加者の利便性の向上が見込めます。

利用料金は適正か

適正な利用料金のオンラインホワイトボードを選定すると、無駄なコストの削減が可能です。一般的な料金体系は月額制で、利用人数や機能に応じて料金が異なります。自社における会議の規模や頻度を考慮しながら、予算に見合うツールを導入しましょう。

なお、オンラインホワイトボードの中には無料で利用できる製品もあります。有料ツールに比べると機能面や利用人数が制限されていることが多いですが、会議の規模や目的によっては十分な効果に期待できるため、必要に応じて検討すると良いでしょう。

オンラインホワイトボードのその他の比較ポイント

オンラインホワイトボードを選ぶ際は、上記のポイントに加えて、次のようなポイントにも注目するのがおすすめです。ここでは、オンラインホワイトボードを選ぶ際のその他のポイントについて解説します。

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セキュリティレベルが高いか

オンラインホワイトボードはインターネットに接続して利用するため、不正アクセスなどのセキュリティリスクが伴います。会議の議題では個人情報や企業の機密情報を取り扱うことも多く、外部への情報漏洩を防ぐにはセキュリティレベルが高い製品の選定が重要です。

例えば、通信の暗号化や二段階認証、ユーザーごとの閲覧制限などの機能を備えた製品が望ましいでしょう。監査ログの取得が可能なツールは、内部の人員による情報盗難の抑止力となるだけでなく、インシデント発生後の対応にも大いに役立ちます。

外部ツールと連携できるか

オンラインホワイトボードによっては、ビジネスチャットやプロジェクト管理ツールなどの他ツールとの連携が可能です。他ツールとの連携により、オンラインホワイトボード内のデータの活用範囲が広がります。

また、データの転記作業を削減できるため、担当者の作業工数の削減も可能です。製品によって連携可能なツールが異なるため、必要に応じて、自社既存ツールとの連携性を確認すると良いでしょう。

テンプレートは豊富か

会議において、フローチャートや画像の作成頻度が高い場合は、豊富なテンプレートを備えたオンラインホワイトボードがおすすめです。例えば、フローチャートやカスタマージャーニー、ロジックツリーなどのテンプレートが代表的です。

これらのチャートや図を一から手書きするのには時間がかかり、限りある会議時間が削られる可能性があります。その点、テンプレートを活用すれば、必要最小限の作成時間で済み、会議時間の有効活用につながります。

さらに、図表を活用することで、会議の内容について視覚的に理解しやすくなり、会議の質の向上が見込める点もメリットです。

おすすめのオンラインホワイトボード9選

オンラインホワイトボードを導入する際の注意点

オンラインホワイトボードを導入する際は、事前にインターネット環境の整備や無料トライアルを行うことで、円滑なツールの運用を見込めます。また、運用後も、画面共有の可否を確認するなどして、ツールが適切に利用されているか確認しましょう。

ここでは、オンラインホワイトボードを導入する際の注意点を解説します。

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インターネット環境を整備する

オンラインホワイトボードは、インターネット環境に依存します。インターネット環境の質が低い場合、情報共有に時差が生じる恐れや、書き込みができなくなるなどの可能性があり、会議の進行にも支障を来しかねません。

したがって、ツールの導入前に安定したインターネット環境を整備しましょう。特に、接続同時台数が増えるほど回線速度が落ちやすいため、あらかじめ具体的な利用規模を想定し、これに応じたインターネット環境を整える必要があります。

無料トライアルで試す

有料プランを検討している場合は、導入前に無料トライアルを活用して試験運用を実施するとよいでしょう。実際に操作感や使用感を確かめて導入することで、機能面や使い勝手におけるミスマッチを減らし、無駄なコストの削減にもつながります。

さらに、無料トライアルを活用すると、コストをかけずに複数のツールを比較検討でき、自社に最適なツールの導入が可能になります。

会議中は画面共有ができているか確認する

ツールの運用開始後は、会議中に参加者全員が同一の画面を共有できているか確認しましょう。これは、画面を共有しているつもりで出来ていない、というケースが多々みられるためです。

あるいは、通信環境などが原因で、特定の参加者のみツールの動作が遅くなっているという可能性もあります。いずれのケースにしろ、参加者が最新の情報を同時に共有できないため、意見の食い違いや再説明などのトラブルに発展しかねません。

したがって、オンラインホワイトボードを利用する会議では、定期的に画面共有ができているかを確認し、円滑な会議進行につなげましょう。

まとめ

オンラインホワイトボードとは、パソコンなどの端末を使って、オンライン上のホワイトボードを複数人で共有できるツールです。従来のホワイトボードのように、手書きの書き込みだけでなく、テンプレートを使ったフローチャートの作成や付箋の貼り付けが可能です。

誰もがストレスなく利用できるよう、機能と動作のバランスを見極め、軽快に動作するツールを選定しましょう。あわせて、インターネット環境の整備も必要です。

また、誰もが直感的に使える操作性や、適正なコストかどうかに注目すると、ツールの導入効果を最大化できる可能性が高まります。自社に適したオンラインホワイトボードを導入して、会議の効率化につなげましょう。